Gmail มีหน้าต่างแสดงตัวอย่างแบบ Outlook? ใช่! ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ ที่ซ่อนอยู่ซึ่งอาจทำให้คุณประหลาดใจ
อินเทอร์เฟซเริ่มต้นของ Gmail ดีแล้ว คุณจะใช้งานได้ดีแม้ไม่ปรับตั้งค่าเลย แต่วิร์กโฟลว์ Gmail ของคุณจะง่าย เร็ว และดีขึ้นมาก หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยและนำฟีเจอร์เก๋ๆ ของ Gmail ไปใช้
บางฟีเจอร์ละเอียดอ่อนเกินกว่าจะสังเกต ดูไม่น่าสนใจ หรือดูซับซ้อนในการตั้งค่า แต่เมื่อเริ่มใช้งาน คุณจะหลงใหลและต้องถามตัวเองว่าตอนนั้นทำไงได้
มาสำรวจฟีเจอร์บางอย่างที่คุณอาจเคยเห็นใน Gmail แต่อาจไม่ได้สนใจหรือยังไม่ได้เพิ่มในเวิร์กโฟลว์
1. เปิดใช้การเตือนไฟล์แนบ
ถ้าคุณลืมแนบไฟล์บ่อย ให้ทำเป็นนิสัยว่าเริ่มทุกอีเมลด้วยข้อความ "I have attached" (ฉันแนบไฟล์ไว้แล้ว) แล้วถ้าคุณลืมแนบก่อนกด Send Gmail จะเตือนให้คุณแนบไฟล์
แต่จำได้ว่า要ลบข้อความ "I have attached" ออกหลังจากอัปโหลดไฟล์ที่ต้องการแล้ว
2. แสดงอีเมลเก่าสุดก่อน
ข้อความเล็กๆ ที่แสดงจำนวนอีเมลในหน้านั้น ดูไม่ได้คลิกแต่จริงๆ คลิกได้ คลิกที่นั่น และคุณจะบอก Gmail ให้เรียงอีเมลจากเก่าสุดไปใหม่สุด — กลับกันกับค่าเริ่มต้น เหมาะสำหรับการกรองอีเมลเก่าและลบสิ่งที่ไม่ต้องการ คุณสามารถสลับกลับไปเรียงปกติได้ตลอดเวลา
โปรดทราบว่าฟีเจอร์เรียงนี้จะเป็นสีเทา (disabled) บนหน้าบางหน้า เช่น ในผลลัพธ์การค้นหา
3. จัดลำดับความสำคัญ Inbox
Gmail อนุญาตให้แบ่ง Inbox เป็นส่วนๆ ที่อ่านง่ายตามประเภทอีเมลที่คุณให้ความสำคัญ วางเมาส์เหนือลิงก์ Inbox ในแถบด้านข้าง คุณจะเห็นลูกศรเล็กๆ ลงมากดได้ มันซ่อนสไตล์ Inbox หลายแบบที่เลือกได้ เช่น เลือกให้แสดงเฉพาะอีเมลที่ดาวตาราง หรือเฉพาะอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน ไว้ด้านบนสุด
4. ดูหลายประเภทอีเมลพร้อมกัน
ด้วยฟีเจอร์ Multiple Inboxes Labs ของ Google คุณจะสามารถ แสดง inbox เพิ่มอีกสูงสุด 5 กล่อง พร้อมพารามิเตอร์พิเศษ บนหน้าเดียวกับ Inbox หลัก ดังนั้นคุณจึงมีส่วนหรือ Inbox แยกสำหรับ อีเมลที่ดาวตาราง, อีเมลที่มีไฟล์แนบ, อีเมลที่ส่งไปที่อยู่อีเมลเฉพาะ และอาจมีอีกอันสำหรับคำค้นหา สะดวกมากเมื่อไม่อยากต้องสลับไปมาระหว่างป้ายกำกับเพื่อเข้าถึงอีเมลที่ใช้บ่อย
เมื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์จาก Settings > Labs คุณจะตั้งค่า Multiple Inboxes ได้จาก Settings > Multiple inboxes จากส่วนนี้ คุณยังระบุได้ว่า Inboxes ควรจัดวางอย่างไร และควรแสดงข้อความกี่รายการในแต่ละครั้ง
ถ้าคุณตัดสินใจใช้ Multiple Inboxes จำไว้ว่าฟีเจอร์นี้ทำงานได้เฉพาะกับสไตล์ Inbox Default เท่านั้น คุณยังต้องตั้งค่าให้ Gmail แสดงแท็บ Primary เพียงอย่างเดียว ทำได้โดยคลิกไอคอนเฟืองใต้รูปโปรไฟล์ แล้วคลิก Configure inbox ในเมนูดรอปดาวน์ และสุดท้ายยกเลิกติ๊กทุกกล่องยกเว้นกล่องข้างหน้า Primary ในกล่องโต้ตอบ Select tabs to enable
5. ส่งเมลจากบัญชีอื่นผ่าน Gmail
ทำไมต้องข้ามไปมาระหว่างบัญชีอีเมลหลายบัญชีทุกครั้งที่ต้องการส่งเมล ในขณะที่คุณสามารถส่งเมลแทนบัญชีทั้งหมดได้จาก Gmail โดยตรง ใช้ได้กับ Yahoo, Outlook และบัญชีอื่นๆ ที่ใช้เซิร์ฟเวอร์ SMTP
เพื่อตั้งค่าฟีเจอร์ "send mail as" ให้ไปที่ Settings > Accounts ตอนนี้ภายใต้ส่วน Send mail as: คลิกลิงก์ Add another email address you own และทำตามคำแนะนำบนหน้าจอเพื่ออนุญาตให้ Gmail ส่งเมลจากที่อยู่อีเมลที่คุณเป็นเจ้าของ อย่าลืมยกเลิกติ๊กกล่อง Treat as an alias เพื่อให้ส่งเมลจากเซิร์ฟเวอร์ที่เชื่อมโยงกับบัญชีอื่นนั้น
คุณสามารถไปไกลกว่านั้นโดยนำเข้า/จัดการบัญชีอีเมลทั้งหมดจาก Gmail
6. ประมวลผลอีเมลจากหลายหน้าพร้อมกัน
เมื่อคุณต้องการย้าย ลบ หรือประมวลผลอีเมลจำนวนมากภายใต้ป้ายกำกับใดๆ คุณอาจทำทีละหน้า เราไม่ винитьคุณ
ง่ายมากที่จะพลาดลิงก์ที่允许คุณเลือก ทั้งหมด อีเมลภายใต้ป้ายกำกับนั้นในคลิกเดียว มันปรากฏในช่องว่างระหว่างแถบเมนูและอีเมลของคุณเมื่อคุณติ๊กเช็คบ็อกซ์ Select All และจะเขียนประมาณนี้: Select all number_of conversations in label_name
7. มอบสิทธิ์เข้าถึงอีเมลให้ผู้อื่น
สมมติว่าคุณอยากไปพักผ่อนโดยไม่ใช้เทคโนโลยี แต่ไม่สามารถทิ้งอีเมลไว้ได้ ทำไมไม่มอบสิทธิ์เข้าถึงบัญชีให้คนที่ไว้วางใจ 100% เช่น พี่น้องหรือคู่หูงาน ให้พวกเขาตรวจสอบอีเมลให้คุณ? วิธีนี้คุณจะผ่อนคลายได้ เพราะรู้ว่าจะได้รับอัปเดตหากมีเรื่องสำคัญขึ้นในอีเมล
เพื่ออนุญาตสิทธิ์เข้าถึงบัญชี ให้ไปที่ Settings > Accounts และใช้ลิงก์ Add another account ภายใต้ Grant access to your account เพื่อเพิ่มที่อยู่อีเมล Google Mail ของคนนั้น (เฉพาะ Google Mail เท่านั้น) เมื่อคนนั้นยืนยันคำขอเข้าถึงแล้ว คุณก็พร้อมใช้งาน
ผู้รับมอบสิทธิ์จะไม่สามารถปรับตั้งค่าบัญชี รหัสผ่าน หรือใช้แชทจากบัญชีของคุณได้ พวกเขาสามารถเข้าถึงรายชื่อติดต่อและอ่าน/ส่งอีเมลแทนคุณได้
8. หลุดพ้นจาก Mailing List ที่ไม่เกี่ยวข้อง
ถ้าคุณแบบผม คือแค่กดปุ่ม Delete กับอีเมลสีเทาที่ไม่อยากมีใน Inbox ลืมไปว่า Google ได้เพิ่มปุ่ม Unsubscribe คลิกเดียวเพื่อหนีจาก Mailing List มาแล้ว ให้ใช้ปุ่มนั้นเพื่อหยุดอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องมาสะสมใน Inbox
คุณจะพบปุ่ม Unsubscribe ข้างที่อยู่อีเมลผู้ส่ง บางครั้งมันซ่อนอยู่ในเมนูดรอปดาวน์หลังลูกศรเล็กๆ ข้างข้อมูล to:
ผมหวังว่าปุ่ม Unsubscribe จะชัดเจนกว่านี้ ตอนนี้มันง่ายที่จะมองข้าม
9. ลดความวุ่นวายในไคลเอนต์อีเมลและเร่งการซิงค์
เมื่อไหร่ก่อนที่คุณต้องเข้าถึงอีเมลจาก 10 ปีก่อน หรือแม้แต่ 2-3 ปีก่อน? จำไม่ได้ใช่ไหม?
ถ้าคุณไม่ต้องกรองอีเมลเก่าทุกวัน มีเหตุผลที่จะหยุดไม่ให้มันสะสมในไคลเอนต์อีเมล คุณทำได้โดยตั้งขีดจำกัดจำนวนข้อความที่ซิงค์จาก Gmail ไปยังไคลเอนต์อีเมลผ่าน Settings > Forwarding and POP/IMAP
ค้นหาตัวเลือก Folder Size Limits ภายใต้ IMAP Access และเลือกปุ่มไรดิโอข้าง Limit IMAP folders to contain no more than this many messages คุณสามารถเลือกตัวเลขระหว่าง 1000 ถึง 10000 และข้อความที่ล่าสุดจำนวนนั้นจะถูกซิงค์กับไคลเอนต์อีเมล
ถ้าคุณต้องเข้าถึงอีเมลเก่าบ้าง ก็ทำได้ง่ายจากเว็บ Gmail
มีอีเมลเก่ามากที่คุณต้องอ้างอิงบ่อย?
เก็บไว้ด้วยการดาวตาราง และภายใต้ Settings > Labels ให้แน่ใจว่าโฟลเดอร์ Starred ตั้งค่าให้แสดงใน IMAP คุณยังสามารถปิดการซิงค์ป้ายกำกับที่ใช้บ่อยน้อยจากส่วนนี้ได้
10. ค้นหาอีเมลง่ายขึ้นด้วยรหัสอัจฉริยะ
ป้ายกำกับ (Labels) ของ Gmail ควบคุม Inbox ได้เมื่อหมวดหมู่เริ่มต้นไม่พอ คุณสามารถสีสันป้ายกำกับและตั้งชื่อเพื่อระบุง่ายขึ้น
แต่มีสิ่งที่ทำให้ระบุได้ดีกว่าข้อความ — สัญลักษณ์ ไอคอน หรือรูปทรงที่แตกต่างกัน
ดาวสีเหลืองสำหรับอีเมลที่อ้างอิงบ่อย, จุดทัณฑ์สีแดงสำหรับflagอีเมลที่ต้องดำเนินการ, เครื่องหมายถูกสีเขียวสำหรับอีเมลที่จัดการแล้ว — วิธีนี้มีเหตุผลมากใช่ไหม?
เดาไหม? Gmail มีฟีเจอร์นี้ในตัวแล้ว
คุณแค่ต้องเปิดใช้งานสัญลักษณ์ — ที่เรียกว่า "Stars" ใน Gmail — ที่คุณต้องการจาก Settings > General
เลื่อนลงไปที่ส่วน Stars: คุณจะเห็น 3 ค่าตั้งต้น: 1 star, 4 stars, และ all stars ค่าเริ่มต้นคือ 1 star (ดาวสีเหลือง) การดาวตารางอีเมลจะวางมันไว้ใต้ป้ายกำกับ Starred เพื่อเข้าถึงง่าย ถ้าคุณแบ่ง Inbox เป็นหมวดหมู่ การดาวตารางจะวางมันในหมวด Primary เพื่อไม่ให้มันหลุดหนี
คุณสามารถเลือกจากค่าตั้งต้น 4 stars หรือ all stars เพื่อเปิดใช้งานสัญลักษณ์เพิ่มเติม คุณแม้แตะลากและวางดาวระหว่างส่วน In use: และ Not in use: เพื่อเปิด/ปิดใช้งานได้
ทุกครั้งที่คุณคลิกสัญลักษณ์ดาวข้างอีเมลใดๆ มันจะวนผ่านดาวที่เปิดใช้งานทั้งหมด ทำให้เลือกดาวที่ต้องการมอบให้อีเมลนั้นได้ง่าย
ทุกครั้งที่ผมเห็นดาวสีสันใน Settings ผมจะมองข้ามไป เพราะคิดว่าจะต้องปรับแต่ง/ตั้งชื่อมากก่อนจะใช้ได้ แต่เมื่อผมใช้เวลาดูจริง ผมพบว่าไม่มีอะไรซับซ้อน และ Gmail Stars ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นจริงๆ
ให้ Gmail ประทับใจคุณ อีกครั้ง!
Gmail มานานแล้ว เราเจาะลึกทุกมุมของอินเทอร์เฟซ แต่บางฟีเจอร์ยังสามารถทำให้ประหลาดใจได้หลังจากหลายปี เพราะมันซ่อนอยู่จนกว่าคุณจะไปค้นหา คล้ายกับฟีเจอร์ Google ที่ไม่ค่อยถูกใช้งาน
คุณคิดว่าฟีเจอร์ Gmail ไหนไม่ได้รับความสนใจหรือการชมเชยที่ควรจะได้? บอกเราว่าคุณชอบอะไรใน Gmail!
