หากคุณทำงานจากบ้าน หรือกำลังกลับสู่สำนักงาน บางอย่างที่เกิดซ้ำตลอดเวลาคือ Meetings จากการอภิปรายหัวข้อสำคัญ จัดสัมภาษณ์ One-on-ones และอีกมากมาย ส่วนหนึ่งของธุรกิจหรืองานใดๆ เกี่ยวข้องกับ Meetings เพื่อให้ทุกคนทันข่าวและอยู่บนหน้าเดียวกัน
ยิ่งคุณมี Meetings มากเท่าไหร่ ปฏิทินของคุณก็ยิ่งแยกระเบียบไป Well แอป Outlook บน Windows 10 ซึ่งรวมอยู่ใน Microsoft 365 ทำให้การจัดการ Meetings ง่ายขึ้น นี่คือ Picks ของเราสำหรับวิธีจัดการ Meetings ใน Outlook
ใช้ Scheduling Assistant
Pick หมายเลขหนึ่งของเราสำหรับการจัดการ Meetings ใน Outlook คือการใช้ Scheduling Assistant ฟีเจอร์ Built-in นี้ของ Outlook หาได้โดยคลิกแท็บ Home ตามด้วยคลิกลูกศรลงถัดจาก New Email และเลือก Meeting คุณควรจะเห็นแท็บปรากฏด้านบนสำหรับ Scheduling Assistant คลิกมัน
ดูที่ Scheduling Assistant พื้นที่ที่มีเงา พร้อมแถบแนวตั้ง จะแสดงเวลาประชุมที่คุณต้องการ คุณสามารถลากแถบเพื่อปรับเวลา Grid จะแสดงว่า Attendees ว่างเมื่อไหร่ คุณจะเห็นว่า Outlook ยังแนะนำเวลาและจำนวน Conflicts สำหรับการประชุมนั้นหากมี
Scheduling Assistant ช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนในประชุมจะอยู่บนหน้าเดียวกัน และไม่มี Conflicts มันจะ Block ออกเวลาที่เพื่อนร่วมงานไม่ว่าง และจะให้คุณเห็นว่า Meeting Rooms ว่างหรือไม่ว่างเมื่อสร้างประชุม
ดูปฏิทินของคุณอย่างรวดเร็ว
Pick ถัดไปสำหรับการจัดการ Meetings ใน Outlook คือการใช้ Calendar ของ Outlook ให้เกิดประโยชน์ ก่อนยอมรับเข้าร่วมประชุมจากอีเมล คุณสามารถดูปฏิทินของคุณอย่างรวดเร็วเพื่อดูว่าวันหรือสัปดาห์ของคุณกำลังขึ้นอย่างไร เพียงวางเมาส์เหนือไอคอน Calendar เพื่อดูปฏิทินรายเดือน ด้วย Calendar Quick View คุณจะเห็นตารางเวลาของคุณโดยไม่ต้องออกจากอีเมล
เมื่อคุณวางเมาส์เหนือไอคอน คุณจะสามารถเห็น Meetings และ Appointments ที่จะมาถึงในสัปดาห์ คุณยังสามารถเห็นว่าพวกเขาเกิดขึ้นในห้องไหน และเวลาไหน หากคุณต้องการ คุณยังสามารถเลือกไอคอน Dock the peek ที่มุมขวาบนของปฏิทิน (ใกล้ Scroll Bar) เพื่อ Dock Peek ออกมาและให้มันติดตามคุณขณะที่คุณอ่านอีเมล
ใช้ Meeting Requests Feature ให้เกิดประโยชน์
Pick สุดท้ายของเราเกี่ยวข้องกับ Meeting Requests Feature ใน Outlook ด้วยอันนี้ คุณมีการควบคุมเต็มที่ในการตอบสนอง Meeting Requests เมื่อคุณได้รับมัน ทำให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูล Update ล่าสุดในปฏิทินของคุณ มันยังช่วยล้าง Inbox จาก Invites ด้วย
ในการใช้ฟีเจอร์นี้ คุณจะต้องเปิด Meeting Request Email คุณควรเห็น Accept, Tentative, หรือ Decline คลิกหนึ่งในนั้นเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบสถานะของคุณ และเพิ่มไปที่ปฏิทิน หากคุณ Accept คุณสามารถ Edit the Response before Sending, Send the Response Now หรือ Do Not Send a Response ตัวเลือกเหล่านี้จะช่วยให้ผู้จัดประชุมมีไอเดียที่ดีกว่าเกี่ยวกับว่าใครวางแผนจะเข้าร่วม หากคุณไม่ตอบ คนที่จัดจะไม่รู้ว่าคุณวางแผนจะเข้าร่วมหรือไม่
โดยปبعิด คุณยังสามารถคลิกตัวเลือก Propose New Time เพื่อเสนอเวลาใหม่สำหรับการประชุม หรือ เมื่อคุณ Accept แล้ว คุณสามารถแก้ไขประชุมจากปฏิทินของคุณ เช่น เปลี่ยนเวลา โดยคลิกขวามัน
ดูฟีเจอร์อื่นๆ เพิ่มเติม
แม้เราจะพูดถึงแอป Outlook บน Windows มีวิธีเพิ่มเติมในการจัดการ Meetings อีกด้วย สิ่งเหล่านี้ครอบคลุม Outlook for the Web และ Outlook Mobile ตามที่ประกาศในเดือนกรกฎาคม Outlook on the Web ตอนนี้ให้ผู้ใช้ควบคุม Meeting Invites มากขึ้น โดยแสดง Messages, Meeting Details, Attendee Responses และอื่นๆ Outlook บน Android ขณะเดียวกัน แสดงข้อมูลที่คุณอาจพบว่าเกี่ยวข้อง เช่น Emails และ Files ใน Event Details บนปฏิทินของคุณ เพื่อช่วยคุณวางแผนประชุมได้ดีขึ้น มีวิธีมากกว่าหนึ่งในการจัดการ Meetings ใน Outlook โปรดแจ้งเราว่าคุณจัดการ Meetings ของคุณอย่างไร โดยทิ้งความคิดเห็นด้านล่าง
