หากต้องการตั้งค่าตอบอัตโนมัติแตกต่างกันสำหรับผู้ส่งอีเมลต่างๆ บทความนี้จะช่วยคุณ สามารถตั้งค่าและใช้เทมเพลต Automatic Reply แบบกำหนดเองใน Outlook ได้โดยทำตามบทช่วยสอนนี้ ต้องใช้ Outlook desktop client บนคอมพิวเตอร์
ส่งคำตอบต่างกันให้คนต่างๆ
ตั้งค่าตอบอัตโนมัติใน Outlook ง่าย แต่ปัญหาเริ่มเมื่อต้องการส่งคำตอบต่างกันให้คนต่างๆ พร้อมกัน คู่มือข้างต้นส่งข้อความเดียวกันให้ทุกคนในฟิลเตอร์ แต่หากต้องการใช้เทมเพลต Automatic Reply แบบกำหนดเอง ต้องทำตามคู่มือนี้
วิธีสร้างเทมเพลต Auto Reply ใน Outlook
เพื่อสร้างเทมเพลต Automatic Reply ใน Outlook ที่ส่งคำตอบต่างกันให้คนต่างๆ ทำตามขั้นตอน:
- เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์
- คลิกปุ่ม New Email
- เขียนอีเมลใหม่โดยไม่ใส่อีเมลผู้รับ
- คลิก File > Save As
- เลือก Outlook Template (*.oft) จาก Save as type
- ตั้งชื่อ
- คลิกปุ่ม Save
ต้องสร้างเทมเพลตที่ต้องการส่ง เปิดแอป Outlook คลิกปุ่ม New Email มุมซ้ายบน เริ่มเขียนอีเมลที่ต้องการส่ง เขียน subject และ body คลิก File เลือก Save As หน้าถัดไป
จะเปิดป๊อปอัป ขยายดรอปดาวน์ Save as type เลือก Outlook Template (*.oft) ตั้งชื่อ คลิก Save
จะบันทึกเทมเพลต ตอนนี้ปิดหรือทิ้งหน้าต่าง New Email ได้
วิธีใช้เทมเพลต Automatic Reply แบบกำหนดเองใน Outlook
เพื่อใช้เทมเพลต Automatic Reply แบบกำหนดเองใน Outlook ทำตามขั้นตอน:
- เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์
- คลิก File > Manage Rules & Alerts
- คลิก New Rule
- เลือก Apply rule on messages I receive คลิก Next
- เลือกเงื่อนไขอีเมล คลิก Next
- เลือก reply using a specific template ในหน้าต่าง action
- คลิกลิงก์ a specific template และเลือกเทมเพลตของคุณ
- คลิก Next และเลือก exceptions
- คลิกปุ่ม Finish
หากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม อ่านต่อ
เปิด Outlook ไป File > Manage Rules & Alerts
จะเปิดป๊อปอัป คลิก New Rule ในแท็บ Email Rules
หน้าต่างถัดไป เลือก Apply rule on messages I receive คลิก Next
หลังจากนั้น ต้องเลือกเงื่อนไข สมมติต้องการส่งตอบอัตโนมัติให้คนเฉพาะ ติ๊ก from people or public group
คลิก people or public group ในกล่อง Step 2 เลือกรายชื่อติดต่อ เสร็จแล้วคลิก Next หน้าต่างถัดไป เลือก reply using a specific template
ต่อมา ต้องเลือกเทมเพลตที่สร้างไว้ก่อนหน้า คลิกลิงก์ a specific template เลือกเทมเพลตตามต้องการ คลิก Next
ตอนนี้เลือก exceptions ได้ หากต้องการ ตัวอย่าง ส่งตอบอัตโนมัติให้คนเฉพาะก็ต่อเมื่อมีคำเฉพาะใน body อีเมล ที่สุด คลิก Finish
หลังจากนั้น เทมเพลต Automatic Reply จะพร้อมทำงาน หากต้องการลบเทมเพลต ไปที่ Manage Rules & Alerts เดียวกัน ลบกฎออก
หวังว่าจะช่วยได้
