การแมปข้อมูล (Data Mapping) เป็นขั้นตอนแรกและสำคัญสำหรับการจัดการข้อมูล ใน Microsoft Excel คุณสามารถทำการแมปข้อมูลได้ง่าย ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการจัดการข้อมูลมาก บทความนี้สาธิต วิธีทำ Data Mapping ใน Excel ทั้ง 5 วิธี
คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนได้จากลิงก์ด้านล่าง
Data Mapping คืออะไร?
การแมปข้อมูลคือกระบวนการเชื่อมโยงข้อมูลของฐานข้อมูลหนึ่งไปยังอีกฐานหนึ่ง เป็นขั้นตอนที่จำเป็นในการจัดการข้อมูล หากคุณทำ Data Mapping เมื่อเปลี่ยนข้อมูลในฐานข้อมูลหนึ่ง ข้อมูลในอีกฐานหนึ่งจะเปลี่ยนตามไปด้วย ทำให้ประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการจัดการข้อมูลได้มาก
5 วิธีในการทำ Data Mapping ใน Excel
Microsoft Excel อนุญาตให้ทำ Data Mapping ได้หลายวิธี ในส่วนต่อไปเราจะเห็น 5 วิธีในการทำ Data Mapping ใน Excel
เราใช้เวอร์ชัน Microsoft Excel 365 สำหรับบทความนี้ คุณสามารถใช้เวอร์ชันอื่นตามสะดวกได้
1. ใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP เพื่อทำ Data Mapping
ในวิธีนี้ เราจะดูวิธีทำ Data Mapping ใน Excel โดยใช้ ฟังก์ชัน VLOOKUP สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลที่มี ปริมาณยอดขาย (Sales Quantity) ของรุ่นแล็ปท็อป 3 รุ่น ตลอดหลายสัปดาห์ ณ จุดนี้ คุณต้องการดึงข้อมูลสำหรับ MacBook Air M1 ใน สัปดาห์ที่ 3 ปฏิบัติตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
- เลือกเซลล์ที่คุณต้องการข้อมูล ในที่นี้เลือกเซลล์ H6
- ใส่สูตรต่อไปนี้ในเซลล์
=VLOOKUP(G6,B4:E12,2,FALSE)ที่นี่ เซลล์ G6 คือเซลล์ที่ระบุลำดับสัปดาห์ที่เราต้องการข้อมูล ช่วง B4:E12 คือชุดข้อมูลยอดขายรายสัปดาห์
- สุดท้าย คุณจะได้ผลลัพธ์ตามภาพหน้าจอด้านล่าง
หมายเหตุ: มี 3 วิธีอื่นในการทำ Data Mapping ด้วยฟังก์ชัน VLOOKUP ใน Excel.
2. ใช้ฟังก์ชัน INDEX-MATCH
ที่นี่ เราจะดูวิธีทำ Data Mapping ใน Excel โดยใช้ ฟังก์ชัน INDEX-MATCH สมมติฐานเดียวกันกับวิธีก่อนหน้า ปฏิบัติตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
- เลือกเซลล์ที่ต้องการข้อมูล ในที่นี้คือเซลล์ H6
- ใส่สูตรต่อไปนี้ในเซลล์
=INDEX(B4:E12,MATCH(G6,B4:B12),2)ในกรณีนี้ เซลล์ G6 ระบุลำดับสัปดาห์ ช่วง B4:E12 คือชุดข้อมูลยอดขายรายสัปดาห์
- สุดท้าย คุณจะได้ผลลัพธ์ตามภาพหน้าจอด้านล่าง
3. เชื่อมโยงเซลล์ (Linking Cells) เพื่อทำ Data Mapping ใน Excel
ตอนนี้ เราจะเชื่อมโยงเซลล์เพื่อทำ Data Mapping จากแผ่นงานอื่น สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูล ปริมาณยอดขาย สำหรับ สาม รุ่นแล็ปท็อปที่แตกต่างกัน ตลอดหลายสัปดาห์
ณ จุดนี้ คุณกำลังสร้างแผ่นข้อมูลและต้องการเชื่อมโยงข้อมูลยอดขายของ Macbook Air M1 กับอีกแผ่นหนึ่ง ตอนนี้ เพื่อทำ Data Mapping จากแผ่นงานอื่น ปฏิบัติตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
- เลือกเซลล์แรกของคอลัมน์ Sales Quantity ในแผ่นงานใหม่ ในที่นี้คือเซลล์ D6
- ใส่สูตรต่อไปนี้ในเซลล์
='Linking Cells 1'!C6ที่นี่ ‘Linking Cells 1’ คือชื่อแผ่นงานอื่นที่เราแมปข้อมูลมา
- ลาก Fill Handle สำหรับเซลล์ที่เหลือในคอลัมน์
- สุดท้าย คุณจะได้ผลลัพธ์ตามภาพหน้าจอด้านล่าง
4. ใช้ฟังก์ชัน HLOOKUP
ในวิธีนี้ เราจะดูวิธีทำ Data Mapping ใน Excel โดยใช้ ฟังก์ชัน HLOOKUP สมมติฐานเดียวกัน ปฏิบัติตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
- เลือกเซลล์ที่ต้องการข้อมูล ในที่นี้เลือกเซลล์ H6
- ใส่สูตรต่อไปนี้ในเซลล์
=HLOOKUP(C5,C5:E12,4,FALSE)ที่นี่ เซลล์ C5 คือเซลล์ที่ระบุรุ่นแล็ปท็อปที่เราต้องการข้อมูล
- สุดท้าย คุณจะได้ผลลัพธ์ตามภาพหน้าจอด้านล่าง
5. ใช้ Advanced Filter เพื่อทำ Data Mapping ใน Excel
ตอนนี้ สมมติว่าคุณต้องการค้นหาข้อมูลสำหรับแถวทั้งหมดจากตาราง คุณสามารถทำได้ง่ายใน Excel โดยใช้คุณสมบัติ Advanced Filter ณ จุดนี้ เพื่อทำเช่นนั้น ปฏิบัติตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
- ใส่ Week และ Week 3 ตามภาพด้านล่าง ในที่นี้ ใส่ในเซลล์ G4 และ G5 ตามลำดับ
- ไปที่แท็บ Data
- เลือก Advanced จาก Sort & Filter
- หน้าต่าง Advanced Filter จะปรากฏ
- เลือก Copy to another location
- ใน List Range ใส่ช่วงที่ต้องการดึงข้อมูล ในที่นี้คือช่วง $B$4:$E:$11
- ใส่ช่วง $G$4:$G$5 ใน Criteria range
- ใส่ $G$7 ใน Copy to นี่คือเซลล์ที่จะวางข้อมูลที่ดึงมา
- คลิก OK
- สุดท้าย คุณจะได้ผลลัพธ์ตามภาพหน้าจอด้านล่าง
ส่วนฝึกปฏิบัติ
สำหรับการฝึกปฏิบัติด้วยตัวเอง เราได้จัดเตรียมส่วน Practice ไว้ด้านขวาของแต่ละแผ่นงาน
สรุป
ในบทความนี้ เราได้เห็น 5 วิธีที่สะดวก ในการทำ Data Mapping ใน Excel หวังว่าคุณจะพบสิ่งที่คุณต้องการ หากมีข้อสงสัย กรุณาเขียนความคิดเห็นด้านล่าง นอกจากนี้ หากต้องการอ่านบทความลักษณะนี้เพิ่มเติม สามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ ExcelDemy ได้
