ปกติแล้ว เมื่อใครตอบกลับอีเมลของคุณ การตอบกลับจะกลับไปที่ที่อยู่อีเมลที่คุณส่งไป แต่มีผู้ให้บริการอีเมลบางรายที่ให้คุณปรับแต่งที่อยู่อีเมลที่คุณรับข้อความ
ด้วยฟีเจอร์นี้ คุณสามารถมีอีเมลรับที่แตกต่างจากอีเมลที่ใช้ส่ง ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งอีเมลจาก abc@example.com คุณสามารถทำให้การตอบกลับไปที่ xyz@example.com แทนที่จะเป็นที่อยู่อันแรก
คุณสามารถตั้งค่าฟีเจอร์นี้ได้ง่ายในบริการอีเมลหลักบางราย ซึ่งเราจะแนะนำคุณผ่านขั้นตอนด้านล่าง
วิธีใช้อีเมลตอบกลับแบบกำหนดเองใน Gmail
เมื่อพูดถึงฟีเจอร์ตื่นเต้นสำหรับอีเมล Gmail ชนะการแข่งขันง่ายๆ มีฟังก์ชันเยอะมากให้คุณใช้และสำรวจในบริการ หนึ่งในนั้นคือความสามารถในการใช้อีเมลใดๆ เป็นที่อยู่ตอบกลับ (reply-to)
ด้วยสิ่งนี้ คุณสามารถระบุที่อยู่อีเมลใดๆ ที่คุณต้องการเป็น reply-to ได้ ทำให้คุณรับการตอบกลับโดยไม่ให้มันโดนกล่องจดหมาย Gmail หลักของคุณเลย หากคุณต้องการ
การเพิ่มที่อยู่ reply-to ใน Gmail ไม่ต้องการการยืนยัน ดังนั้นคุณสามารถใส่อีเมลใดๆ ได้ โปรดแน่ใจว่าคุณไม่พิมพ์ผิดสิ่งที่คุณใส่ มิฉะนั้น คนอื่นจะได้รับการตอบกลับอีเมลทั้งหมดของคุณ
นี่คือวิธีตั้งค่าที่อยู่ reply-to ใน Gmail:
- เข้าถึงเว็บไซต์ Gmail และล็อกอินเข้าบัญชีหากจำเป็น
- คลิกที่ไอคอน gear มุมขวาบน และเลือก See all settings เพื่อดูหน้าการตั้งค่า Gmail หลัก
- จากรายการแท็บด้านบน เลือกแท็บที่ระบุว่า Accounts and Import
- หาส่วนที่ระบุว่า Send mail as ส่วนนี้แสดงที่อยู่อีเมลทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับบัญชี Gmail
- หาที่อยู่อีเมลที่คุณใช้ส่งอีเมล และคลิก edit info ถัดจากมัน
- หน้าต่างใหม่จะเปิด ให้คุณแก้ไขชื่อบัญชี ที่นี่ คลิกที่ลิงก์ที่ระบุว่า Specify a different "reply-to" address
- ใส่ที่อยู่อีเมล reply-to ในช่องที่กำหนด และคลิก Save Changes
- สิ่งนี้จะพาคุณกลับไปหน้าตั้งค่า Gmail และคุณจะเห็นที่อยู่อีเมล reply-to ที่ระบุใหม่บนหน้าจอ
วิธีใช้อีเมลตอบกลับแบบกำหนดเองใน Outlook
Outlook มีฟีเจอร์ที่น่ารู้น้อยมากที่ทำให้ประสบการณ์อีเมลของคุณง่ายขึ้น หนึ่งในนั้นคือการระบุที่อยู่ reply-to แบบกำหนดเองขณะเขียนอีเมลในแอป
ได้ที่คุณสามารถทำได้สำหรับข้อความแต่ละฉบับ หรือตั้งค่า reply-to แบบ global เราจะครอบคลุมทั้งสองขั้นตอน
การใช้ที่อยู่ reply-to ของ Outlook สำหรับอีเมลแต่ละฉบับ
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถใช้ที่อยู่ reply-to ที่แตกต่างกันสำหรับอีเมลต่างๆ ที่คุณส่ง เหมาะสำหรับตอนที่คุณต้องการ reply-to แบบกำหนดเองสำหรับข้อความบางฉบับเท่านั้น จะไม่ส่งผลต่ออีเมลอื่นๆ พวกมันจะยังคงรับการตอบกลับที่ที่อยู่อีเมลหลัก
คุณสามารถตั้งค่าฟีเจอร์นี้ใน Outlook ได้ดังนี้:
- เปิด Outlook และคลิกที่ตัวเลือก New Email ด้านบนเพื่อเขียนข้อความใหม่
- หน้าต่างอีเมลใหม่จะเปิดบนหน้าจอ ที่ด้านบน หาแท็บที่ระบุว่า Options และคลิก
- ภายในแท็บ Options หาตัวเลือก Direct Replies To และเลือก
- ดูส่วนที่ระบุว่า Delivery options และคลิก Select Names ถัดจาก Have replies sent to
- ตอนนี้คุณสามารถเลือกติดต่อจากรายชื่อติดต่อที่คุณต้องการใช้เป็น reply-to หากไม่มีติดต่อ ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลด้วยตนเองด้านล่างและคลิก OK
- เลือก Close บนหน้าจอถัดไป และคุณจะกลับมาที่หน้าต่างเขียนอีเมล
- เขียนอีเมลเหมือนปกติและกด Send เมื่อเสร็จ
เมื่อผู้รับตอบกลับ การตอบกลับจะไปที่อีเมลที่คุณระบุข้างต้น
การใช้ที่อยู่ reply-to ของ Outlook สำหรับอีเมลทั้งหมด
Outlook ยังให้คุณตัวเลือกใช้ที่อยู่อีเมล reply-to แบบกำหนดเองสำหรับข้อความทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ คุณไม่ต้องใส่ reply-to ทุกครั้งที่เขียนข้อความใหม่
กระบวนการนี้ต้องการให้คุณแก้ไขการตั้งค่าบัญชีอีเมลเพื่อรวม reply-to ใหม่ คุณสามารถทำได้โดยใช้ขั้นตอนด้านล่าง:
- เปิด Outlook คลิกแท็บ File ด้านบน และเลือก Info จากแถบด้านซ้าย
- ในแผงหลัก เลือก Account Settings ตามด้วย Account Settings อีกครั้ง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในแท็บ Email จากนั้นเลือกบัญชีอีเมลจากรายการและคลิก Change ด้านบน
- ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณตั้งค่าอีเมลปัจจุบันใน Outlook คุณจะได้หน้าจอที่ต่างกันเพื่อแก้ไขตัวเลือก หากคุณเห็นปุ่ม More Settings บนหน้าจอ ให้คลิกและใส่ที่อยู่อีเมล reply-to บนหน้าจอถัดไป
- หากคุณได้หน้าจอที่ดูคล้ายกับด้านล่าง ให้ใส่ที่อยู่อีเมล reply-to ในช่อง Reply-to address จากนั้นคลิก Next และจบวิซาร์ดเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
Outlook ตอนนี้จะใช้อีเมลที่คุณระบุเป็น reply-to สำหรับข้อความทั้งหมดในบัญชีนี้
ใช้อีเมลตอบกลับแบบกำหนดเองสำหรับ Yahoo Mail
กับ Yahoo คุณต้องตั้งค่าที่อยู่อีเมล send-only ก่อน จึงจะสามารถใช้ที่อยู่ reply-to แบบกำหนดเองได้ นี่ง่ายต่อการตั้งค่า ตราบใดที่คุณเข้าถึงบัญชีอีเมลทั้งสองได้
ไม่เหมือน Gmail Yahoo ส่งลิงก์ยืนยันไปที่ reply-to ที่คุณระบุ คุณจะต้องมีกล่องจดหมายนั้นเปิดอยู่เพื่ออนุมัติขั้นตอนและดำเนินการตั้งค่าต่อ
คุณสามารถทำได้ในบัญชี Yahoo Mail ด้วยขั้นตอนเหล่านี้:
- ไปที่ Yahoo Mail และล็อกอินเข้าบัญชี แล้วคลิกที่ตัวเลือก Settings และเลือก More settings ด้านล่าง
- เลือก Mailboxes จากตัวเลือกในแถบด้านซ้าย
- คลิก Add ภายใต้ส่วน Send-only email address เพื่อเพิ่ม reply-to ใหม่
- ใส่ที่อยู่อีเมล reply-to และคลิก Next
- เปิดกล่องจดหมายสำหรับที่อยู่นั้นที่เพิ่งเพิ่ม คุณควรมีอีเมลจาก Yahoo คลิกลิงก์ในอีเมลเพื่อยืนยันการกระทำ
- รีเฟรชหน้าตั้งค่า Yahoo Mail และคลิกที่บัญชี Yahoo Mail
- เลือกที่อยู่อีเมลที่เพิ่งเพิ่มจากช่อง Reply-to address แล้วคลิก Save ด้านล่าง
แยกกล่องจดหมายอีเมลสำหรับแต่ละวัตถุประสงค์
การใช้อีเมลตอบกลับแบบกำหนดเองเป็นวิธีที่ดีในการเก็บกล่องจดหมาย send-only ให้เรียบร้อยและสะอาด นี่ยังมีประโยชน์หากคุณต้องการให้ที่อยู่อีเมลบางที่รับอีเมลของผู้คน
เมื่อคุณใช้กล่องจดหมายอีเมลหลายอันแบบนี้ การเก็บให้ปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญ ดูเคล็ดลับความปลอดภัยอีเมลสำคัญที่คุณควรรู้
