ไม่มีเวลาทำอาหารกลางวัน? ไม่เป็นไร จับกระป๋อง ต้องการอาหารตั้งแคมป์ที่ไม่เน่า? ง่ายๆ ซื้อกระป๋องอาหาร เบื่อพิมพ์ตอบอีเมลซ้ำๆ? ลองอีเมลกระป๋อง! คิดว่าผมตลก? คิดใหม่ Canned responses หรือ canned replies เป็นฟีเจอร์ที่ผู้ใช้หลายคนไม่เคยลอง แต่เมื่อลองแล้ว ไม่มีทางกลับ
เคยได้ยิน Gmail canned responses แต่มาไม่ถึงเวลาลอง? กำลังได้ยินครั้งแรก? ไม่ว่าคำตอบคืออะไร หากคุณไม่เคยลองฟีเจอร์เก๋นี้มาก่อน วันนี้ควรจะลอง และเพื่อให้ชัดเจนว่าทำไมควรลอง โพสต์นี้จะบอกทุกอย่างเกี่ยว canned responses คือ อะไร เมื่อไหร่ มีประโยชน์ และ อย่างไร ใช้เพื่อประหยัดเวลา
Canned Responses คืออะไร?
หากคุณอยู่ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา โอกาสคุณได้ยิน canned responses อย่างน้อยหนึ่งครั้ง ด้วยชื่อที่ตลก Canned responses มีประโยชน์เท่าอาหารกระป๋อง และสุขภาพดีกว่าสองเท่า อย่างง่าย canned responses ช่วยคุณเมื่อต้องใช้ข้อความเดียวกันในอีเมลซ้ำๆ มีการใช้งานไม่มีที่สิ้นสุด แต่ก่อนจะลงลึก สำคัญที่จะเข้าใจ canned responses จริงๆ คืออะไร
ไม่ว่าประการใด เกือบทุกคนมีอีเมลซ้ำๆ ที่พูดสิ่งเดียวกัน คุณพิมพ์ตอบทุกครั้งที่ต้องส่ง ได้ แต่มันเขียนครั้งเดียว ใส่กระป๋อง และดึงออกมาใช้ทุกครั้ง ฟีเจอร์นี้มีในแทบทุกแพลตฟอร์มอีเมล แต่น่าจะรู้จักและใช้ง่ายที่สุดใน Gmail
ทำไมต้องใช้?
อย่างง่าย ทำไมไม่? นี่คือการใช้งานที่ดี:
ส่งอีเมลเดียวกันหลายครั้ง: ขายของบน eBay, Amazon หรือคล้ายๆ? ใช้ canned responses อธิบายสินค้า หรือแจ้งลูกค้าขายหมด ต้องส่งสัญญา คำถาม หรือรายละเอียดให้ลูกค้าหลายคน? ใส่กระป๋องอีเมลเหล่านั้น ต้องตอบเหมือนกันหลายอีเมล? นี่คือการใช้งานคลาสสิก แทนที่จะพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง หรือคัดลอกวางจากอีเมลเก่า แค่เซฟ canned response
ออโต้รีสปอนเดอร์อัจฉริยะ: ใน Gmail และไคลเอนต์อื่นๆ ที่มีฟิลเตอร์ซับซ้อน คุณสามารถใช้ canned responses ตั้งออโต้รีสปอนเดอร์อัจฉริยะ ทำไมถึงอัจฉริยะ? ตอนตั้งออโต้รีสปอนเดอร์ มันส่งให้ทุกคนติดต่อคุณ ไม่ว่าจะเป็นใคร ไม่ได้เหมาะสมเสมอไป อยากให้ลูกค้าตอบแบบหนึ่ง ครอบครัวอีกแบบ และไม่ตอบคนอื่นเลย? ตั้ง canned responses หลายแบบ และเชื่อมกับฟิลเตอร์อีเมล
ลายเซ็นหลายแบบ: ไคลเอนต์อีเมลหลายตัวไม่ให้ใช้ลายเซ็นหลายแบบสำหรับที่อยู่อีเมลเดียว กับ canned responses คุณตั้งลายเซ็นหลายแบบและเซฟแต่ละอันเป็น canned response ตอนเริ่มเขียนอีเมล คุณเพิ่มลายเซ็นที่เกี่ยวข้องได้ด้วยคลิกเดียว
การใช้งานสร้างสรรค์: ไม่มีขีดจำกัดสิ่งที่คุณทำกับ canned responses ทุกอย่างขึ้นอยู่กับความสร้างสรรค์ของคุณ มีรายการซื้อของชำคงที่? ตั้งให้ส่งอัตโนมัติเมื่อสามีเมลขอ ต้องอธิบายสิ่งเดียวกันซ้ำๆ ให้คน? อย่าเสียเวลา ใส่กระป๋องคำอธิบายพื้นฐานและปรับแต่งตามต้องการ สนุกกับมัน!
การตั้งค่า Canned Responses ใน Gmail
แม้คุณจะใช้ลิงก์ด้านบนเรียนรู้การตั้งค่า canned responses ในผู้ให้บริการและไคลเอนต์ต่างๆ ด้านล่างคุณจะพบวิธีทำใน Gmail อย่างแน่นอน ทำไม Gmail? เพราะมันคือสิ่งที่ผมใช้ และถ้าสถิติเชื่อได้ ตอนนี้เป็นบริการอีเมลยอดนิยมโลก หลังผ่าน Hotamil ไปก่อนหน้านี้
น่าประหลาดใจ canned responses ยังไม่ใช่ฟีเจอร์เนทีฟของ Gmail คุณต้องเปิดใช้งานในแท็บ Labs ก่อนจึงจะใช้ได้ ในการตั้งค่า Gmail canned response เริ่มด้วยการเขียนในหน้าต่างเขียนอีเมลใหม่ เมื่อเสร็จ คลิกสามเหลี่ยมขวามือของหน้าต่างเขียน เลือก "Canned responses" แล้วคลิก "New canned response…"
หากคุณยังใช้ Gmail compose แบบเก่า และผมมั่นใจหลายคนใช้ กระบวนการแตกต่างเล็กน้อย หลังเขียนอีเมลเสร็จ หาลิงก์ "Canned responses" ใต้บรรทัดเรื่อง คุณจะพบตัวเลือก "New canned response…" ที่นี่
ยินดีด้วย! คุณมี canned response ใหม่แล้ว เมื่อคุณเพิ่มต่อไป รายการจะยาวขึ้นเรื่อยๆ อย่าให้สับสน รายการปรากฏใต้ 3 หัวข้อ: Insert, Save และ Delete อันแรกและสามอธิบายเอง แต่หากคุณเลือกตอบสนองของคุณใต้เมนู Save คุณจะเขียนทับด้วยสิ่งที่คุณมีในดราฟต์อีเมลปัจจุบัน
เพื่อรวม canned response กับฟิลเตอร์ สร้างฟิลเตอร์ใหม่ผ่านการตั้งค่า และเมื่อเลือกการกระทำของฟิลเตอร์ ให้ติ๊กกล่องถัดจาก "Send canned response" และเลือกว่าต้องการส่งตอบสนองไหน
สรุป
Canned responses จริงๆ เป็นหนึ่งในการประดิษฐ์ที่ดีที่สุดนับตั้งแต่อาหารกระป๋อง หากคุณไม่ทำอะไรวันนี้เลย ทำความดีกับตัวเอง สร้าง canned response หนึ่งอัน ผมสัญญา คุณจะไม่เสียใจ
คุณใช้ canned responses อย่างไร? มีการใช้งานสร้างสรรค์แบ่งปันไหม? ได้แรงบันดาลใจลองฟีเจอร์หลังอ่านบทความนี้? บอกเราทั้งหมดในความคิดเห็น
เครดิตรูปภาพ: Canned words image via Shutterstock
