หากคุณใช้ Google Docs สำหรับงานส่วนใหญ่ คุณอาจสังเกตว่าคุณใช้เลย์เอาต์เอกสารเดียวกันซ้ำๆ แทนที่จะคัดลอกการจัดรูปแบบและสไตล์จากเอกสารเก่า ง่ายกว่ามากที่จะสร้างเทมเพลตสำหรับประเภทเอกสารเฉพาะนั้น นั่นคือ เมื่อคุณต้องการสร้างเอกสารใหม่ประเภทนั้น คุณสามารถโหลดเทมเพลต Google Docs และงานเดิมๆ ทำเสร็จแล้ว
ในอดีต Google Docs เคยมีฟีเจอร์ที่คุณสร้างเทมเพลตและส่งไปยังแกลเลอรีเทมเพลต ทำให้ตั้งค่าเทมเพลตเพื่อใช้ซ้ำสำหรับเอกสารใหม่ง่ายมาก อย่างไรก็ตาม Google ได้นำเทมเพลตแบบกำหนดเองออกจาก Google Docs แบบปกติ และย้ายไปบริการ GSuite ซึ่งต้องจ่ายเงินเป็นประจำ ผู้ใช้ทั่วไปยังใช้เทมเพลตสำเร็จรูปของ Google ได้ แตไม่สามารถอัปโหลดของตัวเองได้ สำหรับผู้ใช้ที่ไม่อยากจ่ายเงินแค่เพื่อสร้างเทมเพลต มาดูวิธีสร้างเทมเพลตด้วยตนเอง
การตั้งค่าเทมเพลต
เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ เราจะสร้างเอกสารที่ทำหน้าที่เป็นเทมเพลตของเรา หากคุณต้องการสร้างเทมเพลตจากศูนย์ สร้างเอกสารว่างโดยคลิกปุ่ม "new document" บนหน้าหลักของ Google Docs
หากคุณมีเอกสารที่ใช้เลย์เอาต์ที่คุณต้องการอยู่แล้ว สามารถใช้แทนได้ แน่นอน คุณจะต้องลบข้อมูลทั้งหมดออก เพื่อใช้สำหรับเอกสารในอนาคต เพื่อป้องกันการสูญเสียงาน คุณสามารถทำสำเนาเอกสารได้โดยเปิดมัน แล้วคลิก "File" ตามด้วย "Make a copy..." นี่จะสร้างไฟล์ซ้ำที่คุณสามารถแก้ไขอย่างอิสระสำหรับเทมเพลต
ตอนนี้เราจะสร้างเอกสารนี้เป็นเทมเพลต เพื่อทำเช่นนี้ ตั้งค่าเอกสารให้การจัดรูปแบบพื้นฐานเสร็จแล้ว แตไม่มีข้อมูลในฟิลด์ 那样 เมื่อเราใช้เทมเพลตในอนาคต เราต้องแค่กรอกข้อมูลตามต้องการ ตัวอย่างเช่น ในภาพด้านล่าง เรากำลังทำเทมเพลตสำหรับเอกสารที่ต้องการรายละเอียดส่วนตัว เราตั้งค่าให้ฟิลด์ทั้งหมดอยู่แล้วแตไม่มีข้อมูล เพื่อให้เรากรอกได้ทุกครั้งที่ใช้เทมเพลต
หากทำให้ง่ายขึ้น สามารถทิ้งข้อความ placeholder ไว้เพื่อเตือนว่าอะไรไปที่ไหน ตัวอย่างเช่น หากคุณมีเทมเพลตจดหมาย คุณอาจอยากแทรกข้อความอย่าง "<NAME>" และ "<BUSINESS>" เพื่อเตือนตัวเองว่าจะกรอกอะไรในส่วนนั้น คุณยังจัดรูปแบบข้อความ placeholder ให้เข้ากับสไตล์ที่คุณต้องการคำตอบอยู่ ดังนั้นโดยไม่ต้อง GSuite คุณไม่ต้องเปลี่ยนแปลงด้วยมือทุกครั้ง
เมื่อคุณตั้งค่าเทมเพลตได้ตามที่ชอบแล้ว ตั้งชื่อเอกสารให้จดจำง่าย ตอนนี้คุณมีเทมเพลตสำหรับเอกสารในอนาคตแล้ว
การค้นหาเทมเพลต
อย่างไรก็ตาม มีปัญหาใหญ่: เอกสารนี้เหมือนเอกสารอื่นๆ ทุกอย่างใน Google Drive ของคุณเกือบหมด! หากคุณสร้างเอกสารมาก เทมเพลตของคุณน่าจะหายระหว่างพวกเขา มันรบกวนที่ต้องค้นหาผ่าน Google Docs ทุกครั้งที่ต้องการใช้เทมเพลต มาทำให้หาเทมเพลตง่ายขึ้น
สร้างโฟลเดอร์
วิธีหนึ่งคือสร้างโฟลเดอร์ชื่อ "Templates" และวางเอกสารไว้ที่นั่น แรก นำทางไป Google Drive จากนั้น คลิกขวาที่พื้นที่ว่าง ไม่มีไฟล์หรือโฟลเดอร์ และคลิก "New Folder"
ตั้งชื่อโฟลเดอร์นี้ "Templates" แล้วคลิก "Create"
ตอนนี้ย้ายเทมเพลตเข้าโฟลเดอร์ สามารถทำได้โดยคลิกลากเข้าโฟลเดอร์ หรือคลิกขวาไฟล์ เลือก "Move to..." แล้วเลือกโฟลเดอร์เทมเพลต
เพราะโฟลเดอร์มักอยู่เหนือเอกสาร เราจะเข้าถึงเทมเพลตได้ชัดเจนตลอดเวลา ไม่ว่าเอกสารจะสร้างมากแค่ไหน
Star (ดาว) เทมเพลต
ทางเลือกอื่น คุณสามารถ star เอกสารเพื่อค้นหาง่ายขึ้น เพื่อ star เอกสาร คลิกขวาที่ Google Drive และคลิก "Add star"
เมื่อคุณคลิกหมวดหมู่ "Starred" ด้านซ้ายของ Google Drive มันจะแสดงเฉพาะเอกสารที่คุณ star ไว้ นี่เป็นวิธีดีในการเข้าถึงไฟล์สำคัญอย่างรวดเร็วและง่าย
การใช้เทมเพลต
ตอนนี้คุณมีเทมเพลตตั้งค่าแล้ว และอยู่ในตำแหน่งที่หาง่าย คุณสามารถใช้มันเพื่อให้การสร้างเอกสารง่ายขึ้น เพื่อใช้ ให้คลิกขวาไฟล์ใน Google Drive และคลิก "Make a copy" หากคุณอยู่ใน Google Docs คุณสามารถทำสำเนาเอกสารได้ในวิธีเดียวกับที่เราทำก่อนหน้านี้ในบทความนี้
ตั้งชื่อสำเนาให้จดจำง่าย
นี่จะสร้างสำเนาใหม่ของเทมเพลตที่คุณสามารถกรอกได้ตามที่คุณเห็นพอดี คุณสามารถกรอกฟิลด์ที่ตั้งค่าไว้ก่อนหน้านี้ ขณะที่รักษาเทมเพลตต้นฉบับไว้สำหรับเอกสารในอนาคต
เทมเพลตที่棘手 (Tricky Templates)
ด้วยการที่ Google นำเทมเพลตผู้ใช้สร้างออกจาก Google Docs พื้นฐาน ผู้ใช้ตอนนี้ต้องสร้างและใช้เทมเพลตของตัวเองด้วยตนเอง ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้าง วิธีทำให้หาง่าย และวิธีใช้เพื่อให้การสร้างเอกสารง่ายขึ้น
เทมเพลตสำคัญสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณหรือไม่? บอกเราได้ด้านล่าง
