Bill Gates จัดการอีเมลด้วย 2 จอภาพ: เทคนิคปี 2006 ที่ยังใช้ได้ทุกวันนี้

คิดถึงการเปลี่ยนแปลงของอินเทอร์เน็ต 10 ปีที่ผ่านมา: Responsive Web Design, Wi-Fi ทุกที่, Productivity ย้ายจาก Desktop Apps ไป Web Apps, ทั้งเว็บอยู่ในกระเป๋าโดยไม่ต้องคิด

แต่มีสิ่งหนึ่งไม่เปลี่ยน: อีเมล อีเมลวันนี้คล้ายอีเมลแรกในปี 1971 — แตกต่างแค่ ปริมาณอีเมลที่ต้องจัดการ รู้ไหมว่ามีอีเมลส่ง 2.4 ล้านฉบับต่อวินาที?

คุณรู้สึกตัวเลขนี้ทุกครั้งที่เปิดอินบ็อกซ์ และหายใจลึกกับสแปม งาน และการติดต่อมากมาย แต่สิ่งอีกอย่างที่ไม่เปลี่ยน: วิธี Bill Gates จัดการอีเมลในปี 2006 ยังคงเกี่ยวข้องและมีประสิทธิภาพทุกวันนี้

Bill Gates จัดการอีเมลหลายร้อยฉบับต่อวันอย่างไร?

ในบทความสำหรับ CNN Gates เปิดเผย "Digital Workstyle" และวิธีทำให้สิ่งต่างๆ เสร็จทันเวลาและมีระบบ กิจวัตรเต็มรูปแบบเกี่ยวข้อง SharePoint และ OneNote แต่มาดูแค่ส่วนอีเมล ซึ่งมี 3 ส่วน:

1. Dual Monitors (2 จอภาพ) — Gates กล่าวว่ามี 3 จอ แต่แค่ 2 จอเกี่ยวกับอีเมล: จอซ้าย แสดง Inbox ตลอดเวลา จอขวา ใช้อ่านและตอบอีเมล
2. Filters และ Whitelists — ทำไม Gates มีแค่ "ร้อยๆ" อีเมล? ด้วยระดับชื่อเสียง ควรจะเป็น "พันๆ" นี่คือเคล็ดลับ: เขา กรอง Inbox ด้วย Whitelist ให้รับเฉพาะอีเมลจากในบริษัท บริษัทพันธมิตร และผู้ช่วยของเขา สิ่งอื่นถูกกวาดออกก่อนเขาได้เห็น
3. Inbox เป็น To-Do List — แม้เราจะแสดงว่า To-Do List Apps อาจ มีประโยชน์ Gates กล่าวว่าเขา ไม่ค่อยชอบ To-Do Lists แทนเขามองอีเมลเป็นงานของวัน มาร์กและจัดโฟลเดอร์ตามเนื้อหาและความสำคัญ เขาบอก: เราอยู่ที่จุดที่ท้าทายไม่ใช่การสื่อสารด้วยอีเมลให้มีประสิทธิภาพ แตเป็นการ ใช้เวลาในอีเมลที่สำคัญที่สุด

แค่นี้ ไม่มีมантลับลับ ไม่มีขั้นตอนอำมวย ไม่มีเครื่องมือ/บริการเสียเงิน ไม่มีแนวคิดปฏิวัติ หาก Bill Gates ควบคุมอินบ็อกซ์ได้ด้วยแค่ Email Filter คุณก็ทำได้

ตั้งค่าอินบ็อกซ์แบบ Bill Gates

กระบวนการเร็วและง่าย หากมี Filters เยอะ ไม่เกิน 30 นาที ผู้ใช้ส่วนใหญ่ พร้อมภายใน 10 นาที วิธีทำ:

จัดวางจอภาพ (Monitors)

พนักงานสำนักงานจริงจัง ควรมี อย่างน้อย 2 จอ 3 จอเป็น Ideal แต่อาจไม่ได้เพราะงบ/พื้นที่ มากกว่า 3 จอ = มากเกินไป อาจไม่เพิ่มประสิทธิภาพ แต 2 จอพอแล้ว Laptop + Monitor ก็ได้

ไม่มี 2 จอ? ไม่เป็นไร! ไม่ได้เสียทั้งหมด อ่านต่อ เพราะเรามีวิธีทางเลือกท้ายบทความ

มี 2 แบบหลักสำหรับ Dual Monitors: หาก 2 จอเหมือนกัน วางติดกันหรือซ้อนกัน (ตาเลveled at divide) หากไม่เหมือนกัน (Asymmetrical) วางจอใหญ่หน้าตัว (ปกติ) จอเล็กข้างเคียง — ในกรณีนี้ Email Client ควรอยู่ที่จอเล็ก

ดู เคล็ดลับ Dual-Monitor Workflow ให้ประสิทธิภาพ และแนะนำเปลี่ยนเป็น Vertical Taskbar — มีประสิทธิภาพมากกว่าใน Multi-monitor ทั้ง Productivity และ Screen Space

กรองอีเมล (Filtering Email)

Email Client/Service ทุกตัวสมัยใหม่มี Filtering และ Whitelisting รูปแบบหนึ่ง หากของคุณไม่มี — ควรย้ายไปตัวที่มี การขาด Filtering ไม่ใช่ Deal-breaker แต่บ่งชี้ Client/Service เก่าในด้านอื่น (เช่น Security)

ใช้ Web-based Email? มีคำแนะนำตั้ง Filters ใน Gmail, Yahoo, Outlook.com Whitelists สำคัญเท่ากัน: Gmail, Yahoo, Outlook.com

ใช้ Outlook Desktop? มีคำแนะนำตั้ง Filters และ Whitelists ในคอลเลกชันเคล็ดลับ Declutter Outlook ใส่ใจ Tip #4 และ #5

ใช้ Thunderbird Desktop? มีคำแนะนำ Filters และ Whitelists ใน Thunderbird แต่พัฒนา Thunderbird หยุดเกือบหมด — ควรคิดย้าย Client อื่น

ควรสร้าง Filters แบบไหน?

1. ใช้ Spam/Junk Features ให้เต็มที่ ได้รับ Spam -> Mark as Spam! ช่วย Service รู้จัก Spam ดีขึ้น หรือ Client อย่าง Postbox Mark as Junk ช่วย Auto-filter Junk ได้

2. เพิ่ม Contact สำคัญ/บ่อยใน Whitelist ป้องกันอีเมลจาก Contact เหล่านี้โดน Mark Spam/Junk ผิด Spam Filters ต้อง aggressive จึงมีประสิทธิภาพ — ขั้นตอนสำคัญนี้ ข้ามไม่ได้

3. ใช้ Filters จัดอีเมลใหม่เข้าโฟลเดอร์ เช่น อีเมลจาก @makeuseof.com -> Work Folder อีเมลพาร์ทเนอร์ -> Sponsors Folder สร้าง Filter เฉพาะสำหรับอีเมลที่ลอด Spam Filter

ใช้ อีเมล เป็น To-Do Tasks

ระวัง Inbox Zero Movement แม้ดูดีที่จะว่าง Inbox ทุกวัน อาจไม่แก้ Inbox Craziness จริงๆ Bill Gates ไม่ใช่คนเดียวที่เสนอ ใช้ Inbox เป็น To-Do List

สมมติตั้ง Filters ถูกต้อง อีเมลควรจัดโฟลเดอร์อัตโนมัติ ตอนนี้แค่ผ่านไป Mark, Archive, หรือ Delete

• Marking — Gmail/Yahoo "Star" อีเมล Postbox "Mark as reminder" เหมือนกัน ผล: เห็นทันทีว่าอีเมลไหนยังต้อง Action Filter by "Starred" หรือ "Reminder" = To-Do List พร้อม
• Archiving — คนส่วนใหญ่เก็บอีเมลอ่านแล้วใน Inbox เพื่ออ้างอิง/เก็บไว้ น่าเสียดาย: นี่คือแหล่ง Clutter ใหญ่ ควร Archive แทน Archived emails เก็บในโฟลเดอร์พิเศษ เข้าถึงได้เมื่อต้องการ โดยไม่ทำให้ Inbox 混乱
• Deleting — อีเมลที่ไม่ต้องการเก็บ -> Delete หากไม่แน่ใจว่าจะต้องใช้ภายหลัง -> Archive มิฉะนั้น -> Delete Inbox สะอาด = เครียดน้อย ตัดสินใจงานที่รอความสนใจเต็มที่

มีจอเดียว (Single Monitor) ทำไง?

ใช้ Virtual Desktops แทนได้เสมอ

Virtual Desktop = Workspace แยกใน Windows จัดการ Apps ชุดของตัวเอง ในกรณีนี้: Virtual Desktop หนึ่งสำหรับ Email Client อีกอันสำหรับ Browse/Work สลับกันด้วย Keyboard Shortcut มี Virtual Desktops กี่อันก็ได้

เริ่มต้น: อ่าน Intro to Virtual Desktops และ เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพ Virtual Desktop มันมีประโยชน์มาก และเป็นฟีเจอร์ที่ทำให้ Upgrade Windows 10 คุ้มค่า

บางมุมมอง Virtual Desktop อาจ มีประสิทธิภาพมากกว่า Dual Monitor ด้วย 2 จอ คุณถูกกระตุ้นจากอีเมลตลอด Virtual Desktop: โฟกัสอย่างเดียวทีละอย่าง — เรารู้ว่า Multitasking ร้ายต่อ Productivity

ตอนนี้คุณรู้จัดการอีเมลแบบ Bill Gates แล้ว บอกเราว่าทำงานได้ไหม หากมีเทคนิคอื่น แชร์ในความคิดเห็นได้เลย!