วิธีลบอีเมลเก่าใน Gmail เฉพาะอีเมลก่อนวันที่กำหนด

เกือบทุกคนที่ใช้อินเทอร์เน็ตมีบัญชี Gmail หลายคนใช้เป็นอีเมลหลัก หากใช้ Gmail มาหลายปี น่าจะมีอีเมลเก่าสะสมเยอะที่ไม่เคยอ่าน จะลบทั้งหมดก็ได้ แต่อาจมีอีเมลสำคัญปนอยู่ ใช้ Gmail Filters (ตัวกรอง) ลบเฉพาะอีเมลเก่าได้

กรองอีเมลได้โดยพิมพ์คำสั่ง (Query) ในช่องค้นหา สามารถค้นหาขั้นสูงหรือสร้างฟิลเตอร์เองได้ มาดูวิธีกัน

ลบอีเมลเก่าก่อนวันที่กำหนด (Before Specific Date)

ใช้พารามิเตอร์ before: หรือ older_than: ในช่องค้นหา Gmail ทั้งคู่ทำงานคล้ายกัน แต่ before: เฉพาะเจาะจงกว่า ระบุวันที่แน่นอนว่าต้องการลบอีเมลที่รับก่อนวันนั้น รูปแบบ:

before: YYYY/MM/DD

ตัวอย่าง: ลบอีเมลที่รับก่อน 25 ธันวาคม 2564 ค้นหา:

before:2021/12/25

ทางเลือก: ใช้ older_than: ตัวอย่างเดียวกัน (วันที่ 26 ธ.ค. 2564) ค้นหา:

older_than: 1d (1 วัน)

ใช้ d = วัน, y = ปี (ไม่รองรับทศนิยม เช่น 1.5 ปี ต้องใช้ 182 วัน)

หมายเหตุ: ผลลัพธ์ before: และ older_than: อาจต่างกัน before: ดึงอีเมลที่ส่ง (Sent) ด้วย แต่ older_than: ดึงเฉพาะอีเมลที่รับ (Received)

หลังค้นหาแล้ว จะเห็นอีเมลทั้งหมดที่ตรงเงื่อนไข ลบ: เลือกลูกศรข้างชेकบอกซ์มุมซ้ายบน > All จะมีข้อความ Select all conversations that match this search กดเลือก แล้วกดไอคอน ถังขยะ (Trash) บนสุด

บนแอป Gmail มือถือ (Android/iPhone) ใช้คำค้นหาเดียวกันได้ แต่ต้องเลือกอีเมลทีละราย (ไม่มีปุ่ม Select All)

ลบอีเมลเก่าพร้อม Label (ป้ายกำกับ)

Label จัดระเบียบอีเมลได้ดี ส่วนใหญ่รับอีเมลเยอะไม่ได้เปิด สร้าง Label ให้อีเมลสำคัญเข้ากลุ่ม แล้วลบอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง/ไม่ได้อ่านแบบจำนวนมาก

แม้ลบอีเมลทั้งหมดใน Label ได้ทีเดียว แต่อาจไม่ต้องการลบอีเมลสำคัญใน Label นั้น ยังต้องใช้พารามิเตอร์วันที่

ตัวอย่าง: ลบอีเมลเก่า 6 เดือน ใน Label "client emails" ใช้:

older_than:182d label:client-emails

Gmail มี Label เริ่มต้น เช่น Social, Updates, Promotions แทนชื่อ Label ในพารามิเตอร์เพื่อลบอีเมลเก่าจากหมวดเหล่านี้ได้

จากนั้นเลือก All (ลูกศรข้างชेकบอกซ์มุมขวาบน > All) เลือกข้อความ Select all conversations that match this search > กดปุ่ม Delete

สร้าง Filter ใหม่เพื่อลบอีเมลเก่า

Gmail สร้าง Label อัตโนมัติ (Promotions ฯลฯ) แต่อาจต้องสร้าง Filter เอง เช่น สมัครรับ Newsletter โครงการวิจัย ปีก่อนยกเลิกสมัครแล้ว ตอนนี้ต้องการลบข้อความเก่า

สร้าง Filter กรองอีเมล 1 ปีก่อน ที่มีคำว่า "newsletter"

1. กดไอคอน สามเส้น (Slider) มุมขวาของช่องค้นหา เพื่อสร้าง Filter
2. มีตัวเลือกกรองหลายอย่าง ต้องใช้เหตุผลตามเป้าหมาย ตัวอย่าง: ค้นหาคำว่า "newsletter" อาจพอ แต่ต้องกรองวันที่ 1 ปีก่อนด้วย ไม่มีตัวเลือกวันที่ "ก่อนหน้านี้" โดยตรง มีแค่ช่วงวันที่ (Date within / Date) เท่านั้น

วิธีแก้ (Workaround): ใช้พารามิเตอร์ before: ในช่อง Has the words (มีคำว่า) ได้!

เห็นว่ากรองได้หลายอย่าง: ผู้ส่ง, หัวข้อ, วันที่ หลังใส่ค่าแล้ว กด Search หรือ Create filter (ถ้าต้องการใช้ซ้ำ)

3. ได้ผลลัพธ์แล้ว เลือกลูกศรข้างชекบอกซ์มุมซ้ายบน > All ตรวจสอบก่อนลบว่าไม่มีอีเมลสำคัญปนอยู่ แล้วกด Delete

ขั้นตอนสุดท้าย: ล้างถังขยะ (Empty Trash)

แม้ลบอีเมลเก่าแล้ว ยังอยู่ใน Trash ใช้พื้นที่ Google Drive ฟรี 15 GB (Google Photos กินเยอะ) อีเมลเดี่ยวใช้พื้นที่น้อย แต่ ไฟล์แนบ (Attachments) ใช้เยอะ หลายพันไฟล์แนบกินพื้นที่มาก

ข่าวดี: Gmail ลบ Trash อัตโนมัติหลัง 30 วัน แต่ถ้าต้องการพื้นที่เร่งด่วน: ไปที่ Trash > กด Empty Trash now บนสุด เพื่อลบถาวร

เพียงเท่านี้ก็ลบอีเมลเก่าออกจาก Gmail เรียบร้อย หาก อีเมลทั้งหมดใน Inbox สำคัญหมด สร้าง Gmail ใหม่โอนอีเมลไปเพื่อกวาดพื้นที่ได้