การเขียนอีเมลเก่ง ทำให้อาชีพก้าวหน้าได้

อย่ากังวล อีเมลไม่ตายหรือเก่าเกินไป อย่างที่ผู้เชิดชูอาจพยากรณ์ โซเชียลมีเดียอาจแทนที่เป็น ice-breaker แตอีเมลไม่ได้แค่ยืนอยู่ได้ มันยังเป็นหนวดที่แข็งแกร่งที่สุดของตรีศูล ตอนจับมือกับคนสำคัญบนเว็บ คนน้อยมากที่เก่งจริงในศิลปะอีเมล เพื่อนร่วมงาน Joshua เรียกว่า "email sending anxiety" (ความกังวลส่งอีเมล) มันเป็นจริงและน่าประหลาด เพราะแค่เคล็ดลับแม่นยำไม่กี่ข้อ ก็เขียนอีเมลได้มีประสิทธิภาพ

การส่งอีเมลมืออาชีพให้ boost ที่จับต้องไม่ได้กับชื่อเสียงออนไลน์ (และออฟไลน์) ของคุณ เกณฑ์สุดท้ายของอีเมลศิลปะคือ ถ้าคุณได้งานหรือได้ gig ด้วยอีเมลที่น่าประทับใจ หรือพูดง่ายกว่า ถ้าคุณได้สัมภาษณ์และได้เท้าที่ประตู ถ้าความก้าวหน้าอาชีพอยู่ที่เดิมพัน ถึงเวลาเรียนเคล็ดลับพื้นฐานอีเมลที่อาจทำให้โอกาสทางอาชีพเปลี่ยน

การเขียนอีเมลที่ดี ตอนนี้เป็นทักษะชีวิตพื้นฐาน

มันเป็นสิ่งที่ยังต้องเรียน ในโลกมืออาชีพ อีเมลเขียนแย่ อาจเป็น harakiri (การฆ่าตัวตาย) เพราะหลายครั้งมันเป็นจุดติดต่อแรก จดจำว่า อีเมลของคุณต้องต่อสู้กับอีเมลอื่นใน Inbox ที่แน่นแต่ละฉบับห่างจากถังขยะแค่คลิกเมาส์ Cold-emailing (อีเมลเย็น) ยากเท่า cold-calling (โทรเย็น) -- คุณมี 5 วินาทีแรกสร้างความประทับใจ แตทำได้ถ้าได้พื้นฐานถูกต้อง นี่คือ 10 ข้อนั้น

เตรียบพร้อม (Be Prepared)

ทำ Research (ค้นคว้า) ก่อนพิมพ์ชื่อแรกในช่องที่อยู่ คุณต้องรู้อย่างน้อยบางอย่างเกี่ยวกับคนที่ส่งเมล LinkedIn, Facebook, และ Twitter เป็นจุดเริ่มต้นดีเสมอสำหรับ research เกี่ยวกับอาชีพ เราเห็นก่อนหน้านี้ว่าโปรไฟล์ LinkedIn ที่ดูแลดีเป็นเครื่องมือจัดการความสัมพันธ์มืออาชีพที่มีประโยชน์

คุณควรตรวจสอบว่าคนที่คุณส่งเมล อยู่ในตำแหน่งที่ช่วยอาชีพคุณก้าวหน้าได้ หรืออย่างน้อยเป็นผู้มีอิทธิพล คุณอาจลองค้นหาตำแหน่งสำรอง เช่น ฝึกงาน หรือโปรเจกต์ฟรีแลนซ์ ที่อาจเหมาะถ้างานหลักพลาด

ใส่ personal touch (ความรู้สึกส่วนตัว)

อย่าส่งอีเมลแบบ mass (จำนวนมาก) เหมือน carpet bombing (ทิ้งระเบิดพรม) อุตสาหกรรมของคุณด้วย resume แบบเทมเพลตเป็นไอเดียแย่ การส่งอีเมลทั่วไป (generic) ก็แย่เท่ากัน คุณต้องปฏิบัติต่ออีเมลแต่ละฉบับเหมือนอุปกรณ์ส่งมุ่งเป้าประจุรุ้ง (laser guided precision delivery) Research ช่วยหาไม่ได้แค่ชื่อผู้รับ แต่ยังตำแหน่งในลำดับชั้น อย่าลืม salutations (คำทักทาย) ที่เหมาะสม วิธีจดจำดีสำหรับ personal touch คือหา common ground (พื้นที่ร่วม) กับผู้รับ อาจเป็นหลักสูตรเดียวกัน หรือ common acquaintance (รู้จักร่วม) ตามที่จะเห็นข้างล่าง

นอกจากนี้ ตอนเป็นอีเมลเกี่ยวกับอาชีพ สร้างบัญชีอีเมลมืออาชีพถ้ายังไม่มี โดยเฉพาะที่มีชื่อ-นามสกุลเต็ม

ให้สั้นกระชับ (Be Brief)

เคารพเวลา ของคุณและคนยุ่งที่รับอีเมล ศิลปะอีเมลให้ความสำคัญอันดับหนึ่งกับศิลปะความกระชับ การเล่าเรื่องราวส่วนตัวด้วยเศรษฐกิจคำพูด คือวิธีที่ถูกต้องตอนจัดการกับ attention span (ช่วงความสนใจ) สั้น ปกติเช้าวันยุ่ง เรา scan (สแกน) อีเมลแทนที่จะอ่าน อีเมลยาวอาจถูกเลื่อนไว้ภายหลังและลืม หรือทิ้งทิ้ง

เคล็ดลับ: ปรับอีเมลซ้ำๆ จนคุณบีบเอาคำที่ไม่จำเป็นออกหมด ตอนตัดคำซ้ำหมด คำขอของคุณจะชัดเจนและเฉพาะเจาะจง

สร้าง connection (ความเชื่อมโยง) และ context (บริบท)

อีเมลแรกคือการแนะนำตัว เหมือนการแนะนำตัวทุกครั้ง มีน้ำหนักถ้าคุณใช้ referral (การแนะนำ) หรือ drop a name (กล่าวชื่อ) สร้าง connection เหมือนที่กล่าวไป มันเพิ่ม personal touch วิธีดีที่สุดได้งานคือสร้างความสัมพันธ์ และอาจเริ่มที่นี่ถ้าคุณ pivot (หมุน) ให้ reference ของใครสักคนในอีเมล อาจเป็นคนมีประสบการณ์แนะนำคุณเกี่ยวกับอุตสาหกรรมนั้น ถ้าไม่มีชื่อให้ reference ให้กล่าวว่าคุณพบคนที่ส่งเมลอย่างไร อาจเจอที่ไหน หรืออ่านงานและความสำเร็จของพวกเขา ยิ่งดีกว่า -- อาจสำเร็จการศึกษาเดียวกัน (alma mater) วัตถุประสงค์หลักคือ สร้างเหตุผลว่าทำไมคุณพยายามเชื่อมต่อ และความเชื่อมต่อมีคุณค่าให้คุณอย่างไร

โฆษณาคุณค่า (Advertise Value)

นี่คือ hook (จุดลอก) ที่ถ้าทำได้ จะเพิ่มคุณค่าให้สมัครงานของคุณ ส่วนยากที่สุดสำหรับ fresh graduate (มือใหม่) ที่ยังไม่มี platform ผู้มีประสบการณ์ใช้ research หาจุดที่ทำความแตกต่างได้ บรรทัดเดียวอาจดึงดูดความสนใจ ผมได้งานที่สองด้วยการกล่าวรายงานหนังสือพิมพ์ว่าบริษัทเฉพาะเจาะจงอยากขยายในพื้นที่หนึ่ง และผมมีข้อมูลตลาดจากที่นั่น มือใหม่กล่าว background work (งานพื้นฐาน) ที่ทำเพื่อเข้าใจงานที่บริษัททำดีขึ้น อาจเสนอไอเดีย อาจไม่อยู่ในแผนของพวกเขา แตแสดงว่าคุณ invested emotionally (ลงทุนทางอารมณ์) ในงานของพวกเขา แตก็คงให้กระชับและซื่อสัตย์

การชื่นชมจะพาคุณไปถึงที่หมาย (Flattery Will Get You There)

อย่า overdo (ทำเกิน) รักษาคำชมให้ซื่อสัตย์และเฉพาะเจาะจง การขอคำแนะนำแทนขอช่วยเหลือ ช่วยได้เสมอ ปฏิบัติต่ออีเมลเหมือน request for information (ขอข้อมูล) มากกว่า cover letter (จดหมายสมัครงาน) ปกติคนยินดีให้คำแนะนำและข้อมูลมากกว่าสิ่งหนักกว่าอย่างสัมภาษณ์ อย่างน้อย ด้วยอีเมลแรก คุณก้าวแรกเล็กๆ ไปสู่เป้าอาชีพ

จำเป้าหมายของคุณ (Remember Your Objective)

อีเมลแรกเพียงแค่ handshake (การให้ไหว้) ที่เป็นมิตร ไม่ได้หมายถึง resume carrier (พาเรซูเม่) ดังนั้นอย่ากระโดดปืน สิ่งดีที่สุดคาดหวังคือ positive response ที่นำไปสู่อีเมลถัดไป การส่ง resume เป็น red-alert (สัญญาณเตือน) และยกเลิกสิ่งที่คุณเขียนในอีเมลด้วยความกระตือรือร้น ผู้รับอาจคิดว่าอีเมลแค่เครื่องมือล่องาน มีช่องทางอื่น (อย่าง HR department) สำหรับส่ง resume

ขอ referral (การแนะนำ)

สิ่งดีที่สุดที่ได้จากการสนทนาที่เป็น blind alley (ทางตัน) คือ reference ให้คนอื่นที่อาจช่วย ขอ referral เสมอ เพราะผู้รับอาจช่วยคุณไม่ได้ แตเป็นไปได้ว่าคนที่เขา/เธอ รู้จัก ช่วยคุณได้

ปิดท้ายที่ดี (A Good Ending)

นี่อาจเป็น new beginning (จุดเริ่มต้นใหม่) ถ้าอีเมลจับโน้ตถูกต้อง เหมือนตอนเริ่มต้น สำคัญที่จะปิดท้ายดี การใส่ใจลายเซ็นอีเมลก็สำคัญ เพราะในสายตาครั้งเดียว มันบอกผู้รับมากมายเกี่ยวกับคุณและความใส่ใจรายละเอียด จบอีเมลด้วย valediction (คำลา) ที่ถูกต้อง สำคัญกว่า จบด้วย call to action (คำเรียกการดำเนินการ) เฉพาะเจาะจง

ติดตาม (Follow Up)

Follow-up email ไม่ได้แค่เป็น reminder (การเตือน) แตโพรเจกต์ intent (เจตนา) ของคุณ มันช่วยให้คุณรู้ว่าอีเมลมี impact (ผลกระทบ) ตามที่ต้องการ หรือถูกทิ้ง ถ้าพบหน้าตาครั้งแรกหรือเพียงอีเมลคนแปลกหน้า Follow-up email แยกคุณจาก business cards คนอื่น และช่วย recall (การทรงจำ) ทำให้กระชับ

กฎข้อตนหลังทุกขั้นพื้นฐานคือ รักษาการสื่อสารให้ดำเนินต่อไป เป้าหมายคือ ขยายการแลกเปลี่ยนอีเมลเกินอีเมลแรก เพื่อที่คุณจะ break through (ทะลุ) "stranger-wall" (กำแพงคนแปลกหน้า) และ network ทางมืออาชีพ แม้ไม่สำเร็จ อย่าลบ contact เพราะคุณไม่รู้ว่าเมื่อไหร่จะมีหน้าต่างใหม่เปิด การเขียนอีเมลเก่งเป็นเรื่องของ persistence (ความมั่นนาน) เท่ากับการยึดมั่นในกฎหลักบางข้อ ผมมีความสำเร็จและความล้มเหลวของตัวเอง มันเป็นเพราะความสำเร็จอย่างหนึ่งที่ผมเผยแพร่บทความนี้ ใช่ ผมได้งานที่ MakeUseOf เพราะอีเมล แชร์เรื่องราวความสำเร็จของคุณมา มีเคล็ดลับซ่อนอยู่ที่เราทุกคนใช้เขียนอีเมลที่ bowl (ทุบ) ใครได้