เคล็ดลับง่ายๆ แต่ได้ผลในการจัดการอีเมลของคุณ

พวกเราทุกคนได้รับอีเมลเป็นจำนวนมาก ตั้งแต่ผู้จัดการไปจนถึงพนักงาน เพื่อนร่วมงาน จดหมายข่าวจากบริการต่างๆ ที่คุณสมัครรับข้อมูล และอะไรที่ไม่ใช่!

การกรองข้อมูลอีเมลจำนวนมหาศาลนั้นเป็นการเสียเวลาและพลังงานโดยเปล่าประโยชน์ ทำไมไม่ลองประเมินวิธีจัดการอีเมลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพอีกครั้ง

คุณทราบหรือไม่ว่าคุณสามารถตั้งเวลาอีเมลได้ด้วยเคล็ดลับง่ายๆ บางประการ

• กำจัดขยะ

สมมติว่าคุณได้รับอีเมลโดยเฉลี่ยหนึ่งร้อยฉบับต่อวัน ซึ่งมีเพียงครึ่งหนึ่งของอีเมลที่มีความสำคัญและส่วนที่เหลือเป็น "ขยะ" ในกรณีที่คุณเผชิญกับสแปม/เมลขยะซ้ำๆ ให้ใช้ไฟล์ขยะเพื่อดักจับสแปมส่วนใหญ่และสแกนสองครั้งต่อวัน เพื่อกำจัดอีเมลที่ไม่ต้องการ มันจะลดขยะจากกล่องจดหมายของคุณถึงสามสิบเปอร์เซ็นต์

• ตั้งค่าโฟลเดอร์อัจฉริยะ

เมื่อคุณเปิดกล่องจดหมาย คุณจะสังเกตเห็นว่าหนึ่งในสี่ของอีเมลเป็นข้อเสนอพิเศษ ข้อเสนอส่วนลด เรื่องตลกที่ส่งต่อหรือการแจ้งเตือนการโฆษณา โดยพื้นฐานแล้ว การตลาดผ่านอีเมล เป็นการหลอกขายเพื่อดึงดูดลูกค้ามากขึ้น ดังนั้น จัดลำดับความสำคัญของอีเมลของคุณในหมวดหมู่ย่อยเพื่อให้กล่องจดหมายเป็นระเบียบ การค้นหาอีเมลในกรณีฉุกเฉินหรือการลบอีเมลหลายฉบับพร้อมกันจะเป็นเรื่องง่าย

• ปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลทั้งหมด

อีเมลไม่ใช่สื่อกลางในการสื่อสารในทันที เราใช้โทรศัพท์มือถือและการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที อีเมลเหมาะสำหรับธุรกิจที่คุณไม่ต้องการการตอบกลับในทันที ดังนั้น อย่าปล่อยให้คนอื่นมาขัดขวางการทำงานของคุณ การแจ้งเตือนทางอีเมลและเสียงบี๊บรบกวนสมาธิของคุณ อาจเบี่ยงเบนความสนใจของคุณในการประชุมและการสนทนา ปิดการสั่นหรือเสียงของโทรศัพท์สำหรับอีเมลใหม่ทุกฉบับ

• ยกเลิกการสมัครรับอีเมลส่งเสริมการขายที่ไม่ต้องการ

คุณคงไม่อยากอ่านอีเมลโฆษณาและโปรโมชันทั้งหมด ยกเลิกการสมัครจากรายการที่ไม่จำเป็น เป็นกระบวนการที่ง่ายและรวดเร็ว หากต้องการยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวที่คุณไม่ต้องการ ให้เข้าสู่ระบบบัญชีอีเมลของคุณและมองหา "ยกเลิกการสมัคร" ในจดหมายที่คุณเบื่อ ตรวจสอบผลการค้นหาและตัดสินใจว่าต้องการใช้อีเมลใดต่อ คุณยังสามารถเยี่ยมชม www.unroll.me และยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวที่คุณต้องการทิ้ง โดยจะจัดระเบียบกล่องจดหมายด้วยหมวดหมู่และโฟลเดอร์ต่างๆ

• กำหนดเวลาอ่านและตอบกลับอีเมล

การได้รับการแจ้งเตือนทำให้คุณไม่มีสมาธิในการทำงาน แม้ว่าการพิจารณาอีเมลของคุณตามเวลาที่กำหนดจะช่วยคุณในความช่วยเหลือเร่งด่วน รวมทั้งช่วยคุณในการดูแลและอัปเดตปฏิทินเกี่ยวกับการประชุม
นอกจากนี้ คุณยังสามารถร่างอีเมลของคุณสำหรับเหตุฉุกเฉินใดๆ ได้โดยอัปเดตหมายเลขติดต่อและระบุข้อมูลที่เหมาะสม เวลาที่จะไปถึงคุณ เนื่องจากงานหนัก คุณยังเช็คอีเมลได้ทุกชั่วโมงเป็นเวลา 10-15 นาที หรือเช็คอีเมล 3-4 ครั้งต่อวัน เช่น เช้า บ่าย เย็น

• การจัดเรียงอีเมลตามหมวดหมู่

เมื่อคุณได้รับอีเมลจำนวนมากพร้อมกัน คุณอาจลืมให้ความสนใจกับอีเมลที่สำคัญ หรือบางครั้งคุณอาจลบทิ้งโดยไม่ได้ตั้งใจโดยไม่ได้อ่าน มันเกิดขึ้นเมื่อคุณได้รับอีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณ และไม่มีโฟลเดอร์และหมวดหมู่ที่สามารถใส่อีเมลในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องได้ บางครั้ง เมื่อคุณลบขยะออกจากกล่องจดหมายของคุณ คุณจะต้องลบอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงาน อย่างไรก็ตาม คุณสามารถกู้คืนจากถังขยะได้ แต่บางครั้งคุณก็ไม่ทราบว่าคุณได้ดำเนินการไปแล้วหรือไม่

ทุกคนมีวิธีจัดการกับสิ่งของของตนเอง นี่เป็นเพียงคำแนะนำวิธีจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพและวิธีทำง่ายๆ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถค้นหาระบบที่เหมาะกับคุณได้