วิธีตั้งค่าและใช้เทมเพลตตอบกลับอัตโนมัติหลายแบบใน Outlook

หากคุณต้องการตั้งกฎการตอบกลับอัตโนมัติที่แตกต่างกันสำหรับผู้ส่งอีเมลหลายราย บทความนี้จะช่วยคุณได้ คุณสามารถตั้งค่าและใช้เทมเพลตตอบกลับอัตโนมัติแบบกำหนดเองใน Outlook ได้โดยทำตามบทช่วยสอนนี้ สำหรับสิ่งนี้ คุณต้องใช้ไคลเอนต์เดสก์ท็อป Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

ส่งคำตอบที่แตกต่างกันไปยังคนอื่นๆ

ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook ได้โดยตรง อย่างไรก็ตาม ปัญหาเริ่มต้นขึ้นเมื่อคุณต้องการส่งคำตอบที่แตกต่างกันไปยังบุคคลต่างๆ พร้อมกัน คำแนะนำข้างต้นจะให้คุณส่งข้อความเดียวกันถึงทุกคนที่อยู่ในตัวกรอง อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการใช้เทมเพลตการตอบกลับอัตโนมัติแบบกำหนดเอง คุณจะต้องทำตามคำแนะนำนี้

วิธีสร้างเทมเพลตตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook

ในการสร้างเทมเพลตการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook ที่จะส่งการตอบกลับที่แตกต่างกันไปยังบุคคลอื่น ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ -

1. เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
2. คลิกที่ อีเมลใหม่ ปุ่ม.
3. เขียนอีเมลใหม่โดยไม่ต้องป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับ
4. คลิกที่ไฟล์>บันทึกเป็น
5. เลือก เทมเพลต Outlook (*.oft) จาก บันทึกเป็นประเภท .
6. ป้อนชื่อ
7. คลิกปุ่ม บันทึก ปุ่ม.

คุณจะต้องสร้างเทมเพลตที่คุณต้องการส่ง ในการนั้น ให้เปิดแอป Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณและคลิกที่ อีเมลใหม่  ปุ่มปรากฏอยู่ที่มุมซ้ายบน จากนั้นเริ่มเขียนอีเมลใหม่ที่คุณต้องการส่ง คุณสามารถเขียนหัวเรื่องและเนื้อหาของอีเมลได้ ตอนนี้คลิกที่ ไฟล์  และเลือก บันทึกเป็น ในหน้าถัดไป

จะเปิดหน้าต่างป๊อปอัป ขยาย บันทึกเป็นประเภท  รายการแบบเลื่อนลงและเลือก เทมเพลต Outlook (*.oft) ป้อนชื่อ แล้วคลิกปุ่ม บันทึก  ปุ่ม.

มันจะบันทึกแม่แบบ ตอนนี้คุณสามารถปิดหรือยกเลิก อีเมลใหม่ หน้าต่าง

วิธีใช้เทมเพลตตอบกลับอัตโนมัติแบบกำหนดเองใน Outlook

หากต้องการใช้เทมเพลตการตอบกลับอัตโนมัติแบบกำหนดเองใน Outlook ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้-

1. เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
2. คลิกที่ไฟล์> จัดการกฎและการแจ้งเตือน
3. คลิกที่ กฎใหม่ .
4. เลือก ใช้กฎกับข้อความ | รับ และคลิกปุ่ม ถัดไป ปุ่ม.
5. เลือกเงื่อนไขอีเมลและคลิกที่ ถัดไป .
6. เลือก ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ ในหน้าต่างการดำเนินการ
7. คลิกที่ เทมเพลตเฉพาะ และเลือกแม่แบบของคุณ
8. คลิกที่ ถัดไป และเลือกข้อยกเว้น
9. คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น ปุ่ม.

หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนเหล่านี้ โปรดอ่านต่อ

ขั้นแรก ให้เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้วไปที่ ไฟล์> จัดการกฎและการแจ้งเตือน .

จะเปิดหน้าต่างป๊อปอัป คลิก กฎใหม่  ตัวเลือกใน กฎของอีเมล แท็บ

ในหน้าต่างถัดไป ให้เลือก ใช้กฎกับข้อความ | รับ และคลิกปุ่ม ถัดไป  ปุ่ม.

หลังจากนั้นคุณจะต้องเลือกเงื่อนไข สมมติว่าคุณต้องการส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังบางคน ถ้าใช่ ให้ทำเครื่องหมายในจากบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ ช่องทำเครื่องหมาย

จากนั้นคลิก บุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ  ใน ขั้นตอนที่ 2 กล่องและเลือกรายชื่อผู้ติดต่อ เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ ถัดไป  ปุ่ม. ในหน้าต่างถัดไป คุณจะต้องเลือก ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ ตัวเลือก.

ถัดไป จำเป็นต้องเลือกเทมเพลตที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ สำหรับสิ่งนั้น ให้เลือก เทมเพลตเฉพาะ  ลิงค์และเลือกเทมเพลตตามนั้น จากนั้นคลิก ถัดไป  ปุ่ม.

ตอนนี้คุณสามารถเลือกข้อยกเว้นบางอย่างได้หากต้องการ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังบางคนเฉพาะเมื่อมีคำที่เลือกจำนวนมากอยู่ในเนื้อหาอีเมลหรืออะไรทำนองนั้น สุดท้าย ให้คลิกที่ เสร็จสิ้น  ปุ่ม.

หลังจากนั้น เทมเพลตตอบกลับอัตโนมัติของคุณจะพร้อมใช้งาน ในกรณีที่คุณต้องการลบเทมเพลตนี้ ให้ไปที่ Manage Rules &Alerts  . เดียวกัน หน้าต่างและลบกฎ

หวังว่าจะช่วยได้