เราส่งและรับอีเมลทุกวัน แต่ยังทำข้อผิดพลาดที่ทำให้หายนะซึ่ง "ยกเลิก" ไม่ได้ การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ จับใจผู้อ่าน และระมัดระวังต่อความท้าทายของโลกนี้ อาจเป็นเรื่องท้าทาย
ด้วยเหตุนี้ เราจัดทำกฎสำคัญบางประการที่คุณต้องรู้เมื่อส่งอีเมล ตามกฎง่ายๆ เหล่านี้ เพื่อเขียนอีเมลที่ดีขึ้นได้โดยไร้ความพยายาม
1. ทบทวนคำทักทายและคำปิดท้าย
"Hope you're having a great week!" เคยเป็นวิธีเริ่มอีเมลที่ดี ไม่ได้แล้ว! ด้วยชีวิตที่ไม่แน่นอน ข้อความนี้อาจดูไม่แคร์และแยกตัวออกไป
ไปกับคำปิดท้ายอย่าง "Regards," "Best Wishes," หรือ "Cheers" ที่เคยดีก่อน แต่อาจดูเหมือนถอนตัวจากความเป็นจริงบางครั้ง
ทำไมไม่ทำให้เรียบง่ายและจริงใจ? ใช้คำปิดอย่าง "Stay Safe," "Take care," หรือ "Sincerely." สำหรับคำทักทาย "Hope all is well" หรือ "Hope you and your loved ones are keeping safe" เป็นจุดเริ่มที่ดี
2. ใส่หัวข้อที่ชัดเจน
กฎอีเมลนี้เก่าเท่าอีเมลเอง เพราะคนมักตัดสินใจเปิดอีเมลจากหัวข้อ
ตอนนี้งานทั้งหมดออนไลน์ ความจำเป็นในการจัดลำดับความสำคัญและละเลยสิ่งไม่สำคัญเป็นเรื่องสำคัญ ดังนั้น หากคุณยังเว้นหัวข้อว่าง โอกาสอีเมลจะถูกละเลยสูง
หัวข้อที่ดีควรน้อยกว่า 10 คำ เลือกหัวข้อที่ตอบโจทย์ความกังวลและบอกเนื้อหาอีเมล เช่น "Proposal for the Aviation Project," "Meeting Rescheduled," หรือ "Quick Questions About Your Presentation" เป็นตัวอย่างหัวข้อที่ดี
3. ใช้ลายเซ็นอาชีพ
เตรียมบล็อคลายเซ็นไว้ล่วงหน้า สำหรับตอบอีเมลบนอุปกรณ์ทุกเครื่อง ควรมีชื่อ ตำแหน่ง และข้อมูลติดต่อ
สิ่งนี้ให้ผู้รับเห็นภาพว่าคุณคือใคร และติดต่อได้อย่างไร หากจำเป็น สำหรับฟอนต์และขนาดลายเซ็น ให้เหมือนกับเนื้อหาอีเมล
จบอีเมลด้วยความมั่นใจ แต่ไม่เกินไปกับคำพูดหรือรายละเอียดส่วนตัว
4. แนะนำตัวหากเจอครั้งแรกออนไลน์
เราทุกคนเจอสถานการณ์ที่ต้องส่งอีเมลให้คนที่ไม่เคยเจอ รับอีเมลจากคนแปลกหน้าอาจแปลก แม้แต่นั้นก็เลย
ใช้เวลานิดหน่อยแนะนำตัวให้ผู้รับ บริบทสำคัญ และการทักทายครั้งแรกยังสำคัญ เพิ่มบรรทัดอย่าง "Hi! This is Tracy from Multiseon Pvt. Ltd, and I'm emailing because you have expressed your interest in buying our electronic products"
หรือเมื่อถูกแนะนำโดยอีเมล ก็สามารถส่งบรรทัดบอกว่า ยินดีที่ได้รู้จักออนไลน์
5. เขียนอีเมลด้วยความเห็นใจ
เราไม่สามารถเน้นย้ำความสำคัญของข้อนี้ได้พอ ชีวิตยาก และไม่แน่นอนมาก
เขาพลาดกำหนดส่งงาน? เขาไม่มาประชุม Google Meet? ก่อนส่งอีเมลเด็ดขาด — หยุดคิดก่อน มีเหตุฉุกเฉินทางการแพทย์ไหม?
จงมีความเห็นใจและสอบถามว่าทุกอย่างโอเคหรือไม่ อีเมลอย่าง "We missed you at the meeting today. Just checking in to see everything is okay." สร้างความสัมพันธ์ที่ทนทาน
6. บีบอัด/ปรับขนาด และตั้งชื่อไฟล์แนบเมื่อทำได้
เราพูดถึงกฎอีเมลนี้น้อย เพราะเวลาส่งไฟล์ใหญ่ เราสมมติว่าผู้รับมีพื้นที่พอ ไฟล์ใหญ่ใช้เวลาดาวน์โหลดนาน และทำให้หงุดหงิดได้เร็ว
จงทำให้เป็นนิสัย บีบอัดหรือปรับขนาด ถ้าแชร์ไฟล์เยอะพร้อมกัน ควรเพิ่มบันทึกสุภาพบอกว่าไฟล์แนบทำไมถึงส่ง
ตั้งชื่อไฟล์แนบก่อนส่ง ส่ง CV? เปลี่ยนชื่อไฟล์เป็น Tracy_Mackenzie_CV เริ่มต้นด้วยเท้าขวา
7. อย่าใช้อีเมลเหมือนแอปแชทเรียลไทม์อีกตัว
เหตุผลที่เราชอบแชทเรียลไทม์คือ — มันเรียลไทม์
แตะตอนผสมสองอย่าง และใช้อีเมลแทนแชทเรียลไทม์ คุณเสี่ยงจะทำให้หงุดหงิดและไม่อาชีพ
จงรู้เมื่อไหร่ควรส่งอีเมล และเมื่อไหร่ควรติดตามอีกครั้ง อย่าส่งอีเมลติดตามเยอะเกินไป เพราะอาจทำงานจากบ้าน อย่าจโทรหาคนขอให้เช็คอีเมล
ถ้าด่วน ใช้ช่องทางการสื่อสารอื่น
8. ใช้หัวข้อเพื่อบรรเทา แต่น้อยๆ
หลายคนใช้หัวข้อบรรเทาอารมณ์ในช่วงเวลาอย่างนี้ แต่ปัญหาการใช้หัวข้อในอีเมลคือ อาจผิดหวัง
หากอยากใช้หัวข้อในอีเมล ทำได้ก็ต่อเมื่อรู้จักคนนั้นดี ไม่อยากดูไม่เคารพหรือรูดหากใครอยู่ในสถานการณ์จริงจัง นอกจากนี้ สิ่งที่ฟังดูตลก อาจอ่านไม่ออกว่าเป็นหัวข้อ
คำเตือน: หากไม่แน่ใจ ดีกว่าเว้นไว้
ตั้งค่าตอบอัตโนมัติ Out-of-Office และปรับปรุงสมดุลงาน-ชีวิต
ขณะส่งอีเมลวันนี้ ควรระมัดระวังเวลา ด้วยไลฟ์สไตล์ Work-from-home ที่เพิ่มขึ้น ขอบเขตระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวเบลอ ตอบอัตโนมัติ Out-of-Office ทำให้เข้าใจง่ายว่าคนไหนว่างสำหรับประชุมหรือตอบอีเมล
ดูการตั้งค่าไคลเอนต์อีเมล และตั้งค่า autoresponder เมื่อไม่อยู่หรือไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน เช่น Gmail เรียกว่า Vacation Responder ส่วน Microsoft Outlook ใช้ Out of Office Replies
หวังว่ากฎทองเขียนอีเมลมีประสิทธิภาพและนิสัยอีเมลที่ถูกต้อง จะช่วยประหยัดเวลา และสร้างการตอบสนองที่เหมาะสม
