ประโยชน์ใหญ่ของการทำงานบนเอกสารในระบบคลาวด์คือการแชร์แบบเรียลไทม์ ไม่ต้องส่งแก้ไขไปมากันอีกต่อไป ทุกคนแก้ไขเอกสารเดียวกันพร้อมกันได้ แม้มีประโยชน์แต่ก็มีปัญหาเกิดขึ้นเมื่อหลายคนแก้ไขร่วมกัน วันหนึ่งคุณอาจเปิดเอกสารแล้วพบว่ามีการแก้ไขเยอะมาก บางอย่างคุณไม่เห็นด้วย!
다행히 ด้วยซอฟต์แวร์ที่รองรับการแก้ไขร่วมกันที่ดี มีวิธีดูว่าใครแก้ไขอะไรและย้อนกลับไปเวอร์ชันก่อนหน้า นี่คือวิธีทำใน Google Docs
ดูการแก้ไข
ในตัวอย่างนี้เราจะวิเคราะห์เอกสารที่ผ่านการแก้ไข ใครพยายามเพิ่มรูปภาพในบทความเรื่อง Tutankhamun แต่ลบย่อหน้าด้านบนรูปที่กล่าวถึงช่วงวัยเยาว์และพ่อแม่โดยไม่ได้ตั้งใจ
โชคดีที่ยังกู้คืนย่อหน้าได้ แม้ถูกลบแล้ว ก่อนอื่น คลิก "File" แล้ว "See revision history" หรือกดปุ่มลัด "Ctrl + Alt + Shift + H" (แม้จะจำยาก)
ประวัติการแก้ไขจะโผล่ขึ้น Google Docs "จดจำ" สถานะต่างๆ ของบทความขณะเขียน และบันทึกว่าใครเขียนอะไร ดูย้อนกลับได้ว่าใครแก้ไข
ดูประวัติ จะเห็นว่าเอกสารถูกแก้ไขโดย Paul:
คลิกแต่ละ revision เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงในเวอร์ชันนั้น ต้องติ๊ก "Show changes" ล่างประวัติการแก้ไข
ข้อความที่แก้ไขจะมีสีเดียวกับผู้แก้ไข Paul สีม่วง ทุกการแก้ไขของเขาจะเป็นสีม่วง ข้อความสีที่มีเส้นทับคือสิ่งที่ลบ ข้อความสีที่ไม่มีเส้นทับคือสิ่งที่เพิ่ม
ดูการแก้ไข พบช่วงที่ Paul ลบย่อหน้าของเราโดยไม่ได้ตั้งใจ:
ตอนนี้รู้เวลาที่แก้ไขแล้ว ก็ถึงเวลากู้คืน!
กู้คืน Revision
ก่อนอื่น เลือก revision ก่อนที่ย่อหน้าจะถูกลบ
มุมซ้ายบนมีปุ่ม "Restore This Revision" คลิกมัน
จากนั้นคลิก "Restore" ในป๊อปอัปที่ขึ้น
เอกสารกลับสู่สถานะเดิม หมายเหตุ: revision ที่ทำหลังจุดนี้ยังคงบันทึกอยู่ การกลับไป revision เก่าไม่ได้ลบหรือเขียนทับ revision ใหม่ เราสามารถนำเนื้อหาที่เพิ่มใน revision ใหม่มาย้ายเข้า revision นี้ เพื่อเก็บย่อหน้าที่ถูกลบและรักษางานของผู้ร่วมงาน
ฟีเจอร์ "Suggestion" ของ Google Docs
อนาคตถ้าอยากหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ บอกผู้เขียนให้เปิด "Suggesting mode" คลิกกล่องมุมขวาบนที่เขียน "Editing" เปลี่ยนเป็น "Suggesting" ตอนเขียนยังไม่มีวิธีบังคับให้ใช้โหมดนี้ ต้องขอให้ทำเอง ถ้าแก้ไขพร้อมกันทำได้ผ่านแชทของเอกสาร
เมื่อแก้ไขด้วย Suggestions เปิดอยู่ การเปลี่ยนแปลงจะแสดงเป็นข้อเสนอแนะ ไม่ใช่การแก้ไขจริง ไม่สามารถลบข้อความจริงได้ ถ้าลองลบ Google Docs จะทำเครื่องหมายลบ ข้อความที่เพิ่มจะเป็นการเพิ่มแบบเสนอแนะ บันทึกการแก้ไขแต่ละอย่างจะปรากฏขวา อนุญาตให้ผู้เขียนอธิบายการแก้ไข
เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเป็น "จริง" ต้อง Accept หรือ Decline ด้วยกล่องที่ปรากฏขวาของการเปลี่ยนแปลง
คลิกติ๊ก = ยอมรับและนำไปใช้ คลิกเครื่องหมาย X = ย้อนกลับสู่เดิม ในตัวอย่าง ถ้าผู้ร่วมงานใช้ Suggestions เราสามารถยอมรับการเพิ่มรูปและย่อหน้าของเขา และปฏิเสธการลบย่อหน้าของเรา ง่ายกว่ามาก!
แก้ไขการแก้ไข
ทำงานร่วมกับคนอื่น อาจหงุดหงิดเมื่อส่วนสำคัญถูกลบหรือเปลี่ยนโดยไม่ได้ตั้งใจ ด้วยประวัติการแก้ไข สามารถหาสถานะที่ดีล่าสุดและย้อนกลับ และดีกว่านั้น โหมด "Suggestions" เปิดอยู่ สามารถตรวจแต่ละการเปลี่ยนแปลงและยอมรับ/ปฏิเสธตามต้องการ
คุณใช้ Google Docs ร่วมกับคนอื่นบ่อยไหม? แชร์ได้ด้านล่าง!
