Microsoft Outlook มีมากกว่าบริการอีเมลมากมาย มีฟีเจอร์ปฏิทินซึ่งคุณสามารถใช้กำหนดเวลาการประชุมกับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าได้
ใน Outlook คุณสามารถดูเวลาที่ว่างของผู้ได้รับเชิญทั้งหมดและเลือกเวลาที่ใช้ได้กับทุกคน ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีใช้ฟีเจอร์การตั้งเวลานี้ใน Outlook
วิธีสร้างกิจกรรมใหม่ใน Outlook
1. หากต้องการจัดการประชุมหรือกิจกรรม ให้วางเมาส์เหนือ ข้อความใหม่> เลือก กิจกรรมใหม่ จากเมนูแบบเลื่อนลง หรือเลือกไอคอนปฏิทินแล้วเลือก กิจกรรมใหม่ .
2. ด้วยหน้าต่างป๊อปอัป คุณสามารถตั้งชื่อกิจกรรม เชิญผู้คนโดยใช้ที่อยู่อีเมล เลือกวันที่และเวลา เลือกสถานที่ และอธิบายกิจกรรมของคุณ
วิธีใช้ตัวช่วยจัดกำหนดการใน Outlook
1. ทันทีที่คุณเพิ่มผู้ได้รับเชิญ Outlook จะแนะนำเวลาที่ทุกคนพร้อมใช้งาน อย่างไรก็ตาม หากต้องการเลือกเวลาเอง ให้คลิกที่ตัวช่วยจัดกำหนดการ ในคอลัมน์แนวนอนบนสุดของแท็บ
2. ขณะนี้คุณสามารถดูเวลาที่แน่นอนที่คุณและผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมสำหรับการประชุม เวลาที่ว่างจะปรากฏเป็นสีน้ำเงิน และเวลาที่มีจะว่างเปล่า
3. ตัวเลือกสี่เหลี่ยมสีน้ำเงินจะปรากฏขึ้นเมื่อทุกฝ่ายพร้อม ลากสี่เหลี่ยมผืนผ้านั้นไปยังเวลาที่สะดวก จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง
วิธีเลือกสถานที่ประชุมใน Outlook
Outlook จะเปลี่ยนเส้นทางคุณกลับไปที่รายละเอียดของกิจกรรม ซึ่งคุณสามารถตั้งค่าการประชุมให้เสร็จสิ้นโดยการเลือกสถานที่
หากทีมของคุณทำงานจากระยะไกล คุณสามารถใช้ Zoom หรือ Skype แทนการประชุมออนไลน์โดยวาง URL ลงในแถบตำแหน่งที่อยู่ตรงข้ามกับเมนูแบบเลื่อนลง
แต่ถ้าทีมของคุณอยู่ในสำนักงาน คุณสามารถเลือกห้องประชุมได้ ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกที่ เพิ่มสถานที่> ดูห้องเพิ่มเติม .
ห้อง (กำหนดโดยผู้ดูแลระบบ Office 365 ของคุณ) จะปรากฏภายใต้ ตัวค้นหาห้อง ในคอลัมน์ทางขวา ระบุว่าว่างหรือไม่ว่างสำหรับการประชุม ซึ่งคุณเลือกในตัวช่วยจัดกำหนดการ
หลังจากที่คุณเลือกสถานที่ การประชุมของคุณก็พร้อมแล้ว! เพียงคลิกส่ง และคุณจะส่งอีเมลแจ้งการประชุมถึงผู้ได้รับเชิญจากที่ที่พวกเขาสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้
คุณควรกำหนดเวลาการประชุมใน Outlook หรือไม่
การตั้งค่าการประชุมใน Outlook สามารถลดการสื่อสารไปมาที่ไม่จำเป็นเกี่ยวกับวันที่ประชุมได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมใน Outlook ได้ก็ต่อเมื่อผู้ได้รับเชิญเป็นผู้ใช้ Outlook ด้วย
ดังนั้น หากคุณจัดกำหนดการประชุมนอกบริษัทกับลูกค้าที่ไม่ได้ใช้ Outlook หลายๆ ครั้ง คุณควรใช้เครื่องมือช่วยจัดกำหนดการอื่น
