Microsoft Outlook ให้มากกว่าบริการอีเมลเท่านั้น มีฟีเจอร์ปฏิทิน ใช้จัดตารางประชุมกับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าได้
ใน Outlook คุณเห็นเวลาว่างของผู้ถูกเชิญทุกคน และเลือกเวลาที่ทุกคนว่าง ด้านล่างเราจะอธิบายวิธีใช้ฟีเจอร์จัดตารางใน Outlook
วิธีสร้างกิจกรรมใหม่ใน Outlook
1. เพื่อตั้งค่าประชุมหรือกิจกรรม วางเมาส์เหนือ New Message > เลือก New Event จากเมนูดรอปดาวน์ หรือเลือกไอคอนปฏิทินแล้ว New Event
2. ด้วยหน้าต่างป๊อปอัป สามารถตั้งชื่อกิจกรรม เชิญคนด้วยที่อยู่อีเมล เลือกวันที่และเวลา เลือกสถานที่ และอธิบายกิจกรรม
วิธีใช้ Scheduling Assistant ใน Outlook
1. ทันทีที่เพิ่มผู้ถูกเชิญ Outlook จะแนะนำเวลาที่ทุกคนว่าง แต่หากอยากเลือกเวลาเอง คลิก Scheduling Assistant ในแถบแท็บแนวนอนบนสุด
2. ตอนนี้เห็นเวลาที่แน่นอนที่คุณและผู้เข้าร่วมว่าง เวลาที่ไม่ว่างจะเป็นสีน้ำเงิน เวลาว่างจะว่างเปล่า
3. เลือกสี่เหลี่ยมสีน้ำเงินจะปรากฏที่เวลาที่ทุกฝ่ายว่าง ลากสี่เหลี่ยมไปเวลาที่สะดวก แล้วคลิก Done มุมซ้ายบนของหน้าต่าง
วิธีเลือกสถานที่ประชุมใน Outlook
Outlook จะ redirect กลับไปรายละเอียดกิจกรรม ที่คุณสามารถตั้งค่าประชุมเสร็จโดยเลือกสถานที่
หากทีมทำงานจากระยะไกล สามารถใช้ Zoom หรือ Skype แทนการประชุมออนไลน์ โดยวาง URL ในแถบสถานที่ตรงข้ามเมนูดรอปดาวน์
แต่หากทีมอยู่ในออฟฟิศ สามารถเลือกห้องประชุมได้ คลิก Add a location > Browse more rooms
ห้อง (ที่ตั้งโดยผู้ดูแล Office 365) จะปรากฏภายใต้ Room Finder คอลัมน์ขวา แสดงว่าว่างหรือไม่ว่างสำหรับประชุม ที่คุณเลือกใน Scheduling Assistant
หลังเลือกสถานที่ ประชุมพร้อมแล้ว! คลิก Send จะส่งอีเมลแจ้งเตือนผู้ถูกเชิญ พวกเขาสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้
ควรนัดประชุมใน Outlook หรือไม่?
การตั้งค่าประชุมใน Outlook ลดการสื่อสารย้อนกลับที่ไม่จำเป็นเกี่ยวกับวันที่ประชุม แต่คุณสามารถนัดประชุมใน Outlook ได้ก็ต่อเมื่อผู้ถูกเชิญเป็นผู้ใช้ Outlook ด้วย
ดังนั้น หากคุณนัดประชุมหลายครั้งนอกบริษัทกับลูกค้าที่ไม่ใช้ Outlook คุณควรใช้เครื่องมือช่วยจัดตารางอื่นแทน
