ประโยชน์ที่ยิ่งใหญ่กว่าประการหนึ่งสำหรับการทำงานกับเอกสารในระบบคลาวด์คือความสามารถในการแชร์แบบเรียลไทม์ คุณไม่จำเป็นต้องผ่านการแก้ไขใดๆ อีกต่อไปเพื่อพยายามรักษาเอกสารที่สอดคล้องกัน ตอนนี้ทุกคนสามารถชิปในเอกสารเดียวกันและแก้ไขได้ในเวลาเดียวกัน แม้ว่าจะมีประโยชน์มาก แต่ก็มีปัญหาที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติโดยมีคนหลายคนแก้ไขเอกสารเดียวกัน วันหนึ่ง คุณอาจเปิดเอกสารขึ้นมาและพบว่ามีการแก้ไขหลายอย่าง ซึ่งคุณไม่เห็นด้วย!
โชคดีที่มีซอฟต์แวร์ดีๆ ที่ช่วยให้สามารถแก้ไขร่วมกันได้ มีวิธีค้นหาว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงอะไรและเปลี่ยนกลับเป็นเวอร์ชันก่อนหน้า นี่คือวิธีการดำเนินการใน Google เอกสาร
กำลังดูการแก้ไข
ในตัวอย่างนี้ เราจะวิเคราะห์เอกสารที่มีการแก้ไข มีคนพยายามเพิ่มรูปภาพเกี่ยวกับตุตันคามุนนี้ลงในบทความ แต่การทำเช่นนี้พวกเขาได้ลบย่อหน้าเหนือรูปภาพที่กล่าวถึงชีวิตในวัยเด็กและพ่อแม่ของเขาโดยไม่ได้ตั้งใจ
โชคดีที่เรายังสามารถกู้คืนย่อหน้าได้แม้ว่าจะถูกลบไปแล้วก็ตาม ขั้นแรก คลิก "ไฟล์" จากนั้นคลิก "ดูประวัติการแก้ไข" หรือจะกดแป้นลัด “Ctrl + Alt + Shift + H” ก็ได้ แม้จะจำยากก็ตาม
ประวัติการแก้ไขจะปรากฏขึ้น สิ่งที่เกิดขึ้นที่นี่คือ Google เอกสาร "จำ" สถานะต่างๆ ของบทความในขณะที่เขียน นอกจากนี้ยังบันทึกว่าใครเป็นคนเขียนรายการใด คุณจึงสามารถย้อนกลับไปดูว่าใครเป็นคนแก้ไขเอกสาร
หากเราย้อนดูประวัติจะพบว่าเอกสารของเราได้รับการแก้ไขโดย Paul:
เราสามารถคลิกการแก้ไขแต่ละครั้งเพื่อดูการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในประวัติของเอกสารเวอร์ชันนั้น โปรดทราบว่าคุณต้องคลิกกล่องกาเครื่องหมาย “แสดงการเปลี่ยนแปลง” ที่ด้านล่างของประวัติการแก้ไขเพื่อดูการเปลี่ยนแปลง
เมื่อดูการเปลี่ยนแปลงภายในการแก้ไข ข้อความใดๆ ที่แก้ไขแล้วจะมีสีเป็นสีเดียวกับผู้ใช้ที่แก้ไข ในกรณีนี้ สีของ Paul คือสีม่วง ดังนั้นการแก้ไขทั้งหมดของเขาจะแสดงเป็นสีม่วง ข้อความสีที่มีเส้นขีดทับคือสิ่งที่ผู้ใช้ลบ ในขณะที่ข้อความสีที่ไม่มีเส้นตัดผ่านคือสิ่งที่เพิ่มเข้าไป
เมื่อทำการแก้ไข เราจะเห็นช่วงเวลาที่ Paul ลบย่อหน้าของเราโดยไม่ได้ตั้งใจ:
ตอนนี้เรารู้แล้วว่าการแก้ไขเกิดขึ้นเมื่อใด ก็ถึงเวลากู้คืน!
การกู้คืนการแก้ไข
อันดับแรก เราจะเลือกการแก้ไขก่อนที่ย่อหน้าจะถูกลบ
ที่ด้านซ้ายบนมีปุ่มที่เรียกว่า "กู้คืนการแก้ไขนี้" คลิกที่นี่
จากนั้นคลิก "กู้คืน" ในป๊อปอัปที่ปรากฏขึ้น
ตอนนี้เอกสารจะเปลี่ยนกลับเป็นสถานะเดิม โปรดทราบว่าการแก้ไขใด ๆ ที่ทำขึ้นหลังจากช่วงเวลาของการแก้ไขเฉพาะนี้จะยังคงบันทึกไว้ การกลับไปใช้การแก้ไขที่เก่ากว่าจะไม่ลบหรือเขียนทับการแก้ไขใดๆ ที่เกิดขึ้นในภายหลังโดยอัตโนมัติ เราสามารถใช้สิ่งนี้เพื่อโอนเนื้อหาที่เพิ่มในการแก้ไขที่ใหม่กว่าไปยังย่อหน้านี้ เพื่อให้เราสามารถเก็บย่อหน้าที่ถูกลบไปพร้อมกับดูแลให้งานของผู้ทำงานร่วมกันยังคงไม่เสียหาย
คุณลักษณะ “คำแนะนำ” ของ Google เอกสาร
ในอนาคต หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงอาการปวดหัวเหล่านี้ บอกผู้เขียนของคุณให้เปิดใช้งาน "โหมดการแนะนำ" คุณสามารถทำได้โดยคลิกที่ช่องด้านบนขวาที่ระบุว่า "กำลังแก้ไข" และเปลี่ยนเป็น "การแนะนำ" ในขณะที่เขียน ไม่มีทางบังคับให้ผู้เขียนใช้โหมดนี้ ดังนั้น คุณจะต้องขอให้พวกเขาดำเนินการด้วยตนเอง หากคุณกำลังแก้ไขไฟล์พร้อมกัน คุณสามารถทำได้ผ่านการแชทของเอกสาร
เมื่อมีคนแก้ไขเอกสารโดยเปิดใช้งานคำแนะนำ การเปลี่ยนแปลงจะแสดงเป็นคำแนะนำแทนที่จะเป็นการแก้ไขจริง ซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถลบข้อความได้ หากคุณลอง Google เอกสารจะทำเครื่องหมายข้อความเพื่อลบ ในทำนองเดียวกัน หากคุณเพิ่มสิ่งใด Google เอกสารจะเพิ่มเป็นส่วนเสริมที่แนะนำในบทความ บันทึกของการแก้ไขแต่ละรายการจะปรากฏทางด้านขวาและอนุญาตให้ผู้เขียนอธิบายการแก้ไขหากต้องการ
เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงกลายเป็น "ของจริง" จะต้องยอมรับหรือปฏิเสธ ทำได้โดยช่องที่ปรากฏทางด้านขวาของการเปลี่ยนแปลง
หากคุณคลิกช่องทำเครื่องหมาย การแก้ไขจะได้รับการยอมรับและนำไปใช้กับเอกสารอย่างเหมาะสม หากคุณคลิกที่สัญลักษณ์กากบาท การเปลี่ยนแปลงจะเปลี่ยนกลับเป็นค่าเดิม ในตัวอย่างข้างต้น หากผู้ทำงานร่วมกันใช้คำแนะนำในการแก้ไข เราอาจยอมรับคำขอเพิ่มรูปภาพและย่อหน้าของพวกเขา และปฏิเสธคำขอให้ลบย่อหน้าของเราเอง ง่ายขึ้นมาก!
กำลังแก้ไขแก้ไข
เมื่อทำงานร่วมกับผู้อื่น อาจเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดที่เห็นส่วนสำคัญถูกลบหรือเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจ ด้วยประวัติการแก้ไข คุณสามารถย้ายสถานะในอุดมคติสุดท้ายของเอกสารและเปลี่ยนกลับเป็นสถานะนั้นได้ ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อเปิดโหมด "คำแนะนำ" คุณจะดำเนินการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการและอนุมัติหรือปฏิเสธได้ตามที่เห็นสมควร
คุณใช้ Google เอกสารเพื่อทำงานร่วมกันในเอกสารเป็นประจำหรือไม่ แจ้งให้เราทราบด้านล่าง!
