การหาเวลาที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมกับเพื่อนร่วมงานในสำนักงานมักไม่ใช่เรื่องง่าย ก่อนอื่นคุณต้องถามพวกเขาเกี่ยวกับเวลาที่สะดวก จากนั้นจับคู่กับตารางเวลาของคุณเพื่อให้มาถึงเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับทุกคน งานในการตัดสินใจว่าจะพบปะกันเมื่อใดจะค่อนข้างง่าย ถ้ามีผู้เข้าร่วมประชุมน้อยกว่า แต่ถ้าการประชุมต้องการคนมากขึ้น งานเริ่มยากขึ้นโดยที่บางคนไม่ว่างหรือมีคนเลิกงานเนื่องจากเหตุผลที่หลากหลาย กระบวนการทั้งหมดนี้ทำให้คุณทุ่มเทเวลาในการผลิตให้มาก ๆ ใช่ไหม
หาเวลา เป็นแอปพลิเคชันที่สามารถช่วยให้คุณกำหนดเวลาการประชุมได้เร็วขึ้น ส่วนเสริมสำหรับ Microsoft Outlook FindTime ช่วยให้คุณตัดสินใจเกี่ยวกับเวลาประชุมได้อย่างง่ายดายด้วยวิธีการที่เป็นระบบและไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมมากนัก แอพจะแนะนำคุณโดยอัตโนมัติว่าวันและเวลาใดที่เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้ที่ต้องเข้าร่วมการประชุม ดังนั้นช่วยให้คุณมาถึงเวลาฉันทามติได้อย่างง่ายดาย อ่านด้านล่างเพื่อดูวิธีกำหนดเวลาการประชุมให้เร็วขึ้น
วิธีใช้ Microsoft FindTime บน Outlook
FindTime ลดเวลาในการจัดระเบียบ ในฐานะผู้จัดงาน คุณเสนอเวลาที่คุณเลือกให้กับผู้เข้าร่วมทุกคนและอนุญาตให้ทุกคนลงคะแนนได้ เมื่อมีฉันทามติผ่านการลงคะแนนแล้ว FindTime จะส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุมในนามของคุณ ซึ่งจะช่วยลดเวลาที่คุณจะต้องลงทุนในการประสานงานกับผู้คนและมาถึงเวลาที่ดีที่สุดสำหรับทุกคน
การเริ่มใช้งาน FindTime
ขั้นตอนแรกคือการติดตั้ง FindTime และในการทำเช่นนั้น คุณจะต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Office 365 เมื่อคุณเข้าสู่ระบบแล้ว คุณสามารถติดตั้ง FindTime จาก Office Store เมื่อติดตั้งแล้ว ให้เริ่ม Outlook ใหม่ และคุณจะเห็นไอคอน FindTime ที่มุมบนขวาของหน้าจอ Outlook สังเกตความแตกต่างของรูปลักษณ์ใน Outlook และ Outlook บนเว็บที่แสดงด้านล่าง
ในแอป Outlook
ใน Outlook บนเว็บ
เมื่อตั้งค่าแอปแล้ว คุณก็สามารถเขียนอีเมลใหม่หรือตอบกลับอีเมลที่มีอยู่เพื่อกำหนดเวลาการประชุมได้
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการจัดการประชุมกับบุคคลที่ระบุไว้โดยตอบกลับอีเมลที่มีอยู่ คลิกที่ “ตอบแบบสำรวจความคิดเห็น”
แผงจะเปิดขึ้นซึ่งคุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมได้ ส่วนตรงกลางและด้านล่างของแผงช่วยให้คุณเห็นกำหนดการของบุคคลที่คุณต้องการเชิญให้เข้าร่วมการประชุม ที่นี่คุณสามารถเลือกช่วงเวลาได้หลายช่วงเวลา และส่งไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อขอให้พวกเขาลงคะแนนเสียง
สถานะของผู้คนจะแสดงด้วยสีต่างๆ กัน และคุณสามารถเลือกได้ว่าช่องการประชุมใดเหมาะสมที่สุดสำหรับทุกคน
คลิกที่ "ถัดไป" และคุณจะเห็นช่วงเวลาและแท็บที่สั้น ๆ เช่น "สถานที่นัดพบ" ตอนนี้คุณพร้อมที่จะทำการเชิญแล้ว คลิก “แทรกในอีเมล” เพื่อเชิญ
เมื่อส่งคำเชิญแล้ว ให้คลิก "ส่ง" ในหน้าต่างกล่องข้อความเพื่อให้ผู้คนเริ่มโหวตในช่วงเวลาที่คุณเลือก ทุกคนที่ได้รับเชิญสามารถดูโพลออนไลน์เกี่ยวกับผู้ที่ลงคะแนนในเวลาใด คุณยังสามารถรู้จักคนอื่น ๆ รู้เกี่ยวกับสล็อตที่คุณชื่นชอบได้
ทันทีที่มีการลงคะแนน คำเชิญจะได้รับการจัดกำหนดการและการประชุมของคุณได้รับการจัดตั้งขึ้น ผู้จัดงานยังได้รับอีเมลเกี่ยวกับการยืนยันคำเชิญด้วย
หมายเหตุ:ทางฝั่งผู้รับ พวกเขาเพียงแค่ต้องการที่อยู่อีเมลเพื่อรับคำเชิญและการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตเพื่อลงคะแนนเสียงที่เว็บไซต์ FindTime นอกจากนี้ยังสามารถโหวตจากอุปกรณ์ใดก็ได้ที่ต้องการ ผู้รับไม่จำเป็นต้องติดตั้ง FindTime บนพีซีหรือโทรศัพท์มือถือ หรือสำหรับกรณีนี้กับบัญชี Office 365
ไปที่ findtime.microsoft.com เพื่อเริ่มใช้ FindTime และแจ้งให้เราทราบหากคุณชอบแอปใหม่นี้จาก Microsoft
