Email Signature เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสื่อสารข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับคุณ Signature ที่เหมาะสมมี Contact Info ที่เกี่ยวข้อง — ข้อความมากเกินไปหรือน้อยเกินไปอาจทำให้ผู้รับเบื่อ
หากใช้ Outlook สามารถได้ประโยชน์จาก Multiple Signatures ขึ้นอยู่กับประเภทอีเมล ไป File > Options ใน Outlook แท็บ Mail ด้านซ้าย คลิกปุ่ม Signatures… เปิด Dialog Signatures
ที่นี่ สร้าง Multiple Signatures ด้วยปุ่ม New แต่ละอันจะเพิ่ม Entry ในกล่องด้านบน ด้านขวาจะมี Dialog Box New Messages และ Replies/Forwards ให้กำหนด Signature เฉพาะสำหรับประเภทเหล่านี้
เช่น อาจต้องการ Contact Info เต็มรูปแบบสำหรับ New Messages แต่สำหรับ Replies ใส่แค่ชื่อและ Title ทำให้ Reply ไม่ทำให้ Email Chain ยาวเกินไป ส่งคำตอบ 2 คำพร้อม Signature 7 บรรทัดดูแย่มาก
ปรับ Signature ตามใจชอบ สร้างหลายอันไว้โดยไม่ Apply ก็ได้ อย่ากลัวทดลอง เครื่องมือนี้ช่วยสื่อสารข้อมูลที่เหมาะสมให้คนเหมาะสม ทำให้อีเมลมืออาชีพขึ้น
ตอนนี้มี Signature ที่เหมาะสมแล้ว ตรวจสอบว่าไม่ให้ Impression ผิด
คุณปรับ Signature ยังไง? เคยเห็น Signature Faux Pas ไหม? บอกเราได้ด้านล่าง!
