เข้าใจ Hard Coding ใน Excel: เมื่อไหร่และทำไมถึงควรใช้

Hard coding (การเขียนโค้ดแบบตายตัว) 聽起來像แนวคิดการเขียนโปรแกรมที่ซับซ้อน แต่เป็นแนวคิดพื้นฐานใน Microsoft Excel มาเรียนรู้ว่ามันคืออะไรและเมื่อไหร่ควรใช้

แนวคิดนี้คุ้นเคยกับผู้ที่ถนัดภาษาโปรแกรมมิ่ง — เพียงแทนที่เซลล์ด้วยตัวแปรที่เก็บค่าเฉพาะ และความหมายทางฟังก์ชันยังคงเหมือนเดิม

คอร์สพื้นฐานการอ้างอิงเซลล์ (Cell References)

เพื่อเข้าใจ Hard coding เราต้องรู้ว่าการอ้างอิงเซลล์ใน Excel ทำงานอย่างไร เพราะมันคือจุดเริ่มต้นของทุกอย่าง

ทุกเซลล์ใน Excel สามารถอ้างอิงได้โดยการรวมหมายเลขคอลัมน์อักษรและหมายเลขแถวตัวเลข นี่ช่วยให้คุณระบุเซลล์เฉพาะด้วยสัญกรณ์เช่น A3, D5 ฯลฯ

แทนที่จะเป็นเซลล์เดี่ยว คุณสามารถอ้างอิงช่วงทั้งหมดด้วยทวิภาค (colon) การพิมพ์ B4:B12 ตัวอย่างเช่น จะให้คุณเซลล์ทั้งหมดในช่วงนั้น คุณแม้แต่สามารถเชื่อมโยงชีตระหว่างชีตต่างๆ และสมุดงานต่างๆ ด้วยความสัมพันธ์เหล่านี้

เกือบทุกการดำเนินการทางคณิตศาสตร์บนเซลล์ถูกดำเนินการโดยใช้การอ้างอิงเซลล์ ซึ่งสะดวกกว่าการค้นหาและป้อนค่าจริง มีอีกเหตุผลหนึ่ง แต่จะกล่าวในส่วนต่อไป

ทำไมจึงแนะนำให้ใช้การอ้างอิงเซลล์ใน Excel?

สมมติฐานของการใช้ Excel คือความสะดวกในการอัปเดตค่าเนื่องจากสูตร สมมติว่าคุณมีสเปรดชีตคำนวณค่าใช้จ่ายรวมของบริษัทในหนึ่งเดือน และใช้ค่ารวมนั้นในกราฟและคำนวณอื่นๆ มากมาย

ด้วยปากกาและกระดาษ คุณจะต้องคำนวณยอดรวมใหม่และคำนวณอื่นๆ ทั้งหมดที่ใช้ค่าของมัน ซึ่งเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ไม่ต้องพูดถึงเกือบเป็นไปไม่ได้หากสเปรดชีตมีรายการหลายพันรายการ

แต่ใน Excel ตราบใดที่คุณใช้การอ้างอิงเซลล์ที่ถูกต้อง คุณไม่ต้องกังวลเรื่องการแก้ไขการคำนวณ เปลี่ยนค่าใดก็ตามที่คุณต้องการ และการคำนวณทั้งหมดที่อ้างอิงเซลล์นั้นจะอัปเดตผลลัพธ์โดยอัตโนมัติ (แม้คุณอาจต้องใช้ปุ่ม Calculate Sheet)

Hard Coding คืออะไร? เมื่อไหร่ควรใช้?

Hard coding ใน Excel คือเมื่อคุณทิ้งการอ้างอิงเซลล์ไป เพื่อใช้ค่าสัมบูรณ์ (absolute values) แทน นี่หมายความว่าไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับเซลล์หรือเนื้อหาของมัน ค่าที่ Hard code ไว้จะคงที่

โดยทั่วไป ไม่ควรใช้ค่าที่ Hard code ไว้ การ Hard coding ที่วางแผนไว้ไม่ดีคือวิธีที่ทำให้สเปรดชีตซับซ้อนพัง เพราะมันเป็นเรื่องลำบากที่จะล่าค่าที่ Hard code ไว้และเปลี่ยนแปลงมันหากจำเป็น

แต่ มีสถานการณ์บางอย่างที่ Hard coding เป็นประโยชน์ สิ่งต่างๆ เช่น ค่าคงที่ (constants) หรือข้อมูลทางประวัติศาสตร์ เป็นค่าที่คุณต้องการให้คงที่ตามการอ้างอิงของมัน

สำหรับตัวเลขแบบนี้ เราใช้ Hard coding ใน Excel นี่คือบางวิธีในการทำ

วิธีการ Hard Coding

ป้อนค่าด้วยตนเอง (ไม่แนะนำ)

วิธีที่ง่ายที่สุด (และไม่เหมาะสมที่สุด) ของการ Hard coding คือการป้อนตัวเลขที่คุณต้องการด้วยตนเอง นี่หมายถึงไม่ใช้การอ้างอิงเซลล์ แต่เพียงพิมพ์ค่าเข้าไป

คุณควรใช้วิธีนี้เฉพาะกับค่าสตริง (string values) เนื่องจากไม่ได้ตั้งใจให้ใช้ในการคำนวณ และแน่นอน ครั้งแรกที่คุณป้อนค่าใดๆ ในสเปรดชีตก็ถือเป็น Hard coding ทางเทคนิค

เพียงจำไว้ว่าต้องใช้การอ้างอิงในสูตรใดๆ ที่ใช้ค่าพื้นฐานเหล่านี้

กำหนดค่าคงที่ (Define a Constant) โดยใช้ Name Manager

วิธีที่สง่างามกว่าในการ Hard coding คือการกำหนดค่าคงที่ Excel มี Name Manager สำหรับทำเช่นนี้

แนวคิดคือให้ชื่อกับค่าที่ Hard code ไว้ในสเปรดชีต เพื่อให้ชัดเจนว่าบทบาทของค่านั้นคืออะไร นอกจากนี้ยังให้คุณมีตำแหน่งศูนย์กลางในการเปลี่ยนแปลงมัน คล้ายกับวิธีที่ค่าคงที่ทำงานในภาษาโปรแกรมมิ่งหลายภาษา

แม้คุณอาจสงสัยว่า: จุดประสงค์ของ Define Name คืออะไร เมื่อคุณได้ผลลัพธ์คล้ายกันจากการป้อนค่าลงในเซลล์เฉพาะและอ้างอิงมัน? ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือชื่อจะบ่งชี้ว่าค่านั้นแทนอะไรได้ชัดเจนกว่า

คุณสามารถกำหนดช่วงค่าทั้งหมดด้วยวิธีนี้ได้ นอกจากการสร้างค่าคงที่ที่มีชื่อซึ่งไม่มีอยู่บนสเปรดชีต

1. เพื่อกำหนดค่าคงที่ของคุณเอง ให้เลือกแท็บ Formulas ใน Excel และคลิกไอคอน Name Manager

1. หากมีเซลล์ใดถูกเลือก หน้าต่าง Name Manager จะตั้งชื่อให้ค่าตามบริบท (ปกติคือป้ายกำกับแถวหรือคอลัมน์) และสร้างชื่อให้คุณโดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถคลิกปุ่ม New เพื่อกำหนดชื่อและค่าของคุณเองจากศูนย์

1. ตอนนี้คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้ในสูตรใดๆ ของคุณโดยใช้ชื่อที่กำหนด มันทำงานเหมือนการอ้างอิงเซลล์ที่อธิบายได้ชัดเจนกว่า

ด้วยคำสั่ง Paste Special

ปกติเมื่อคุณคัดลอกช่วงเซลล์ที่มีสูตร Excel จะปรับการอ้างอิงให้ตรงกับตำแหน่งใหม่โดยอัตโนมัติ แต่ถ้าคุณคัดลอกข้อมูลชุดเก่าและต้องการค่าเดิมของมันเพียงอย่างเดียว?

นี่คือที่ที่คำสั่ง Paste Special เข้ามาช่วย Paste Special สามารถวางเฉพาะด้านบางด้านของข้อมูลที่คุณคัดลอก แทนที่จะเป็นทั้งหมด

การใช้งานทั่วไปของคำสั่งนี้คือคัดลอกเฉพาะสูตรที่ใช้ แต่คุณก็สามารถทำ odwrotnie ได้ คือวางเฉพาะค่าแทน นี่จะให้คุณผลลัพธ์ของการคำนวณเดิมในรูปแบบ Hard-coded ทำให้การเปลี่ยนแปลงตัวเลขต้นฉบับจะไม่ส่งผลต่อพวกมัน

1. ก่อนอื่น ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการคัดลอก

1. คลิกขวาและเลือก Copy หรือแค่กด Ctrl + C

1. ตอนนี้คลิกขวาที่เซลล์เป้าหมายเพื่อวางเนื้อหา เมนูใหม่มีไอคอน paste-special ต่างๆ จัดเรียงแนวนอน วางเมาส์เหนือพวกมันเพื่อหาตัวเลือก Values และคลิกที่มัน

1. ค่าของเซลล์จะถูกวางในตำแหน่งใหม่ คุณสามารถเลือกเซลล์และตรวจสอบแท็บสูตรเพื่อดูว่ามันเป็นค่า Hard-coded

Hard Coding คุ้มค่าใน MS Excel หรือไม่?

เว้นแต่คุณจะรู้ว่ากำลังทำอะไร การหลีกเลี่ยงการ Hard coding ทุกรูปแบบเป็นความคิดที่ดี การจำให้ใช้การอ้างอิงสัมพัทธ์ (relative) หรือที่ดีกว่าคือ การอ้างอิงสัมบูรณ์ (absolute cell references) และเก็บสูตรให้สะอาด จะช่วยคุณหลีกเลี่ยดปัญหามากมายในอนาคต

ที่กล่าวมา อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ที่ระมัดระวังสามารถใช้ประโยชน์จากบางวิธีเฉพาะของ Hard coding เพื่อให้การคำนวณบางอย่างกระชับและสง่างามขึ้น สิ่งต่างๆ เช่น Named constants หรือการดำเนินการผ่าน Paste Special สามารถนำค่า Hard-coded เข้ามาโดยไม่ทำให้สเปรดชีตของคุณ凌乱

การ Hard coding ด้วยตนเอง ด้านอื่น ควรหลีกเลี่ยงตลอดเวลา เว้นแต่คุณจะป้อนข้อมูลฐานเพื่อใช้ต่อในคำนวณสเปรดชีต