มีกลยุทธ์มากมายในการเข้าถึงกล่องจดหมายเป็นศูนย์:ใช้คุณลักษณะการเก็บถาวรของ Gmail, ใช้แอป Android เหล่านี้ หรือแอป iPhone เหล่านี้ คุณตั้งค่าตัวกรองและกำหนดเวลาเฉพาะเพื่อจัดการกับอีเมลได้
แต่เมื่อคุณเข้าสู่ Inbox Zero ส่วนที่ยากจริงๆ ก็คือการรักษาไว้ เช่นเดียวกับกรณีส่วนใหญ่ การทำให้ทุกอย่างเรียบง่ายมักเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการรับรองความสำเร็จ
ด้วยระบบที่ประกอบด้วยเพียงห้าโฟลเดอร์ (หรือป้ายกำกับในกรณีของ Gmail) คุณสามารถทำให้กล่องจดหมายของคุณปราศจากความยุ่งเหยิง:
- การกระทำ: ย้ายข้อความที่มีงานที่สิ้นสุดในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ หากใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการจัดการ - ทำทันทีที่นั่น หากต้องใช้ความพยายามหรือเวลามากขึ้น ให้เข้าสู่ระบบในรายการสิ่งที่ต้องทำและย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์นี้จนกว่างานจะเสร็จสิ้น
- กำลังรอ: นี่คือที่ที่คุณใส่ข้อความใด ๆ ที่กำลังรอการตอบกลับหรืออินพุตจากบุคคลอื่น หากไม่สามารถทำอะไรกับข้อความนี้ได้ อย่าปล่อยให้ข้อความมาเกะกะกล่องจดหมายของคุณ
- แนวคิด: นี่เป็นโฟลเดอร์ระยะยาวที่ไม่บังคับทั้งหมด ฉันพบว่าฉันรออีเมลที่มีแนวคิดสำหรับโครงการที่ฉันสามารถทำได้ หรือแนวทางที่ฉันต้องการทดสอบสำหรับงานของฉัน โฟลเดอร์นี้จึงทำหน้าที่เป็นแหล่งแรงบันดาลใจอย่างต่อเนื่องเมื่อฉันมีเวลาว่างเพื่อให้มีความกระตือรือร้นมากขึ้น
- ที่เก็บถาวร: สิ่งใดก็ตามที่ได้รับการจัดการสามารถถูกโยนลงในโฟลเดอร์เก็บถาวรเดียว หากคุณบันทึกข้อมูลใด ๆ ที่มาจากอีเมลของคุณอย่างถูกต้อง คุณไม่จำเป็นต้องจัดระเบียบที่เก็บถาวรของคุณ
- โครงการ: หากคุณมีโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่โดยเฉพาะซึ่งคุณกำลังทำงานด้วยชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวจำนวนมาก คุณอาจพิจารณาสร้างโฟลเดอร์เฉพาะโปรเจ็กต์ที่มีการดำเนินการและโฟลเดอร์ย่อยที่รออยู่ อีเมลทั้งหมดสามารถย้ายไปยังที่เก็บถาวรหลักได้เมื่อโครงการเสร็จสิ้น
ผู้ที่ไม่ใส่ใจในกล่องจดหมายหลายคนจะแนะนำกับโฟลเดอร์เฉพาะโครงการ แต่โดยส่วนตัวแล้วฉันพบว่ามันช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดตกหล่นในโครงการหลัก
และคุณยังสามารถใช้ระบบอัตโนมัติเล็กๆ น้อยๆ ผสมกันสำหรับข้อความที่คุณจัดการในลักษณะเดียวกันทุกครั้ง:Gmail, Outlook และผู้ให้บริการอีเมลรายใหญ่อื่นๆ ทำให้ง่ายต่อการสร้างกฎและตัวกรองอันชาญฉลาดเพื่อย้ายข้อความโดยไม่ต้องแตะต้องเลย
