การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน หรือที่เรียกว่าการตอบกลับอัตโนมัติ เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์มากใน Microsoft Outlook ในการส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณ มีประโยชน์ในการทำให้ผู้ส่งอัปเดตความพร้อมของคุณอยู่เสมอ ฟีเจอร์นี้มีอยู่ใน Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2010 และแม้แต่ใน Microsoft Outlook เวอร์ชันเก่า โดยทั่วไปจะเรียกว่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน อย่างไรก็ตาม สามารถใช้ในสถานการณ์อื่นๆ ได้เช่นกัน
คุณลักษณะตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใช้งานได้เฉพาะกับ บัญชี Exchange . หากคุณไม่มีบัญชีแลกเปลี่ยน คุณจะต้องตั้งกฎเพื่อทำสิ่งนี้ตามที่อธิบายด้านล่าง
ตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook 2013, 2016 และ 2010 ด้วยบัญชี Exchange
- ใน Microsoft Outlook ให้คลิก ไฟล์ , ข้อมูล
- จากนั้นเลือก ตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน) .
หมายเหตุ: หาก ตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน) ไม่มีตัวเลือก คุณไม่ได้ใช้บัญชี Exchange โปรดดูส่วนถัดไปเพื่อทราบเกี่ยวกับการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติในบัญชีที่ไม่ใช่การแลกเปลี่ยน - ตรวจสอบ ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ กล่องกาเครื่องหมาย หากคุณต้องการตั้งเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติ ให้เลือก ส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้ กล่องกาเครื่องหมาย และตั้งค่าวันที่และเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด
- ในแท็บที่มีป้ายกำกับว่า ภายในองค์กรของฉัน ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการส่งเพื่อตอบกลับหากมีผู้ส่งอีเมลถึงคุณภายในองค์กร
- ในแท็บที่มีป้ายกำกับว่า นอกองค์กรของฉัน ให้ตรวจสอบ ตอบกลับอัตโนมัติถึงบุคคลภายนอกองค์กรของฉัน และเลือกหนึ่งในตัวเลือกปุ่มตัวเลือกที่มีป้ายกำกับว่า ที่อยู่ติดต่อของฉันเท่านั้น หรือ บุคคลภายนอกองค์กรของฉัน .
คุณลักษณะตอบกลับอัตโนมัติจะปิดใช้งานโดยอัตโนมัติหลังจากวันที่และเวลาที่ระบุ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติก่อนหน้านี้ คุณสามารถเข้าถึงการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติอีกครั้งและเลือก ไม่ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ ปุ่มตัวเลือก
ตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook 365 Online (ทางเว็บ)
หากคุณกำลังใช้ Outlook 365 บนเว็บ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
- เปิด Outlook ในเว็บเบราว์เซอร์และลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ
- คลิกที่ล้อเฟือง ที่ด้านบนของหน้าเพื่อเข้าถึงการตั้งค่า
- คลิก ตอบกลับอัตโนมัติ และคลิกส่งการตอบกลับอัตโนมัติ ปุ่มตัวเลือก
- ตั้งวันที่และเวลาสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติหากจำเป็น
- พิมพ์ข้อความของคุณ
- คลิก บันทึก เมื่อเสร็จแล้ว
- ตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook 2013, 2016 และ 2010 ด้วยบัญชีอื่นๆ ทั้งหมด
หากคุณกำลังใช้บัญชีอีเมลที่ไม่แลกเปลี่ยน ซึ่งจัดอยู่ในหมวดหมู่อื่นๆ ที่ประเภทบัญชีมักจะเป็น POP หรือ IMAP เช่น @outlook.com, @aol.com, @live.com เป็นต้น คุณสามารถจำลองได้ ฟังก์ชันตอบกลับอัตโนมัติโดยรวมเทมเพลตอีเมล Outlook กับกฎของ Outlook
- คลิก หน้าแรก แล้วก็ อีเมลใหม่ . พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการส่งเป็นการตอบกลับอัตโนมัติ
- คลิก ไฟล์ -> บันทึกเป็น; ใน บันทึกเป็นประเภท รายการแบบเลื่อนลง เลือก เทมเพลต Outlook .
- พิมพ์ชื่อใดก็ได้สำหรับเทมเพลตแล้วคลิก บันทึก .
- เมื่อคุณได้สร้างเทมเพลตการตอบกลับอัตโนมัติแล้ว คุณต้องสร้างกฎเพื่อตอบกลับข้อความอีเมลใหม่โดยอัตโนมัติ
- คลิก กฎ แล้ว จัดการกฎและการแจ้งเตือน .
- คลิก กฎใหม่ ใน กฎและการแจ้งเตือน กล่องโต้ตอบ คลิก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ ภายใต้ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า และคลิก ถัดไป และถัดไป อีกครั้ง.
- ทำเครื่องหมายที่ ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ ภายใต้ คุณต้องการทำอะไรกับข้อความ -> คลิกเทมเพลตที่ต้องการ
- ใน มองใน กล่องใน เลือกเทมเพลตการตอบกลับ กล่องโต้ตอบ ให้คลิก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์ . กล่องโต้ตอบเลือกไฟล์มาตรฐานจะปรากฏขึ้น ชี้ไปที่เทมเพลตการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนแรก คลิก ถัดไป ถัดไป เสร็จสิ้น และนำไปใช้
หมายเหตุ: สำหรับวิธีการนี้ในการส่งการตอบกลับอัตโนมัติ Rules Wizard ต้องการให้ Outlook ทำงาน และควรกำหนดค่าให้ตรวจสอบข้อความใหม่เป็นระยะ ตามค่าเริ่มต้น Outlook จะได้รับการตั้งค่าให้ตรวจสอบข้อความใหม่เป็นระยะ
เพื่อป้องกันไม่ให้ Outlook ส่งการตอบกลับซ้ำไปยังผู้ส่งอีเมลของคุณ ตัวช่วยสร้างกฎจะส่งคำตอบหนึ่งรายการต่อผู้ส่งในแต่ละเซสชัน เซสชันเริ่มต้นเมื่อคุณเริ่ม Outlook และสิ้นสุดเมื่อคุณปิดแอปพลิเคชัน
อย่าลืมปิดกฎหลังจากที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไป มิฉะนั้น ระบบจะส่งการตอบกลับอัตโนมัติต่อไป
