กลยุทธ์พิสูจน์แล้วสำหรับการจัดการอีเมลให้เก่ง

เราทุกคนรับอีเมลจำนวนมาก จากผู้จัดการไปหาพนักงาน เพื่อนร่วมงาน นิวส์เล็ตเตอร์จากบริการต่างๆ ที่สมัคร และอื่นๆ อีกมากมาย

การคัดกรองข้อมูลอีเมลจำนวนมากเป็นการเสียเวลาและพลังงาน ไม่如重新评估如何有效地管理您的电子邮件

คุณรู้ไหมว่าคุณสามารถจัดตารางอีเมลได้ด้วยเทคนิคง่ายๆ?

• กำจัดขยะ

สมมติคุณรับอีเมลเฉลี่ย 100 ฉบับต่อวัน โดยมีเพียงครึ่งหนึ่งสำคัญ ส่วนที่เหลือเป็น 'ขยะ' หากคุณเผชิญสแปม/อีเมลขยะซ้ำๆ ใช้โฟลเดอร์ขยะจับสแปมส่วนใหญ่และสแกนวันละ 2 ครั้ง เพื่อกำจัดอีเมลไม่พึงประสงค์ จะลดขยะในกล่องเข้า 30%

• ตั้งโฟลเดอร์อัจฉริยะ

เมื่อเปิดกล่องเข้า คุณจะสังเกตว่า 1 ใน 4 ของอีเมลเป็นข้อเสนอพิเศษ ส่วนลด ล้อเลียนส่งต่อ หรือการแจ้งเตือนโฆษณา โดยพื้นฐานคือสิ่งของการตลาดอีเมล เป็นกลยุทธ์การขายดึงดูดลูกค้า ดังนั้น จัดลำดับอีเมลเป็นหมวดหมู่ย่อยเพื่อจัดระเบียบกล่องเข้า จะหาอีเมลฉุกเฉินง่าย หรือลบอีเมลหลายฉบับพร้อมกันได้

• ปิดการแจ้งเตือนอีเมลทั้งหมด

อีเมลไม่ใช่สื่อการสื่อสาร tức thì เราใช้โทรศัพท์และข้อความทันทีสำหรับนั้น อีเมลดีสำหรับธุรกิจที่ไม่ต้องการตอบทันที ดังนั้น อย่าปล่อยให้คนอื่นรบกวนงานของคุณ การแจ้งเตือนและเสียงบี๊บอีเมลทำให้โฟกัสแตก หวาดระหว่างประชุมและสนทนา ปิดการสั่นหรือเสียงดิงของโทรศัพท์สำหรับอีเมลใหม่ทุกฉบับ

• ยกเลิกสมัครรับอีเมลโปรโมชันที่ไม่ต้องการ

คุณไม่เคยอยากอ่านอีเมลโฆษณาและโปรโมชันทั้งหมด ยกเลิกสมัครจากที่ไม่จำเป็น กระบวนการง่ายและรวดเร็ว หากต้องการยกเลิกนิวส์เล็ตเตอร์ที่ไม่ต้องการ ล็อกอินอีเมลและหา 'unsubscribe' ในเมลที่เบื่อแล้ว ตรวจสอบผลลัพธ์และตัดสินใจว่าจะคงไว้อีเมลไหน บางท่านไปที่ www.unroll.me และยกเลิกสมัคرنิวส์เล็ตเตอร์ที่อยากทิ้ง มันจะจัดระเบียบกล่องเข้าเป็นหมวดหมู่และโฟลเดอร์

• จัดตารางเวลาอ่านและตอบอีเมล

การได้รับการแจ้งเตือนทำให้คุณโฟกัสไม่สนิทกับหน้าที่ แม้การพิจารณาอีเมลในเวลาที่กำหนดจะช่วยในความช่วยเหลือฉุกเฉินและช่วยรักษาและอัปเดตปฏิทินเกี่ยวกับการประชุม
คุณยังสามารถร่างอีเมลสำหรับฉุกเฉินโดยอัปเดตเบอร์ติดต่อและให้เวลาที่เหมาะสมในการติดต่อ ด้วยภาระงานหนัก คุณสามารถเช็คอีเมลทุกชั่วโมง 10-15 นาที หรือเช็ค 3-4 ครั้งต่อวัน เช่น เช้า บ่าย และเย็น

• จัดเรียงอีเมลตามหมวดหมู่

เมื่อรับอีเมลจำนวนมากพร้อมกัน คุณอาจลืมสนใจอีเมลสำคัญ หรือบางครั้งลบผิดโดยไม่ได้อ่าน เกิดขึ้นเมื่ออีเมลทั้งหมดอยู่ในกล่องเข้า และไม่มีโฟลเดอร์และหมวดหมู่ใส่อีเมลในโฟลเดอร์ที่เหมาะสม บางครั้งลบขยะจากกล่องเข้า จบลงด้วยการลบอีเมลงาน แม้จะกู้คืนจากถังขยะได้ แต่น่าจะไม่รู้ว่าทำไปแล้ว!

ทุกคนมีวิธีจัดการของตัวเอง นี่เป็นเพียงคำแนะนำการจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพและทำให้เรียบง่าย อย่างไรก็ตาม คุณสามารถหาระบบที่เหมาะกับคุณได้