Inbox น้ำท่วมเป็นปัญหาของทุกคน ดูเหมือนอีเมลเข้ามาเร็วกว่าที่เราจะดำเนินการได้ คล้ายกับสิ่งส่วนใหญ่ในชีวิต การทำอัตโนมัติบางงานดีกว่าการทุกทุกเอง นั่นคือเป้าหมายของ Gmail Filters
เราเคยสอนตั้งค่า Filters ใน Gmail และบริการอีเมลอื่น กระบวนการยังคงเหมือนเดิม Gmail ทำให้ง่ายขึ้นเล็กน้อย ตอนนี้เห็นแถบค้นหาใหญ่ด้านบนไหม? คลิกลูกศรเล็กๆ ด้านขวา จะพบกล่องนี้:
กรอกข้อมูลในช่องต่างๆ ตามที่ต้องการจัดเรียง Inbox ที่ด้านล่าง คลิก "Create a filter with this search" (สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้) จะได้กล่องใหม่:
บอก Gmail ว่าต้องการให้ทำการกระทำอะไรเมื่อกรองอีเมลตามเกณฑ์ของคุณ แค่นี้ก็จัดเรียง Inbox เร็วกว่าเดิมเยอะ ไม่เชื่อ? ลอง Filters เก๋ๆ นี้ดู
Filters เก๋ๆ หลายตัวที่แนะนำก่อนหน้านี้ถูกแทนที่โดย Tabs ใหม่ของ Gmail: Social, Priority ฯลฯ แต่ยังมีหลายวิธีที่ Filters ช่วยแก้ปัญหาอีเมล
วิธีติดตามง่ายๆ (Follow Up)
เมื่อไม่ได้รับตอบกลับจากใคร ไม่ต้อง Overreact แค่ Follow Up แต่ในระหว่างงาน คุณจะมีข้อความเยอะมากที่ต้อง Follow Up คนต่างๆ ไปเรื่อยๆ จนลืม มี Services ติดตามอัตโนมัติโดยไม่ต้องติดตั้ง แต่จำวิธีใช้งานยุ่งยาก ดังนั้น สร้าง Filter เรียบง่ายแก้ปัญหา
คุณน่าจะรู้เทคนิคเก่า สร้าง Gmail Alias โดยใส่ Plus sign ในอีเมล ยังส่งมาหาคุณได้ ตัวอย่าง "mihir+followup@gmail.com" ส่งไป "mihir@gmail.com" ตอนนี้ สร้าง Filter ใหม่ดังนี้:
Has the words: mihir+followup@gmail.com (แทน "mihir" ด้วยอีเมลของคุณ)
Select Skip the inbox (Archive It)
Select Apply the label: Follow Up (สร้าง Label ใหม่หากจำเป็น)
Select: Also apply filter to matching conversations
ตอนนี้ متى เขียนอีเมลให้ใครที่ต้องการตอบกลับ ใส่ที่อยู "followup" ของคุณ (เช่น mihir+followup@gmail.com) ในช่อง BCC จะถูกส่งไป Label Follow Up อัตโนมัติ ซึ่งคุณตรวจสอบทุกวันดูว่ามีอะไรค้าง
สร้าง Clipboard หรือ Notes ส่วนตัว
ด้วยพื้นที่เก็บข้อมูลเกือบไม่จำกัด ผู้ใช้ Gmail มากมายส่งไฟล์แนบ เตือน To-do lists หรือ Notes ให้ตัวเอง แท็บ Gmail เปิดอยู่ตลอด เข้าถึงง่ายทุกที่ ทำหน้าที่ Quick Clipboard
แต่จะนำไปสู่ Inbox วุ่นวาย ใช้ Alias Trick เดียวกัน รักษา Inbox สะอาด มี Aliases สำหรับทุก Trick และค้นพบพลังของ Gmail Labels ใหม่เพื่อจัดระเบียบ
เช่น ส่งรูปจากโทรศัพท์มาเปิดบนคอมพิวเตอร์ ใช้ Gmail เป็น Clipboard แทนที่จะส่งไป mihir@gmail.com ส่งไป mihir+clipboard@gmail.com สร้าง Filter นี้:
To: mihir+clipboard@gmail.com
Select: Apply the label: Clipboard (สร้าง Label ใหม่หากจำเป็น)
Select: Also apply filter to matching conversations
สร้าง Aliases และ Labels คล้ายกันสำหรับ To-do list, Notes และสิ่งที่ส่งให้ตัวเองบ่อย ทุกเดือนตรวจสอบ Label นั้น จะพบของเก่าที่ไม่ต้องการ ลบได้ง่าย
อาจต้องการเลือกเกณฑ์ "Has attachment" บ่งบอกไฟล์ที่ส่งให้ตัวเอง
รายการคีย์เวิร์ดยักษ์ หยุดอีเมลอัตโนมัติ
Spam Filter 内建ของ Gmail เก่งมาก ขจัดข้อความไม่พึงประสงส่วนใหญ่ก่อนถึงคุณ แต่บางอันยังผ่านมา เช่น Email Scam/Phishing แล้วมี Unsolicited emails จากบริการที่สมัคร หรือ Newsletter ที่อยากอ่านภายหลังแต่ไม่อยากให้ Inbox วุ่น
ผู้เชี่ยวชาญ Marketing Strategies Blog Kikolani สร้าง Giant Keyword List จับอีเมลอัตโนมัติ นี่คือวิธีสร้าง Filter:
Has the words: "to view this email as a web page, go here."|"having trouble reading this email"|"having trouble viewing this email"|"email not displaying correctly"|"unsubscribe | change subscriber options"|"unsubscribe from this list"|"unsubscribe instantly"|"please unsubscribe"|"update subscription preferences"|"email preferences"|"follow the URL below to update your preferences or opt-out"|"if you would rather not receive future communications from"|"if you would like to unsubscribe"|"to ensure that you continue receiving our emails, please add us to your address book or safe list"|"safeunsubscribe"|"to unsubscribe"|"unsubscribe from these emails"|"unsubscribe from our emails"|"unsubscribe please click"|"unsubscribe from future"|"you can unsubscribe here"|"to unsubscribe or change subscriber options"|"this message was sent to leilaniana@gmail.com" (แทนที่ด้วยอีเมลคุณ)|"this email has been sent to you by"|"to opt out"|"opt out using TrueRemove"|"one-click unsubscribe"|"do not reply to this email"|"view this email in a browser"|"please do not reply to this message"|"if you no longer wish to receive our emails"|"if you do not wish to receive email from"|"no longer receive this newsletter"|"do not want to receive any newsletters"|"to remove this e-mail address from"|"removed from this mailing list"|"manage your email settings"|"edit your subscription"|"you may unsubscribe"|"you can unsubscribe"|"powered by YMLP"|"update your contact information"|"update your contact details"|"change your subscription settings"|"manage your subscription"|"manage your subscriptions"|"update Email Address or Unsubscribe"|"this email was sent by"|"this email was intended for"|"you received this email because"|"you received this e-mail because"|"you are receiving this message"|"prefer not to receive invites from"
Select: Skip the Inbox (Archive It)
Select: Apply the label: Automated (สร้าง Label ใหม่หากจำเป็น)
Select: Also apply filter to matching conversations
คุณอาจเลือกไม่สร้าง Label ส่งตรงไป Promotions Category หากใช้ Tabs ของ Gmail
ส่งต่อบิลและการเงินอัตโนมัติ
"ฮานนี่ จ่ายค่าไฟเดือนนี้รึยัง?" โอกาสมีว่า บริษัทไฟฟ้าส่งบิลให้คนเดียวในบ้าน แต่อีกคนต้องรู้เพื่อจัดการเงินบ้าน ไม่ว่าจะเป็น Roommate, คู่หมั้น หรือ Accountant ใช้เวลานิดหน่อยตั้งค่า Auto-forward ข้อมูลการเงินทั้งหมด: บิลถึงบัญชี
เสียดายที่ไม่มี Magic Keywords ทำได้ ต้องเพิ่ม Sender แต่ละรายการเอง ต้องรู้ Wildcard Filter: ใส่ Asterisk (*) ใช้ได้กับ Entry ใดๆ ในช่องนั้น เช่น *@americanexpress.com ใช้กับอีเมล Sender ที่มี "americanexpress.com"
สร้าง Filter ตามนี้: หาอีเมลบิล/บัญชีล่าสุด คลิกแถบค้นหา:
From: *@bankemailaddress.com
Select: Has Attachment
Select: Apply the label: Bills (สร้างใหม่หากจำเป็น)
Select: Forward it: spouse@significantother.com
Select: Also apply filter to matching conversations
ผู้รับต้องยอมรับ Auto-forwarded emails จากคุณ ทำ Verification Process ให้เสร็จ บิล/Statement ส่วนใหญ่ส่ง PDF Attachment มา เลยแนะนำเลือก "Has Attachment" หากมีผู้ให้บริการส่งบิลไม่มี Attachment อย่าติ๊กตัวเลือกนี้สำหรับ Filter ของพวกเขา
ติดตาม Receipts และ Orders
สิ่งที่สั่งซื้อออนไลน์ควรไปโฟลเดอร์/Label เดียวกัน หาง่ายตอนต้องการ มี Apps ดีๆ สแกน/จัดการ/ติดตาม Receipts แต่ถ้ามา Digitized แล้ว ดีกว่า!
Redditor shenannagans มี Filter เก๋ๆ นี่คือวิธีสร้าง:
Subject: "Order Receipt"|"your order"|"order confirmaton"|"your payment"|"your etsy purchase"|"my account payment processed"|"your purchase"|"your gift purchase"|"thinkgeek order"|"Your threadless order"|"order from Woot"|"your amazon order"|"Return Confirmation"|"your amazon order"|"Your package"|"Order Has Been Updated"|"UPS My Choice"|"UPS Ship Notification"|"Netrition order"|"Your payment"|"Your contribution"|"order has shipped"|"Your download"|"Your Amazon.com order"|"Payment scheduled"|"bill is ready"|"order confirmation"|"thanks for becoming a backer"|"you have authorized a payment"|"changed your pledge"|"successfully funded"|"you sent a payment"|"amazon.com order"|"payment received"|"Purchase Confirmation"|"pledge receipt"|"Your TopatoCo Order"|"Humble Bundle order"|"your transaction"|"Package From TopatoCo"|"Your best offer has been submitted"|"Offer Retraction Notice"|"You've received a gift copy"|"Your Etsy Order"|"Thanks for contributing to"|"Shipping Confirmation"|"Purchase Receipt"
Select: Skip the Inbox (Archive it)
Apply the label: Orders (สร้าง Label ใหม่หากจำเป็น)
Select: Also apply filter to matching conversations
จัดเรียงอีเมลไม่ด่วน
Rule of thumb จัดการ Inbox: หากคุณถูก BCC ในอีเมล แสดงว่าไม่ต้องการ Attention ทันที ข้อความอาจยังมีประโยชน์ แต่ไม่ควร佔พื้นที่ Attention ที่ Inbox บนสุด
BCC = Blind Carbon Copy ส่งอีเมลซ่อนที่อยู่คุณจากผู้รับคนอื่น แต่ต้องการแจ้งให้คุณทราบ โอกาสมากว่าเป็น Email "FYI" (For Your Information) สร้าง Filter ใหม่:
Has the words: BCC:mihir@gmail.com
Select: Skip the Inbox (Archive It)
Select: Apply the label: BCC (สร้าง Label ใหม่หากจำเป็น)
Select: Also apply filter to matching conversations
ตรวจสอบอีเมลเหล่านี้ในเวลาว่าง ไม่ต้องกังวลพลาด Update สำคัญ
หาไฟล์แนบใหญ่ เพื่อพื้นที่
พื้นที่ไม่พอ? เราเคยแนะนำวิธีขยายพื้นที่ Gmail รวม Find Big Mail แต่ตอนนี้ไม่ต้องแล้ว
Gmail ให้สร้าง Filter สำหรับอีเมลที่มี Attachment ขนาดเกินกำหนด:
Select: Has attachment
Size: Greater than 10 MB
Select: Apply the label: 10MB (สร้าง Label ใหม่หากจำเป็น)
Select: Also apply filter to matching conversations
ทำซ้ำหลายขนาด (10MB, 20MB, 50MB, 100MB) สแกน Labels จากใหญ่ไปเล็ก ให้แน่ใจว่าไม่ลบสิ่งสำคัญ แล้วลบของไม่ต้องการทีเดียว
สร้างไอคอนไฟล์แนบ
คุณเห็น Pin ถัดอีเมล บอกว่ามี Attachment แต่ช่วยได้หากรู้ว่าเป็น PDF, Excel หรือ Image นี่คือที่ที่รวม Filters และ Labels หา Email ที่มี Attachment ถูกต้องได้เร็ว
เช่น สร้าง Filter สำหรับ Spreadsheets:
Select: Has attachment
Has the words: filename:xls OR filename:xlsx OR filename:odf
Apply the label: XLS (สร้าง Label ใหม่หากจำเป็น)
Select: Also apply filter to matching conversations
เสร็จแล้ว ไปที่ Label XLS เปลี่ยนสีเป็นสีเขียว — สีของ Excel ใน Microsoft Office สร้าง Filter คล้ายกันสำหรับ DOC (Label สีน้ำเงิน), PPT (สีส้ม), PDF (สีแดง) ฯลฯ อีเมลจะมี Label เหมือน Icon ช่วยไม่ต้องเปิดดู Attachment
จับอีเมลที่ถูกทำเครื่องหมาย Spam ผิด
บางครั้ง Gmail Over-zealous ทำเครื่องหมาย Spam แม้ควรได้ Attention นำไปสู่สถานการณ์อับอาย: ใครถามว่าได้อีเมลที่ส่งไหม ต้องตอบว่า Gmail คิดว่าเป็น Spam
มีวิธีง่ายหลีกเลี่ยงความอับอาย โดยสร้าง Filter นี้:
Search: Spam
Has the words: Mihir OR MakeUseOf OR Patkar (เปลี่ยนเป็นชื่อ/ข้อมูลงานของคุณ)
Apply the label: Not Spam
Select: Also apply filter to matching conversations
ทุกครั้งที่เห็นตัวเลข Unread ถัด Label นั้น ตรวจสอบดู หากคุณเก่งขึ้นหลีกเลี่ยง Spam ผลลัพธ์จาก Label นี้จะดีขึ้น
สำรองไฟล์แนบทั้งหมด
Trick นี้จาก Lifehack เป็นสิ่งฉลาดที่สุดที่ทำกับ Filters ได้ ไอเดียคือ: กระตุ้นให้ลบ Attachment สำคัญขณะทำความสะอาด Inbox โดย Backup Attachment ทั้งหมดไว้ก่อน
วิธีสร้าง Filter:
ก่อนอื่น สร้าง Gmail Account ใหม่ เช่น yourname.attachments@gmail.com
Select: Has Attachment
Select: Forward it to: yourname.attachments@gmail.com
Select: Also apply filter to matching conversations
อีเมลที่มี Attachment จะถูกส่งไปบัญชีที่สองอัตโนมัติ เพื่อเก็บไว้เผื่อลบผิดจาก Primary Account
บอก Filter สร้างสรรค์ของคุณ
ชัดเจนว่ามี Scenario อื่นๆ อีกมาก ที่สร้าง Gmail Filters ได้ประโยชน์ Inbox by Gmail ใหม่ก็มี Drag-and-drop Filters สะดวก
แชร์ Filter ที่คุณสร้างทำให้ Inbox ใช้งานง่ายขึ้นได้เลย!
