Microsoft Outlook ช่วยให้ผู้จัดการประชุมสามารถดูรายชื่อบุคคลที่ตอบรับคำเชิญเข้าร่วมประชุมได้ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้การติดตามการประชุมของ Outlook เพื่อดูรายชื่อทุกคนที่ตอบรับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมของคุณได้ และในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถดูได้ว่าใครตอบรับการประชุม แม้ว่าคุณจะไม่ใช่ผู้จัดการประชุมก็ตาม
เราจะอธิบายวิธีการทำงานของการตอบกลับการประชุมใน Outlook และวิธีดูการติดตามผู้เข้าร่วมประชุมในเวอร์ชันเบราว์เซอร์ เดสก์ท็อป และอุปกรณ์เคลื่อนที่ เพื่อให้คุณดูได้ว่าใครตอบรับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมใน Outlook
คุณควรเลือกที่จะส่งคำตอบหรือไม่
เมื่อคุณได้รับคำเชิญเข้าร่วมการประชุม คุณสามารถเลือกยอมรับ , เบื้องต้น , หรือ ปฏิเสธ . ไม่ว่าคุณจะเลือกคำตอบใด คุณสามารถเลือก:
- แก้ไขการตอบกลับก่อนส่ง
- ส่งคำตอบทันที
- อย่าส่งคำตอบ
หากคุณเลือกตัวเลือกที่สาม ผู้จัดการประชุมจะไม่ได้รับอีเมลพร้อมคำตอบของคุณ ไม่ได้แปลว่าจะไม่มีการติดตามคำตอบของคุณเสมอไป หากคุณกำลังใช้ Outlook for Mac, Outlook บนเว็บ, Outlook สำหรับ iOS หรือ Outlook สำหรับ Android การตอบสนองของคุณจะยังคงถูกติดตามแม้ว่าคุณจะเลือก “ไม่ส่งการตอบกลับ”
นอกจากนี้ หากคุณเป็นผู้ใช้ Microsoft 365 และคุณเลือกที่จะยอมรับ ยอมรับอย่างไม่แน่นอน หรือปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุมโดยไม่ส่งการตอบกลับ ผู้จัดการประชุมและผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ที่เป็นผู้ใช้ Microsoft 365 จะยังเห็นการตอบกลับของคุณทั้งหมด
Microsoft สำหรับ Windows เป็นข้อยกเว้น ถ้าคุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมและคุณเลือก “ไม่ส่งการตอบกลับ” ผู้จัดการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ จะไม่สามารถดูการตอบกลับของคุณต่อการเชิญได้ นั่นอาจไม่ใช่กรณีนานแม้ว่า Microsoft กล่าวว่า "เราวางแผนที่จะอัปเดตลักษณะการทำงานนี้ใน Outlook สำหรับ Windows ด้วยเช่นกัน แต่ยังไม่มีวันที่คาดว่าจะวางจำหน่าย"
สุดท้ายนี้ โปรดทราบว่าหากจัดการประชุมโดยผู้ใช้ Microsoft 365 รายชื่อผู้ได้รับเชิญและการตอบกลับสามารถดูได้ผ่านแอป Outlook ใดๆ ยกเว้น Outlook สำหรับ Android ไม่สามารถดูการตอบกลับในแอปที่ไม่ใช่ของ Outlook
วิธีใช้การติดตามการประชุม Outlook ในเบราว์เซอร์
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูการตอบกลับการประชุมใน Outlook แบบออนไลน์
- ไปที่ outlook.office.com และลงชื่อเข้าใช้ด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณ
- เลือกไอคอนปฏิทินทางด้านซ้าย
- เลือกวันที่ของการประชุมที่คุณสนใจติดตาม
- เลือกการประชุมเฉพาะที่คุณต้องการดูการตอบกลับ
- ในป๊อปอัปข้อมูลการประชุม ให้เลือกไอคอนลูกศรแนวทแยง "ดูกิจกรรม"
- ในมุมมองแบบขยายของกิจกรรม คุณจะเห็นข้อมูลเกี่ยวกับผู้จัดการประชุมและวิธีที่ผู้ได้รับเชิญตอบรับ
- ขยายแต่ละหมวดหมู่โดยเลือก > ไอคอนเพื่อดูคำตอบแต่ละรายการ
ดังที่กล่าวไว้ หากคุณเป็นผู้ใช้ Microsoft 365 ขั้นตอนข้างต้นน่าจะใช้ได้ ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการประชุมหรือไม่ก็ตาม
เป็นที่น่าสังเกตว่าไม่มีวิธีที่ดีในการคัดลอกรายการคำตอบจาก Outlook ออนไลน์ คุณจะต้องมีแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปของ Outlook
วิธีใช้การติดตามการประชุมของ Outlook ในแอปเดสก์ท็อป
ผู้ใช้ Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อปส่วนใหญ่สามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูว่าใครตอบรับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมใน Outlook ดังที่ระบุไว้ การดำเนินการนี้จะใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณเป็นผู้จัดการประชุมเท่านั้น
- เปิด Outlook แล้วเลือกปฏิทินในแผงการนำทางของ Outlook
- เลือกการประชุมที่คุณสนใจจากปฏิทิน
- เลือก การประชุม หรือ การประชุม แท็บ
- เลือก การติดตาม .
- ถ้าการประชุมเกิดขึ้นเป็นประจำ ให้เลือกดูการติดตามสำหรับการประชุมที่เกิดขึ้นหรือทั้งชุด
- คุณจะเห็นรายชื่อผู้ได้รับเชิญเข้าร่วมประชุมและการตอบกลับ
- หากคุณต้องการพิมพ์รายการคำตอบหรือวางคำตอบไว้ที่อื่น ให้เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจาก การติดตาม ใน การประชุม และเลือก คัดลอกสถานะไปยังคลิปบอร์ด .
- ตอนนี้คุณสามารถวาง (Ctrl + วี ) ข้อมูลการติดตามลงในเอกสาร เช่น Word หรือ Excel เพื่อพิมพ์หรือวางที่อื่นที่คุณต้องการ เช่น ในอีเมลหรือข้อความแชท
แม้ว่าแอปเดสก์ท็อปของ Outlook สำหรับ Windows จะค่อนข้างยุ่งยากและทันสมัยน้อยกว่าเวอร์ชันออนไลน์ แต่ความสามารถในการคัดลอกข้อมูลการติดตามการประชุมอย่างง่ายดายก็เป็นฟีเจอร์ที่ดี
วิธีดูว่าใครตอบรับคำเชิญเข้าร่วมประชุมใน Outlook for Mobile
เมื่อคุณเดินทาง คุณยังสามารถตรวจสอบเพื่อดูว่าใครตอบรับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมโดยใช้แอป Outlook สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ
- เปิดแอป Outlook
- เลือกปฏิทิน
- เลือกการประชุมในปฏิทิน
- ภายใต้ ผู้เข้าร่วม คุณจะเห็นรายชื่อผู้ที่ตอบรับคำเชิญเข้าร่วมประชุม
- ถ้าการประชุมมีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก คุณอาจเห็นลิงก์ไปยัง ดูผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด .
- เลือก ดูผู้เข้าร่วมทั้งหมด ### คน ลิงก์เพื่อดูรายชื่อผู้เข้าร่วมทั้งหมดที่จัดเรียงตามคำตอบ (ยอมรับ เบื้องต้น ปฏิเสธ)
วิธีการเปลี่ยนสิ่งที่ Outlook ทำกับการตอบกลับการประชุม
ผู้จัดการประชุมที่ใช้ Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 และ Outlook 2013 สามารถเปลี่ยนวิธีที่ Outlook ประมวลผลการตอบกลับการประชุมได้ คุณสามารถเลือกที่จะให้คำตอบการประชุมข้ามกล่องจดหมายของคุณ คำตอบของการประชุมถูกตั้งค่าให้ข้ามกล่องจดหมายของคุณโดยค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถเปลี่ยนลักษณะการทำงานนั้นได้หากต้องการ
- ใน Outlook ให้เลือก ไฟล์> ตัวเลือก .
- ใน ตัวเลือก Outlook หน้าต่าง เลือก จดหมาย .
- ใน การติดตาม ส่วนถ้ากล่องที่มีป้ายกำกับว่าประมวลผลการเรียกประชุมและการตอบกลับการเรียกประชุมและแบบสำรวจโดยอัตโนมัติ ถูกเลือกไว้ การตอบกลับการประชุมจะไม่ปรากฏในกล่องจดหมายของคุณเว้นแต่ผู้ได้รับเชิญจะเพิ่มความคิดเห็นในการตอบกลับ ข้อมูลการติดตามสำหรับการประชุมจะได้รับการปรับปรุงตามนั้น หากคุณยกเลิกการเลือกช่องนี้ คุณจะได้รับข้อความในกล่องจดหมายทุกครั้งที่ผู้เข้าร่วมอัปเดตคำตอบ
- ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถเลือกช่องทำเครื่องหมาย อัปเดตข้อมูลการติดตาม แล้วลบคำตอบที่ไม่มีความคิดเห็น . การประชุมจะได้รับการอัปเดตพร้อมคำตอบที่คุณได้รับ และการตอบกลับจะถูกลบออกหากไม่มีความคิดเห็น
อย่างที่คุณเห็น เพียงแค่ปรับการตั้งค่าต่างๆ สองสามอย่าง คุณก็จะทำให้ Outlook ทำสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างแท้จริงด้วยการตอบกลับจากการประชุมและข้อมูลการติดตาม
