ไม่ช้าก็เร็ว กล่องจดหมาย Gmail ของทุกคนจะกลายเป็นเรื่องยุ่งเหยิงอย่างท่วมท้น มีเคล็ดลับมากมายในการจัดการกับอีเมลเกินพิกัด แต่มีหนึ่งเคล็ดลับที่คุณอาจไม่ได้ใช้:ป้ายกำกับ Gmail แบบเก่าที่ดี .
ป้ายกำกับมีมานานแล้ว ดังนั้นพวกเขาจึงเกือบจะกลายเป็นจุดบอดสำหรับพวกเราหลายคน ฉันเป็นผู้ใช้ Gmail มาตั้งแต่เริ่มก่อตั้ง แต่ฉันไม่เคยใช้ป้ายกำกับเลยจนกระทั่งเมื่อไม่นานมานี้ มันเปลี่ยนวิธีที่ฉันเข้าถึงอีเมลโดยสิ้นเชิง ในที่สุดก็ช่วยฉันจัดการกล่องจดหมายของฉันให้เชื่อง
การใช้ฉลากให้ประสบความสำเร็จนั้นขึ้นอยู่กับหลักการทำงานหลักสองสามประการ เช่นเดียวกับระบบการจัดการสิ่งที่ต้องทำ นี่คือเคล็ดลับที่ช่วยฉันและช่วยคุณได้เช่นกัน
ป้ายกำกับไม่ควรทำให้คุณคิด
การติดฉลากควรเป็นแบบกลไก สิ่งที่คุณทำโดยยึดตามฉลากควรเป็นแบบกลไก
นี่อาจเป็นส่วนสำคัญที่สุดของการใช้ป้ายกำกับใน Gmail ในขั้นต้น คุณจะถูกล่อลวงให้สร้างรายการป้ายกำกับจำนวนมาก "แต่ละงานหรืออีเมลไม่ซ้ำกัน" คุณจะบอกตัวเอง หลีกเลี่ยงการตกหลุมพรางนี้ ยิ่งคุณมีป้ายกำกับมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งคิดมากเท่านั้น ยิ่งต้องใช้เวลามากเท่านั้น คุณต้องต่อสู้กับความเหนื่อยล้าในการตัดสินใจ ดังนั้นนั่นคือสิ่งที่ควรเป็น
มีป้ายกำกับให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ ป้ายกำกับแต่ละป้ายควรมีวัตถุประสงค์เดียว ตามกฎทั่วไป ให้ใช้ป้ายกำกับหลักเหล่านี้ และเพิ่มอีก 5 ป้ายที่เหมาะกับความต้องการในงานของคุณโดยเฉพาะ
5 ป้ายกำกับหลัก:วันนี้ เสร็จสิ้น กำลังรอ สิ่งที่ต้องทำ ตอบกลับ
ผู้เชี่ยวชาญด้านกล่องจดหมายหลายคนแนะนำให้สแกนอีเมลของคุณทุกวันในตอนเช้า เพื่อให้คุณรู้ว่าต้องทำอย่างไรกับอีเมลแต่ละฉบับ ให้การสแกนนี้เป็นเวลาในการจัดเรียงกล่องจดหมาย เหมือนกับการจัดเรียงรายการสิ่งที่ต้องทำ
กฎศูนย์ ของการจัดการอีเมล:หากคุณลบได้ ให้ลบทิ้ง สำหรับข้อความที่ลบไม่ได้ โดยปกติแล้วจะจัดหมวดหมู่ได้ด้วยป้ายกำกับหลัก 5 ป้ายต่อไปนี้:
- วันนี้: ทำเครื่องหมายในอีเมลที่มีการดำเนินการในวันนี้ ไม่เป็นไรถ้าอีเมลถูกทำเครื่องหมายว่าวันนี้เป็นอย่างอื่น ประเด็นคือต้องรู้ว่าอีเมลนี้เกี่ยวข้องกับวันนี้
- สิ่งที่ต้องทำ: หากอีเมลมีโครงการหรืองานที่คุณต้องทำในวันนี้ ให้ทำเครื่องหมายด้วยป้ายกำกับนี้ ประเด็นสำคัญ:งานต้องเป็นมากกว่าการตอบกลับอีเมลนั้น คุณสามารถลองจับคู่สิ่งนี้กับ Sortd เพื่อเปลี่ยน Gmail ให้เป็นกระดานงานที่เหมือน Trello
- ตอบกลับ: ทำเครื่องหมายในอีเมลที่ต้องการตอบกลับ ดังนั้น อีเมลสามารถทำเครื่องหมาย "วันนี้ + สิ่งที่ต้องทำ + ตอบกลับ" เพื่อระบุว่าอีเมลมีงานที่ไม่ใช่อีเมล และจะต้องตอบกลับภายในสิ้นวัน
- กำลังรอ: ทำเครื่องหมายสิ่งนี้ในอีเมลที่สำคัญสำหรับคุณ แต่คุณต้องรอให้บุคคลอื่นดำเนินการ ฉันหยิบเคล็ดลับนี้มาจากคำแนะนำของ Andy Mitchell ผู้ก่อตั้ง ActiveInbox ในการจัดการอีเมลเกินพิกัด
- เสร็จสิ้น: ฉลากที่สำคัญที่สุด อีเมลใดๆ ที่คุณไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลอีกต่อไป ให้ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น ฉันไม่ชอบการลบอีเมลเนื่องจากฉันชอบที่จะมีร่องรอยของกระดาษ และแม้ว่าคุณกำลังเก็บถาวรอีเมล การตอบกลับจากผู้ส่งจะนำกลับมาในกล่องจดหมายของคุณ คุณต้องการ "เสร็จสิ้น!" ป้ายกำกับ—โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นแฟนตัวยงของวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Done List
ป้ายกำกับเหมาะอย่างยิ่งกับยาหลอก!
ทุกครั้งที่ฉันได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล สัญชาตญาณแรกของฉันคือการเปิด อ่าน ตอบกลับ หรือลบ มันก่อกวนขั้นตอนการทำงานของฉัน แต่การแจ้งเตือนแบบไม่ต้องใส่นั้นจะรบกวนจิตใจฉัน ฉันก็เลยมาขัดจังหวะทุกสิ่งที่ฉันทำเพื่อจัดการกับมัน
ตอนนี้ฉันแค่ติดฉลากแล้วกลับไปทำงาน ฉันระบุอีเมลในภายหลังเมื่องานปัจจุบันของฉันเสร็จสิ้น การใช้ป้ายกำกับทำให้ฉันมีความพึงพอใจในการโต้ตอบหรือส่งอีเมล โดยไม่ต้องใช้เวลาเท่าที่มีอยู่
ป้ายกำกับเป็นยาหลอกที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ที่จำเป็นต้องทำอะไรบางอย่างเกี่ยวกับอีเมลขาเข้าอย่างบังคับ
ป้ายกำกับควรเข้าถึง นำไปใช้ และระบุได้ง่าย
Gmail มีเครื่องมือมากมายที่จะทำให้ป้ายกำกับเป็นมิตรกับผู้ใช้มากที่สุด ใช้เวลาเพียงเล็กน้อยในการปรับแต่งลักษณะที่ปรากฏของฉลาก ซึ่งจะทำให้การใช้งานของคุณดีขึ้น
ไปที่ ไอคอนรูปเฟือง> การตั้งค่า> ป้ายกำกับ เพื่อดูป้ายกำกับทั้งหมดของคุณและจัดการ ในที่นี้ ฉันยังแนะนำให้ซ่อนรายการอื่นๆ ส่วนใหญ่ที่คุณเห็นในแถบด้านข้างทางซ้าย เช่น จดหมายที่ส่ง ฉบับร่าง สิ่งสำคัญ หมวดหมู่ แวดวง และอื่นๆ หากป้ายกำกับปรากฏขึ้นก่อน การระบุและลากและวางลงในอีเมลจะง่ายขึ้น
นอกจากนี้ โค้ดสีป้ายกำกับของคุณ คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเล็กๆ ในป้ายกำกับในแถบด้านข้างเพื่อเลือกสี สีเรียบง่ายที่ใช้กับป้ายกำกับหลักของคุณจะช่วยให้คุณระบุได้ง่าย ฉันใช้ป้ายกำกับสีเขียวสำหรับ "เสร็จสิ้น!" เป็นการดีที่จะดูและรู้ว่าฉันไม่ต้องกังวลกับอีเมลนั้นอีกต่อไป ในทำนองเดียวกัน ฉันทำเครื่องหมาย "วันนี้!" ติดฉลากด้วยสีแดงสดเพื่อให้ดึงดูดความสนใจของฉันเสมอ
ไม่มีการต่อเติม ไม่มีการแต่งเติม
ความสวยงามของป้ายกำกับคือมีอยู่ใน Gmail คุณไม่จำเป็นต้องมีส่วนขยายการเคี้ยว RAM ที่คุณสามารถใช้ได้บน Chrome แต่ไม่ใช่ในแอป Gmail บนมือถือ ทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบทุกครั้งที่คุณเปิดกล่องจดหมายเข้า ระบบการผลิตที่ดีที่สุดคือระบบที่ขวางทางคุณ และนั่นคือสิ่งที่เป็นป้ายกำกับ
หากคุณมีเคล็ดลับในการใช้ป้ายกำกับอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นใน Gmail เรายินดีรับฟัง! วางข้อเสนอแนะของคุณในความคิดเห็นหรือถามคำถามที่คุณมี
