เรื่องราวที่ร้อนแรงที่สุดเวลาทำงานกับไฟล์คือเมื่อไฟล์เสียหาย แม้ Office 365 จะมีฟีเจอร์กู้คืนไฟล์สำหรับทุกประเภท รวมถึง Word, Excel, PowerPoint แต่ถ้าไม่ได้ผล ก็ต้องทำใหม่เยอะมาก บทความนี้แนะนำวิธี ซ่อมแซมสมุดงาน Excel ที่เสียหาย และวิธีตั้งค่าสำรองข้อมูลให้กู้คืนได้ดีขึ้น
ซ่อมแซมและกู้คืนสมุดงาน Excel ที่เสียหาย
ทำตาม 2 วิธีนี้เมื่อไฟล์แสดงว่าเสียหาย เมื่อเปิดไฟล์ Excel ในกรณีเหล่านี้ จะได้ข้อความว่าไฟล์เสียหาย หรือเปิดไม่ได้ หรือไม่มีข้อมูลในไฟล์ ปกติ Excel จะเสนอการกู้คืน แต่ถ้าไม่ได้ ให้ใช้วิธีที่แนะนำ
ซ่อมแซมสมุดงาน Excel ที่เสียหายด้วยตนเอง
- เปิด Excel คลิก File แล้วคลิก Open
- เรียกดูและเลือกไฟล์ที่ต้องการเปิด แต่อย่าคลิก Open
- คลิกลูกศรข้างๆ ปุ่ม Open เลือก Open and Repair
- Excel จะเสนอ 2 ตัวเลือก:
- Recover Data (Repair) - ซ่อมแซม
- Extract values and formulas from work when repair fails (Extract Data) - ดึงค่าและสูตรเมื่อซ่อมไม่ได้
กู้คืนข้อมูลจากสมุดงานที่เสียหาย
ย้อนกลับไปที่เวอร์ชันบันทึกล่าสุด: หากไฟล์เสียหายระหว่างทำงาน ควรปิดโดยไม่บันทึก แทนที่จะพยายามบันทึกข้อมูลที่เสียหาย เปิดใหม่ จะกลับสู่สถานะที่ทำงานปกติ
บันทึกสมุดงานในรูปแบบ SYLK (Symbolic Link): กรณีเสียหายจากเครื่องพิมพ์ บันทึกไฟล์เป็น symbolic link คือ ตัวเลือกที่แสดงตอน Save as Type > SYLK คลิก Yes แล้วบันทึก
หลังเสร็จ ต้องเปิดไฟล์ใหม่และบันทึกเป็น Excel workbook เนื่องจากบันทึกเป็นไฟล์ใหม่ ไฟล์ต้นฉบับยังคงอยู่ ข้อเสียคือบันทึกได้เฉพาะ active sheet ไม่ใช่ทุกชีต
ใช้แมโครดึงข้อมูลจากสมุดงานที่เสียหาย: หากชีตมีแผนภูมิและใช้ข้อมูลในสมุดงานเป็นแหล่งข้อมูล แมโครจาก Microsoft นี้ช่วยกู้คืนข้อมูลนั้นได้
Sub GetChartValues() Dim NumberOfRows As Integer Dim X As Object Counter = 2
' Calculate the number of rows of data. NumberOfRows = UBound(ActiveChart.SeriesCollection(1).Values) Worksheets("ChartData").Cells(1, 1) = "X Values"
' Write x-axis values to worksheet. With Worksheets("ChartData") .Range(.Cells(2, 1), _ .Cells(NumberOfRows + 1, 1)) = _ Application.Transpose(ActiveChart.SeriesCollection(1).XValues) End With
' Loop through all series in the chart and write their values to the worksheet. For Each X In ActiveChart.SeriesCollection Worksheets("ChartData").Cells(1, Counter) = X.Name With Worksheets("ChartData") .Range(.Cells(2, Counter), _ .Cells(NumberOfRows + 1, Counter)) = _ Application.Transpose(X.Values) End With Counter = Counter + 1 Next End Sub
เพื่อรันแมโคร สร้างชีตใหม่ในไฟล์ Excel เลือกแผนภูมิ และรันแมโคร ข้อมูลจะปรากฏในชีตใหม่ที่สร้าง
วิธีป้องกันการเสียหายของสมุดงาน
แม้วิธีเหล่านี้ช่วยได้เมื่อไฟล์เสียหายแล้ว แต่ที่ดีที่สุดคือมีวิธีกู้คืนไว้ตั้งแต่แรก วิธีในตัว (built-in) ที่สามารถเปิดใช้งานได้:
สร้างสำเนาสำรอง (Backup) ของสมุดงานอัตโนมัติ:
- เปิดเวิร์กชีต คลิก File > Save as
- เลือกเขียนทับไฟล์เดิม แต่ก่อนหน้านั้น คลิก Tools > General
- ติ๊กถูก Always create a backup
- แล้วบันทึกสำเนา
จะทำให้มีไฟล์สำรองทุกครั้งที่ต้องการกู้คืนเวิร์กชีต
สร้างไฟล์กู้คืน (Recovery file) อัตโนมัติทุกช่วงเวลาที่กำหนด:
- เปิดเวิร์กชีต คลิก File > Options
- ในหมวด Save ตั้งค่าดังนี้:
- ติ๊ก Save AutoRecover information every และตั้งเวลา
- ตั้งค่า AutoRecover file location ไว้ที่ที่จดจำง่าย
- ยกเลิกติ๊ก Disable AutoRecover for this workbook only
หวังว่าบทความช่วยกู้คืนและซ่อมแซมสมุดงาน Excel ที่เสียหายได้ จำไว้ตลอดว่า ตั้งค่าการสำรองข้อมูลไฟล์ให้พร้อม
บทความเกี่ยวข้อง:
- วิธีซ่อมแซมไฟล์ Word ที่เสียหาย
- วิธีซ่อมแซมไฟล์ PowerPoint ที่เสียหาย
