ส่วนใหญ่ การใช้เวลาทำงานในแต่ละวันไปกับการสื่อสารไม่ใช่การใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด ตามหลักการแล้ว เครื่องมือสื่อสาร เช่น อีเมล ควรช่วยให้คุณทำงานอย่างเต็มที่ ไม่ใช่ตรงกันข้าม
น่าเสียดายที่อีเมลกลายเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ครอบคลุมทุกอย่าง ซึ่งทำให้วันของคุณน่าเบื่อหน่าย เสียเวลาและประสิทธิภาพการทำงาน
ในบทความนี้ เราจะแนะนำกลยุทธ์และเครื่องมือที่ใช้งานได้จริงเพื่อต่อสู้กับอีเมลที่เกินพิกัด
อีเมลโอเวอร์โหลดคืออะไร และส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณอย่างไร
อีเมลเกินพิกัดคือการไม่สามารถติดตามจำนวนอีเมลที่คุณได้รับหรือส่งได้ เกิดขึ้นเมื่อคุณมีข้อความในกล่องจดหมายมากกว่าที่คุณจะจัดการได้
อะไรคือสัญญาณบ่งบอกว่าคุณกำลังดิ้นรนกับอีเมลโอเวอร์โหลด
- คุณรู้สึกว่าคุณตามหลังอีเมลอยู่ตลอดเวลาและดูเหมือนจะตามไม่ทัน
- คุณเครียดทุกครั้งที่ดูอีเมล เนื่องจากคุณมีข้อความจำนวนมากที่ต้องจัดการ
- คุณได้รับอีเมลติดตามผลมากเกินไปเนื่องจากคุณไม่สามารถติดตามข้อความของคุณได้
- คุณมีความกระตือรือร้นที่จะตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างต่อเนื่อง แม้ว่าคุณจะยุ่งกับงานอื่นๆ หรือแม้กระทั่งเมื่อคุณกำลังพยายามพักผ่อนที่บ้าน
คุณไม่ได้อยู่คนเดียวหากคุณกำลังประสบกับอาการเหล่านี้ อีเมลเกินพิกัดเป็นปัญหาทั่วไปที่หลายคนเผชิญ แต่เรามาที่นี่ได้อย่างไร มีหลายสาเหตุที่ทำให้อีเมลโอเวอร์โหลดกลายเป็นประเด็นที่น่ากังวล โดยเฉพาะอย่างยิ่งการใช้อีเมลอย่างกว้างขวางเป็นวิธีการหลักในการสื่อสารภายในในที่ทำงาน
สิ่งนี้เลวร้ายลงเมื่อมีการขยายตัวของพนักงานทางไกล เนื่องจากการโต้ตอบแบบตัวต่อตัวได้เปลี่ยนไปเป็นการสื่อสารทางอีเมล สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด วัฒนธรรมการทำงานแบบเรียลไทม์และตลอดเวลาหมายความว่าผู้คนได้รับการคาดหวังให้พร้อมตอบอีเมลเสมอ แม้นอกเวลาทำงาน
ปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้ส่งผลให้เกิดสถานการณ์ที่ผู้คนใช้เวลากับอีเมลมากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งนำไปสู่ผลกระทบด้านลบหลายประการ ได้แก่:
- ระดับความเครียดที่เพิ่มขึ้น
- ความยากลำบากในการจดจ่อ
- ความยากลำบากในการประชุมกำหนดเวลา
- ความรู้สึกท่วมท้นเพิ่มขึ้น
- ผลผลิตลดลงเนื่องจากการสลับบริบท
ผลที่ตามมาเหล่านี้ไม่ได้จำกัดเฉพาะบุคคล เนื่องจากอาจส่งผลกระทบกระเพื่อมต่อทีมหรือบริษัท ดังนั้น คุณจะต่อสู้กับอีเมลโอเวอร์โหลดและควบคุมเวลาและประสิทธิภาพการทำงานของคุณอีกครั้งได้อย่างไร
เคล็ดลับที่ดีที่สุดในการโอเวอร์โหลดอีเมล
1. กิจกรรมอีเมลแบทช์
การแบ่งกลุ่มงานเป็นเทคนิคการผลิตที่มีประสิทธิภาพซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกันและทำให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนด คุณสามารถใช้วิธีนี้กับอีเมลได้โดยการแบทช์กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับอีเมลทั้งหมดในช่วงเวลาที่กำหนด
เนื่องจากการอ่านหรือตอบกลับอีเมลไม่จำเป็นต้องเป็นงานที่ต้องใช้จิตใจมากนัก คุณจึงสามารถกำหนดเวลาทำงานที่มีประสิทธิผลเพื่อทำเช่นนี้ได้ เช่น ในช่วงเช้าตรู่หรือช่วงบ่ายแก่ๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลำดับเหตุการณ์ของคุณ กลยุทธ์นี้สามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงสิ่งล่อใจที่จะตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างต่อเนื่องและถูกดูดเข้าไปในกระแสน้ำวนของอีเมล
คุณสามารถใช้แอปแบ่งเวลา เช่น Google ปฏิทินเพื่อบล็อกเวลาสำหรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับอีเมล คุณยังสามารถปรับแต่งการแจ้งเตือนทางอีเมลให้เข้ามาในช่วงเวลากิจกรรมอีเมลของคุณเท่านั้น
2. ยกเลิกการสมัครจากอีเมลที่ไม่จำเป็น
จดหมายข่าวและอีเมลส่งเสริมการขายที่น่ารำคาญทั้งหมดที่คุณสมัครเมื่อหลายปีก่อนแต่ไม่เคยอ่านอาจเป็นที่มาของอีเมลที่มากเกินไป การยกเลิกการสมัครรับอีเมลเหล่านี้อาจทำให้กล่องจดหมายของคุณกระจัดกระจาย
มีหลายวิธีในการยกเลิกการสมัครรับอีเมล แต่โดยทั่วไปแล้ว การค้นหาลิงก์ "ยกเลิกการสมัคร" ที่ด้านล่างของอีเมล อย่างไรก็ตาม หากคุณสมัครรับอีเมลหลายร้อยฉบับ การยกเลิกการสมัครรับอีเมลทีละฉบับอาจเป็นงานที่น่ากลัว ในกรณีนี้ มีเครื่องมือมากมายที่สามารถช่วยคุณจัดระเบียบอีเมลได้ ซึ่งรวมถึง Unroll.me ซึ่งช่วยให้คุณสามารถยกเลิกการสมัครรับข่าวสารจากอีเมลจำนวนมากได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
สุดท้ายนี้ คุณยังสามารถตั้งค่าบัญชีอีเมลแยกต่างหากสำหรับข้อความส่งเสริมการขายเพื่อกระจายกล่องจดหมายหลักของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะจำกัดการเข้าถึงที่อยู่อีเมลหลัก/ที่ทำงานของคุณสำหรับข้อความสำคัญเท่านั้น
3. ตั้งค่าตัวกรองอีเมล
ตัวกรองจัดการอีเมลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพโดยจัดเรียงข้อความของคุณลงในโฟลเดอร์เฉพาะตามเกณฑ์ที่กำหนดโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองเพื่อลบอีเมลโดยอัตโนมัติจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่งก่อนที่จะถึงกล่องจดหมายของคุณ
ตัวกรองสามารถช่วยคุณจัดการอีเมลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดย:
- ช่วยให้คุณมีระเบียบ
- ป้องกันไม่ให้อีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องมาเกะกะกล่องจดหมายของคุณ
- ช่วยให้คุณค้นหาอีเมลได้อย่างรวดเร็วตามเกณฑ์ที่กำหนด
คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองในไคลเอนต์อีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ตัวกรอง Gmail อัจฉริยะเหล่านี้ หรือใช้บริการกรองอีเมล เช่น SaneBox
4. ใช้เครื่องมือสื่อสารอื่นๆ
ตามหลักการแล้ว อีเมลไม่ควรเป็นวิธีเดียวในการสื่อสารในที่ทำงานของคุณ คุณสามารถใช้อีเมลเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น เพื่ออัปเดตลูกค้าในโครงการหรือเพื่อส่งเนื้อหาแบบยาว
ในหลายกรณี คุณสามารถใช้เครื่องมือสื่อสารภายในอื่นๆ เช่น:
- Slack เป็นแอปรับส่งข้อความที่ทำงานซึ่งช่วยให้คุณสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและทีมได้ คุณสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น การแชร์ไฟล์ การสนทนากลุ่ม และการสร้างช่องทางสำหรับโครงการเฉพาะ
- Twist เป็นเครื่องมือสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่ช่วยให้เพื่อนร่วมงานสามารถแลกเปลี่ยนข้อความได้โดยไม่ต้องกดดันหรือคาดหวังให้ตอบกลับทันที เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ต้องการเอาชนะการรบกวนจากการแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่องและควบคุมเวลาได้มากขึ้น
- Asana เป็นเครื่องมือจัดการโครงการที่ให้คุณติดตามความคืบหน้าของงาน แชร์ไฟล์ และสื่อสารกับสมาชิกในทีม เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับงานตามโครงการหรือทีมที่ต้องการทำงานร่วมกันในงาน
- Spike เป็นโซลูชันอีเมลแบบครบวงจรที่สามารถช่วยให้คุณเอาชนะอีเมลที่ล้นเกินและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ คุณสามารถใช้ Spike เพื่อรวมบัญชีอีเมลที่มีอยู่ทั้งหมด จัดระเบียบกล่องจดหมาย ทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงาน และอื่นๆ อีกมากมาย
ควบคุมกล่องจดหมายอีเมลของคุณอีกครั้งเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
อีเมลเกินพิกัดอาจเป็นตัวทำลายประสิทธิภาพการทำงานที่สำคัญ อย่างไรก็ตาม ด้วยการใช้ประโยชน์จากกลยุทธ์และเครื่องมือที่ระบุไว้ในบทความนี้ คุณจะลดความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายและควบคุมการสื่อสารทางอีเมลได้อีกครั้ง ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในกระบวนการ
