Gmail มีบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างเช่น Outlook หรือไม่ ใช่! นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ต่ำๆ อื่นๆ อีกมากมายที่อาจทำให้คุณประหลาดใจ
อินเทอร์เฟซเริ่มต้นของ Gmail นั้นดี คุณจะทำได้ดีโดยไม่ต้องปรับแต่งการตั้งค่าใด ๆ แต่ขั้นตอนการทำงานของ Gmail ของคุณจะง่ายขึ้น เร็วขึ้น และดีขึ้นมาก หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยและนำคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมของ Gmail ไปใช้
คุณลักษณะบางอย่างเหล่านี้ละเอียดอ่อนเกินกว่าจะดึงดูดความสนใจของคุณ ดูเหมือนไม่มีนัยสำคัญ หรือดูซับซ้อนในการตั้งค่า แต่เมื่อคุณเริ่มใช้ คุณจะสงสัยว่าคุณจะจัดการอย่างไรเมื่อไม่มีมัน
มาสำรวจฟีเจอร์ดังกล่าวที่คุณอาจเคยสังเกตมาก่อนใน Gmail กัน แต่ยังไม่ได้คิดหรือยังไม่ได้เพิ่มในเวิร์กโฟลว์ของคุณมากนัก
1. รับการแจ้งเตือนไฟล์แนบ
หากคุณลืมใส่ไฟล์แนบบ่อยๆ ให้เริ่มใช้อีเมลทุกฉบับที่มีข้อความว่า "ฉันได้แนบแล้ว" จากนั้นถ้าคุณไม่เพิ่มไฟล์แนบก่อนที่จะกดปุ่ม ส่ง Gmail จะแจ้งให้คุณเพิ่ม
แน่นอน อย่าลืมลบข้อความ "ฉันได้แนบ" หลังจากที่คุณได้อัปโหลดไฟล์ที่จำเป็นต้องอัปโหลด
2. แสดงอีเมลที่เก่าที่สุดก่อน
ข้อความเล็กๆ ที่แสดงจำนวนอีเมลบนหน้าเว็บนั้นไม่สามารถคลิกได้ แต่คือ . คลิกแล้วคุณจะสามารถบอก Gmail ให้จัดเรียงอีเมลของคุณจากเก่าที่สุดไปหาใหม่ที่สุดได้ ซึ่งตรงกันข้ามกับค่าเริ่มต้น วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการกรองอีเมลเก่าและกำจัดอีเมลที่คุณไม่ต้องการ คุณสามารถเปลี่ยนกลับไปใช้ลำดับการจัดเรียงตามปกติได้เสมอ
โปรดทราบว่าคุณลักษณะการจัดเรียงนี้จะปรากฏเป็นสีเทาในบางหน้า ในผลการค้นหา เป็นต้น
3. จัดลำดับความสำคัญของกล่องจดหมายของคุณ
Gmail ช่วยให้คุณแบ่งกล่องจดหมายออกเป็นส่วนๆ ที่สแกนได้ง่ายตามประเภทของอีเมลที่มีความสำคัญสำหรับคุณ วางเมาส์เหนือ กล่องจดหมาย ในแถบด้านข้าง แล้วคุณจะเห็นลูกศรชี้ลงเล็กๆ ปรากฏขึ้น มันซ่อนรูปแบบกล่องจดหมายจำนวนหนึ่งที่คุณสามารถเลือกได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกที่จะมีเฉพาะข้อความที่ติดดาวหรือเฉพาะข้อความที่ยังไม่ได้อ่านที่จัดเรียงไว้ด้านบน
4. ดูอีเมลหลายประเภทพร้อมกัน
ด้วยคุณลักษณะ Multiple Inboxes Labs ของ Google คุณจะสามารถแสดงกล่องจดหมายพิเศษได้สูงสุดห้ากล่องพร้อมพารามิเตอร์พิเศษ ในหน้าเดียวกับกล่องจดหมายหลักของคุณ ดังนั้น คุณสามารถมีส่วนหรือกล่องจดหมายแยกต่างหาก เช่น ข้อความที่ติดดาว อีกส่วนหนึ่งสำหรับข้อความที่มีไฟล์แนบ อีกส่วนหนึ่งสำหรับข้อความที่ส่งไปยังที่อยู่ใดที่อยู่หนึ่ง และอาจอีกส่วนหนึ่งสำหรับข้อความค้นหา วิธีนี้สะดวกมากเมื่อคุณไม่ต้องการสลับไปมาระหว่างป้ายกำกับเพื่อไปยังอีเมลที่คุณเข้าถึงบ่อย
เมื่อคุณเปิดใช้งานคุณลักษณะจาก การตั้งค่า> Labs คุณจะสามารถกำหนดค่ากล่องจดหมายหลายกล่องได้จาก การตั้งค่า> กล่องจดหมายหลายกล่อง . จากส่วนนี้ คุณยังระบุได้ด้วยว่าควรวางกล่องจดหมายอย่างไรและควรแสดงข้อความกี่ข้อความในแต่ละครั้ง
หากคุณตัดสินใจใช้กล่องจดหมายหลายกล่อง โปรดทราบว่าคุณลักษณะนี้ใช้งานได้เฉพาะกับ ค่าเริ่มต้น สไตล์อินบ็อกซ์ นอกจากนี้ คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า Gmail ถูกตั้งค่าให้แสดงเฉพาะส่วน หลัก แท็บ คุณสามารถทำได้โดยคลิกที่ไอคอนรูปเฟืองใต้รูปโปรไฟล์ของคุณ จากนั้นคลิกที่ กำหนดค่ากล่องจดหมาย ในเมนูแบบเลื่อนลง และสุดท้ายยกเลิกการเลือกช่องทั้งหมด ยกเว้นช่องที่อยู่ถัดจาก หลัก ใน เลือกแท็บเพื่อเปิดใช้งาน โต้ตอบ
5. ส่งอีเมลจากบัญชีอื่นโดยใช้ Gmail
ทำไมต้องกระโดดจากบัญชีอีเมลหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่งทุกครั้งที่คุณต้องการส่งอีเมล ในเมื่อคุณสามารถส่งอีเมลในนามของบัญชีเหล่านั้นทั้งหมดได้จาก Gmail ใช้ได้กับ Yahoo, Outlook และบัญชีอื่นๆ ที่ใช้เซิร์ฟเวอร์ SMTP
หากต้องการตั้งค่าคุณลักษณะ "ส่งอีเมลในชื่อ" ก่อนอื่นให้ไปที่การตั้งค่า> บัญชี . ภายใต้ ส่งอีเมลในชื่อ: ให้คลิกที่ เพิ่มที่อยู่อีเมลอื่นที่คุณเป็นเจ้าของลิงก์ และปฏิบัติตามคำแนะนำบนหน้าจอเพื่ออนุญาตให้ Gmail ส่งอีเมลจากที่อยู่อีเมลใดๆ ที่คุณเป็นเจ้าของ อย่าลืมยกเลิกการเลือกช่องข้างใช้เป็นนามแฝง เพื่อให้อีเมลที่ส่งจากเซิร์ฟเวอร์เชื่อมโยงกับบัญชีอื่น
คุณสามารถก้าวไปอีกขั้นและนำเข้า/จัดการบัญชีอีเมลทั้งหมดของคุณจาก Gmail
6. ประมวลผลอีเมลจากหลายหน้า ร่วมกัน
เมื่อคุณต้องการย้าย ลบ หรือประมวลผลอีเมลจำนวนมากภายใต้ป้ายกำกับใดๆ คุณก็สามารถทำได้ทีละหน้า เราไม่โทษคุณ
ง่ายที่จะพลาดลิงก์ที่ช่วยให้คุณสามารถเลือก ทั้งหมด อีเมลภายใต้ป้ายกำกับนั้นในคลิกเดียว จะปรากฏในช่องว่างระหว่างแถบเมนูและอีเมลของคุณเมื่อคุณทำเครื่องหมายที่ เลือกทั้งหมด ช่องทำเครื่องหมาย และมันอ่านว่า:เลือกทั้งหมด number_of การสนทนาใน label_name .
7. มอบสิทธิ์การเข้าถึงอีเมลของคุณ
สมมติว่าคุณต้องการไปเที่ยวพักผ่อนแบบปลอดเทคโนโลยี แต่ไม่สามารถทิ้งอีเมลไว้ข้างหลังได้ ทำไมไม่มอบหมายการเข้าถึงบัญชีของคุณให้กับคนที่คุณไว้วางใจ 100% เช่นพี่น้องหรือเพื่อนร่วมงาน แล้วให้พวกเขาตรวจสอบอีเมลของคุณ วิธีนี้จะทำให้คุณผ่อนคลายได้อย่างเต็มที่ เพราะคุณรู้ว่าคุณจะได้รับข้อมูลอัปเดตหากมีสิ่งที่สำคัญจริงๆ ในอีเมลของคุณ
ในการอนุญาตการเข้าถึงบัญชีของคุณ ไปที่ การตั้งค่า> บัญชี และใช้ เพิ่มบัญชีอื่น ลิงก์ใต้ ให้สิทธิ์เข้าถึงบัญชีของคุณ เพื่อเพิ่มที่อยู่ Google Mail ของผู้อื่น (เท่านั้น) เมื่อบุคคลนั้นยืนยันคำขอเข้าถึง คุณก็พร้อมแล้ว
ผู้รับมอบสิทธิ์จะไม่สามารถปรับแต่งการตั้งค่าบัญชีและรหัสผ่านของคุณ หรือใช้แชทจากบัญชีของคุณ พวกเขาสามารถเข้าถึงรายชื่อติดต่อของคุณและอ่าน/ส่งอีเมลในนามของคุณได้
8. ทิ้งรายชื่อส่งเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง
ถ้าคุณเป็นเหมือนฉัน คุณก็แค่กด ลบ ปุ่มบนอีเมลสีเทาที่คุณไม่ต้องการในกล่องจดหมาย โดยลืมไปเลยว่า Google ได้แนะนำปุ่ม Unsubscribe แบบคลิกเพียงครั้งเดียวเพื่อออกจากรายชื่ออีเมล ใช้ปุ่มนั้นเพื่อป้องกันไม่ให้อีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องมาเกะกะกล่องจดหมายของคุณ
คุณจะพบ ยกเลิกการสมัคร ปุ่มข้างที่อยู่อีเมลของผู้ส่ง บางครั้งซ่อนอยู่ในเมนูแบบเลื่อนลงหลังลูกศรชี้ลงเล็กๆ ข้าง ถึง: ข้อมูล
ฉันหวังว่า ยกเลิกการสมัคร ปุ่มมีความโดดเด่นมากขึ้น ตอนนี้มองข้ามไปได้ง่ายๆ
9. Declutter โปรแกรมรับส่งเมลของคุณและเพิ่มความเร็วในการซิงค์
ครั้งสุดท้ายที่คุณต้องเข้าถึงอีเมลเมื่อสิบปีก่อนหรือเมื่อสองสามปีที่แล้วคือเมื่อไหร่? จำไม่ได้ใช่ไหม
หากคุณไม่ต้องการท่องอีเมลเก่าๆ ในแต่ละวัน คุณควรหยุดไม่ให้อีเมลเหล่านี้เกะกะไคลเอ็นต์อีเมลของคุณ คุณสามารถทำได้โดยกำหนดขีดจำกัดจำนวนข้อความที่จะซิงค์จาก Gmail ไปยังโปรแกรมรับส่งเมลของคุณผ่าน การตั้งค่า> การส่งต่อและ POP/IMAP .
มองหา ขีดจำกัดขนาดโฟลเดอร์ ตัวเลือกภายใต้ การเข้าถึง IMAP และเลือกปุ่มตัวเลือกข้าง จำกัดโฟลเดอร์ IMAP ให้มีข้อความไม่เกินจำนวนนี้ . คุณสามารถเลือกตัวเลขได้ตั้งแต่ 1,000 ถึง 10,000 และข้อความจำนวนมากเหล่านั้น (แน่นอนว่าเป็นข้อความล่าสุด) จะซิงค์กับโปรแกรมรับส่งเมลของคุณ
หากคุณต้องการเข้าถึงอีเมลเก่าในบางโอกาส คุณสามารถทำได้จากอินเทอร์เฟซทางเว็บของ Gmail
มีอีเมลเก่าๆ ที่คุณมักอ้างถึงเป็นประจำไหม
ให้พวกเขาติดดาวและอยู่ภายใต้การตั้งค่า> ป้ายกำกับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ติดดาว โฟลเดอร์ถูกตั้งค่าให้แสดงใน IMAP คุณยังปิดการซิงค์ป้ายกำกับอื่นๆ ที่ไม่ค่อยได้ใช้ได้จากส่วนนี้
10. ค้นหาอีเมลได้ง่ายขึ้นด้วยสมาร์ทโค้ด
ป้ายกำกับ Gmail สามารถทำให้กล่องจดหมายของคุณเชื่องได้เมื่อหมวดหมู่เริ่มต้นไม่ได้ถูกตัดออก คุณสามารถติดป้ายรหัสสีและตั้งชื่อเพื่อระบุตัวตนได้ง่าย
แต่มีบางอย่างที่ทำให้ตัวระบุได้ดีกว่าข้อความ เช่น สัญลักษณ์ ไอคอน หรือรูปร่างที่แตกต่างออกไป
ดาวสีเหลืองสำหรับอีเมลที่คุณอ้างถึงบ่อยๆ เครื่องหมายอัศเจรีย์สีแดงสำหรับตั้งค่าสถานะอีเมลที่ต้องดำเนินการ เครื่องหมายถูกสีเขียวสำหรับทำเครื่องหมายอีเมลที่คุณติดต่อด้วย วิธีการนี้สมเหตุสมผลมากใช่ไหม
คาดเดาอะไร? มี Gmail ในตัว
สิ่งที่คุณต้องทำคือเปิดใช้งานสัญลักษณ์ — เรียกว่า "ดาว" ใน Gmail — คุณต้องใช้จาก การตั้งค่า> ทั่วไป .
เลื่อนลงไปที่ ดาว: ส่วน. คุณจะเห็นค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้าสามค่า:1 ดาว , 4 ดาว และ ดาวทั้งหมด . ค่าเริ่มต้นคือ 1 ดาว (ดาวสีเหลือง). การติดดาวอีเมลจะอยู่ภายใต้ ติดดาว ป้ายสำหรับเข้าถึงได้ง่าย หากคุณแบ่งกล่องจดหมายออกเป็นหมวดหมู่ การติดดาวอีเมลจะจัดวางกล่องจดหมายใน หลัก เพื่อไม่ให้หลุดจากคำบอกกล่าวของคุณ
คุณสามารถเลือกจาก 4 ดาว หรือ ดาวทั้งหมด ที่ตั้งไว้ล่วงหน้าเพื่อเปิดใช้งานสัญลักษณ์เพิ่มเติม คุณยังสามารถลากและวางดาวระหว่าง ใช้งานอยู่: และ ไม่ได้ใช้งาน: เพื่อเปิด/ปิดการใช้งาน
ทุกครั้งที่คุณคลิกสัญลักษณ์รูปดาวข้างอีเมลใดๆ ระบบจะหมุนเวียนดาวฤกษ์ที่เปิดใช้งานทั้งหมด ทำให้ง่ายต่อการเลือกดาวที่คุณต้องการกำหนดให้กับอีเมลนั้นๆ
รู้ไหม ทุกครั้งที่ฉันสังเกตเห็นดวงดาวที่มีสีสันเหล่านั้นในการตั้งค่า ฉันจะมองข้ามมันไป เพราะฉันคิดว่าพวกเขาต้องการการปรับแต่ง/ติดฉลากอย่างจริงจังก่อนที่ฉันจะเริ่มใช้งานได้ เมื่อฉันใช้เวลาดูจริงๆ ฉันพบว่าไม่มีอะไรมากให้คิด และดาว Gmail สามารถทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นได้อย่างแท้จริง
ให้ Gmail ประทับใจคุณ อีกแล้ว !
Gmail มีมานานแล้ว เราได้เจาะลึกทุกซอกทุกมุมของอินเทอร์เฟซ แต่คุณลักษณะบางอย่างของ Gmail ยังคงมีความสามารถในการทำให้เราประหลาดใจหลังจากหลายปีที่ผ่านมา นั่นเป็นเพราะพวกเขาอยู่ในระดับต่ำจนกว่าคุณจะค้นหา เช่นเดียวกับคุณลักษณะของ Google ที่ไม่ค่อยได้ใช้งาน
คุณลักษณะใดของ Gmail ที่คุณคิดว่าไม่ได้รับความสนใจหรือความชื่นชมที่สมควร บอกเราว่าคุณชอบอะไรเกี่ยวกับ Gmail!
