การตอบกลับอัตโนมัติ (Out-of-office reply) หรือที่เรียกว่าการตอบกลับอัตโนมัติ (automatic reply) เป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากใน Microsoft Outlook สำหรับส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ที่ส่งอีเมลมาให้คุณ ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์ในการแจ้งให้ผู้ส่งทราบถึงความพร้อมของคุณ ฟีเจอร์นี้มีอยู่ใน Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2010 และแม้แต่เวอร์ชันเก่าของ Microsoft Outlook มักถูกเรียกว่า out-of-office reply อย่างไรก็ตาม สามารถใช้ในสถานการณ์อื่นๆ ได้มากกว่านี้
ฟีเจอร์ Out of Office Reply ทำงานได้เฉพาะกับ บัญชี Exchange (Exchange Accounts) หากคุณไม่มีบัญชี Exchange คุณจะต้องตั้งค่ากฎ (rules) เพื่อทำงานนี้แทน ตามที่อธิบายด้านล่าง
ตั้งค่าการตอบกลับนอกสำนักงานใน Outlook 2013, 2016 และ 2010 ด้วยบัญชี Exchange
- ใน Microsoft Outlook คลิก ไฟล์ (File), ข้อมูล (Info).
- จากนั้นเลือก การตอบกลับอัตโนมัติ (Out of Office) (Automatic Replies).
หมายเหตุ: หากตัวเลือก การตอบกลับอัตโนมัติ (Out of Office) ไม่พร้อมใช้งาน แสดงว่าคุณไม่ได้ใช้บัญชี Exchange โปรดอ้างอิงส่วนถัดไปเพื่อทราบการตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติในบัญชีที่ไม่ใช่ Exchange - ติ๊กถูกช่อง ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ (Send Automatic Replies) หากคุณต้องการตั้งค่าเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติ ให้ติ๊กถูกช่อง ส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้ (Only send during this time range) และตั้งค่าวันที่และเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด
- ในแท็บที่ชื่อ ภายในองค์กรของฉัน (Inside My Organization) พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการส่งเป็นการตอบกลับหากมีใครส่งอีเมลมาภายในองค์กร
- ในแท็บที่ชื่อ ภายนอกองค์กรของฉัน (Outside My Organization) ติ๊กถูกช่อง ตอบกลับอัตโนมัติให้คนภายนอกองค์กร (Auto-reply to people outside my organization) และเลือกหนึ่งในตัวเลือกปุ่ม radio ที่ชื่อ เฉพาะผู้ติดต่อของฉัน (My Contacts only) หรือ ทุกคนภายนอกองค์กร (Anyone outside my organization)
ฟีเจอร์การตอบกลับอัตโนมัติจะถูกปิดใช้งานอัตโนมัติหลังวันที่และเวลาที่ระบุ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการปิดใช้งานก่อนหน้านั้น คุณสามารถเข้าถึงการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติอีกครั้งและเลือกปุ่ม radio ไม่ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ (Do not send automatic replies)
ตั้งค่าการตอบกลับนอกสำนักงานใน Outlook 365 Online (เว็บเบส)
หากคุณใช้ Outlook 365 บน เว็บ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อตั้งค่าการตอบกลับนอกสำนักงาน
- เปิด Outlook ในเบราว์เซอร์เว็บและล็อกอินเข้าบัญชี
- คลิกที่ปุ่ม ล้อกังหัน (gear wheel) ที่ด้านบนของหน้าเพื่อเข้าถึงการตั้งค่า
- คลิก การตอบกลับอัตโนมัติ (Automatic Replies) และคลิกปุ่ม radio ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ (Send automatic replies)
- ตั้งค่าวันที่และเวลาสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติหากจำเป็น
- พิมพ์ข้อความของคุณ
- คลิก บันทึก (Save) เมื่อเสร็จสิ้น
- ตั้งค่าการตอบกลับนอกสำนักงานใน Outlook 2013, 2016 และ 2010 ด้วยบัญชีอื่นๆ ทั้งหมด
หากคุณใช้บัญชีอีเมลที่ไม่ใช่ Exchange ซึ่งเข้าข่ายหมวดหมู่อื่นๆ ที่ประเภทบัญชีมักจะเป็น POP หรือ IMAP เช่น @outlook.com, @aol.com, @live.com เป็นต้น คุณสามารถจำลองฟังก์ชันการตอบกลับอัตโนมัติได้โดยการรวมเทมเพลตอีเมล Outlook กับกฎของ Outlook
- คลิก หน้าหลัก (Home) และจากนั้น อีเมลใหม่ (New Email) พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการส่งเป็นการตอบกลับอัตโนมัติ.
- คลิก ไฟล์ (File) -> บันทึกเป็น (Save As); ในรายการแบบเลื่อนลง บันทึกเป็นประเภท (Save as Type) เลือก เทมเพลต Outlook (Outlook Template).
- พิมพ์ชื่อใดๆ สำหรับเทมเพลตและคลิก บันทึก (Save).
- ตอนนี้คุณสร้างเทมเพลตตอบกลับอัตโนมัติแล้ว คุณต้องสร้างกฎเพื่อตอบกลับอัตโนมัติข้อความอีเมลใหม่
- คลิก กฎ (Rules) และจากนั้น จัดการกฎและการแจ้งเตือน (Manage Rules & Alerts).
- คลิก กฎใหม่ (New Rule) ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน (Rules and Alerts) คลิก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันรับ (Apply rules on messages I receive) ภายใต้ เริ่มจากกฎว่าง (Start from a blank rule) และคลิก ถัดไป (Next), และ Next อีกครั้ง.
- ติ๊กถูก ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ (Reply using a specific template) ภายใต้ คุณต้องการทำอะไรกับข้อความ -> คลิก เทมเพลตเฉพาะ (a specific template).
- ในกล่อง ค้นหาใน (Look In) ในกล่องโต้ตอบ เลือกเทมเพลตตอบกลับ (Select a Reply Template) คลิก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์ (User Templates in File System) กล่องโต้ตอบเลือกไฟล์มาตรฐานจะปรากฏ ชี้ไปที่เทมเพลตตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสร้างในขั้นตอนแรก คลิก ถัดไป (Next), ถัดไป (Next), เสร็จสิ้น (Finish), และ ใช้ (Apply).
หมายเหตุ: สำหรับวิธีนี้ในการส่งการตอบกลับอัตโนมัติ Rules Wizard ต้องการให้ Outlook ต้องกำลังทำงานอยู่ และควรตั้งค่าให้ตรวจสอบข้อความใหม่เป็นระยะ โดยค่าเริ่มต้น Outlook ตั้งค่าให้ตรวจสอบข้อความใหม่เป็นระยะอยู่แล้ว
เพื่อป้องกันไม่ให้ Outlook ส่งการตอบกลับซ้ำๆ ให้ผู้ส่งอีเมลของคุณ Rules Wizard จะส่งการตอบกลับหนึ่งครั้งต่อผู้ส่งในแต่ละเซสชัน เซสชันเริ่มเมื่อคุณเริ่ม Outlook และจบเมื่อคุณปิดแอปพลิเคชัน
จำไว้ว่าให้ปิดกฎหลังจากที่ไม่จำเป็นแล้ว มิฉะนั้นมันจะยังคงส่งการตอบกลับอัตโนมัติต่อไป
