มีกลยุทธ์มากมายสำหรับไปถึง Inbox Zero: ใช้ฟีเจอร์ Archive ของ Gmail, ใช้แอป Android เหล่านี้, หรือแอป iPhone เหล่านี้ คุณสามารถตั้งค่าตัวกรอง และแยกเวลาเฉพาะเพื่อจัดการอีเมล
แต่เมื่อคุณถึง Inbox Zero แล้ว ส่วนที่ยากจริงๆ คือการรักษาให้คงอยู่ เหมือนกับสิ่งส่วนใหญ่ การทำให้สิ่งอย่างง่ายมักเป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้ประสบความสำเร็จ
ด้วยระบบที่ประกอบด้วยเพียง 5 โฟลเดอร์ (หรือ Labels ในกรณีของ Gmail) คุณสามารถเก็บ Inbox ให้ปราศจากความวุ่นวาย:
- Action (ดำเนินการ): ย้ายข้อความที่มีงานที่ลงบน To-Do List ของคุณ หากใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที — ทำทันที หากต้องการความพยายามหรือเวลามากกว่า ให้บันทึกใน To-Do List และย้ายอีเมลไปโฟลเดอร์นี้จนกว่างานจะเสร็จ
- Waiting (รอ): นี่คือที่สำหรับข้อความที่รอการตอบกลับหรือข้อมูลจากคนอื่น หากไม่มีอะไรทำได้กับข้อความนี้ อย่าปล่อยให้มันทำให้ Inbox วุ่นวาย
- Ideas (ไอเดีย): นี่เป็นโฟลเดอร์ระยะยาวที่เป็นตัวเลือก ผมพบว่าผมเก็บอีเมลที่มีไอเดียสำหรับโปรเจกต์ที่ทำได้ หรือวิธีการที่อยากลองสำหรับงาน โฟลเดอร์นี้จึงเป็นแหล่งแรงบันดาลใจคงที่เมื่อมีเวลาว่างทำงานเชิงรุก
- Archive (ถาวร): อะไรที่จัดการแล้ว โยนเข้าไปในโฟลเดอร์ถาวรเพียงโฟลเดอร์เดียว หากคุณบันทึกข้อมูลที่เข้ามาจากอีเมลอย่างถูกต้อง คุณไม่ต้องจัดระเบียบ Archive
- Project (โปรเจกต์): หากคุณมีโปรเจกต์ใหญ่ที่ทำงานอยู่ พร้อมส่วนประกอบมาก คุณอาจพิจารณาสร้างโฟลเดอร์เฉพาะโปรเจกต์ พร้อมโฟลเดอร์ย่อย Action และ Waiting อีเมลทั้งหมดย้ายไป Archive หลักเมื่อโปรเจกต์เสร็จ
ผู้เชื่อ Inbox Zero แบบม้วนใจอาจไม่เห็นด้วยกับโฟลเดอร์เฉพาะโปรเจกต์ แต่ผมพบว่ามันช่วยให้แน่ใจว่าอะไรก็ตามไม่หลุดล้มบนโปรเจกต์ใหญ่
คุณสามารถเพิ่มอัตโนมัติเล็กน้อยเข้าไปสำหรับข้อความที่คุณจัดการเหมือนกันทุกครั้ง: Gmail, Outlook และผู้ให้บริการอีเมลหลักอื่นๆ ทำให้สร้าง Smart Rules และ Filters ย้ายข้อความโดยไม่ต้องสัมผัสมันเลย
