เราส่งและรับอีเมลทุกวัน อย่างไรก็ตาม เราทำผิดพลาดที่น่าอับอายซึ่งเราไม่สามารถ "ยกเลิก" ได้ ดังนั้นการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพซึ่งเก็บการกระทำของผู้อ่านของคุณในขณะที่คำนึงถึงความท้าทายของโลกของเราอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก
ด้วยเหตุนี้ เราจึงได้รวบรวมกฎสำคัญสองสามข้อที่คุณต้องรู้เมื่อส่งอีเมลถึงผู้คน ปฏิบัติตามกฎง่ายๆ เหล่านี้เพื่อเขียนอีเมลได้ดีขึ้นอย่างง่ายดาย
1. พิจารณาคำทักทายและการลงชื่ออีกครั้ง
“หวังว่าคุณจะมีสัปดาห์ที่ดี!” เคยเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเริ่มต้นอีเมล ไม่อีกแล้ว! เมื่อพิจารณาว่าชีวิตมีความไม่แน่นอนเพียงใด อาจดูเหมือนประมาทและแยกไม่ออก
เช่นเดียวกับการลงชื่อออกเช่น "ขอแสดงความนับถือ" "ความปรารถนาดี" หรือ "ไชโย" ซึ่งใช้ได้ดีก่อนหน้านี้ แต่อาจฟังดูเหินห่างจากความเป็นจริงในบางครั้ง
ทำไมไม่ทำให้มันเรียบง่ายและเป็นของแท้ล่ะ? ลงชื่อออกจากระบบเช่น "อยู่อย่างปลอดภัย" "ดูแล" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" สำหรับคำทักทาย "หวังว่าทุกอย่างจะดี" หรือ "หวังว่าคุณและคนที่คุณรักจะปลอดภัย" อาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี
2. รวมหัวเรื่องที่ชัดเจน
กฎอีเมลนี้เก่าพอๆ กับอีเมลเอง นั่นเป็นเพราะว่าผู้คนมักตัดสินใจว่าจะเปิดอีเมลตามหัวเรื่องหรือไม่
เมื่องานทั้งหมดของเราออนไลน์อยู่ในขณะนี้ จำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญและละเลยสิ่งที่ไม่สำคัญ ดังนั้น หากคุณยังคงปล่อยหัวเรื่องว่างไว้ อีเมลของคุณจะถูกเพิกเฉย
หัวเรื่องในอุดมคติมีน้อยกว่า 10 คำ เลือกข้อกังวลของคุณและแจ้งว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร "ข้อเสนอสำหรับโครงการการบิน" "กำหนดการประชุมใหม่" หรือ "คำถามสั้นๆ เกี่ยวกับการนำเสนอของคุณ" เป็นตัวอย่างหัวเรื่องที่ดีที่คุณสามารถนำไปใช้ได้
3. ใช้ลายเซ็นแบบมืออาชีพ
มีบล็อกลายเซ็นที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่คุณใช้ตอบกลับอีเมลบนอุปกรณ์ส่วนตัวทั้งหมดของคุณ ควรมีชื่อของคุณ ตำแหน่งบริษัท และข้อมูลติดต่อของคุณ
สิ่งนี้ทำให้ผู้รับของคุณมีความคิดที่ดีว่าคุณเป็นใครและจะติดต่อคุณได้อย่างไรหากมีความจำเป็น เมื่อพูดถึงแบบอักษรและขนาดของลายเซ็นมืออาชีพของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหมือนกับส่วนที่เหลือของอีเมล
และปิดท้ายอีเมลด้วยความมั่นใจแต่อย่าใช้คำพูดหรือรายละเอียดส่วนตัวมากเกินไป
4. แนะนำตัวเองหากคุณกำลังมาพบกันเป็นครั้งแรกแบบเสมือนจริง
เราทุกคนเคยเจอสถานการณ์ที่ต้องส่งอีเมลถึงคนที่เราไม่ได้พบ การรับอีเมลจากคนแปลกหน้าอาจเป็นเรื่องแปลก พูดง่ายๆ ก็คือ
ดังนั้น ใช้เวลาสักครู่เพื่อแนะนำตัวเองกับผู้รับอีเมล บริบทเป็นสิ่งสำคัญ และการแสดงครั้งแรกยังคงมีความสำคัญ ดังนั้นให้เพิ่มบรรทัดเช่น “สวัสดี! นี่คือเทรซี่จาก Multiseon Pvt. Ltd และฉันส่งอีเมลมาเพราะคุณแสดงความสนใจที่จะซื้อผลิตภัณฑ์อิเล็กทรอนิกส์ของเรา”
หรือเมื่อคุณได้รับการแนะนำให้รู้จักกับใครบางคนทางอีเมล คุณยังสามารถบอกพวกเขาว่าการพบกันทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นช่างน่ารักขนาดไหน
5. เขียนอีเมลความเห็นอกเห็นใจ
เราไม่สามารถเน้นถึงความสำคัญของสิ่งนี้ได้ ชีวิตลำบาก. เหนือสิ่งอื่นใด มันไม่แน่นอนอย่างยิ่ง
พวกเขาพลาดกำหนดเวลาหรือไม่? พวกเขาไม่ได้เข้าร่วม Google Meet ตามกำหนดการนั้นใช่หรือไม่ ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลที่เข้มงวด ให้หยุดและคิดให้รอบคอบ เกิดอะไรขึ้นถ้ามีเหตุฉุกเฉินทางการแพทย์?
ดังนั้นจงมีความเห็นอกเห็นใจและถามว่าทุกอย่างเรียบร้อยดีกับพวกเขาหรือไม่ อีเมลเช่น “เราคิดถึงคุณในการประชุมวันนี้ แค่เช็คอินก็เห็นทุกอย่างเรียบร้อย” สามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ยืนหยัดเหนือกาลเวลา
6. บีบอัด/ปรับขนาดและไฟล์แนบชื่อเมื่อทำได้
เราไม่ได้พูดถึงกฎของอีเมลนี้มากนักเพราะเมื่อส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่ เราจะถือว่าผู้รับของเรามีพื้นที่เพียงพอโดยอัตโนมัติ ไฟล์ขนาดใหญ่ใช้เวลาในการดาวน์โหลดนานขึ้นและอาจสร้างความรำคาญได้ในเวลาไม่นาน
ดังนั้นทำให้เป็นจุดที่จะบีบอัดหรือปรับขนาด หากคุณแชร์ไฟล์มากเกินไปในคราวเดียว คุณควรใส่ข้อความสุภาพเพื่อระบุว่าไฟล์แนบมีไว้เพื่ออะไร
นอกจากนี้ ให้ตั้งชื่อไฟล์แนบของคุณก่อนที่จะส่ง ส่ง CV ของคุณ? เปลี่ยนชื่อไฟล์เป็น Tracy_Mackenzie_CV แล้วเริ่มด้วยการเดินเท้าขวา
7. อย่าใช้อีเมลเป็นแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีอื่น
เหตุผลที่เราทุกคนชื่นชอบการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีก็คือ โต้ตอบทันที
แต่เมื่อคุณผสมผสานทั้งสองอย่างเข้าด้วยกันและใช้อีเมลแทนการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที คุณอาจเสี่ยงที่จะสร้างความรำคาญและไม่เป็นมืออาชีพ
ดังนั้น คุณต้องรู้ว่าเมื่อใดควรส่งอีเมลและติดตามอีเมลอื่นเมื่อใด อย่าทำผิดพลาดในการส่งอีเมลติดตามผลมากเกินไปเพราะอาจทำงานจากที่บ้าน อย่าโทรหาใครเพื่อให้เช็คอีเมล
หากเป็นเรื่องเร่งด่วน ให้ใช้วิธีการอื่นในการสื่อสาร
8. ใช้อารมณ์ขันเพื่อรักษา แต่เท่าที่จำเป็น
ในขณะที่หลายคนใช้อารมณ์ขันเพื่อทำให้อารมณ์แจ่มใสในช่วงเวลาที่ไม่ธรรมดาเหล่านี้ ปัญหาของการใช้อารมณ์ขันในอีเมลก็คือมันอาจส่งผลย้อนกลับได้
หากคุณต้องการใช้อารมณ์ขันในอีเมล ให้ทำก็ต่อเมื่อคุณรู้จักบุคคลนั้นดีเท่านั้น คุณคงไม่อยากทำตัวดูหมิ่นหรือหยาบคายถ้ามีคนอยู่ในสถานการณ์ที่ร้ายแรง นอกจากนี้ สิ่งที่ฟังดูตลกอาจไม่อ่านว่าตลก
คำพูดสำหรับคนฉลาด:หากคุณมีข้อสงสัย วิธีที่ดีที่สุดคือละทิ้งมัน
ตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน และปรับปรุงสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน
ในขณะที่ส่งอีเมลถึงผู้คนในทุกวันนี้ คุณควรคำนึงถึงชั่วโมงด้วย ด้วยไลฟ์สไตล์การทำงานจากที่บ้านกำลังได้รับความสนใจ ขอบเขตระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวของเราจึงไม่ชัดเจน การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานช่วยให้เข้าใจได้ง่ายเมื่อมีคนพร้อมสำหรับการประชุมหรือตอบกลับอีเมล
ดูการตั้งค่าไคลเอนต์อีเมลของคุณและกำหนดค่าระบบตอบกลับอัตโนมัติเมื่อคุณไม่อยู่หรือไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน ตัวอย่างเช่น Gmail เรียกมันว่า Vacation Responder ในขณะที่ Microsoft Outlook ใช้ Out of Office Replies
เราหวังว่ากฎทองของการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพและพฤติกรรมการใช้อีเมลที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและสร้างการตอบกลับที่เหมาะสมได้
