เชี่ยวชาญ Excel Flash Fill: 7 ตัวอย่างง่ายๆ พร้อมคำแนะนำทีละขั้นตอน

Flash Fill เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดใน Excel ความน่าทึ่งของ Flash Fill คือการ แยกข้อมูล เกิดขึ้นในช่วงกึ่งพักตีนก (flash) และไม่ต้องใช้ สูตร ใดๆ เลย ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel พร้อมตัวอย่างง่ายๆ 7 กรณี มาดูกันเลย

บทนำสู่ Excel Flash Fill

เทคนิค Flash Fill สามารถจดจำ รูปแบบ (pattern) ในข้อความได้ และคุณสามารถ แยก ส่วนหนึ่งของข้อความไปไว้ใน คอลัมน์ใหม่ โดยใช้ความสามารถในการจดจำรูปแบบนี้ คุณสมบัตินี้พร้อมใช้งานตั้งแต่ Excel 2013 เป็นต้นมา

ตำแหน่งของ Flash Fill ใน Excel

เครื่องมือ Flash Fill อยู่ในกลุ่ม Data Tools ภายใต้แท็บ Data ตำแหน่งแสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง

ปุ่มลัดของ Excel Flash Fill

ปุ่มลัดสำหรับ Flash Fill คือ: Ctrl + E

7 ตัวอย่างง่ายๆ ในการใช้ Flash Fill ใน Excel

บทความนี้จะแนะนำ 7 ตัวอย่างง่ายๆ ในการใช้ Flash Fill เพื่อสาธิต เราจะใช้ชุดข้อมูล (dataset) ง่ายๆ พร้อมอธิบายขั้นตอนพร้อมภาพหน้าจอ (screenshot) เพื่อให้เข้าใจง่ายที่สุด เริ่มกันเลย

1. แยกชื่อ depan ชื่อกลาง และนามสกุล

สมมติว่าเรามีชุดข้อมูล (B4:E9) ใน Excel ที่มี ชื่อเต็ม (Full Names) อยู่ในคอลัมน์ B เช่นชื่อหนึ่งคือ 'Robert De Niro' ชื่ออื่นๆ ก็ประกอบด้วย 3 ส่วนเช่นกัน ตอนนี้เราต้องการแยก ชื่อ depan, ชื่อกลาง, และ นามสกุล ไปไว้ในคอลัมน์ต่างกัน สามารถทำได้ง่ายๆ ด้วย Flash Fill ขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอน:

• เริ่มต้นด้วยการพิมพ์ ชื่อ depan ในคอลัมน์ถัดจากข้อมูล (เซลล์ C5 ในคอลัมน์ C) แล้วกด Enter

• ต่อมา เริ่มพิมพ์ชื่อถัดไป (เซลล์ C6)
• ทันทีนี้ Flash Fill จะเสนอส่วน แรก ของชื่อทั้งหมด (C6:C9)

• ถ้าถูกต้องตามที่ต้องการ กด Enter
• เราจะเห็น ชื่อ depan ทั้งหมดในคอลัมน์ C

• เช่นเดียวกัน เราสามารถแยก นามสกุล และ ชื่อกลาง ไปไว้ในคอลัมน์ D & E (ดูภาพหน้าจอ)

หมายเหตุ:

ชื่อ ที่คุณเลือกต้องมี รูปแบบเดียวกัน ทุกชื่อต้องเป็น 3 ส่วน หรือ 2 ส่วน หรือ 4 ส่วน หรือ 'n' ส่วน โดย 'n' สามารถเป็น จำนวนธรรมชาติ ใดๆ {1, 2, 3, 4, 5, 6, …}

2. แยกข้อความด้วย Flash Fill

Text to Columns Wizard ใช้งานได้ดีกับหลายประเภทข้อมูล แต่บางข้อมูล ไม่สามารถแยก ได้ด้วย Wizard นี้ เช่น ข้อมูลที่ไม่มี fixed-width หรือไม่มี delimiters ในกรณีนี้ Flash Fill จะช่วยได้ เราจะใช้ชุดข้อมูล (B4:C9) ด้านล่างที่มี ข้อความ (B5:B9) ในคอลัมน์เดียว (B) เป้าหมายคือ ดึงเฉพาะส่วนตัวเลข จากแต่ละเซลล์ ไปไว้ใน คอลัมน์แยก (คอลัมน์ C) Text to Columns Wizard ไม่สามารถทำได้เพราะ space delimiters ไม่ สม่ำเสมอ เช่นแถวแรกตัวเลข 20 อยู่หลัง space 3 ตัว แถวที่สอง 6 อยู่หลัง space 2 ตัว ฯลฯ ดังนั้นเราจะใช้ Flash Fill แทน ขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอน:

• คลิกที่เซลล์ C5 เพื่อเลือก
• พิมพ์ตัวเลขแรก 20 ในเซลล์ C5 (แก้จาก B1 ในต้นฉบับ)

• ไปที่เซลล์ C6 พิมพ์ตัวเลขที่สอง 6
• ไปที่แท็บ Data > กลุ่ม Data Tools > คลิก Flash Fill (หรือกด Ctrl + E)

• เซลล์ที่เหลือ (C6:C9) จะถูก เติมอัตโนมัติ โดย Excel
• คอลัมน์ใหม่จะมีลักษณะดังภาพ

• Excel จดจำตัวเลขส่วนใหญ่ได้ถูกต้อง
• แต่บางเซลล์ทายผิด เช่น C7 & C8 ดึงเฉพาะส่วน หลังจุดทศนิยม

• แก้ไขโดย ลบ ค่าที่เสนอ (5) ในเซลล์ C7
• พิมพ์ค่าที่ถูกต้อง (9.5) ในเซลล์ C7

• กด Enter
• Excel จะจดจำ รูปแบบ ใหม่และเสนอตัวเลขที่ถูกต้อง (3.14159) ในเซลล์ C8 ด้วย

3. ใช้ Flash Fill รวมคอลัมน์ (Merge Columns)

สมมติว่ามีชุดข้อมูล (B4:E9) มีชื่อ ผลไม้, ประเทศ และ Order ID เราจะใช้ Flash Fill รวม ข้อมูลในคอลัมน์ B, C, D ไปไว้ในคอลัมน์ E Flash Fill สามารถรวมค่าพร้อม space, comma, semicolon ได้ ขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอน:

• ไปที่เซลล์ E5
• พิมพ์ค่าในเซลล์ B5, C5, D5 พร้อม comma และ space (ดูภาพ)
• กด Enter จะไปอยู่ที่เซลล์ถัดไป (E6)

• เริ่มพิมพ์ชื่อผลไม้ถัดไป (Banana) จะเห็นคำแนะนำในช่วง (E6:E9)
• คำแนะนำมีรูปแบบเดียวกับข้อมูลที่รวมในเซลล์ E5

• กด Enter เพื่อยอมรับ
• ข้อมูลทั้ง 3 คอลัมน์จะถูกรวมกัน (ดูภาพ)

4. ทำความสะอาดข้อมูลด้วย Flash Fill

สมมติว่ามีชุดข้อมูลใน Excel มีชื่อ ประเทศ ในช่วง B5:B9 พบว่าเซลล์ B7 และ B9 มี ช่องว่าง นำหน้า สามารถ ลบช่องว่าง นี้ได้ด้วย Flash Fill ขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอน:

• เลือกเซลล์ C5
• พิมพ์ 'USA' ไม่มีช่องว่าง นำหน้า

• กด Enter ไปเซลล์ถัดไป (C6)
• เริ่มพิมพ์ชื่อประเทศถัดไป (Russia) จะเห็นคำแนะนำประเทศทั้งหมดด้านล่าง (C6:C9)

• กด Enter จะได้ชื่อประเทศทั้งหมด ไม่มีช่องว่าง นำหน้า
• ดูภาพตัวอย่าง

5. จัดรูปแบบข้อมูลด้วย Flash Fill

ตัวอย่างนี้ใช้ Flash Fill จัดรูปแบบ ข้อมูล ใช้ชุดข้อมูลที่มี ชื่อ เริ่มต้นด้วย ตัวพิมพ์เล็ก ต้องการจัดให้ ชื่อและนามสกุล เริ่มต้นด้วย ตัวพิมพ์ใหญ่ พร้อมใส่ comma และ space ระหว่างชื่อและนามสกุล ขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอน:

• เลือกเซลล์ C5
• พิมพ์ชื่อในเซลล์ B5 ในรูปแบบที่ต้องการ (ดูภาพ)
• กด Enter

• พิมพ์ ตัวอักษรแรก (พิมพ์ใหญ่) ของชื่อถัดไป (john christopher) ในเซลล์ C6
• ชื่อทั้งหมดจะถูกเสนอใน รูปแบบเดียวกัน (ดูภาพ)

• กด Enter จะได้ชื่อที่เหลือ (C6:C9) ในรูปแบบที่กำหนดในเซลล์ C5

6. สร้างที่อยู่อีเมล (Email Addresses)

สมมติว่ามีชุดข้อมูล (B4:E9) มี ชื่อ (B5:B9), ID (C5:C9) และ โดเมน (D5:D9) ต้องการสร้าง ที่อยู่อีเมล จากข้อมูลเหล่านี้ ใช้ Flash Fill สร้าง Email IDs ในช่วง E5:E9 ขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอน:

• เลือกเซลล์ E5
• พิมพ์ Email ID โดยใช้ข้อมูลในช่วง B5:D5
• รูปแบบตัวอย่างแสดงในเซลล์ E5 (ดูภาพ)
• กด Enter

• พิมพ์ ตัวอักษรแรก (j) ของชื่อถัดไป
• จะเห็นคำแนะนำ Email IDs สำหรับเซลล์ด้านล่าง (E6:E9)

• กด Enter ยอมรับคำแนะนำ
• จะได้ Email IDs ทั้งหมดพร้อมกัน

7. แทนที่ส่วนหนึ่งของข้อมูลด้วย Flash Fill

สมมติว่ามีชุดข้อมูลมี ชื่อเต็ม ในช่วง B5:B9 ต้องการ แทนที่ชื่อที่สอง (เช่น Niro) ด้วย '###' ทำได้ง่ายด้วย Flash Fill ขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอน:

• เลือกเซลล์ C5
• พิมพ์ 'Robert ###'
• กด Enter

• พิมพ์ ตัวอักษรแรก (J) ของชื่อที่สองในเซลล์ C6
• จะเห็นคำแนะนำชื่อทั้งหมดในรูปแบบเดียวกับเซลล์ C5

• กด Enter ยอมรับคำแนะนำ
• ดูผลลัพธ์ในภาพด้านล่าง

ตัวเลือกของ Flash Fill ใน Excel

เพื่อดู ตัวเลือก Flash Fill ต้องมีชุดข้อมูลก่อน ในที่นี้ใช้ชุดข้อมูล (B4:C9) ขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอน:

• ใช้ Flash Fill ใดๆ ในช่วง C5:C9
• จะเห็น เมนูดรอปดาวน์ ของ Flash Fill ข้างคอลัมน์ C
• คลิกเมนูดรอปดาวน์
• จะพบ ตัวเลือก Flash Fill

วิธีปิด Flash Fill ใน Excel

บางครั้งอาจต้องการปิดคำแนะนำ Flash Fill ทำได้โดย ปิดคุณสมบัติ ขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอน:

• ไปที่แท็บ File

• คลิกปุ่ม Options

• กล่องโต้ตอบ Excel Options จะปรากฏ
• คลิก Advanced > Editing options > ยกเลิกเครื่องหมายถูก กล่อง Automatically Flash Fill > OK

ข้อจำกัดของ Flash Fill ใน Excel

แม้ Flash Fill จะมีประโยชน์มาก แต่ก็มีข้อจำกัด:

• ข้อจำกัดหลักคือ ไม่ใช่เทคนิคแบบไดนามิก (dynamic) หากข้อมูล เปลี่ยนแปลง คอลัมน์ที่สร้างด้วย Flash Fill จะไม่อัปเดตอัตโนมัติ (ต้องใช้ สูตร ถ้าต้องการอัปเดตอัตโนมัติ)
• Flash Fill ข้าม เซลล์ที่มี ข้อมูลที่พิมพ์ไม่ได้ (non-printable)
• บางครั้งอาจเปลี่ยน ตัวเลข ให้กลายเป็น ข้อความ (strings)

สิ่งที่ควรจำ

ขณะใช้ Flash Fill ควรระวังจุดต่อไปนี้:

• ต้อง ตรวจสอบข้อมูลอย่างละเอียด หลังใช้ Flash Fill หากแค่ไม่กี่แถวแรกถูกต้อง แล้วคิดว่าทุกแถวถูกต้อง อาจเกิดข้อผิดพลาดร้ายแรง
• Flash Fill ทำงานสำเร็จก็ต่อเมื่อข้อมูล สม่ำเสมอ (consistent)
• ความแม่นยำเพิ่มขึ้นเมื่อคุณให้ ตัวอย่างมากขึ้น

สรุป

หวังว่าบทช่วยสอนข้างต้นจะช่วยให้คุณใช้ Flash Fill ใน Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดาวน์โหลดไฟล์ฝึกฝนและลองทำดู ให้ความคิดเห็นในส่วนความคิดเห็น ติดตามเว็บไซต์ ExcelDemy สำหรับบทความอื่นๆ