บางครั้งคุณมีข้อมูลหลายชิ้นในเซลล์เดียวใน Excel บ่อยครั้งเกิดจากการรวมสเปรดชีต Excel หรือนำเข้าข้อมูล แทนที่จะทนทุกอย่าง คุณสามารถแยกเซลล์ใน Microsoft Excel ได้ แต่กระบวนการไม่ตรงไปตรงมาแค่มีตัวเลือกแยก มีหลายวิธีทำผลลัพธ์เดียวกัน
ใช้ Text to Columns
วิธีทางการของ Microsoft ใช้ Text to Columns แยกเซลล์ใน Microsoft Excel วิธีนี้จะเขียนทับข้อความในเซลล์ขวาของเซลล์ที่แยกโดยตรง เพื่อไม่ให้สูญหาย สร้างคอลัมน์ว่างใหม่ข้างๆ เซลล์ที่แยก
- เลือกเซลล์ที่ต้องการแยก สามารถเลือกหลายเซลล์พร้อมกันได้
- เลือกแท็บ Data เลือก "Text to Columns"
- เลือก "Delimited" หากถูกพร้อมท์
- เลือกประเภท Delimiter ที่เซลล์ใช้ ใช้ Preview pane ดูว่าข้อมูลเซลล์แยกถูกต้องไหม
- คลิก Apply และเลือกฟอร์แมตข้อมูลสำหรับเซลล์ใหม่ ปกติปรากฏในเวอร์ชันเดสก์ท็อป ในส่วนใหญ่จะใช้ค่าเริ่มต้น เหมือนเซลล์ต้นฉบับ คลิก Finish
Flash Fill
ตัวเลือกนี้ใช้ได้กับการแยกง่าย สำหรับตัวเลือกซับซ้อนกว่า ต้องใช้ Text to Columns หรือฟังก์ชัน Excel (ส่วนถัดไป) Flash Fill ช่วยแยกเซลล์ใน Microsoft Excel โดยจดจำรูปแบบและเติมเซลล์อัตโนมัติตามรูปแบบนั้น
- เปิดใช้ Flash Fill หากยังไม่ได้ ไป "File → Options → Advanced" เลื่อนไป Editing Options ติ๊ก "Automatically Flash Fill" และ "Enable AutoComplete for Cell Values" กด OK บันทึก
- สร้างคอลัมน์ใหม่ข้างๆ เซลล์ที่ต้องการแยก ต้องอยู่ข้างๆ โดยตรง ไม่งั้นจะไม่ทำงาน
- ในคอลัมน์ใหม่ พิมพ์ส่วนของเซลล์ที่ต้องการแยก เช่น แยกชื่อ ผมพิมพ์ "Crowder" ในเซลล์ข้าง "Crystal Crowder"
ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Microsoft Excel มี 2 วิธีขั้นตอนต่อไป เปิดแท็บ Data ดูว่ามี Flash Fill ไหม ถ้ามี คลิกเซลล์ที่พิมพ์ไป - "Crowder" สำหรับผม แล้วคลิก Flash Fill จะเติมทั้งคอลัมน์
ลากมุมขวาล่างของเซลล์ลงไปอีกเซลล์ จะเห็นไอคอนเล็กปรากฏ คลิกแล้วเลือก "Flash Fill" ตรวจสอบว่าดึงข้อมูลถูกจากเซลล์ถัดไป ถ้าถูก ลากมุมลงเติมคอลัมน์ว่างให้ยาวเท่าที่ต้องการ เลือก "Flash Fill" เพื่อเติมอัตโนมัติ
ฟังก์ชัน Excel
หากต้องการสิ่งที่ทนทานกว่า Text to Columns มีอีกตัวเลือก ต้องใช้ฟังก์ชัน LEFT, RIGHT, MID, LEN, และ SEARCH เพื่อแยกเซลล์ใน Microsoft Excel
สูตรที่แน่นอนจะแตกต่างตามวิธีแยกเซลล์ เช่น แยกชื่อ ต้องมีสูตรหนึ่งสำหรับชื่อแรก และอีกสูตรสำหรับนามสกุล อย่างไรก็ตาม สิ่งต่างๆ จะซับซ้อนขึ้นเมื่อจัดการชื่อกลางและชื่อที่มีขีดกลาง
- สร้างคอลัมน์ใหม่ข้างๆ เซลล์ที่ต้องการแยก (ไม่ต้องข้างๆ โดยตรง) ต้องการคอลัมน์ใหม่สำหรับแต่ละชิ้นข้อมูลที่ต้องการแยก เช่น แยกเซลล์เป็น 3 ส่วน ต้องการ 3 คอลัมน์ว่าง
- คลิกที่เซลล์ว่างแรกในคอลัมน์แรกข้างๆ เซลล์ที่แยก เพื่อให้ตัวอย่างง่าย ผมจะแยกชื่อ
สูตรดึงชื่อแรกจะเป็น (คลิกเซลล์แล้วคลิกพื้นที่สูตร/ฟังก์ชันเพื่อใส่สูตร):
=LEFT(A2, SEARCH(" ",A2,1))
สูตรดูด้านซ้ายของตัวอักษรในเซลล์ที่แยก (A2 คือเซลล์ที่แยก) ส่วน SEARCH บอกสูตรให้เริ่มที่ช่องว่าง (ใช้ delimiter ในเซลล์ของคุณ) และไปซ้ายจนถึงตัวอักษรแรก
สำหรับนามสกุล ต้องลบสิ่งที่พบเดิมออกจากผลลัพธ์ สูตรจะเป็น:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))
ฟังก์ชัน LEN ช่วยนับตำแหน่งตัวอักษรที่ถูกต้องในเซลล์ เหมือนฟังก์ชัน LEFT ฟังก์ชัน RIGHT เริ่มจากขวาของช่องว่างหรือ delimiter
ฟังก์ชัน MID ใช้แยกข้อมูลจากกลางเซลล์ ช่วยดึงสิ่งอย่างเช่นชื่อกลาง
เนื่องจากสูตรแตกต่างมาก ขอแนะนำดูสถานการณ์หลากหลายจาก Microsoft เพื่อดูวิธีแยกรูปแบบต่างๆ และปรับสูตรตามต้องการ
หากสูตรคงที่ตลอดคอลัมน์ ลากมุมขวาล่างเพื่อเติมคอลัมน์
วิธีโปรดของคุณในการแยกเซลล์ใน Microsoft Excel คืออะไร? หากต้องการรวมเซลล์แทน เรียนรู้วิธีรวมเซลล์และคอลัมน์ได้ง่าย
