คุณ: ให้ผมเช็กอีเมลอีกครั้งสุดท้ายนะ
เสียงในหัวที่รบกวน: อีกไหม?
อีเมลกำลังขโมยวันของคุณ และมันลับหลบ แต่ใครบอกว่าคุณไม่สามารถควบคุมเวลาของตัวเองกลับมาได้? ทั้งที่คุณต้องทำคือ เข้าใจว่าตอนนี้คุณใช้เวลากับอีเมลเท่าไหร่ แล้วหาวิธีตัดมันสั้นลง
ขอบคุณแอปอย่าง Mailstrom Inbox Zero ที่ปรารถนานานี้ไม่ยากอีกต่อไป ผมบรรลุมันมาแล้ว แต่ไม่หยุดไม่ให้ผมมอง inbox ว่างทั้งวัน รออีเมลถัดไปอย่างคาดหวัง พร้อมจะ zap มันทันทีเพื่อให้ inbox สะอาด ดูเหมือน anal-retentive แต่นิสัยติดอีเมลแบบนี้พบได้บ่อยสำหรับหลายคน ถึงเราจะพยายามปฏิเสธ addiction คือคำที่ตรงกับสิ่งที่เรามี
เหมือน addiction อื่นๆ สิ่งนี้ก็แก้ได้ ถ้า คุณเข้าใจ trigger และทำสิ่งต่อต้าน
เวลาที่ประหยัด = เวลาที่ได้
คุณรู้ว่าสิ่งใดไม่ดีต่อคุณ แต่จนกว่าคุณจะ quantify ผลกระทบเชิงลบ คุณจะยากที่จะเปลี่ยนไปสู่ habit ที่ดีกว่า
ในกรณีอีเมล หากคุณเช็กระหว่างงาน มันรู้สึก像 non-task เวลาที่ใช้แบบนี้ไม่เกินไม่กี่นาทีเป็นช่วงๆ ซึ่งทำให้ง่ายที่จะ ignore cumulative effect อีเมลดูเหมือน necessary evil ในยุคนี้ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณต้องปล่อยมันควบคุมชีวิต หรือว่าคุณไม่สามารถหาวิธีได้ประโยชน์สูงสุดจากมัน
หากคุณไม่ put lost time into perspective การเช็กอีเมลของคุณจะยังรู้สึก harmless ใน larger scheme of things มีแอปสำหรับ log email time ไหม? ผมคิดว่าคุณจะไม่ถาม แน่นอนว่ามี
มีแอปหลายตัวช่วย track เวลาที่ใช้กับกิจกรรมออนไลน์แต่ละอย่าง ใช้มันติดตามนิสัยอีเมล และดูผลลัพธ์ในตัวเลขจริง พวกมันจะบอกว่าคุณทำดีที่ไหน และ mess up ที่ไหน
นี่คือแอปบางตัวที่ช่วยเข้าใจว่าวันของคุณไหลไปอย่างไร เวลาคุณมุ่งมั่นกับ inbox
Crisply
หาก back-and-forth emailing กินเวลาทำงานของทีม เครื่องมือ track เวลาอัตโนมัติอย่าง Crisply อาจเป็นสิ่งที่ทีมต้องการ Track เวลาที่สมาชิกทีมบังคับใช้ผ่าน inbox และใช้ data นั้นหา workflow ที่ดีกว่า ไม่ได้ involve อีเมลมากเกินไป ดีกว่านั้น เปลี่ยนไปใช้ team collaboration service อย่าง Slack เหมือนเราที่ MakeUseOf
Crisply ฟรีสำหรับ personal use รุ่น Team และ Enterprise มีราคา
Pomodoro Timers
หากคุณชอบ Pomodoro technique คุณสามารถทำให้มัน track นิสัยอีเมลได้โดยจับเวลาแต่ละ session เช็กอีเมล และรวมระยะเวลา มี Pomodoro apps ดีเยอะบนเว็บ เราแนะนำ Tomato.es Pomodoro timer บนเบราว์เซอร์ที่ลดความซับซ้อนของ time management ไม่ต้อง register แต่ถ้าลิงก์กับ Twitter จะได้ detailed stats ของ Pomodoro sessions วิเคราะห์ stats นั้นดูว่าใช้เวลาอ่านและตอบอีเมลเท่าไหร่
Toggl
Windows. Mac. Linux. Android. iOS ติดตั้ง time-tracking app ยอดนิยม Toggl บน platform ทั้งหมด หรือเข้าถึงจาก online interface สมัครเพื่อเริ่มวัดการใช้อีเมล
RescueTime
RescueTime (review ของเรา) เป็น cross-platform tool อีกตัวสำหรับ time-tracking ให้ detailed reports ของนิสัยคอมพิวเตอร์ อ่านเพื่อดูว่าคุณ productive ตามที่คิดไหม การใช้อีเมลดูเป็นอย่างไร? ไม่ minimal ตามที่อยากได้? ตั้งเป้าลด และปรับนิสัยอีเมลด้วยเคล็ดลับง่ายๆ ในส่วนถัดไป
ตอนนี้ทำไง?
เมื่อคุณเข้าใจว่าใช้เวลาอีเมลวันละเท่าไหร่ และเกินที่คุณคิดว่าจำเป็นมากน้อยแค่ไหน คุณสามารถดำเนินการมีประสิทธิภาพเพื่อ transition ไปสู่ email workflow ที่ฉลาดกว่า นี่คือขั้นตอนช่วยเริ่มต้น
ปิด Inbox นั้น 5, 4, 3...
หากคุณเปิด inbox ทั้งวัน คุณไม่สามารถ resist การกระโดดไปในระหว่างงาน ใช้ concept of chunking กับ email-related tasks และทำในเวลาเฉพาะ ครั้งเดียวต่อวันดีมากถ้าทำได้ สองครั้ง reasonable สามครั้งอาจมากไป กำหนด time limit สำหรับ session เช็ก inbox ตาม average อีเมลที่ต้องจัดการต่อวัน ก่อนดำน้ำเข้ inbox ตั้ง alarm เตือนเวลาหมด และปฏิบัติตามโดยไม่มี exception
อยู่ห่างจาก inbox 2 ชม.หลังตื่น และอีก 2 ชม.ก่อนนอน เก็บกิจกรรมอีเมลไว้ช่วงอย่าง slump หลังกลางวัน ที่คุณทำงานช่วงใหญ่เสร็จแล้ว และไม่รู้สึก alert พอที่จะโฟกัส real work
Enable Desktop Notifications? ไม่ ขอบคุณ
Live notifications รบกวน flow บังคับ unplanned breaks และทำให้ reluctant กลับมาทำงาน Blame curiosity ที่อยากรู้ inbox มีอะไรให้ แทนที่จะให้ตัวเองเป็นเหยื่อของ inbox คุณ ตัดสินใจเมื่อไหร่จะรับข้อมูลที่มันมี
กลับสู่ Desktop
Email marketers ปรับ strategy เพื่อ optimize อีเมลสำหรับ mobile gadgets เพราะคนเลิก desktop มาใช้ mobile อ่านอีเมลเพิ่มทุกวัน
หากคุณเป็นส่วนนั้น และอยากชนะการติดอีเมล uninstall mail app จาก smart device และกลับมาใช้ desktop เช็กอีเมล สิ่งนี้ introduce level of effort ที่ไม่มีตอน deal กับ gadget อย่างสมาร์ทโฟน และอาจมี positive effect ต่อ email habits ดูเหมือน work ดีสำหรับ Jake Knapp ที่เริ่ม distraction-free iPhone experiment ปีที่แล้ว
โปรแกรมสมองของคุณ
ในหนังสือ How to Fail at Almost Everything and Still Win Big สร้างคณะ Dilbert Scott Adams เรียก human mind ว่า moist robot ที่สามารถโปรแกรมได้ คุณอาจอยากโปรแกรมให้เก็บ email checking ให้น้อยที่สุด ทำได้โดย swap email addiction ด้วยอีก addiction หนึ่ง แตเป็นอันที่มี positive effect บนชีวิต ผมพูดถึง HabitRPG ดูว่า HabitRPG ทำให้ self-improvement addictive และใช้มัน gamify email habits ให้ไปในทิศทางที่ healthy
พร้อมตัดสายแล้ว?
ด้วย approach accessible-to-all อีเมลเล่นบทบาทสำคัญในการกำจัด geographical barriers แต่มันกลายเป็น distraction ที่เจริญเติบโต เก็บคุณไว้จากสิ่งสำคัญกว่าในชีวิต ข่าวดีคือ หากคุณตัดสายอีเมลสำเร็จ คุณ recover เวลามากขึ้นจากวันของคุณ และยังสร้างเวลาสำหรับ personal projects ได้
คุณ track inbox habits อย่างไร? พวกมันกำลังเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่ดีกว่าหรือไม่?
