Microsoft Outlook อนุญาตให้ผู้จัดประชุมดูรายชื่อผู้ที่ตอบรับคำเชิญประชุมได้ นั่นหมายความว่าคุณสามารถใช้ฟีเจอร์การติดตามการประชุมของ Outlook เพื่อดูรายชื่อทุกคนที่ตอบรับ (RSVP) การประชุมของคุณ และในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถดูผู้ตอบรับได้แม้จะไม่ใช่ผู้จัดประชุมก็ตาม
ทำความเข้าใจการตอบรับการประชุมใน Outlook
เมื่อคุณได้รับคำเชิญประชุม คุณสามารถเลือก ยอมรับ (Accept), ขอสงวน (Tentative), หรือ ปฏิเสธ (Decline) ไม่ว่าจะเลือกตัวเลือกใด คุณยังสามารถเลือกได้อีกว่า:
- แก้ไขการตอบรับก่อนส่ง (Edit the Response before Sending)
- ส่งการตอบรับทันที (Send the Response Now)
- ไม่ส่งการตอบรับ (Do Not Send a Response)
หากคุณเลือกตัวเลือกที่สาม ผู้จัดประชุมจะไม่ได้รับอีเมลแจ้งการตอบรับ แต่ไม่ได้หมายความว่าการตอบรับของคุณจะไม่ถูกติดตาม หากคุณใช้ Outlook for Mac, Outlook on the web, Outlook for iOS, หรือ Outlook for Android การตอบรับของคุณจะยังคงถูกติดตามแม้เลือก "ไม่ส่งการตอบรับ"
นอกจากนี้ หากคุณเป็นผู้ใช้ Microsoft 365 และเลือกยอมรับ ขอสงวน หรือปฏิเสธโดยไม่ส่งการตอบรับ ผู้จัดประชุมและผู้เข้าร่วมคนอื่นที่เป็นผู้ใช้ Microsoft 365 จะยังคงเห็นการตอบรับของคุณได้
Outlook สำหรับ Windows เป็นข้อยกเว้น หากคุณเลือก "ไม่ส่งการตอบรับ" ไม่ว่าผู้จัดประชุมหรือผู้เข้าร่วมคนอื่นจะไม่สามารถดูการตอบรับของคุณได้ อย่างไรก็ตาม Microsoft ระบุว่ามีแผนจะอัปเดตพฤติกรรมนี้ใน Outlook for Windows ในอนาคต แต่ยังไม่มีวันที่เผยแพร่ที่คาดการณ์ไว้
สุดท้าย โปรดทราบว่า หากการประชุมจัดโดยผู้ใช้ Microsoft 365 รายชื่อผู้ได้รับเชิญและคำตอบของพวกเขาสามารถดูได้ผ่านแอป Outlook ใดๆ ยกเว้น Outlook for Android การตอบรับไม่สามารถดูได้ในแอปที่ไม่ใช่ Outlook
วิธีใช้การติดตามการประชุมในเบราว์เซอร์ (Outlook on the web)
- ไปที่ outlook.office.com และลงชื่อเข้าใช้ด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน
- เลือกไอคอนปฏิทินด้านซ้าย
- เลือกวันที่ของการประชุมที่สนใจ
- เลือกการประชุมเฉพาะที่ต้องการดูการตอบรับ
- ในหน้าต่างข้อมูลการประชุม ให้เลือกไอคอนลูกศรทแยงมุม "ดูกิจกรรม" (View Event)
- ในมุมมองขยายของกิจกรรม คุณจะเห็นข้อมูลผู้จัดประชุมและการตอบรับของผู้ได้รับเชิญ
- ขยายแต่ละหมวดหมู่โดยเลือกไอคอน > เพื่อดูการตอบรับรายบุคคล
ตามที่กล่าวไว้ หากคุณเป็นผู้ใช้ Microsoft 365 ขั้นตอนข้างต้นจะใช้ได้ทั้งคุณเป็นผู้จัดประชุมหรือไม่ก็ตาม
ควรทราบว่า ไม่มีวิธีที่ดีในการคัดลอกรายการการตอบรับจาก Outlook ออนไลน์ สำหรับการคัดลอก คุณจะต้องใช้แอปพลิเคชันเดสก์ท็อปของ Outlook
วิธีใช้การติดตามการประชุมในแอปเดสก์ท็อป
ผู้ใช้ Outlook เดสก์ท็อปส่วนใหญ่สามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูผู้ตอบรับการเชิญประชุมได้ หมายเหตุ: จะทำงานได้ก็ต่อเมื่อคุณเป็นผู้จัดประชุมเท่านั้น
- เปิด Outlook และเลือกปฏิทินในแถบนำทางของ Outlook
- เลือกการประชุมที่สนใจจากปฏิทิน
- เลือกแท็บ การประชุม (Meeting) หรือ ครั้งของการประชุม (Meeting Occurrence)
- เลือก การติดตาม (Tracking)
- หากเป็นการประชุมซ้ำ ให้เลือกดูการติดตามสำหรับครั้งนั้นหรือทั้งชุด
- คุณจะเห็นรายชื่อผู้ได้รับเชิญและการตอบรับของพวกเขา
- หากต้องการพิมพ์หรือวางข้อมูลการติดตามที่อื่น ให้เลือกลูกศรดรอปดาวน์ถัดจาก Tracking บนแท็บ Meeting แล้วเลือก คัดลอกสถานะไปยังคลิปบอร์ด (Copy status to clipboard)
- ตอนนี้คุณสามารถวาง (Ctrl + V) ข้อมูลการติดตามลงในเอกสารเช่น Word หรือ Excel เพื่อพิมพ์ หรือวางที่อื่นๆ เช่น อีเมลหรือแชท
แม้ Outlook เดสก์ท็อปสำหรับ Windows จะดูซับซ้อนกว่าเวอร์ชันออนไลน์ แต่ความสามารถในการคัดลอกข้อมูลการติดตามการประชุมอย่างง่ายดายเป็นฟีเจอร์ที่น่าสนใจ
วิธีดูผู้ตอบรับการเชิญประชุมใน Outlook สำหรับมือถือ
เมื่อคุณอยู่นอกสถานที่ ท่านยังคงสามารถตรวจสอบผู้ตอบรับการเชิญประชุมได้ผ่านแอป Outlook บนอุปกรณ์มือถือ
- เปิดแอป Outlook
- เลือกปฏิทิน
- เลือกการประชุมในปฏิทิน
- ภายใต้ ผู้เข้าร่วม (Attendees) จะแสดงรายชื่อผู้ที่ยอมรับการเชิญ
- หากมีผู้เข้าร่วมมาก อาจเห็นลิงก์ ดูผู้เข้าร่วมทั้งหมด (View all attendees)
- เลือกลิงก์ ดูผู้เข้าร่วมทั้งหมด ### คน เพื่อดูรายชื่อทั้งหมดเรียงตามสถานะ (ยอมรับ, ขอสงวน, ปฏิเสธ)
วิธีเปลี่ยนการจัดการการตอบรับการประชุมใน Outlook
ผู้จัดประชุมที่ใช้ Outlook สำหรับ Microsoft 365, Outlook 2021, 2019, 2016, และ 2013 สามารถเปลี่ยนวิธีที่ Outlook จัดการการตอบรับการประชุมได้ คุณสามารถตั้งค่าให้การตอบรับข้ามกล่องจดหมายเข้า (Inbox) ได้ โดยค่าเริ่มต้นการตอบรับจะข้ามกล่องจดหมายเข้า แต่คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ได้
- ใน Outlook เลือก ไฟล์ (File) > ตัวเลือก (Options)
- ในหน้าต่าง ตัวเลือก Outlook เลือก จดหมาย (Mail)
- ในส่วน การติดตาม (Tracking) หากติ๊กถูกกล่อง ประมวลผลคำขอการประชุมและการตอบรับคำขอการประชุมและแบบสำรวจโดยอัตโนมัติ (Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls) การตอบรับจะไม่ปรากฏในกล่องจดหมายเข้า เว้นแต่ผู้ตอบรับเพิ่มความคิดเห็น ข้อมูลการติดตามจะถูกอัปเดตตามปกติ หากยกเลิกการติ๊ก คุณจะได้รับข้อความในกล่องจดหมายเข้าทุกครั้งที่ผู้เข้าร่วมอัปเดตการตอบรับ
- เช่นกัน คุณสามารถติ๊กถูกกล่อง อัปเดตข้อมูลการติดตาม แล้วลบการตอบรับที่ไม่มีความคิดเห็น (Update tracking information, and then delete responses that don't contain comments) การประชุมจะถูกอัปเดตด้วยการตอบรับที่ได้รับ และการตอบรับจะถูกลบหากไม่มีความคิดเห็น
เพียงปรับเปลี่ยนการตั้งค่านี้เล็กน้อย คุณก็สามารถทำให้ Outlook จัดการการตอบรับและข้อมูลการติดตามตามที่คุณต้องการได้
