การหาเวลาที่ดีที่สุดสำหรับประชุมกับเพื่อนร่วมงาน มักไม่ใช่งานง่าย ต้องถามก่อนว่าว่างเมื่อไหร่ แล้วจับคู่กับตารางของตัวเองเพื่อหาเวลาที่เหมาะสมทั้งคู่ งานนี้ง่ายหากผู้เข้าร่วมน้อย แต่ถ้าประชุมต้องการคนเยอะ งานจะยากขึ้น บางคนไม่ว่าง บางคนเลิกมาเพราะเหตุผลต่างๆ กระบวนการนี้ทำให้เสียเวลาทำงานที่ควรมีประสิทธิภาพเยอะมาก!
FindTime เป็นแอปพลิเคชันช่วยจัดตารางประชุมเร็วขึ้น Add-in สำหรับ Microsoft Outlook FindTime ช่วยตัดสินใจเวลาประชุมง่ายขึ้นด้วยวิธีเป็นระบบ และเกี่ยวข้องน้อยลง ระบบเสนอวันและเวลาที่เหมาะสมสำหรับผู้ที่ต้องเข้าประชุมอัตโนมัติ ช่วยให้หาเวลาที่ทุกคนเห็นพ้องได้ง่าย อ่านต่อเพื่อดูวิธีจัดตารางประชุมเร็วขึ้น
วิธีใช้ Microsoft FindTime บน Outlook
FindTime ลดเวลาจัดการ 身為 Organizer คุณเสนอเวลาที่เลือกให้ผู้เข้าร่วมทั้งหมด และให้ทุกคนโหวต เมื่อมีความเห็นพร้อมกันผ่านการโหวต FindTime ส่งคำเชิญประชุมแทนคุณ และกำจัดเวลาที่ต้องลงทุนปกติในการประสานงานกับคนต่างๆ และหาเวลาที่ดีที่สุดสำหรับทุกคน
เริ่มใช้ FindTime
ขั้นแรก ติดตั้ง FindTime ซึ่งจำเป็นต้อง login เข้า Office 365 accounts บังคับ เมื่อล็อกอินแล้ว ติดตั้ง FindTime จาก Office store ติดตั้งเสร็จ รีสตาร์ท Outlook จะเห็นไอคอน FindTime มุมขวาบนของหน้าจอ Outlook สังเกตความแตกต่างบน Outlook และ Outlook on the Web ด้านล่าง
บนแอป Outlook
บน Outlook on the web
ตอนตั้งค่า App เสร็จแล้ว สร้างอีเมลใหม่ หรือตอบกลับอีเมลเดิมเพื่อจัดตารางประชุม
เช่น ต้องการจัดประชุมกับคนในรายการ โดยตอบกลับอีเมลเดิม คลิก "Reply with Meeting Poll"
แผงจะเปิด ให้ตั้งระยะเวลาประชุม ส่วนกลางและล่าง แสดงตารางเวลาของคนที่ต้องการเชิญ สามารถเลือกหลายช่วงเวลา ส่งให้คนเกี่ยวข้องโหวต
สถานะคนแทนด้วยสีต่างกัน จากนั้นตัดสินใจว่าช่วงไหนเหมาะสมทั้งหมด
คลิก "Next" จะเห็นช่วงเวลาที่คัดกรอง และแท็บอย่าง "meeting location" พร้อมสร้างคำเชิญ คลิก "Insert to email" เพื่อสร้างคำเชิญ
สร้างคำเชิญเสร็จ คลิก "send" บนหน้าต่าง inbox ให้คนเริ่มโหวตช่วงเวลาที่เลือก ทุกคนที่ได้รับเชิญ เห็นโพลล์ออนไลน์ว่าใครโหวตช่วงไหน ยังรู้ได้ว่าคนอื่นโหวตช่วงไหน
ทันทีที่โหวตครบ คำเชิญจะถูกจัดตาราง และประชุมของคุณตั้งค่าเสร็จ Organizer ยังได้อีเมลยืนยันคำเชิญ
หมายเหตุ: ฝั่งผู้รับ ต้องการแค่อีเมลเพื่อรับคำเชิญ และอินเทอร์เน็ตเพื่อโหวตที่เว็บไซต์ FindTime สามารถโหวตจากอุปกรณ์ไหนก็ได้ ไม่ต้องติดตั้ง FindTime บน PC/มือถือ หรือมีบัญชี Office 365
เยี่ยมชม findtime.microsoft.com เริ่มใช้ FindTime และแจ้งว่าชอบแอปใหม่จาก Microsoft นี้ไหม
