การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสำคัญในที่ทำงาน แต่บางครั้งกลายเป็นการรบกวนเมื่อคุณพยายามโฟกัส ง่ายที่จะคิดว่าต้องตอบทุกอีเมลหรือข้อความทันที ซึ่งบางครั้งกลายเป็นการสนทนาเต็มรูปแบบที่คุณไม่มีเวลาจริงๆ
ในบทความนี้ เราจะแนะนำวิธี time block (บล็อกเวลา) การสื่อสาร เพื่อช่วยคุณอยู่โฟกัสกับงานที่มีอยู่
1. Time Blocking Your Inbox (บล็อกเวลาตรวจสอบอินบ็อกซ์)
หากคุณคลิกเข้าในบ็อกซ์ทุกครั้งที่ได้อีเมล คุณจะทำไม่ได้มากนัก ไม่เพียงแค่ใช้เวลาจากงานที่มีอยู่เพื่ออ่านและอาจตอบกลับ แต่ยังใช้เวลา refocus (ปรับโฟกัสกลับ) อีกด้วย
คุณอาจลอง time blocking
ความคิดหลัง time blocking inbox คือ ตรวจสอบอีเมลเฉพาะในช่วงเวลาเฉพาะ (dedicated time slots) ตลอดวัน เพื่อให้คุณโฟกัสงานที่มีอยู่นานๆ ด้วยการรบกวนน้อยที่สุด
แม้คุณยังอยากดูผู้ส่งและเรื่องในการแจ้งเตือนเพื่อไม่พลาดสิ่งสำคัญ แต่คุณ ไม่ 採取行动 (take action) และกระโดดเข้า inbox ทันที จิตใจอยู่กับงานที่มีอยู่ เพราะรู้ว่าจะได้ไปอีเมลภายหลัง — เว้นแต่จะเร่งด่วน (urgent) ที่ต้องสนใจทันที
เมื่อคุยเคยกับการไม่เปิดและตอบทันที ลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานจะคุยเคยเช่นกัน จริงๆ อาจตอบกลับได้ดีกว่า เพราะโฟกัสอยู่ที่การสื่อสาร ไม่ใช่รีบกลับไปงานที่ทำอยู่
ข้อเสนอแนะ: เริ่มแต่ละครั้งเข้าอินบ็อกซ์ด้วยการเช็คข้อความเก่าก่อน อะไรที่เป็นขยะ/จังคีล จัดการทันที หากไม่ต้องตอบ เขียน action items ลงไป และจัดเก็บ (file)
หากผู้ส่งต้องการแค่ตอบเร็ว ตอบเลยขณะอยู่ที่นั่น แตถ้าต้องการคำตอบที่ใช้เวลานานกว่าที่กำหนด ให้ flag อีเมลหรือสร้าง reminder ตอบกลับภายหลัง เป้าหมายคือเก็บ inbox ให้ศูนย์ unread และหลีกเลี่ยงจัดการอีเมลซ้ำสองครั้ง
เวลา time blocking inbox ควรพิจารณา timing และ frequency (ความถี่) จะแตกต่างกันคนละคน ขึ้นอยู่กับปริมาณอีเมล บทบาท และตารางเวลา
2. Time Blocking Your Outbox (บล็อกเวลาส่งอีเมล)
สำหรับอีเมลที่ต้องตอบยาว หรือที่ต้องส่งเอง ให้บล็อกเวลาทำแทนที่จะใช้เวลาผลิตส่วนใหญ่ใน outbox ใช้เวลาฝึกนิดหน่อย แต่หากคุณ precise (แม่นยำ/กระชับ) ในอีเมล คุณจะใช้เวลาเขียนน้อยลง
เริ่มแต่ละ session outbox ด้วยการจัดการข้อความสำคัญที่สุด และเมื่อเวลาหมด โฟกัสงานอื่น ไม่ได้หมายความว่าต้องตอบทันทีเพราะตอบได้ทันที มีข้อยกเว้นแน่นอน แตการหักโฟกัสตอบข้อความไม่เร่งด่วนสะสมกันเยอะ
ยังมีข้อพิจารณาว่าข้อความนั้นต้องการตอบกลับจริงไหม ง่ายที่จะรู้สึก obligated (มีหน้าที่) ต้องตอบ แตถ้าผู้ส่งไม่ได้ถามอะไรหรือไม่ต้องการ input จากคุณ คำขอบคุณสั้นๆ อาจพอ ขึ้นอยู่กับผู้ส่ง
ตอบหรือไม่ทุกอีเมลเป็นเรื่องจริยธรรมที่ทำงาน และความสัมพันธ์กับผู้ส่ง บางคนชอบไม่ได้รับตอบกลับกว่าเปิดข้อความขอบคุณสองคำ บางคนชื่นชอบบันทึก
3. Putting Your Messages on Timeout (ให้ข้อความพัก/หน่วงเวลา)
ข้อความ (messages) ใช้เวลาอ่านและตอบน้อยกว่าอีเมลมาก — โดยเฉพาะที่ยอมรับตอบสั้นคำเดียว หรือ emoji/gif กลยุทธ์ แต่ก็สะสมกันเยอะ
การวางตาราง messenger ช่วยจำกัดการรบกวน Time blocking messages ต่างจากอีเมลนิดหน่อย เพราะไม่ได้ใช้เวลานานตอบ แทนที่จะบล็อกเวลาโฟกัสงาน และปล่อยข้อความเข้ามารอจน session จบ
หากใช้ Slack แสดงว่ากำลังโฟกัสด้วย Slack status แทน snooze หากยังอยากดูแจ้งเตือน แตถ้าใช้ snooze คนอื่นส่งได้อยู่ดี แจ้งว่า urgent
หากแชทกับเพื่อนร่วมงาน และพบการสนทนายาวเกินไป อาจเชิญโทรศัพท์เพื่อชี้แจง การพูดทางโทรศัพท์อาจเร็วกว่า
4. Setting Boundaries for Electronic Communications (ตั้งขอบเขตการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์)
ข้อแรกและสำคัญที่สุด แม้ไม่ใช่การเตือนที่ทุกคนชอบ แตคุณจะสังเกตประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น หากเก็บการเช็คข้อความส่วนตัวไว้ตอนพักหรือมี downtime
ทั้ง Apple และ Android มี focus settings ที่ปรับแต่งได้สูง ช่วยให้คุณเงียบแอปบางอย่างเมื่อเปิด Do Not Disturb วิธีนี้ เงียบแอปและข้อความที่รบกวน แตเก็บ calls ไว้ หากมีคนต้องติดต่อ
หาตั้งค่าคล้ายกันบนคอมพิวเตอร์ได้ ตัวอย่าง Notifications panel ใน System Preferences ของ iOS (macOS) อนุญาต schedule do not disturb และ toggle แอป on/off
แน่นอน บางคนและสถานการณ์ต้องการสนใจทันที แต่บางอย่างรอได้จน productivity session จบ คุณลองสร้างกฎของตัวเองว่าใครและอะไรที่จะให้หักโฟกัสได้
จำกัดการรบกวนของคุณ
ด้วยจำนวนอีเมลและแจ้งเตือนในแต่ละวัน ง่ายที่จะ distracted ( विचलित) เมื่อพยายามโฟกัส หากพบบ่อย ลองเคล็ดลับข้างต้นหนึ่งหรือหลายอย่าง ดูว่าอะไรเหมาะกับคุณ
