เหมือนคนส่วนใหญ่ คุณอาจใช้เวลาอินเทอร์เน็ตส่วนใหญ่จัดการอีเมล เคยสงสัยไหมว่ามีวิธีง่ายกว่านี้?
โชคดีที่มี และเกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องมือจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพ บางตัวฟรี บางตัว Premium เราจะดู 3 ตัวแต่ละประเภท และดูว่าอะไรคุ้มค่า
หมายเหตุ: เครื่องมือทั้งหมดทำงานบนเบราว์เซอร์ บางตัวมีแอปมือถือด้วย
1. Sortd
Sortd เปลี่ยนข้อความ Gmail ให้เป็น Lists ที่จัดระเบียบแล้ว ทำได้ด้วย "Smart Layer" ที่อยู่ใน Gmail สามารถเปิด-ปิดได้ตามต้องการ
สร้างรายการงาน To-do และอีกอันสำหรับอีเมลที่เกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะ ใช้ Drag-and-drop ที่ตรงไปตรงมา รูปแบบ List ใดก็ตาม Sortd ช่วยทำได้
เวอร์ชันฟรีให้ 4 Lists พร้อมความสามารถมี Incomplete tasks ได้ถึง 25 ต่อ List ให้ Due date และ Reminder emails จำนวนจำกัด
คุณสามารถ Snooze ข้อความบางส่วนเพื่อลดความเครียดอีเมล หากมาที่เวลาไม่สะดวก กลับมาทีหลัง
ตัวเลือกฟรีของ Sortd สัญญาว่าจะฟรีตลอดไป อย่ากังวลเรื่องค่าธรรมเนียมแปลกๆ ภายหลัง
2. Boomerang for Gmail
เรื่อง Reminder หรืออวยพรวันเกิด อาจอยากส่งอีเมล排定เวลา Boomerang ผสานกับ Gmail ให้ทำได้ และอีกมากมาย
มี Follow-up reminders เตือนให้ติดต่อคนที่ยังไม่ตอบ Boomerang ให้ Read receipts ลบความทรมานว่าผู้รับมองข้ามอีเมล
ยังงงว่าจะพูดอะไรในสถานการณ์เฉพาะ? Respondable ควรช่วย เป็นความสามารถช่วยเหลือ Machine Learning ใช้ข้อมูลจากล้านล้านข้อความ ให้คำแนะนำเกี่ยวกับ Tone, Word choice และอื่นๆ ขณะพิมพ์
ยังมี Inbox Pause ที่สะดวกมาก ขณะใช้งาน หยุดอีเมลใหม่ไม่ให้เข้ามาจนกว่าคุณพร้อม แล้วจัดการกล่องจดหมายก่อน
3. Yanado
Yanado เป็นเครื่องมืออีกตัวที่รวม Inbox Gmail กับตัวเลือกสร้าง List ติดตามงาน進行中, เสร็จแล้ว, และหน้าที่พัก
Custom Status ควรเหมาะกับ Workflow อีเมลใดก็ตาม มีวิธีสร้าง List ไอเดีย ไม่ให้หลุดรอย
ปุ่ม Built-in บนอินเทอร์เฟซ Gmail ให้ใช้ Yanado แปลงอีเมลเป็น Task คลิกและเลือกจาก Dropdown Add a task to a list
ตัดสินใจว่าชอบ List แบบดั้งเดิมหรือ Kanban-style cards สร้าง Sub-lists และ Tag Lists เพื่อระบุได้เร็วขึ้น
Yanado ดูและรู้สึกเหมือนฟีเจอร์ Integrated ได้รับ Notification Yanado ใน Gmail ใช้งานไม่สั่นสะเทือน และไม่มี Learning curve
สมัคร Yanado ฟรี สร้าง Tasks และ Lists ไม่จำกัด เวอร์ชันฟรีมี Reminders เพิ่ม Reminder ลง Google Calendar เป็น Event ทำงานกับระบบคุ้นเคย
4. ActiveInbox
ActiveInbox เป็นบริการอีกตัวผสม To-do lists กับอีเมล บริการ Premium นี้เสนอ Reminder งานที่มีอยู่ขณะเขียนอีเมล
จากนั้นดูได้ทันทีและแน่ใจว่าข้อความมีรายละเอียดครบ ActiveInbox มี "Send later" และ Follow-up notifications
บริษัทเคยเสนอเวอร์ชันฟรี แต่หยุดแล้ว ตัวแทนอธิบายหลักฐานแสดงว่าคนไม่ค่อยใช้ต่อเมื่อฟรี
มี List Today ในกล่องจดหมาย ช่วยโฟกัสงานเร่งด่วน จัดงานเป็น Segments จัดกลุ่มตามคนหรือโปรเจกต์
ใช้ Sub-lists ทำหน้าที่ใหญ่ให้ไม่ intimidating เขียน Notes จดรายละเอียดสำคัญ ใส่อีเมลในโฟลเดอร์โปรเจกต์ ติดตามได้
5. Right Inbox
เหมือนเครื่องมืออื่นๆ Right Inbox เสนอ Scheduled emails, Reminders, Notes แต่แตกต่างด้วย Recurring email feature เลือก Frequency และ Time of day สำหรับข้อความ
มีประโยชน์ตอนต้องเตือนคนส่ง Invoice หรือ Timesheet ก่อนจ่ายเงินเดือน หากเป็น Mentor ให้เพื่อนร่วมงาน อาจใช้ฟีเจอร์นี้ส่ง Check-ins เป็นระยะ
การลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นเป็นวิธีเพิ่มประสิทธิภาพจัดการอีเมล Recurring email ช่วยดูว่าประหยัดเวลาได้เท่าไหร่กับ Message templates
มีเวอร์ชันฟรีของ Right Inbox ส่งและ Schedule อีเมลอย่างโปรและได้ Reminders แต่ไม่มี Recurring messages
ตัวเลือกฟรีแทบไม่คุ้มค่าอีกเหตุ: ส่งได้แค่ 10 อีเมล/เดือน ข้อจำกัดรุนแรง
แต่แผน Premium ใช้ Right Inbox ได้เท่าไหร่ก็ได้ ตัดสินใจจ่ายรายเดือนหรือรายปี
6. SaneBox
เครื่องมือจัดระเบียบอีเมลที่ครอบคลุมให้คุณทำได้มากขึ้นกับข้อความ SaneBox ทำได้นั้นและก้าวไกลกว่า มี Intelligent algorithms กรองสิ่งไม่จำเป็นไปโฟลเดอร์เฉพาะ แล้วดูภายหลังได้
Train algorithms ด้วย Drag-and-drop ย้ายข้อความไปที่ถูกต้อง ใส่ Priority inbox หรือโฟลเดอร์ไม่เร่งด่วน
มีโฟลเดอร์อีกอันสำหรับ Newsletters และ Mailing lists สร้าง Custom training folders สอน Algorithms ทำ Action อื่นๆ อาจย้ายข้อความไป Cloud หรือ Forward อัตโนมัติไปที่อยู่อื่น
SaneBox แทนที่ Spam filter ของอีเมลได้ ตรวจสอบข้อความต่อเนื่อง หากมีสิ่งดูสำคัญ จะใส่ในโฟลเดอร์อื่นให้ Review
ข้อความจากคนที่ไม่เคยอยากได้ยินอีก ไปที่ SaneBlackHole ติดตาม SaneNoReplies ด้วย มีข้อความที่ส่งไปคนยังไม่ได้ Action
SaneBox มี 3 ระดับราคา Premium ราคาถูกสุดทำงานกับ 1 ที่อยู่อีเมล 10 SaneReminders/เดือน (เตือนคนไม่ตอบ) 10 SaneAttachments/เดือน (ส่งไฟล์แนบไป Cloud ที่ชอบ)
บริการเฉพาะโฟลเดอร์ส่วนใหญ่เป็น Optional features เวอร์ชันถูกสุดได้ 1 ตัว แผนราคาอื่นให้ Optional features มากขึ้น และข้อจำกัดน้อยลง
แอปอีเมลเสียเงิน คุ้มค่าหรือไม่?
ตอนตัดสินใจแผนฟรีหรือ Premium พิจารณา 3 ปัจจัย:
คิดถึงการใช้งานที่ตั้งใจ หาก Gmail กลายเป็น To-do list ดูดึงดูด แผนฟรีพอแล้ว เหมือนกันหากแค่อยากโฟกัส Scheduled emails และ Notifications เป้าหมาย
คิดถึง Volume อีเมลที่ส่ง อาจต้องส่งอีเมลจำนวนมากซ้ำๆ ต่อเดือน Right Inbox Recurring feature คุ้มค่า ราคาเท่ากาแฟพิเศษ
คิดถึงบทบาท Smart algorithms ในผลิตภาพ SaneBox ให้ตัวเลือกมากและปรับแต่งได้ ราคาสมเหตุสมผล สมัครรายเดือนก่อนทดสอบได้ ทุกแผน SaneBox ไม่มีข้อผูกมัด ยกเลิกได้ทุกเมื่อ
จำไว้ว่า แผนฟรีที่กล่าวมาก็มี Premium options หากเริ่มใช้บริการฟรีที่ดูขาดฟีเจอร์ อัปเกรดง่าย
เครื่องมือเหล่านี้เปลี่ยนกล่องจดหมายจาก Time sink เป็น Time saver ลดความเครียดด้วย To-do lists และ Inbox overload หลังใช้งานอาจสงสัยว่าทำไมติดกับอีเมลมาตรฐานนานแค่ไหน
