หากคุณเขียนอีเมลซ้ำๆ บ่อยๆ และอยากจัดตาราง Reminder และ Follow-up แล้ว ก็ถึงเวลาตั้งค่า Auto-responses (ตอบกลับอัตโนมัติ) และ Scheduled Emails (ส่งอีเมลตามกำหนดเวลา) เราจะสอนใน Mozilla Thunderbird — Email Client เดสก์ท็อป ฟรี โอเพนซอร์ส และ Cross-platform
หมายเหตุ: ใช้ Windows version แต่คำแนะนำใช้ได้กับ Mac และ Linux เช่นกัน แม้ Interface อาจต่างเล็กน้อย
Auto-Response Filter (ตัวกรองตอบกลับอัตโนมัติ)
Auto-response filter ให้คุณ กำหนดเงื่อนไข (Filters) สำหรับอีเมลเข้า และจับคู่กับข้อความเทมเพลต เมื่ออีเมลกระตุ้น Filter ผู้ส่งจะได้รับตอบกลับจากเทมเพลตอัตโนมัติ กรณีใช้ได้:
- ตอบคำถามที่พบบ่อย
- ตั้ง Out-of-office responder ระหว่างพักผ่อน (วิธีทำใน Outlook)
- ยืนยันรับอีเมล และจะตอบกลับโดยเร็วที่สุด
มาเริ่มสร้าง Auto-response ใน Thunderbird
1. สร้าง Message Template (เทมเพลตข้อความ)
สร้างเทมเพลต: จาก Menu Bar ไป File > New > Message หรือถ้าใช้ Mail Toolbar คลิก Write หรือกด Ctrl + N (Command + N บน Mac)
เขียนข้อความเหมือนอีเมลทั่วไป อย่าลืมใส่ Subject!
บันทึกเป็นเทมเพลต: ใน Menu Bar ของอีเมล ไป File > Save As > Template หรือใน Composition Toolbar ขยาย dropdown Save คลิก Template
สร้างเทมเพลตเท่าที่ต้องการ แล้วไปสร้าง Filters
เคล็ดลับ: หากไม่เห็น Menu/Toolbar ที่กล่าวมา Right-click จุดว่างบน Toolbar ที่มองเห็น เพื่อดูเมนูเพิ่มเติม ติ๊กเครื่องหมายถัด Toolbar ที่หายไป เพื่อแสดงออกมา
2. สร้าง Message Filters (ตัวกรองข้อความ)
กลับไป Menu Bar ของ Thunderbird ไป Tools > Message Filters... เปิดหน้าต่าง
ในหน้าต่าง Message Filters คลิก New... เริ่มตั้ง Filter ใหม่
หมายเหตุ: หากใช้หลายบัญชีอีเมลใน Thunderbird ให้ตั้งค่าที่ Filters for ให้ตรงกับบัญชีที่ Filter ควรใช้
ตั้ง Filter name ให้เป็นชื่อที่จดจำง่าย (เพื่อแก้ไขภายหลัง)
ใต้ Apply filter when สั่ง Thunderbird เมื่อไหร่ควรรัน Filter เช่น ชอบดูอีเมลทั้งหมดก่อนส่งตอบอัตโนมัติ เลือก Manually Run ข้อดี: ใช้กับโฟลเดอร์ที่เลือกได้ เพื่อกรองอีเมลเข้าทั้งหมด เลือก Getting New Mail ไม่ว่าจะก่อน/หลัง Junk Classification ไม่สำคัญ เว้นแต่ไม่กรอง Body ได้ถูกต้อง — ใช้ Filter after Junk Classification
หมายเหตุ: ตั้ง Filter ให้รันตอน Archiving หรือ After Sending ได้ — ใช้จัดระเบียบอีเมล สำหรับ Auto-responder ตัวเลือกเหล่านี้น่าสนใจน้อยกว่า
ตั้งกฎ (Rules): ก่อนตัดสินว่า Filter ควร Match all of the following (ทุกเงื่อนไข) หรือ Match any of the following (เงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่ง) จากนั้นสร้างกฎ เกณฑ์ Filter ใช้ได้กับทุกอย่าง: Subject, CC, หรือสร้าง Custom criteria สำหรับเรา Subject และ Body พอ คลิก + เพิ่มกฎ คลิก -- ลบกฎ
หมายเหตุ: สามารถตั้ง Match all messages — ไม่ให้ตั้งกฎได้ ใช้กรณี Bulk-process อีเมลเข้าจากที่อยู่เฉพาะ (เลือกในขั้นแรก) เช่น มีบัญชีสแปม อยากลบทุกอีเมลเข้าอัตโนมัติ
สุดท้าย Thunderbird ต้องรู้ว่าทำอะไรกับข้อความที่ Match กฎ: ใต้ Perform these actions เลือก Reply with Template แล้วเลือกเทมเพลตของคุณ เพิ่มกฎอื่นได้ เช่น ย้ายข้อความไปโฟลเดอร์เฉพาะ
พอใจ Filter แล้ว คลิก OK บันทึก
เคล็ดลับ: ตั้ง Multiple stages ของ Filters ให้ทำงานร่วมกัน รูปด้านล่างแสดง Filter criteria และ Actions ทั้งหมด เช่น ตั้ง Auto-filters ย้ายอีเมลเข้าโฟลเดอร์ตามกฎ โดยไม่ตอบอัตโนมัติ ตรวจสอบโฟลเดอร์ ย้ายเมลเข้า-ออกได้ แล้วค่อยรัน Auto-response filters แบบ Manual บนโฟลเดอร์เฉพาะ
สร้าง Scheduled Email (ส่งอีเมลตามกำหนดเวลา)
ฟีเจอร์เฉพาะอีกอย่างใน Thunderbird: Scheduled Emails — ส่งอีเมลในเวลาที่กำหนดในอนาคต เหมาะสำหรับส่ง Reminder ให้ตัวเอง เพื่อน หรือกลุ่มคน
ไม่ใช่ฟีเจอร์ Default จึงต้องใช้ Add-on: Send Later คล้าย Boomerang สำหรับ Gmail แต่ ฟรีและไม่จำกัด
ติดตั้ง Send Later
วิธีง่ายสุด: ผ่าน Add-ons Manager คลิกไอคอนเมนู Thunderbird (สามเส้น) เลือก Add-ons ใน Add-ons Manager ไปแท็บ Extensions หาก่องค้นหาขวาบน ค้นหา Send Later คลิก Install
Add-on ดาวน์โหลดและติดตั้งในขั้นเดียว คลิก Restart now เพื่อเสร็จสิ้น
ก่อนใช้งาน กลับไป Add-ons Manager > Extensions เปิด Send Later Options ตั้ง Preferences: General, Shortcuts แป้นพิมพ์สำหรับหน่วงเวลาต่างๆ และ Advanced
เคล็ดลับ: เลือก "Send" does "Send Later" หากอยากสามารถยกเลิกข้อความที่ส่งผิดได้
ใช้งาน Send Later
ครั้งหน้าที่เขียนอีเมลอยากส่งภายหลัง: ไป File > Send Later หรือกด Ctrl + Shift + Return
ในหน้าต่าง Send this email later ตั้งวัน/เวลา ใต้ Sent at เลือก Recur mode หากอยากให้ซ้ำ และตัวเลือกอื่นๆ ตามต้องการ
อีเมลของคุณอยู่ภายใต้การควบคุม
ฟีเจอร์ 2 ตัวนี้ช่วยให้คุณควบคุมอีเมลได้ดีขึ้น ยังเน้นข้อได้เปรียบของ Thunderbird ต่อ Webmail: Add-on Repository กว้างขวาง มีโซลูชันทุกอย่างที่คุณอยากทำ
คุณใช้ Filters และ Add-ons จัดการอีเมลใน Thunderbird ยังไง? แชร์เทคนิคและ Add-ons โปรดในความคิดเห็น!
Originally written by Jeffry Thurana on January 19, 2011.
