เร็วหรือช้า กล่องจดหมาย Gmail ของทุกคนจะกลายเป็นความวุ่นวายที่น่าปวดหัว มีเทคนิคจัดการอีเมลเยอะแยะ แต่มีอีกอย่างที่อยู่ใต้มือคุณ ซึ่งอาจไม่เคยใช้: Gmail Labels (ฉลับ) เดิมๆ ดีๆ
Labels มานานแล้ว จนกลายเป็นจุดอंधา (blind spot) ของหลายคน ผมใช้ Gmail มาตั้งแต่เริ่มต้น แต่ไม่เคยใช้ Labels จนกว่าเร็วๆ นี้ มันเปลี่ยนวิธีจัดการอีเมลของผมจน Inbox เรียบร้อยสุดๆ
การใช้ Labels ให้มีประสิทธิภาพ ขึ้นอยู่กับหลักการผลิตภาพหลักๆ เหมือนระบบจัดการ To-Do ใดๆ นี่คือเทคนิคที่ช่วยผมและช่วยคุณได้เช่นกัน
Labels ควรไม่ให้คุณต้องคิด
การติด Label ควรเป็นกลไกอัตโนมัติ การกระทำตาม Label ก็ควรเป็นกลไกอัตโนมัติ
นี่คือส่วนสำคัญที่สุดของการใช้ Labels ใน Gmail เริ่มแรกคุณจะอยากสร้าง Label เยอะมาก "แต่ละงาน/อีเมล ไม่เหมือนกัน" คุณจะคิด หลีกเลี่ยงกับดักนี้ได้ จำนวน Label มาก = คิดมาก = ใช้เวลานาน ต้องต่อสู้กับ Decision Fatigue อย่างตั้งใจ
ใช้ Label น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ละ Label ควรมีจุดประสงค์เดียว กฎขมือ: ใช้ Primary Labels 5 ตัวนี้ และเพิ่มอีกสูงสุด 5 ตัวที่เฉพาะเจาะจงกับงานของคุณ
5 Primary Labels: Today, Done, Waiting For, To-Do, Reply
ผู้เชี่ยวชาญ Inbox หลายคนแนะนำให้สแกนอีเมลตอนเช้าทุกวัน เพื่อรู้ว่าจะทำอะไรกับแต่ละอีเมล ให้ถือการสแกนนี้ว่าเป็นเวลาจัดระเบียบ Inbox เหมือนจัด To-Do list
กฎที่ศูนย์ ของการจัดการอีเมล: ลบได้ก็ลบ สำหรับข้อความที่ลบไม่ได้ ส่วนใหญ่จัดหมวดหมู่ได้ด้วย 5 Primary Labels นี้:
- Today: ติดที่อีเมลที่มีการดำเนินการวันนี้ OK ถ้าอีเมลติด Today พร้อม Label อื่น จุดประสงค์คือรู้ว่าอีเมลนี้เกี่ยวข้องวันนี้
- To-Do: อีเมลที่มีโปรเจกต์/งานที่ต้องทำวันนี้ ติด Label นี้ จุดสำคัญ: งานต้องมากกแค่ตอบอีเมล นี่ลองคู่กับ Sortd ทำให้ Gmail กลายเป็นบอร์ดงานแบบ Trello
- Reply: ติดที่อีเมลที่ต้องตอบกลับ อีเมลอาจติด "Today + To-Do + Reply" แสดงว่ามีงานนอกอีเมล และต้องตอบภายในวันนี้
- Waiting For: ติดที่อีเมลที่สำคัญแต่ต้องรออีกฝ่ายดำเนินการ เทคนิคนี้ได้มาจาก Andy Mitchell ผู้ก่อตั้ง ActiveInbox
- Done: Label สำคัญที่สุด อีเมลที่ไม่ต้องดำเนินการแล้ว ติด Done ผมไม่ชอบลบอีเมล (ชอบมีหลักฐาน) และแม้ Archive แล้ว ถ้าผู้ส่งตอบกลับ จะกลับมาที่ Inbox ต้องมี Label "Done!" – โดยเฉพาะหากคุณชอบวิธี Done List
Labels ดีอย่าง Placebo!
ก่อนหน้านี้ ตอนได้แจ้งเตือนอีเมลใหม่ ความรู้สึกแรกคือเปิด อ่าน ตอบ หรือลบ มันรบกวน Workflow แต่แจ้งเตือนที่ไม่ได้ดูทำให้ขยับใจ จนต้องหยุดงาน중ไปดู
ตอนนี้ ผมแค่ติด Label แล้วกลับไปทำงานต่อ จัดการอีเมลทีหลังตอนงานจบ การติด Label ให้ความพอใจทางใจว่า "จัดการแล้ว" โดยไม่ใช้เวลามาก
Labels เป็น Placebo ยอดเยี่ยมสำหรับคนที่บังใจต้องทำอย่างไรซักอย่างกับอีเมลเข้าใหม่ๆ
Labels ควรเข้าถึง ใช้ และระบุได้ง่าย
Gmail มีเครื่องมือทำให้ Labels ใช้งานง่าย ใช้เวลานิดหน่อยปรับสีสัน ลักษณะ จะเพิ่มการใช้งานมาก
ไป ไอคอนเฟือง > Settings > Labels ดูและจัดการ Labels ทั้งหมด ที่นี่แนะนำให้ซ่อนรายการอื่นๆ ในแถบซ้าย เช่น Sent Mail, Drafts, Important, Categories, Circles เป็นต้น หาก Labels อยู่บนสุด จะง่ายต่อการดูและลากวางลงอีเมล
และ จัดสี Label (Colour-code) คลิกเมนูเล็กๆ ใน Label ใดๆ ในแถบซ้าย เลือกสี สีสะดวกตาสำหรับ Primary Labels ช่วยระบุได้ง่าย ผมใช้สีเขียวสำหรับ "DONE!" – ดูพอใจ รู้ว่าไม่ต้องกังวลอีเมลนั้นอีก ส่วน "TODAY!" ใช้สีแดงสด เพื่อดึงความสนใจ
ไม่ต้อง Extension ไม่ต้อง Frills
ความสวยงามของ Labels คือมาพร้อม Gmail ไม่ต้อง Extension ที่กิน RAM ใช้ได้บน Chrome แต่ไม่ได้บน Gmail app มือถือ มันทำงานได้ทุกที่ที่คุณเปิด Inbox ระบบผลิตภาพที่ดีที่สุดคือระบบที่อยู่อีกไหนข้างหน้า และ Labels ก็คืออย่างนั้น
หากคุณมีเทคนิคใช้ Labels ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เรายินดีฟัง! แชร์ในความคิดเห็น หรือถามคำถามได้เลย
