"จัดการอีเมลเป็นส่วนที่ดีที่สุดของวัน" — ไม่มีใครพูดแบบนี้เลย
อีเมลก่อให้เกิด Stress แม้คุณไม่ไล่ Inbox Zero ก็ตาม ต้องการเคล็ดลับให้มากที่สุดเพื่อควบคุมได้ เว้นแต่คุณวางทิ้งอีเมลไปเลย วันนี้มี 6 เคล็ดลับช่วยลด Stress จากอีเมล
1. จัดตารางส่งอีเมลเป็นชุด (Schedule in Bulk)
เคล็ดลับนี้มีเหตุผลต่างจากที่คิด Apps เช่น Boomerang, SndLatr ให้ Schedule อีเมลส่งภายหลัง ข้อดีชัดเจน: เขียนอีเมลเยอะๆ ไว้ก่อน เวลาว่าง แล้วส่งอัตโนมัติเวลาที่เลือก
แต่ ข้อดีแอบแฝง คือ คุณควบคุม Timestamp ที่ผู้รับเห็น ดูว่ามีประโยชน์อย่างไร แต่ก่อน ลองถามตัวเอง:
- คนดู Timestamp ในอีเมลคุณ และคิดว่าคุณออนไลน์อยู่?
- จากนั้นสมมติว่าคุณว่างสำหรับ Call/Chat (แต่จริงๆ ไม่ว่าง)?
- คนคอมเมนต์หรือถามนิสัยการทำงานเพราะ Timestamp ชี้ไปช่วงกลางคืน?
ถ้าตอบ Yes กับข้อไหนข้อหนึ่ง คุณอาจถูก Interrupt โดย Email/IM ในเวลาที่ไม่สะดวก อาจรู้สึกบังคับต้องอธิบาย Workflow ที่ไม่จำเป็น
วิธีฉลาดแก้ปัญหา: Schedule อีเมลในเวลาที่คุณมักทำ Low-attention Tasks เช่น PC Maintenance วิธีนี้ Actual Work Hours จะเป็นความลับ และ ช่วยฝึกคนอื่นเรียนรู้เวลาที่คุณว่าง聊天
2. เว้นฟิลด์ Email Address ไว้ก่อน
เราทุกคนเคย: กด Send อีเมลที่ยังไม่เสร็จ หรือส่งอีเมลรำคาญแล้ว 후회
ไม่ใช่ทุก Email App มี Undo Send เช่น Gmail (แม้แต่มันก็มี Limit 30 วินาที) และไม่สามารถให้ผู้รับ "Un-read" อีเมลได้แค่คุณส่งผิด
เทคนิคง่ายๆ ป้องกันอีเมลส่งผิดและความเครียดต่อมา: อย่าใส่ Email Address ตอนเริ่มเขียน ใส่ทีหลังสุด จะทำหน้าที่เตือนให้ Double-check ทุกอย่าง แม้กด Send ก็ไม่ต้องกังวล เพราะอีเมลไปไม่ไหนจนกว่าจะพิมพ์ Address ผู้รับ
3. บล็อกหรือ Filter อีเมลไม่พึงประสงค์
ลบอีเมลรบกวนหรือไร้ประโยชน์ทีละฉบับง่าย แต่ถ้ารับมาตลอดวัน ทุกวัน มันกินเวลาและ Attention มาก
พูดตรงๆ ถ้าอยู่ใน Inbox มันก็อยู่ใน Mind และคุณไม่อยากให้ Mind Space ถูกครอบครองโดยของไม่ต้องการ โดยเฉพาะอีเมล
สร้างระบบ Filter อีเมลไม่พึงประสงค์ และ Block Address ที่ส่งมาหลายๆ ครั้ง ต้องดูวิธีตาม Email Service หรือ Desktop Client ที่ใช้
ใน Gmail: Filter และ Block Sender อยู่ใน Dropdown More ในอีเมล:
อีเมลจาก Address ที่ Block จะไป Spam Folder ทันที สร้าง Gmail Filters (และ Unblock) ได้ที่ Settings > Filters and Blocked Addresses ขณะนั้นดูอะไรอีกที่ช่วยไม่ให้ Inbox 混雜
4. Pin อีเมลไว้ที่ Start Screen ใน Windows
ผมมักอ้างอิงอีเมลบางฉบับเกี่ยวกับ Writing Guidelines บ่อยๆ หากคุณก็มีอีเมลโปรดที่ต้องเข้าถึงบ่อย สามารถ Star ไว้ได้ แต่วิธีดีกว่าสำหรับ Quick Access: Pin ไว้ที่ Start Screen (Windows 10)
เปิด Mail App คลิกขวาอีเมลที่ต้องการ Pin > Pin to start Pin ทั้ง Account เข้า Start Screen ได้:
Windows 7/8: Save อีเมลลงคอมพิวเตอร์ก่อน ไปที่ไฟล์ที่ Save Drag-and-drop ไปที่ปุ่ม Start Menu เปิด Start Menu จะเจออีเมล Pinned อยู่
Pin อีเมลไป Context Menu ของ Outlook Icon ใน Taskbar ได้ด้วยการ Drag ไฟล์ที่ Save ไปที่ Taskbar Icon
5. Master การค้นหาอีเมล
Inbox จัดระเบียบดี = หาอีเมลที่ต้องการเร็วกว่าคนอื่น แต่สิ่งที่ประหยัดเวลาจริงคือ เก่งการ Search ใช้ Features อย่าง Labels และ Search Operators จำกัดผลลัพธ์
Gmail มี Advanced Search Options คลิกลูกศรเล็กถัดจากปุ่ม Search:
ตัวอย่างประโยชน์ Search Operators: หา PNG Photos ที่ Greg ส่งมาผ่าน Attachment ใน Gmail
Search greg ดึงอีเมลจากเขา แล้วสแกนหาที่ต้องการ แต่วิธีเร็วและแม่นยำกว่า: Query greg has:attachment filename:.png
6. โทรศัพท์แทน
บางครั้ง โทรสั้นๆ ประหยัด Email Back-and-forth มาก คียคือ ระบุว่าหัวข้อไหนเหมาะกับโทรศัพท์กว่า Email ต้อง อดทนเก็บ Conversation ให้อยู่หัวข้อ ไม่งั้น 5 นาทีที่วางแผนอาจกลายเป็น Gabfest
เตรียม Bullet Points สั้นๆ ก่อนโทร หากเห็นว่ามีอะไรมากกว่าที่จะพูดจบใน Short Call ให้เก็บไว้สำหรับ Email หรือ Meeting ที่นัดไว้
ลากล่าว Inbox Zero, หาก…
ผมเคยถึง Inbox Zero และพอใจเพราะปรับปรุง Workflow แต่มันไม่ใช่ Target ที่คุณบังคับตัวเองต้องถึง ใครก็ตามที่แนะนำ
ถ้า Inbox ว่างไม่ใช่สิ่งที่ทำงานได้กับคุณ ยอมรับและหยุดไล่ตามได้ รู้สึกว่าน้ำหนักหนักหล่นลงมาจากไหล่
แม้ตัดสินใจยอมแพ้การ Declutter ทุกวัน ก็ ควรพยายามจัดระเบียบอีเมลบ้าง ไม่งั้น Inbox จะกลายเป็น Unmanageable และเพิ่ม Stress
"เราเริ่มพยายาม Inbox ว่างและกลยุทธ์ประมวลผล Deluge อย่างมีประสิทธิภาพ มาตรฐาน Response Time 20 นาทีกลายเป็นเป้าหมาย แตผมเสนอทางเลือก: ไม่ใช่ทุกคนต้องเข้าถึงง่ายด้วย Email บางคน เช่น คนรับมือ Client ตลอดวัน หรือจัดการทีมใหญ่ที่ต้องการคำแนะนำบ่อย ควรเก่ง Skill นี้ แตคนอื่น เช่น Programmers, Writers, Advertising Gurus, Professors ควรได้เสรีภาพที่จะ 'ไม่เก่ง' Email เท่ากับ Skills อื่นที่ไม่เกี่ยวกับ Core Value Proposition ของพวกเขา" ~ Cal Newport, It's Okay to Be Bad at E-mail
ถึงเวลาสร้าง Email Habits ใหม่
Email Tips ยอดนิยม: Unsubscribe Promotional Mails, ใช้ Canned Responses, หยุดพักจาก Email — ทั้ง Practical และ Useful แต่การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ อย่างข้างต้นคือสิ่งที่นำคุณสู่ Email Zen
เทคนิคง่ายไหนลด Email Stress ให้คุณมากที่สุด? แชร์ในความคิดเห็น!
