จดหมายเวียนเป็นคุณลักษณะของ Microsoft Word ที่ช่วยให้คุณสร้างจดหมาย ป้ายกำกับ ซองจดหมาย อีเมล และไดเร็กทอรีในแบบของคุณได้อย่างคล่องตัว เนื่องจากจดหมายเวียนไม่ใช่คุณลักษณะหนึ่งของ MS Word ที่ใช้กันมากที่สุด ผู้ใช้บางคนอาจไม่ทราบวิธีการทำจดหมายเวียนใน Word เพื่อสร้างจดหมาย ป้ายชื่อ และซองจดหมาย
หากคุณกำลังพยายามประหยัดเวลาในการปรับแต่งจดหมาย ป้ายชื่อ หรือเอกสารอื่นๆ ด้วยตนเอง จดหมายเวียนอาจมีประโยชน์ แม้ว่าคุณจะไม่เคยพยายามสร้างจดหมายเวียน กระบวนการก็ค่อนข้างตรงไปตรงมา และเราจะนำคุณผ่านแต่ละขั้นตอนด้านล่าง
วิธีการสร้างจดหมายเวียน
Microsoft Word มีวิซาร์ดที่จะแนะนำคุณเกี่ยวกับการสร้างจดหมายเวียน วิซาร์ดจะถามหาจดหมายที่คุณต้องการใช้และผู้รับจดหมายไปพร้อมกัน ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีรายชื่อผู้รับที่พร้อมจะแทรก หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณสามารถเพิ่มรายชื่อผู้รับได้ด้วยตนเองเสมอ
- เปิดเอกสาร Word และพิมพ์ข้อความของคุณ ละทิ้งองค์ประกอบส่วนบุคคล (เช่น ชื่อ ชื่อ เมือง ฯลฯ) สำหรับตอนนี้ คุณสามารถเว้นที่ว่างไว้สำหรับตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกองค์ประกอบเหล่านี้ เช่น:
- เมื่อเทมเพลตของคุณพร้อม ให้เลือก การส่งจดหมาย> เริ่มจดหมายเวียน > ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน จากริบบิ้นด้านบน
- บานหน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นตามขอบด้านขวาของหน้าต่าง MS Word ของคุณ นี่คือวิซาร์ดที่จะแนะนำคุณตลอดกระบวนการ ในขั้นแรก คุณจะต้องเลือกประเภทของเอกสารที่คุณกำลังดำเนินการ เลือก จดหมาย และเลือก ถัดไป:เอกสารเริ่มต้น .
- คุณจะต้องเลือกเอกสารที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียนในครั้งต่อไป
หากคุณได้พิมพ์เนื้อหาสำหรับจดหมายของคุณแล้ว ให้เลือกใช้เอกสารปัจจุบัน .
หากคุณต้องการใช้เทมเพลตที่พร้อมใช้งาน ให้เลือก เริ่มจากเทมเพลต เมื่อคุณเลือกเอกสารเริ่มต้นแล้ว ให้คลิกที่เลือกผู้รับ .
- ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกผู้รับ สมมติว่าคุณมีแผ่นงาน Excel ที่มีข้อมูลผู้รับ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลโดยเลือก ใช้ไฟล์ที่มีอยู่ และเลือก เรียกดู จากภาคต่อๆ ไป
ไปที่แผ่นงานที่มีรายชื่อผู้รับโดยใช้ explorer เลือกแผ่นงานและเลือก เปิด .
เมื่อคุณเลือกแผ่นงาน คุณจะเห็น เลือกตาราง หน้าต่าง. เลือกตารางที่เกี่ยวข้อง อย่าลืมทำเครื่องหมายที่ช่องข้างข้อความ แถวแรกของข้อมูลมีส่วนหัวของคอลัมน์ หากข้อมูลของคุณเป็นจริง ให้เลือก ตกลง .
ถัดไป คุณจะเห็นรายชื่อผู้รับที่ Word จะใช้ในการผสานของคุณ หากทุกอย่างดูดี เลือกตกลง .
เมื่อคุณเพิ่มแผ่นงาน Excel แล้ว ให้เลือก ถัดไป:เขียนจดหมายของคุณ .
- ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเพิ่มตัวยึดตำแหน่งในจดหมายแล้ว นำเคอร์เซอร์ของคุณไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มตัวยึดตำแหน่งและเลือก รายการเพิ่มเติม จากบานหน้าต่างจดหมายเวียน
แทรกฟิลด์ผสาน กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นจากตำแหน่งที่คุณสามารถเลือกตัวแทนที่เกี่ยวข้องและเลือก แทรก เพื่อเพิ่มลงในจดหมายของคุณ
- เมื่อคุณแทรกฟิลด์การผสานทั้งหมดแล้ว ให้เลือก ถัดไป:ดูตัวอย่างจดหมายของคุณ .
ซึ่งจะแสดงตัวอย่างจดหมายทั้งหมดที่สร้างด้วยจดหมายเวียน คุณสามารถใช้ปุ่มลูกศรในบานหน้าต่างจดหมายเวียนเพื่อสลับการแสดงตัวอย่างตัวอักษร
- เลือก ถัดไป:ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ . ในขั้นตอนต่อมา ให้เลือก พิมพ์ (หากต้องการพิมพ์ตัวอักษรทั้งหมด) หรือ แก้ไขตัวอักษรทีละตัว > ทั้งหมด (ถ้าคุณจะรวมตัวอักษรเป็นเอกสารเดียว)
วิธีสร้างป้ายกำกับจดหมายเวียน
เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะรวบรวมรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณอย่างเป็นระเบียบในแผ่นงาน Excel เพื่อไม่ให้คุณเวียนหัวเมื่อคุณต้องการรายละเอียดการส่งจดหมายของใครบางคน อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการพิมพ์ป้ายผนึก การคอมไพล์แผ่นงาน Excel ของคุณจะไม่ถูกตัดออก คุณจะต้องสร้างป้ายกำกับจดหมายเวียนใน MS Word แทน
- ถ้าคุณมีแผ่นงาน Excel พร้อมรายละเอียดการส่งจดหมายอยู่แล้ว คุณสามารถข้ามไปยังขั้นตอนถัดไปได้ ถ้าไม่ ให้จัดระเบียบรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณในแผ่นงาน Excel เพิ่มส่วนหัว (ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ฯลฯ) และจัดเรียงรายการของคุณ
- เปลี่ยนไปใช้ MS Word ใช้วิซาร์ดเพื่อสร้างป้ายกำกับ เปิดเอกสารเปล่าและเลือกการส่งจดหมาย> เลือกจดหมายเวียน > ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน .
- เลือก ป้ายกำกับ แล้ว ถัดไป:เอกสารเริ่มต้น .
- ในหน้าจอถัดไป ให้เลือก เปลี่ยนรูปแบบเอกสาร . จากนั้นเลือก ตัวเลือกป้ายกำกับ เพื่อกำหนดหมายเลขผลิตภัณฑ์และป้ายกำกับแบรนด์ของคุณ
เมื่อคุณเลือก ตกลง คุณจะเห็นป้ายกำกับที่ร่างอยู่ในเอกสารของคุณ หากคุณไม่เห็น ให้ไปที่ การออกแบบตาราง > เส้นขอบ และเลือก ดูเส้นตาราง
- กลับไปที่ การส่งจดหมาย ใน MS Word แล้วเลือก เลือกผู้รับ> ใช้รายการที่มีอยู่
ไปที่ไฟล์ Excel ที่มีรายชื่ออีเมล เลือกไฟล์และเลือก เปิด .
- คุณจะเห็น เลือกตาราง หน้าต่าง. หากคุณมีแผ่นงานหลายแผ่นในสมุดงาน คุณจะเห็นมากกว่าหนึ่งรายการที่นี่ เลือกรายการที่มีรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ทำเครื่องหมายที่ช่องข้างข้อความ แถวแรกของข้อมูลมีส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วเลือก ตกลง .
- MS Word นำเข้ารายชื่อผู้รับจดหมาย เลือก บล็อกที่อยู่ . ดูตัวอย่างทางด้านขวา
หากดูไม่เหมือนที่คุณต้องการ ให้เลือก จับคู่ฟิลด์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดทั้งหมดสอดคล้องกับส่วนหัวที่เหมาะสมจากเวิร์กชีตของคุณแล้วเลือก ตกลง .
ดูตัวอย่างอีกครั้ง ถ้าดูดี เลือกตกลง .
- ตอนนี้คุณจะเห็น
> ในฉลาก ไปที่การส่งจดหมาย> อัปเดตป้ายกำกับ เพื่อเพิ่ม> ไปยังป้ายกำกับทั้งหมด
- ขณะนี้ป้ายกำกับพร้อมที่จะรวมเข้าด้วยกัน ไปที่การส่งจดหมาย> เสร็จสิ้นและรวม > แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล .
คุณจะเห็นหน้าต่างเล็ก ๆ ปรากฏขึ้น เลือก ทั้งหมด แล้วก็ ตกลง .
- ตอนนี้คุณจะเห็นป้ายกำกับทั้งหมดรวมกันแล้ว
วิธีการสร้างซองจดหมายรวมเมล
การสร้างซองจดหมายจดหมายเวียนส่วนใหญ่จะเหมือนกับการสร้างป้ายกำกับ แต่มีการปรับแต่งเล็กน้อย
คลิกอีกครั้งที่การส่งจดหมาย> เริ่มจดหมายเวียน> ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน แต่คราวนี้ เลือก ซองจดหมาย จากนั้นเลือก ถัดไป:เอกสารเริ่มต้น จากด้านล่าง
- ระบบจะขอให้คุณเลือกเอกสารเริ่มต้น เลือกตัวเลือกซองจดหมาย เพื่อเลือกขนาดซองจดหมายและตำแหน่งของที่อยู่จัดส่ง/ส่งคืน (ดูขั้นตอนถัดไป) และเลือก ถัดไป:เลือกผู้รับ .
- เมื่อคุณเลือก ตัวเลือกซองจดหมาย คุณจะเห็นหน้าต่างเล็ก ๆ ปรากฏขึ้น เลือกขนาดซองจดหมายที่คุณต้องการและเลือกแบบอักษรและตำแหน่งสำหรับการจัดส่งและที่อยู่ผู้ส่ง
- ขั้นตอนต่อไปในตัวช่วยสร้างคือการเลือกผู้รับ เลือก ใช้รายการที่มีอยู่ (สมมติว่าคุณมีแผ่นงาน Excel ที่มีข้อมูลผู้รับอยู่แล้ว) และเลือก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์ เลือกไฟล์ที่เกี่ยวข้องและคลิก ถัดไป:จัดเรียงซองจดหมายของคุณ .
- ในหน้าจอถัดไป ให้เลือกบล็อกที่อยู่ ดูตัวอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าดูเหมือนว่าคุณต้องการ แล้วเลือก ตกลง .
ตอนนี้คุณจะเห็น <
- เลือก ถัดไป:แสดงตัวอย่างซองจดหมายของคุณ . คุณจะเห็นการแสดงตัวอย่างแบบเดียวกับที่คุณเห็นในขั้นตอนก่อนหน้าแต่ในเอกสารของคุณ คุณสามารถใช้ปุ่มลูกศรในบานหน้าต่างวิซาร์ดเพื่อสลับไปมาระหว่างซองจดหมายได้
ซองจดหมายของคุณพร้อมที่จะรวมแล้ว เลือก ถัดไป:ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ .
- ในหน้าจอต่อไปนี้ คุณจะเห็นตัวเลือกให้แก้ไขแต่ละซองจดหมาย . เลือก เลือก ทั้งหมด เพื่อรวมระเบียนทั้งหมด แล้วเลือก ตกลง .
ตอนนี้คุณจะเห็นซองจดหมายทั้งหมดรวมกันเป็นเอกสารเดียว
การพิมพ์จำนวนมากและอีเมลทำได้ง่าย
การใช้จดหมายเวียนช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก นั่นไม่ใช่ทั้งหมดที่คุณสามารถทำได้ด้วย MS Word คุณยังสร้างการ์ดอวยพร หนังสือเล่มเล็ก และการ์ดดัชนีได้อีกด้วย
จดหมายเวียนมีมาระยะหนึ่งแล้ว แต่ถ้าคุณต้องการทำให้กระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพ Microsoft Office 2019 ได้แนะนำคุณลักษณะบางอย่างที่คุณอาจต้องการดู
