ถ้าคุณใช้ Google เอกสารสำหรับงานส่วนใหญ่ คุณอาจสังเกตเห็นว่าคุณใช้เค้าโครงเอกสารเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีก แทนที่จะคัดลอกการจัดรูปแบบและสไตล์จากเอกสารเก่า การสร้างเทมเพลตสำหรับเอกสารประเภทนั้นง่ายกว่ามาก ด้วยวิธีนี้ เมื่อคุณต้องการสร้างเอกสารใหม่ประเภทนั้น คุณสามารถโหลดเทมเพลต Google Docs และจัดการงานทางโลกให้กับคุณได้
ครั้งหนึ่ง Google เอกสารเคยมีคุณลักษณะที่คุณสามารถสร้างเทมเพลตและส่งไปยังแกลเลอรีเทมเพลตได้ ทำให้ง่ายต่อการตั้งค่าเทมเพลตเพื่อใช้ซ้ำๆ สำหรับเอกสารใหม่ อย่างไรก็ตาม Google ได้ถอดเทมเพลตที่กำหนดเองออกจาก Google เอกสารปกติและย้ายไปยังบริการ GSuite ซึ่งต้องมีการชำระเงินเป็นประจำจึงจะใช้งานได้ ผู้ใช้ทั่วไปยังคงใช้เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าของ Google ได้ แต่ไม่สามารถอัปโหลดเทมเพลตของตนเองได้ สำหรับผู้ใช้ที่ไม่ต้องการจ่ายเงินเพียงเพื่อสร้างเทมเพลต มาดูวิธีสร้างเทมเพลตด้วยตนเองกัน
การตั้งค่าเทมเพลต
เพื่อให้บรรลุสิ่งนี้ เราจะสร้างเอกสารที่ทำหน้าที่เป็นเทมเพลตของเรา หากคุณต้องการสร้างเทมเพลตตั้งแต่เริ่มต้น ให้สร้างเอกสารเปล่าโดยคลิกที่ปุ่ม "เอกสารใหม่" บนหน้าหลักของ Google เอกสาร
หากคุณมีเอกสารที่ใช้เค้าโครงที่คุณต้องการใช้อยู่แล้ว คุณสามารถใช้สิ่งนั้นแทนได้ แน่นอน คุณจะต้องการลบข้อมูลทั้งหมดออกจากข้อมูลดังกล่าว เพื่อใช้กับเอกสารในอนาคต เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้งานสูญหาย คุณสามารถทำสำเนาเอกสารโดยเปิดเอกสาร จากนั้นคลิก "ไฟล์" ตามด้วย "สร้างสำเนา..." เพื่อสร้างไฟล์ที่ซ้ำกันซึ่งคุณแก้ไขสำหรับเทมเพลตได้อย่างอิสระ
ตอนนี้เราจะสร้างเอกสารนี้เป็นเทมเพลต เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ตั้งค่าเอกสารเพื่อให้การจัดรูปแบบพื้นฐานทั้งหมดเสร็จสิ้น แต่ไม่มีข้อมูลในฟิลด์ ด้วยวิธีนี้ เมื่อเราใช้เทมเพลตในอนาคต สิ่งที่เราต้องทำคือป้อนข้อมูลตามต้องการ ตัวอย่างเช่น ในภาพหน้าจอด้านล่าง เรากำลังสร้างเทมเพลตสำหรับเอกสารที่ต้องการรายละเอียดส่วนบุคคลของคุณ เราตั้งค่าเพื่อให้มีทุกช่อง แต่ไม่มีข้อมูลในนั้น จึงสามารถกรอกข้อมูลได้ทุกครั้งที่ใช้เทมเพลต
ถ้ามันทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้น อย่าลังเลที่จะทิ้งข้อความที่พักไว้เพื่อเตือนคุณว่าจะไปที่ไหน ตัวอย่างเช่น หากคุณมีเทมเพลตจดหมาย คุณอาจต้องการแทรกข้อความเช่น “
เมื่อคุณตั้งค่าเทมเพลตในแบบที่คุณต้องการแล้ว ให้ตั้งชื่อเอกสารให้น่าจดจำ เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว คุณมีเทมเพลตที่จะใช้สำหรับเอกสารในอนาคต
การค้นหาเทมเพลต
อย่างไรก็ตาม มีปัญหาใหญ่:เอกสารนี้แทบจะเหมือนกับเอกสารอื่นๆ ใน Google ไดรฟ์ของคุณ! หากคุณกำลังสร้างเอกสารจำนวนมาก เทมเพลตของคุณอาจสูญหายไปจากพวกเขา อาจเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดที่ต้องค้นหาผ่าน Google เอกสารของคุณทุกครั้งที่คุณต้องการใช้เทมเพลตของคุณ มาทำให้การค้นหาเทมเพลตของเราง่ายขึ้นเล็กน้อยเมื่อเราต้องการ
การทำโฟลเดอร์
วิธีหนึ่งที่จะทำคือสร้างโฟลเดอร์ชื่อ “แม่แบบ” และใส่เอกสารของคุณลงไป ขั้นแรก ให้ไปที่ Google ไดรฟ์ จากนั้นให้คลิกขวาบนพื้นที่ว่างที่ไม่มีไฟล์หรือโฟลเดอร์ว่างอยู่ แล้วคลิก "โฟลเดอร์ใหม่"
เรียกโฟลเดอร์นี้ว่า "เทมเพลต" จากนั้นคลิก "สร้าง"
ตอนนี้ย้ายเทมเพลตไปไว้ในโฟลเดอร์ ซึ่งสามารถทำได้โดยคลิกและลากลงในโฟลเดอร์หรือคลิกขวาที่ไฟล์ เลือก “ย้ายไปที่…” จากนั้นเลือกโฟลเดอร์เทมเพลต
เนื่องจากโดยปกติแล้วโฟลเดอร์จะตั้งอยู่เหนือเอกสาร เราจึงสามารถเข้าถึงเทมเพลตของเราได้อย่างชัดเจนไม่ว่าจะสร้างเอกสารจำนวนเท่าใด
การติดดาวเทมเพลต
หรือคุณสามารถติดดาวเอกสารเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้นในภายหลัง หากต้องการติดดาวเอกสาร ให้คลิกขวาที่เอกสารใน Google ไดรฟ์ แล้วคลิก "เพิ่มดาว"
เมื่อคุณคลิกหมวดหมู่ "ติดดาว" ทางด้านซ้ายของ Google ไดรฟ์ ระบบจะแสดงเฉพาะเอกสารที่คุณติดดาวไว้เท่านั้น นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเข้าถึงไฟล์สำคัญได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
การใช้เทมเพลต
เมื่อคุณได้ตั้งค่าเทมเพลตแล้วและอยู่ในตำแหน่งที่ค้นหาได้ง่าย คุณสามารถใช้เพื่อสร้างเอกสารได้ง่ายขึ้น หากต้องการใช้งาน เพียงคลิกขวาที่ไฟล์ใน Google ไดรฟ์ แล้วคลิก "สร้างสำเนา" หากคุณอยู่ใน Google เอกสาร คุณสามารถทำสำเนาเอกสารได้ในลักษณะเดียวกับที่เราทำก่อนหน้านี้ในบทความนี้
ให้สำเนาเป็นชื่อที่น่าจดจำ
การดำเนินการนี้จะสร้างสำเนาใหม่ของเทมเพลตซึ่งคุณสามารถกรอกได้ตามที่เห็นสมควร ตอนนี้คุณสามารถกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่คุณตั้งค่าไว้ก่อนหน้านี้ในขณะที่ยังคงแม่แบบเดิมไว้สำหรับเอกสารในอนาคต
เทมเพลตที่ซับซ้อน
Google ลบเทมเพลตที่สร้างโดยผู้ใช้ออกจาก Google Docs ฐาน ตอนนี้ผู้ใช้ต้องสร้างและใช้เทมเพลตของตนเอง ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้างแล้ว วิธีทำให้ค้นหาได้ง่าย และวิธีใช้งานเพื่อสร้างเอกสารได้ง่ายขึ้น
เทมเพลตมีความสำคัญต่อเวิร์กโฟลว์ของคุณหรือไม่ แจ้งให้เราทราบด้านล่าง
