Microsoft Outlook เป็นโปรแกรมรับส่งเมลที่ดีที่สุดสำหรับ Windows ช่วยให้คุณจัดการอีเมลทั้งหมด ตั้งค่ารายชื่อผู้ติดต่อ วางแผนการประชุม กำหนดการ และอื่นๆ อีกมากมาย คุณยังสามารถใช้ Microsoft Outlook เพื่ออ่านฟีด Google Reader ได้เช่นกัน
Google Docs ก็เช่นกัน – หนึ่งในแอปพลิเคชั่นสำนักงานออนไลน์ที่ดีที่สุดที่มีให้จนถึงปัจจุบัน Google เอกสารช่วยให้คุณสร้างเอกสาร สเปรดชีต งานนำเสนอ และภาพวาด และจัดเก็บไว้ในบัญชี Google ของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงเอกสารจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้
หากคุณชอบใช้บริการทั้งสองข้างต้น ทำไมไม่ลองใช้ Harmony ซึ่งเป็น Add-in ของ Outlook แบบง่ายๆ เพื่อผสานรวมบริการและจัดการเอกสาร Google docs จากเดสก์ท็อป
จัดการเอกสาร Google เอกสารจาก Microsoft Outlook
1. ดาวน์โหลด Harmony Add-in สำหรับ Microsoft Outlook
2. หลังจากที่คุณติดตั้งแอปพลิเคชันแล้ว ให้เริ่ม Microsoft Outlook แล้วคุณจะเห็นแถบด้านข้างใหม่ถูกเพิ่มลงในอินเทอร์เฟซดังที่แสดงด้านล่าง:
3. ป้อนข้อมูลบัญชี Google ของคุณและกดปุ่ม "ลงชื่อเข้าใช้" แอปพลิเคชันยังใช้งานได้กับบัญชี Google Apps ร่วมกับบัญชี Gmail ปกติ
4. เมื่อคุณเข้าสู่ระบบแล้ว คุณจะเห็นรายการเอกสารทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ในบัญชี Google ของคุณในแถบด้านข้างของ Outlook
การแก้ไข Google เอกสารที่มีอยู่ของคุณจาก Microsoft Outlook
1. หากต้องการแก้ไขเอกสาร ให้คลิกปุ่ม "การดำเนินการ" และเลือก "เปิด" จากตัวเลือกเมนู
2. การดำเนินการนี้จะเปิดบัญชี Google เอกสารของคุณใน "บานหน้าต่างการเรียกดู" ของ Microsoft Outlook ลงชื่อเข้าใช้อีกครั้งด้วยข้อมูลรับรองบัญชี Google ของคุณ
3. เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้แล้ว เอกสารที่เลือกจะโหลดภายในบานหน้าต่างการเรียกดูของ Microsoft Outlook ดังที่แสดงด้านล่าง:
4. ตอนนี้คุณสามารถแก้ไขเอกสารได้ตามปกติใน Google เอกสาร คุณสามารถเพิ่มรูปภาพจากคอมพิวเตอร์ของคุณหรือจาก URL ของเว็บ เพิ่มข้อความ ย่อหน้า สร้างสเปรดชีต และทำทุกสิ่งที่คุณทำใน Google เอกสารในขณะที่ทำงานจากเบราว์เซอร์ได้ เมื่อคุณแก้ไขเอกสารเสร็จแล้ว ให้กด "บันทึกและปิด" และการเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกลงในเอกสาร
การแชร์เอกสาร Google Docs จาก Outlook
ถ้าคุณแชร์เอกสารกับกลุ่มคนบ่อยๆ คุณลักษณะนี้จะเป็นประโยชน์อย่างมาก หากต้องการแชร์เอกสาร ให้เลือกเอกสารจากแถบด้านข้างของ Harmony ใน Microsoft Outlook แล้วคลิก "Actions" จากตัวเลือกที่มี ให้เลือก “แชร์” ดังที่แสดงด้านล่าง:
นี้จะเปิดหน้าต่างป๊อปอัป ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์เอกสาร Google ของคุณ
ดังที่คุณเห็น หน้าต่าง Add-in จะแสดงคำแนะนำที่อยู่อีเมลจากบัญชี Google ของคุณ ดังนั้นจะไม่เป็นปัญหาหากคุณจำที่อยู่อีเมลของผู้ทำงานร่วมกันหรือเพื่อนไม่ได้ เมื่อคุณเพิ่มผู้ทำงานร่วมกันในเอกสารของคุณเสร็จแล้ว คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้บุคคลนั้นแก้ไขเอกสารหรือสามารถดูได้อย่างเดียว คุณสามารถตั้งค่าบทบาทนี้โดยคลิกที่ “ตัวเลือกบทบาท” ดังที่แสดงด้านล่าง:
คุณสามารถใช้ตัวเลือกเปลี่ยนชื่อเพื่อเปลี่ยนชื่อเอกสารและตัวเลือกติดดาวเพื่อทำเครื่องหมายเอกสารเป็นรายการที่ติดดาว
การสร้างเอกสาร Google เอกสารใหม่จาก Microsoft Outlook
การสร้างเอกสารใหม่ก็เป็นเรื่องง่ายเช่นกัน เพียงคลิกปุ่ม "ใหม่" และเลือกประเภทของเอกสารที่คุณต้องการสร้าง
หากคุณต้องการอัปโหลดเอกสารสำนักงานที่มีอยู่ ให้คลิกปุ่ม "อัปโหลด" และไปที่ตำแหน่งเอกสารในคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อคุณสร้างเอกสารแล้ว แอปพลิเคชันจะเปิดโปรแกรมแก้ไขเอกสารของ Google ในบานหน้าต่างการเรียกดูของ Microsoft Outlook จากนั้นคุณสามารถเพิ่มและแก้ไขข้อความได้ตามปกติใน Google เอกสาร
บทสรุป
Harmony add-in สำหรับ Microsoft Outlook เป็นสิ่งที่ต้องมีสำหรับผู้ทำงานเว็บที่ใช้ Outlook และต้องการวิธีการแก้ไข แชร์ และสร้างเอกสาร Google docs จากไคลเอนต์อีเมลเสมอ สิ่งนี้มีประโยชน์เพราะคุณไม่จำเป็นต้องเปิดหน้าต่างเบราว์เซอร์ใหม่เพียงเพื่อแบ่งปันหรือแก้ไขเอกสาร Google เอกสาร โปรดทราบว่าคุณไม่สามารถสร้างหรือแก้ไขเอกสาร Google เอกสารแบบออฟไลน์ไม่เหมือนอีเมล คุณจะต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อดึงเอกสารใน Microsoft Outlook โดยรวมแล้ว แอปพลิเคชันนี้รวม Google เอกสารกับ Ms- outlook ได้อย่างลงตัวและไม่พบข้อบกพร่องหรือข้อเสียดังกล่าว
คุณใช้เครื่องมือใดๆ ในการเข้าถึงเอกสาร Google เอกสารจากเดสก์ท็อปหรือไม่ คุณใช้ปลั๊กอิน Outlook อื่นๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานประจำวันของคุณหรือไม่ กรุณาแบ่งปันความคิดและข้อเสนอแนะของคุณในส่วนความคิดเห็น
