ความเจ็บปวดที่ใหญ่ที่สุดเมื่อทำงานกับไฟล์คือเมื่อไฟล์เสียหาย แม้ว่า Office 365 จะนำเสนอฟีเจอร์การกู้คืนไฟล์สำหรับไฟล์ทุกประเภท รวมถึง Word, Excel และ PowerPoint แต่ถ้าวิธีนี้ใช้ไม่ได้ผล ก็ต้องมีการปรับเปลี่ยนหลายอย่าง โพสต์นี้จะแนะนำวิธีการซ่อมแซมสมุดงาน Excel ที่เสียหาย และยังวางวิธีการสำรองข้อมูลเพื่อให้การกู้คืนทำงานได้ดีขึ้น
ซ่อมแซมและกู้คืนสมุดงาน Excel ที่เสียหาย
ทำตามสองวิธีนี้เพื่อซ่อมแซมเวิร์กบุ๊กเมื่อปรากฏว่าเสียหาย เมื่อคุณเปิดไฟล์ Excel ในกรณีเช่นนี้ คุณจะได้รับข้อความว่าไฟล์นั้นเสียหายหรือไม่เปิดขึ้น หรือไม่มีข้อมูลในไฟล์ โดยปกติ Excel จะเสนอการกู้คืน แต่หากไม่ได้ผล คุณสามารถใช้วิธีการที่แนะนำได้
ซ่อมแซมสมุดงาน Excel ที่เสียหายด้วยตนเอง
- เปิด Excel แล้วคลิกไฟล์ จากนั้นคลิกเปิด
- เรียกดูและเลือกไฟล์ที่คุณต้องการเปิด แต่อย่าคลิกที่ปุ่มเปิด
- คลิกลูกศรลงข้างปุ่มเปิด แล้วเลือกเปิดและซ่อมแซม
- Excel จะเสนอให้คุณสองตัวเลือก
- กู้คืนข้อมูล (ซ่อมแซม)
- ดึงค่าและสูตรออกจากงานเมื่อการซ่อมแซมล้มเหลว (ดึงข้อมูล)
กู้คืนข้อมูลจากสมุดงานที่เสียหาย
เปลี่ยนเวิร์กบุ๊กเป็นเวอร์ชันที่บันทึกไว้ล่าสุด: หากไฟล์เสียหายขณะทำงาน ทางที่ดีควรปิดโดยไม่บันทึก แทนที่จะพยายามบันทึกด้วยข้อมูลที่เสียหาย เปิดใหม่แล้วจะนำคุณไปสู่สถานะที่ทุกอย่างทำงาน
บันทึกเวิร์กบุ๊กในรูปแบบ SYLK (Symbolic Link): ในกรณีที่เครื่องพิมพ์เสียหาย ให้บันทึกไฟล์เป็นลิงก์สัญลักษณ์ กล่าวคือ ตัวเลือกจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกบันทึกเป็นประเภท> SYLK คลิกใช่เพื่อแจ้งและบันทึกไฟล์
เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะต้องเปิดไฟล์อีกครั้งและบันทึกเป็นสมุดงาน Excel เนื่องจากเรากำลังบันทึกทุกอย่างเป็นไฟล์ใหม่ ไฟล์ต้นฉบับจึงยังคงอยู่ ข้อเสียเปรียบเพียงอย่างเดียวของวิธีนี้คือจะบันทึกเฉพาะแผ่นงานที่ใช้งานอยู่เท่านั้น ไม่ใช่ส่วนอื่นๆ
ใช้มาโครเพื่อดึงข้อมูลจากสมุดงานที่เสียหาย: หากแผ่นงานมีแผนภูมิและใช้ข้อมูลในหนังสือเป็นแหล่งข้อมูล มาโครนี้จาก Microsoft สามารถช่วยคุณกู้คืนข้อมูลนั้นได้
Sub GetChartValues() Dim NumberOfRows As Integer Dim X As Object Counter = 2
' Calculate the number of rows of data.
NumberOfRows = UBound(ActiveChart.SeriesCollection(1).Values)
Worksheets("ChartData").Cells(1, 1) = "X Values"
' Write x-axis values to worksheet.
With Worksheets("ChartData")
.Range(.Cells(2, 1), _
.Cells(NumberOfRows + 1, 1)) = _
Application.Transpose(ActiveChart.SeriesCollection(1).XValues) End With ' Loop through all series in the chart and write their values to
' the worksheet.
For Each X In ActiveChart.SeriesCollection
Worksheets("ChartData").Cells(1, Counter) = X.Name
With Worksheets("ChartData")
.Range(.Cells(2, Counter), _ .Cells(NumberOfRows + 1, Counter)) = _ Application.Transpose(X.Values) End With
Counter = Counter + 1 Next End Sub
หากต้องการเรียกใช้แมโคร ให้สร้างแผ่นงานใหม่ในไฟล์ Excel จากนั้นเลือกแผนภูมิ และเรียกใช้แมโคร ข้อมูลจะพร้อมใช้งานในชีตใหม่ที่คุณสร้างขึ้น
วิธีป้องกันเวิร์กบุ๊กเสียหาย
แม้ว่าวิธีการเหล่านั้นจะช่วยได้เมื่อคุณมีไฟล์ที่เสียหาย แต่วิธีที่ดีที่สุดคือมีวิธีการกู้คืน นี่คือวิธีการในตัวบางส่วนที่คุณเปิดใช้ได้ เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์จะไม่สูญหายอีกในอนาคต
บันทึกสำเนาสำรองของสมุดงานโดยอัตโนมัติ:
- เปิดเวิร์กชีต จากนั้นคลิกที่ ไฟล์> บันทึกเป็น
- เลือกที่จะเขียนทับไฟล์เดียวกัน แต่ก่อนหน้านั้น ให้คลิกที่เครื่องมือ> ทั่วไป
- ทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า สร้างข้อมูลสำรองเสมอ
- จากนั้นบันทึกสำเนา
เพื่อให้แน่ใจว่ามีการสำรองข้อมูลทุกครั้งที่คุณต้องการกู้คืนเวิร์กชีต
สร้างไฟล์การกู้คืนโดยอัตโนมัติในช่วงเวลาที่กำหนด:
- เปิดเวิร์กชีต คลิกไฟล์>ตัวเลือก
- ภายใต้หมวดบันทึก ให้กำหนดค่าดังต่อไปนี้
- เลือกตัวเลือก บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ และตั้งเวลา
- ตั้งค่าตำแหน่งไฟล์กู้คืนอัตโนมัติไปยังที่ที่คุณรู้จัก
- ยกเลิกการเลือก ปิดใช้งานการกู้คืนอัตโนมัติสำหรับเวิร์กบุ๊กนี้เท่านั้น
ฉันหวังว่าโพสต์นี้จะช่วยคุณกู้คืนและซ่อมแซมสมุดงาน Excel ที่เสียหาย อย่าลืมตั้งค่าการสำรองข้อมูลของไฟล์เสมอ
อ่านที่เกี่ยวข้อง:
- วิธีซ่อมแซมไฟล์ Word ที่เสียหาย
- วิธีซ่อมแซมงานนำเสนอ PowerPoint ที่เสียหาย
