จดหมายเวียนเป็นเครื่องมือ Microsoft Word ที่ให้คุณแก้ไขส่วนหนึ่งของเอกสารที่มีองค์ประกอบข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันได้อย่างง่ายดาย
วิธีการทำงานของ Mail Merge
จดหมายเวียนทำงานโดยการเชื่อมโยงฐานข้อมูลกับเอกสารของคุณ ฐานข้อมูลประกอบด้วยองค์ประกอบเฉพาะ (Sue, Jack, Peggy เป็นต้น) และเอกสารดังกล่าวคือจดหมาย ใบแจ้งหนี้ ชุดป้ายกำกับ หรือไฟล์อื่น
จดหมายเวียนช่วยประหยัดเวลาและแรงของคุณเพราะจะทำให้กระบวนการป้อนข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันลงในเอกสารโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการเขียนจดหมายวันหยุดแล้วส่งไปให้คน 20 คน คุณสามารถเขียนจดหมายและสร้างจดหมายเวียนเพื่อพิมพ์ด้วยคำทักทายที่แตกต่างกัน 20 แบบ (Dear Sue, Dear Jack, Dear Peggy ฯลฯ)
วิธีสร้างจดหมายเวียนใน Wordการใช้งาน Mail Merge
คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างเอกสารที่พิมพ์ได้ทุกประเภท รวมทั้งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ต่อไปนี้คือตัวอย่างประเภทเอกสารบางส่วน:
- แคตตาล็อก
- สินค้าคงคลัง
- ใบแจ้งหนี้
- ฉลาก
- ซองจดหมาย
- และแน่นอน ตัวอักษร
นอกจากจะช่วยประหยัดเวลาของคุณแล้ว จดหมายเวียนยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของเอกสารที่คุณสร้างได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น การปรับแต่งตัวอักษรที่มีชื่อเฉพาะหรือองค์ประกอบอื่นๆ แสดงว่าคุณนำเสนอภาพที่สวยงามและเป็นส่วนตัว
กายวิภาคของ Mail Merge
ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น จดหมายเวียนประกอบด้วยสองส่วนหลัก:เอกสารและแหล่งข้อมูลหรือฐานข้อมูล Word ทำให้งานของคุณง่ายขึ้นโดยทำให้คุณสามารถใช้แอปพลิเคชัน Office อื่นๆ เช่น Excel หรือ Outlook เป็นแหล่งข้อมูลได้
หากคุณมีชุดโปรแกรม Office เต็มรูปแบบ การใช้แอปพลิเคชันเหล่านี้เป็นแหล่งข้อมูลของคุณเป็นเรื่องง่ายและสะดวก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ที่ติดต่อที่คุณได้ป้อนลงใน Outlook แล้ว ช่วยลดปัญหาในการป้อนซ้ำใน Word สเปรดชีต Excel ที่มีอยู่ช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้นกับข้อมูลของคุณ
ถ้าคุณมีเฉพาะ Word คุณยังคงสามารถใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนได้ Word มีความสามารถในการสร้างแหล่งข้อมูลที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่
การตั้งค่าจดหมายเวียน
จดหมายเวียนอาจดูซับซ้อนและซับซ้อน อย่างไรก็ตาม Word ช่วยลดความยุ่งยากในการตั้งค่าสำหรับการใช้งานทั่วไปด้วยตัวช่วยสร้างที่จะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนการเชื่อมโยงเอกสารของคุณกับฐานข้อมูล
โดยทั่วไป คุณสามารถทำกระบวนการทั้งหมดให้เสร็จสิ้นได้ภายในไม่ถึง 10 ขั้นตอน รวมถึงการค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาด ซึ่งน้อยกว่าการเตรียมเอกสารด้วยตนเอง โดยใช้เวลาและความยุ่งยากน้อยลง
