วิธีใช้การบล็อกเวลาเพื่อจำกัดอีเมลและข้อความที่รบกวนสมาธิ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญในที่ทำงาน แต่บางครั้งอาจกลายเป็นสิ่งรบกวนสมาธิเมื่อคุณพยายามจดจ่อ เป็นเรื่องง่ายที่จะคิดว่าเราต้องตอบกลับอีเมลหรือข้อความทุกฉบับในทันที ซึ่งบางครั้งอาจกลายเป็นการสนทนาเต็มรูปแบบที่คุณไม่มีเวลาให้จริงๆ

ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีที่คุณสามารถบล็อกเวลาการสื่อสารเพื่อช่วยให้คุณจดจ่อกับงานที่ทำอยู่ได้

1. เวลาบล็อกกล่องจดหมายของคุณ

หากคุณคลิกเข้าไปในกล่องจดหมายทุกครั้งที่ได้รับอีเมล คุณจะไม่ทำอะไรมาก คุณไม่เพียงแค่สละเวลาจากงานที่ทำอยู่เพื่ออ่านและอาจตอบกลับอีเมล แต่ยังต้องใช้เวลาในการปรับโฟกัสด้วย

คุณอาจต้องการบล็อกเวลาลอง

แนวคิดเบื้องหลังการบล็อกกล่องจดหมายเข้าของคุณคือการตรวจสอบอีเมลของคุณในช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้นตลอดทั้งวัน ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีสมาธิกับงานที่ทำอยู่ได้นานขึ้นโดยมีการรบกวนน้อยที่สุด

แม้ว่าคุณยังอาจต้องการเหลือบมองผู้ส่งและหัวเรื่องในการแจ้งเตือนเพื่อไม่ให้พลาดสิ่งสำคัญ คุณไม่ได้ดำเนินการใดๆ และข้ามไปที่กล่องจดหมายของคุณทันที จิตใจของคุณจดจ่ออยู่กับงานเพราะคุณรู้ว่าคุณจะได้รับอีเมลในภายหลัง เว้นแต่เป็นเรื่องเร่งด่วนและคุณจำเป็นต้องให้ความสนใจ

เมื่อคุณคุ้นเคยกับกิจวัตรที่ไม่เปิดและตอบสนองทันที ลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานของคุณจะคุ้นเคยกับสิ่งนี้เช่นกัน ที่จริงแล้ว คุณอาจให้คำตอบได้ดีขึ้นด้วยซ้ำไป เนื่องจากคุณจะเน้นที่การสื่อสารและไม่รีบกลับไปที่สิ่งที่คุณกำลังทำอยู่

ตามคำแนะนำ คุณสามารถเริ่มการเยี่ยมชมกล่องจดหมายแต่ละครั้งได้โดยตรวจสอบข้อความเก่าก่อน สิ่งใดที่เป็นขยะหรือขยะ ให้จัดการทันที หากไม่ต้องการคำตอบ ให้จดรายการการดำเนินการแล้วยื่น

หากผู้ส่งต้องการเพียงการตอบกลับอย่างรวดเร็ว คุณก็อาจตอบพวกเขาในขณะที่คุณอยู่ที่นั่น แต่ถ้าพวกเขาต้องการคำตอบที่ใช้เวลานานกว่าเวลาที่คุณตั้งไว้ ให้ตั้งค่าสถานะอีเมลหรือสร้างการเตือนความจำเพื่อกลับไป มันในภายหลัง เป้าหมายที่ต้องจำไว้คือการทำให้กล่องจดหมายของคุณไม่มีข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน และหลีกเลี่ยงการจัดการกับอีเมลเดิมซ้ำ 2 ครั้ง

เมื่อเวลาปิดกั้นกล่องจดหมายของคุณ คุณจะต้องพิจารณาเวลาและความถี่ด้วย ซึ่งจะแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคลตามปริมาณอีเมล บทบาทหน้าที่ และกำหนดการ

2. เวลาบล็อกกล่องขาออกของคุณ

สำหรับอีเมลที่ต้องการการตอบกลับนานขึ้น หรืออีเมลที่คุณต้องการส่งถึงตัวคุณเอง ให้ปิดกั้นเวลาในการดำเนินการดังกล่าว แทนที่จะใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการผลิตในกล่องขาออกของคุณ ต้องใช้การฝึกฝนเล็กน้อย แต่หากคุณเขียนอีเมลได้แม่นยำ คุณก็จะใช้เวลาเขียนอีเมลน้อยลงด้วย

เริ่มต้นเซสชันขาออกแต่ละเซสชันโดยจัดการกับข้อความที่สำคัญที่สุด และเมื่อหมดเวลาแล้ว ให้มุ่งความสนใจไปที่งานอื่นๆ ของคุณ เพียงเพราะคุณสามารถตอบกลับใครซักคนได้ทันที ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องตอบเสมอ แน่นอนว่ามีข้อยกเว้น แต่การเลิกสนใจในการตอบกลับข้อความที่ไม่เร่งด่วนนั้นเพิ่มมากขึ้น

นอกจากนี้ยังมีการพิจารณาว่าข้อความนั้นต้องการการตอบสนองหรือไม่ เป็นเรื่องง่ายที่จะรู้สึกว่าจำเป็นต้องตอบ แต่ถ้าผู้ส่งไม่ได้ถามอะไรเกี่ยวกับคุณจริงๆ หรือไม่ต้องการข้อมูลของคุณ การขอบคุณง่ายๆ อาจใช้ได้ผลขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นคนส่ง

การตอบกลับอีเมลทุกฉบับที่ได้รับหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับมารยาทในที่ทำงานและความสัมพันธ์ของคุณกับผู้ส่ง บางคนไม่ต้องการรับคำตอบใดๆ มากกว่าการเปิดข้อความขอบคุณสองคำ คนอื่นๆ อาจซาบซึ้งกับข้อความนั้น

3. ทำให้ข้อความของคุณหมดเวลา

ข้อความใช้เวลาไม่นานเท่ากับอีเมลในการอ่านและตอบกลับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อตอบด้วยคำเดียวหรืออีโมจิเชิงกลยุทธ์ หรือแม้แต่ gif อย่างไรก็ตาม พวกมันรวมกันแล้ว

การจัดตารางเวลาของผู้ส่งสารสามารถช่วยจำกัดการหยุดชะงักได้ เวลาบล็อกข้อความของคุณแตกต่างจากอีเมลเล็กน้อยเพราะไม่ใช่สิ่งที่จะใช้เวลานานในการตอบกลับ คุณอาจต้องการปิดกั้นเวลาในการจดจ่อกับงานของคุณ และปล่อยให้ข้อความขาเข้ารอจนกว่าเซสชั่นจะหมดลง

หากใช้ Slack คุณสามารถแสดงว่าคุณจดจ่อกับการใช้สถานะ Slack มากกว่าที่จะปิดเสียงเตือนชั่วคราว หากคุณยังคงต้องการจับตาดูการแจ้งเตือน อย่างไรก็ตาม หากคุณปิดเสียงเตือนชั่วคราว คนอื่นๆ ก็สามารถส่งข้อความเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าเป็นเรื่องเร่งด่วน

หากคุณกำลังส่งข้อความหาเพื่อนร่วมงาน และพบว่ามีการสนทนาที่ยืดเยื้อ คุณอาจต้องการเชิญเพื่อนร่วมงานให้โทรหาคุณเพื่อชี้แจง เนื่องจากการพูดทางโทรศัพท์อาจเร็วกว่า

4. การตั้งค่าขอบเขตสำหรับการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

อย่างแรกและสำคัญที่สุด มันไม่ใช่สิ่งเตือนใจที่ทุกคนชื่นชอบ แต่คุณจะสังเกตเห็นว่าประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น หากคุณบันทึกการตรวจสอบข้อความส่วนตัวของคุณไว้จนกว่าคุณจะหยุดพักหรือหยุดพัก

ทั้งโทรศัพท์ Apple และ Android มีการตั้งค่าโฟกัสที่ปรับแต่งได้สูงซึ่งสามารถช่วยคุณได้ ช่วยให้คุณปิดเสียงบางแอปเมื่อคุณเปิดโหมดห้ามรบกวน วิธีนี้จะช่วยให้คุณปิดเสียงแอปและข้อความที่อาจทำให้เสียสมาธิได้ แต่ให้โทรต่อได้หากมีคนต้องการติดต่อคุณ

คุณยังสามารถค้นหาการตั้งค่าที่คล้ายกันในคอมพิวเตอร์ของคุณได้ ตัวอย่างเช่น การแจ้งเตือน แผงใน iOS การตั้งค่าระบบ ให้คุณตั้งเวลาห้ามรบกวนและสลับเปิดและปิดแอปได้

แน่นอนว่าบางคนและบางสถานการณ์อาจต้องการความสนใจจากคุณในทันที แต่บางสิ่งอาจรอจนกว่าเซสชั่นการผลิตของคุณจะพร้อมให้คุณจัดการ สิ่งนี้จะแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล แต่พยายามสร้างกฎเกณฑ์ของคุณเองว่าใครและอะไรที่คุณจะยอมให้หักล้างโฟกัสของคุณ

จำกัดการรบกวนของคุณ

ด้วยจำนวนอีเมลและการแจ้งเตือนที่คุณได้รับในหนึ่งวัน มันง่ายที่จะฟุ้งซ่านเมื่อพยายามจดจ่อ หากคุณพบว่าสิ่งนี้เป็นเรื่องปกติ ให้ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้อย่างน้อยหนึ่งข้อเพื่อดูว่าอะไรเหมาะกับคุณ