วิธีจัดการเอกสาร Google Docs จาก Microsoft Outlook

Microsoft Outlook เป็นไคลเอนต์อีเมลที่ดีที่สุดสำหรับ Windows ช่วยจัดการอีเมลทั้งหมด ตั้งรายชื่อติดต่อ วางแผนประชุม ตารางเวลา และอีกมากมาย ยังสามารถใช้ Outlook อ่านฟีด Google Reader ได้อีกด้วย

Google Docs ก็เช่นกัน — หนึ่งในแอปพลิเคชันออฟฟิศออนไลน์ที่ดีที่สุด จนถึงปัจจุบัน Google Docs ให้สร้างเอกสาร, สเปรดชีต, สไลด์นำเสนอ และวาดภาพ เก็บไว้ในบัญชี Google เข้าถึงเอกสารจากคอมพิวเตอร์ไหนก็ได้

หากคุณชอบทั้งสองบริการ ทำไมไม่ใช้ Harmony — Add-in สำหรับ Outlook ที่รวมทั้งสองบริการ และจัดการเอกสาร Google Docs จากเดสก์ท็อป

จัดการเอกสาร Google Docs จาก Microsoft Outlook

1. ดาวน์โหลด Harmony Add-in สำหรับ Microsoft Outlook
2. หลังติดตั้ง เริ่ม Microsoft Outlook จะเห็น Sidebar ใหม่ เพิ่มเข้ามาในอินเทอร์เฟซ
3. ใส่ข้อมูลบัญชี Google และกดปุ่ม "Sign in" แอปพลิเคชันทำงานกับบัญชี Google Apps และ Gmail ธรรมดา
4. ล็อกอินแล้ว จะเห็นรายการเอกสารทั้งหมดที่เก็บในบัญชี Google อยู่ใน Sidebar ของ Outlook

แก้ไขเอกสาร Google Docs ที่มีอยู่ จาก Microsoft Outlook

1. เพื่อแก้ไขเอกสาร คลิกปุ่ม "Actions" เลือก "Open" จากตัวเลือกเมนู
2. จะเปิดบัญชี Google Docs ใน "Browsing Pane" ของ Microsoft Outlook ล็อกอินอีกครั้งด้วยข้อมูลบัญชี Google
3. ล็อกอินเสร็จ เอกสารที่เลือก จะโหลดภายใน Browsing Pane ของ Outlook
4. ตอนนี้แก้ไขเอกสารได้เหมือนปกติใน Google Docs เพิ่มรูปจากคอมพิวเตอร์หรือ URL เพิ่มข้อความ ย่อหน้า สร้างสเปรดชีท และทำทุกอย่างที่ทำใน Google Docs จากเบราว์เซอร์ ได้ เมื่อแก้ไขเสร็จ กด "Save and close" การเปลี่ยนแปลงจะบันทึกลงเอกสาร

แชร์เอกสาร Google Docs จาก Outlook

หากแชร์เอกสารกับกลุ่มคนบ่อย ฟีเจอร์นี้จะช่วยมาก เพื่อแชร์เอกสาร ให้เลือกเอกสารจาก Sidebar Harmony ใน Outlook คลิก "Actions" จากตัวเลือก เลือก "Share"

จะเปิดหน้าต่างป๊อปอัป ใส่อีเมลของคนที่ต้องการแชร์

เห็นได้ว่า หน้าต่าง Add-in แสดงการแนะนำอีเมลแบบเรียลไทม์จากบัญชี Google จึงไม่เป็นปัญหาหากไม่จำอีเมลพื้นฐานของผู้ร่วมงานหรือเพื่อน เมื่อเพิ่มผู้ร่วมงานครบแล้ว สามารถเลือกได้ว่าบคนนั้นแก้ไขเอกสารได้ หรือดูอย่างเดียว ตั้งค่าบทบาท (Role) ได้โดยคลิก "Role options"

สามารถใช้ตัวเลือก Rename เปลี่ยนชื่อเอกสาร และ Star เพื่อทำเครื่องหมาย Starred item

สร้างเอกสาร Google Docs ใหม่ จาก Microsoft Outlook

สร้างเอกสารใหม่ง่ายด้วย คลิกปุ่ม "New" เลือกประเภทเอกสารที่ต้องการสร้าง

หากต้องการอัปโหลดเอกสารออฟฟิศที่มีอยู่ คลิก "Upload" ไปที่ตำแหน่งไฟล์ในคอมพิวเตอร์ หลังสร้างเอกสารแล้ว แอปพลิเคชันจะเปิด Google Docs Editor ใน Browsing Pane ของ Outlook แล้วเพิ่มและแก้ไขข้อความได้เหมือนใน Google Docs ปกติ

สรุป

Harmony Add-in สำหรับ Microsoft Outlook เป็น Must-have สำหรับ Web Workers ที่ใช้ Outlook และต้องการวิธีแก้ไข แชร์ และสร้างเอกสาร Google Docs จากไคลเอนต์อีเมล นี่มีประโยชน์ เพราะไม่ต้องเปิดเบราว์เซอร์ใหม่ เพื่อแชร์หรือแก้ไขเอกสาร Google Docs โปรดทราบว่า ต่างจากอีเมล ไม่สามารถสร้างหรือแก้ไขเอกสาร Google Docs แบบ Offline — ต้องมีอินเทอร์เน็ตเพื่อดึงเอกสารใน Outlook โดยรวม แอปพลิเคชันรวม Google Docs กับ MS Outlook ได้ราบรื่น ไม่พบข้อบกพร่องหรือข้อเสีย

คุณใช้เครื่องมือไหนเข้าถึง Google Docs จากเดสก์ท็อป? ใช้ Outlook Plugin อื่นเพิ่มประสิทธิภาพรายวันไหม? แชร์ความคิดและข้อเสนอแนะในความคิดเห็น