เชี่ยวชาญ Mail Merge ใน Word: สร้างจดหมาย ป้ายชื่อ และซองจดหมายแบบเฉพาะบุคคลได้เร็วขึ้น

Mail Merge เป็นฟีเจอร์ใน Word ที่ช่วยสร้างเอกสารเฉพาะบุคคลจำนวนมาก เช่น จดหมาย ป้ายชื่อ ซองจดหมาย อีเมล และไดเรกทอรี โดยอัตโนมัติ แทนที่จะต้องแก้ไขทีละฉบับ

แม้จะไม่ได้นิยมใช้งานทั่วไป แต่ Mail Merge ช่วยประหยัดเวลาอย่างมาก บทความนี้จะแนะนำขั้นตอนการใช้งานสำหรับจดหมาย ป้ายชื่อ และซองจดหมาย

สร้างจดหมายแบบ Mail Merge

Word มี Wizard (วิซาร์ด) นำทางขั้นตอนการสร้าง ต้องเตรียมรายชื่อผู้รับใน Excel ไว้ก่อน (หรือเพิ่มด้วยตนเองก็ได้)

1. เปิด Word พิมพ์เนื้อหาจดหมาย เว้นช่องว่างสำหรับข้อมูลเฉพาะบุคคล (คำนำหน้า ชื่อ ที่อยู่ ฯลฯ)
2. แท็บ Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard
3. ในหน้าต่าง Wizard ด้านขวา: เลือก Letters > Next: Starting document
4. เลือก Use the current document (หรือ Start from a template) > Select recipients
5. เลือก Use an existing file > Browse เลือกไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลผู้รับ > Open
6. ในหน้าต่าง Select Table เลือกชีทที่ถูกต้อง ติ๊ก First row of data contains column headers > OK
7. ตรวจสอบรายชื่อผู้รับ > OK > Next: Write your letter
8. วางเคอร์เซอร์ที่ต้องการแทรกข้อมูล > More items ใน Wizard > เลือกฟิลด์ (Merge Field) > Insert
9. แทรกฟิลด์ครบทุกช่อง > Next: Preview your letters (ใช้ปุ่มลูกศรดูตัวอย่าง)
10. Next: Complete the merge > เลือก Print (พิมพ์ทุกฉบับ) หรือ Edit individual letters > All (รวมเป็นไฟล์เดียว)

สร้างป้ายชื่อ (Labels) แบบ Mail Merge

จัดรายชื่อใน Excel ให้เรียบร้อย (หัวคอลัมน์: First Name, Last Name, Address ฯลฯ) จากนั้น:

1. เปิด Word ใหม่ > Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard
2. เลือก Labels > Next: Starting document
3. Change document layout > Label options ตั้งค่ารุ่นและยี่ห้อป้าย > OK
4. หากไม่เห็นกริดป้าย ให้ Table Design > Borders > View Gridlines
5. แท็บ Mailings > Select Recipients > Use an Existing List > เลือกไฟล์ Excel > Open
6. เลือกชีทข้อมูล ติ๊ก First row of data contains column headers > OK
7. คลิก Address Block ดูตัวอย่างขวา > หาผิดให้ Match Fields จับคู่ฟิลด์ให้ถูกต้อง > OK
8. จะเห็น <<AddressBlock>> ในป้าย > Mailings > Update Labels เพื่อคัดลอกไปทุกป้าย
9. Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents > All > OK
10. ได้ป้ายชื่อทั้งหมดพร้อมพิมพ์

สร้างซองจดหมาย (Envelopes) แบบ Mail Merge

ขั้นตอนคล้ายป้ายชื่อ แต่เลือก Envelopes แทน

1. Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard > Envelopes > Next
2. Envelope options ตั้งค่าขนาดซอง ฟอนต์ ตำแหน่งที่อยู่ผู้ส่ง/ผู้รับ > Next: Select recipients
3. Use an existing list > Browse เลือกไฟล์ Excel > Next: Arrange your envelope
4. Address block > ดูตัวอย่าง > OK (จะได้ <<AddressBlock>> บนซอง)
5. Next: Preview your envelopes ตรวจสอบ > Next: Complete the merge
6. Edit individual envelopes > All > OK ได้ซองจดหมายรวมในไฟล์เดียว

สรุป

Mail Merge ช่วยประหยัดเวลาอย่างมากสำหรับการสร้างเอกสารจำนวนมาก นอกจากนี้ Word ยังทำได้อีกมากมาย เช่น บัตรอวยพร สมุดเล็ก บัตรดัชนี Office 2019 ยังมีฟีเจอร์ใหม่ๆ ให้ลองสำรวจเพิ่มเติม