การเขียนอีเมลที่น่าทึ่งสามารถส่งเสริมอาชีพของคุณได้อย่างไร

อย่ากังวลว่าอีเมลยังไม่ตายหรือล้าสมัย ไม่ว่าใครจะคาดเดาอะไรก็ตาม โซเชียลมีเดียอาจเข้ามาแทนที่ แต่อีเมลไม่ได้เป็นเพียงตัวของมันเองเท่านั้น แต่ยังเป็นง่ามที่แข็งแกร่งที่สุดของตรีศูลเมื่อพูดถึงการจับมือกับคนที่สำคัญบนเว็บ อันที่จริงมีเพียงไม่กี่คนที่เชี่ยวชาญศิลปะการส่งอีเมล Joshua เพื่อนร่วมงานของฉันเรียกมันว่าความกังวลในการส่งอีเมล มันเป็นเรื่องจริงและน่าประหลาดใจมาก เพราะทั้งหมดเป็นเพียงเคล็ดลับที่เจาะจงในการส่งอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ

การส่งอีเมลแบบมืออาชีพช่วยเพิ่มชื่อเสียงทางออนไลน์ (และออฟไลน์) ของคุณอย่างจับต้องไม่ได้ มาตรฐานขั้นสูงของการส่งอีเมลอย่างมีเล่ห์เหลี่ยมคือถ้าคุณสามารถหางานทำหรือลงเอยด้วยอีเมลที่น่าประทับใจ หรือฉันจะบอกว่าแม้ว่าคุณจะสามารถทำคะแนนสัมภาษณ์และก้าวเท้าเข้าไปในประตูได้ หากความก้าวหน้าในอาชีพของคุณตกอยู่ในความเสี่ยง ถึงเวลาแล้วที่คุณจะได้เรียนรู้เคล็ดลับการส่งอีเมลขั้นพื้นฐานที่อาจเป็นไปได้แม้กระทั่งสำหรับความก้าวหน้าในอาชีพ

การเขียนอีเมลที่ดีคือทักษะชีวิตขั้นพื้นฐาน

เป็นเรื่องที่ยังต้องเรียนรู้ ในโลกของการทำงาน อีเมลที่เขียนไม่ดีอาจเป็นฮาราคีรี เพราะหลายครั้งอีเมลทำหน้าที่เป็นจุดติดต่อแรก โปรดจำไว้ว่า อีเมลของคุณจะต้องขัดแย้งกับอีเมลอื่นๆ ในกล่องจดหมายที่มีผู้คนหนาแน่น เพียงแค่คลิกเมาส์จากถังขยะ การส่งอีเมลล์แบบเย็นชานั้นยากพอๆ กับการโทรแบบปกติ คุณมีเวลาห้าวินาทีแรกในการสร้างความประทับใจ แต่มันสามารถทำได้ถ้าคุณมีพื้นฐานที่ถูกต้อง นี่คือสิบในนั้น

เตรียมตัวให้พร้อม

ทำวิจัยของคุณ ก่อนที่คุณจะพิมพ์ชื่อลงในช่องที่อยู่ อย่างน้อยคุณจำเป็นต้องรู้บางอย่างเกี่ยวกับบุคคลที่คุณกำลังส่งจดหมายถึง โชคดีที่การทำวิจัยงานออนไลน์เป็นหนึ่งในสิ่งที่ง่ายที่สุดในปัจจุบันแม้ว่าจะต้องใช้เวลามากก็ตาม LinkedIn, Facebook และ Twitter เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการวิจัยที่เกี่ยวข้องกับอาชีพ เราเห็นก่อนหน้านี้แล้วว่าโปรไฟล์ LinkedIn ที่ได้รับการดูแลอย่างดีจะมีประโยชน์ในฐานะเครื่องมือจัดการความสัมพันธ์แบบมืออาชีพได้อย่างไร

คุณควรกำหนดด้วยว่าบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึงอยู่ในฐานะที่จะช่วยให้คุณมีจุดยืนในอาชีพการงานของคุณหรืออย่างน้อยที่สุดก็สามารถเป็นผู้มีอิทธิพลได้ คุณอาจลองค้นหาตำแหน่งสำรองใดๆ ตัวอย่างเช่น การฝึกงานหรือโครงการฟรีแลนซ์ที่เหมาะสมแม้ว่างานหลักจะผ่านคุณไป 

เพิ่มสัมผัสส่วนตัว

ไม่เคยอีเมลจำนวนมาก เช่นเดียวกับการส่งงานพรมทิ้งระเบิดอุตสาหกรรมของคุณด้วยประวัติย่อที่ใช้เทมเพลตเป็นความคิดที่ไม่ดี แนวคิดในการส่งอีเมลทั่วไปก็เช่นกัน คุณต้องปฏิบัติต่ออีเมลแต่ละฉบับเสมือนเป็นอุปกรณ์นำส่งที่แม่นยำด้วยเลเซอร์ นี่คือที่ที่การวิจัยช่วยในการค้นหาไม่เพียงแต่ชื่อของบุคคลที่คุณจะกล่าวถึงเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสถานะของพวกเขาในลำดับชั้นด้วย อย่าลืมเพิ่มคำทักทายที่ถูกต้อง วิธีที่น่าจดจำในการเพิ่มสัมผัสส่วนตัวคือการหาจุดร่วมกับผู้รับ อาจเป็นหลักสูตรทั่วไปที่คุณเรียนหรืออย่างที่เราจะเห็นในอีกจุดหนึ่งด้านล่าง ซึ่งก็คือความคุ้นเคยทั่วไป

นอกจากนี้ เมื่อเป็นอีเมลที่เกี่ยวข้องกับอาชีพ ให้สร้างบัญชีอีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพ หากคุณยังไม่มี ควรมีชื่อเต็มของคุณ

สั้นๆ

เวลาเคารพ คุณและบุคคลที่ไม่ว่างที่คุณส่งอีเมลถึง ศิลปะของอีเมลให้ความสำคัญสูงสุดกับศิลปะแห่งความกะทัดรัด การบอกเล่าเรื่องราวส่วนตัวของคุณเกี่ยวกับเศรษฐกิจเป็นแนวทางที่ถูกต้องเมื่อต้องรับมือกับช่วงความสนใจสั้นๆ โดยปกติ ในช่วงเช้าที่วุ่นวาย เราจะสแกนอีเมลของเราแทนการอ่าน อีเมลขนาดยาวอาจถูกเลื่อนออกไปในภายหลังและถูกลืมหรือเพียงแค่อีเมลขยะ

เคล็ดลับ:แก้ไขอีเมลของคุณซ้ำๆ จนกว่าคุณจะสามารถบีบข้อมูลเล็กๆ น้อยๆ ออกมาได้ เมื่อคุณตัดคำที่เสียออกไปทั้งหมด คำขอของคุณจะชัดเจนและเฉพาะเจาะจง 

สร้างการเชื่อมต่อและบริบท

อีเมลฉบับแรกเป็นการแนะนำ เช่นเดียวกับการแนะนำตัวทั้งหมด มันมีน้ำหนักหากคุณสามารถใช้ผู้อ้างอิงหรือตั้งชื่อเพื่อสร้างการเชื่อมต่อได้ อย่างที่กล่าวไปก่อนหน้านี้ ยังเพิ่มสัมผัสส่วนตัว วิธีที่ดีที่สุดในการหางานคือการสร้างความสัมพันธ์ และสามารถเริ่มต้นได้ที่นี่ หากคุณสามารถอ้างอิงถึงใครบางคนในอีเมลได้ อาจเป็นคนที่มีประสบการณ์ซึ่งแนะนำคุณเกี่ยวกับอุตสาหกรรมนั้นๆ หากคุณไม่มีชื่อที่จะใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง ให้ระบุว่าคุณพบบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึงได้อย่างไร บางทีคุณอาจพบพวกเขาที่ไหนสักแห่งหรืออ่านเกี่ยวกับงานและความสำเร็จของพวกเขา ดียิ่งขึ้นไปอีก - บางทีคุณอาจแบ่งปันโรงเรียนเก่าคนเดียวกัน จุดประสงค์หลักคือการหาเหตุผลว่าทำไมคุณถึงพยายามเชื่อมต่อและวิธีที่การเชื่อมต่อนั้นมีคุณค่าสำหรับคุณ

มูลค่าโฆษณา

นี่คือเบ็ดซึ่งถ้าดึงออกสามารถเพิ่มมูลค่าให้กับผู้สมัครงานของคุณ นี่เป็นส่วนที่ยากที่สุดสำหรับผู้ที่ยังไม่มีแพลตฟอร์ม ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์สามารถใช้การวิจัยและค้นหาตำแหน่งที่เขาสามารถสร้างความแตกต่างได้ การกล่าวถึงบรรทัดเดียวอาจเป็นการดึงดูดความสนใจ ฉันได้งานที่สองจากการพูดถึงหนังสือพิมพ์รายงานที่บริษัทแห่งหนึ่งต้องการขยายธุรกิจในพื้นที่หนึ่ง และฉันได้รับผลตอบรับจากตลาดจากที่นั่น มือใหม่สามารถพูดถึงงานเบื้องหลังที่เขาหรือเธอทำเพื่อให้คุ้นเคยกับงานที่บริษัททำมากขึ้น เขาหรือเธอสามารถเสนอความคิดได้ มันอาจจะไม่ได้อยู่ในแผนของสิ่งต่าง ๆ แต่แสดงให้เห็นว่าคุณทุ่มเทอารมณ์กับงานของพวกเขา แต่ขอย้ำอีกครั้งว่ากระชับและละเอียดอ่อน

คำเยินยอจะพาคุณไปที่นั่น

อย่าหักโหมจนเกินไป ให้คำชมของคุณจริงใจและเฉพาะเจาะจง การขอคำแนะนำแทนความช่วยเหลือช่วยได้เสมอ ปฏิบัติต่ออีเมลดังกล่าวเป็นการขอข้อมูลแทนที่จะเป็นจดหมายสมัครงาน โดยปกติแล้ว ผู้คนยินดีที่จะให้คำแนะนำและข้อมูลต่างๆ มากกว่าที่จะให้ข้อมูลที่สำคัญกว่า เช่น การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ อย่างน้อยกับอีเมลฉบับแรก คุณได้ก้าวไปสู่เป้าหมายในอาชีพการงานของคุณเพียงเล็กน้อย

จดจำวัตถุประสงค์ของคุณ

อีเมลฉบับแรกนี้เป็นเพียงการจับมือที่เป็นมิตร มันไม่ได้หมายถึงการเป็นผู้ให้บริการประวัติย่อ (ใช่ อย่าแนบประวัติย่อของคุณ) ดังนั้นอย่ากระโดดปืน สิ่งที่ดีที่สุดที่คุณคาดหวังได้คือการตอบรับเชิงบวกที่จะนำไปสู่อีเมลฉบับต่อไป การส่งประวัติย่อเป็นการแจ้งเตือนสีแดงและยกเลิกสิ่งที่คุณอาจเขียนในอีเมล ผู้รับอาจคิดว่าอีเมลเป็นเพียงสิ่งล่อใจสำหรับงาน ยังมีช่องทางอื่นๆ (เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล) ในการส่งประวัติย่อ

ขอผู้อ้างอิง

สิ่งที่ดีที่สุดที่คุณจะได้รับจากการสนทนาในตรอกตาบอดคือการอ้างอิงถึงคนอื่นที่อาจช่วยได้ ขอผู้อ้างอิงเสมอเนื่องจากผู้รับอาจไม่สามารถช่วยคุณได้ แต่เป็นไปได้ว่าคนที่เขาหรือเธอรู้จักสามารถช่วยคุณได้

ตอนจบที่ดี

นี่อาจเป็นการเริ่มต้นใหม่หากอีเมลพบบันทึกย่อที่ถูกต้อง เช่นเดียวกับที่คุณเริ่มต้น การปิดให้ดีก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน การให้ความสนใจกับลายเซ็นอีเมลของคุณก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากสามารถบอกผู้รับเกี่ยวกับตัวคุณและความใส่ใจในรายละเอียดได้เพียงแวบเดียว จบอีเมลของคุณด้วยความถูกต้อง ที่สำคัญกว่านั้น ลงท้ายด้วยการเรียกร้องให้ดำเนินการเหมือนคำขอเฉพาะ

ติดตามผล

อีเมลติดตามผลไม่เพียงแต่เป็นเครื่องเตือนใจ แต่ยังแสดงเจตจำนงของคุณด้วย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณทราบว่าอีเมลของคุณมีผลกระทบตามที่ต้องการหรือถูกทิ้งขยะหรือไม่ ไม่ว่าจะพบกันเป็นครั้งแรกหรือเพียงแค่ส่งอีเมลถึงคนแปลกหน้า อีเมลติดตามผลจะแยกคุณออกจากนามบัตรที่เหลือและช่วยในการเรียกคืน กระชับ

หลักการง่ายๆ เบื้องหลังขั้นตอนพื้นฐานทั้งหมดคือการทำให้การสื่อสารดำเนินต่อไป วัตถุประสงค์ของคุณคือการแลกเปลี่ยนอีเมลให้มากกว่าอีเมลแรก เพื่อให้คุณสามารถเจาะทะลุ "กำแพงคนแปลกหน้า" และเครือข่ายได้สำเร็จอย่างมืออาชีพ แม้ว่าคุณจะทำไม่สำเร็จ อย่าลบผู้ติดต่อเพราะคุณไม่มีทางรู้ว่าจะมีหน้าต่างอื่นเปิดขึ้นเมื่อใด การเขียนอีเมลที่น่าทึ่งเป็นเรื่องของความพากเพียร เช่นเดียวกับการยึดมั่นในกฎหลักบางประการ ฉันมีส่วนแบ่งความสำเร็จและความล้มเหลวของตัวเอง เป็นเพราะความสำเร็จอย่างหนึ่งที่ฉันสามารถเผยแพร่บทความนี้ได้ ใช่ ฉันได้งานที่ MakeUseOf เพราะอีเมล แบ่งปันเรื่องราวความสำเร็จของคุณกับเรา อาจมีเคล็ดลับซ่อนอยู่ที่ใดที่หนึ่ง ซึ่งเราทุกคนสามารถเขียนอีเมลที่อาจทำให้คนอื่นเข้าใจผิดได้