home

หน้าแรก
 Computer >> บทช่วยสอนคอมพิวเตอร์ >  >> ซอฟต์แวร์ >> อีเมล

วิธีทำ Mail Merge ใน Word: สร้างจดหมายและอีเมลจำนวนมากแบบเฉพาะบุคคล

คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ Mail Merge เพื่อปรับแต่งอีเมลและจดหมายจำนวนมากได้โดยใช้ตัวแทนข้อมูล (Placeholders) เพียงแค่มีฐานข้อมูลผู้ติดต่อและเทมเพลตจดหมายหรืออีเมลก็พอแล้ว

วิธีทำ Mail Merge จาก Excel

Mail Merge ใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลและนำไปวางในตำแหน่งตัวแทนข้อมูลเพื่อปรับแต่งอีเมลจำนวนมาก ฐานข้อมูลเหล่านี้อาจเป็นอย่างใดอย่างหนึ่งจากรายการด้านล่าง:

  1. เปิดไฟล์สเปรดชีต Microsoft Excel ของคุณ
  2. สร้างรายชื่อติดต่อด้วยตนเองใน Word เมื่อใช้ Mail Merge
  3. เลือกข้อมูลผู้ติดต่อจากแอป Microsoft Outlook

คุณมีตัวเลือก 2 ชุดดังนี้:

  • รายชื่อ Gmail ในไฟล์ที่เข้ากันได้
  • Microsoft SQL Server

ฐานข้อมูลสมุดงาน Excel เป็นตัวเลือกที่นิยมที่สุดเมื่อต้องการใช้ Mail Merge ใน Word คุณจะใช้ Excel สร้างฐานข้อมูลที่ Word จะนำไปใช้ต่อ

หากไม่มีไฟล์ Excel ที่มีรายละเอียดติดต่อ สามารถใช้ไฟล์ Excel ตัวอย่างเพื่อทดสอบได้

เพื่อป้องกันความไม่สอดคล้องในอีเมลหรือจดหมายจำนวนมาก ควรปรับไฟล์ Excel ตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. แถวแรกควรมีเฉพาะหัวคอลัมน์ เริ่มจาก เซลล์ A1 เท่านั้น Word จะใช้หัวคอลัมน์เหล่านี้เป็น Merge Fields เมื่อทำ Mail Merge
  2. แก้ไขหัวคอลัมน์ให้ตรงกับชื่อตัวแทนข้อมูลที่จะใช้ในเทมเพลตอีเมลหรือจดหมาย
  3. ให้แน่ใจว่าไฟล์สเปรดชีตมีข้อมูลติดต่อในรูปแบบ 1 เรคคอร์ดต่อ 1 แถว เช่น ในบทเรียนนี้ รายละเอียดติดต่อของลูกค้า James Butt อยู่ระหว่าง เซลล์ A2 ถึง J2
  4. ข้อมูลตัวเลข เช่น รหัสไปรษณีย์ เปอร์เซ็นต์ส่วนลด ระยะทาง สกุลเงิน ควรอยู่ในรูปแบบตัวเลขที่เหมาะสม
  5. หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้เลือกเซลล์หรือช่วงเซลล์ที่มีตัวเลข
  6. ที่แท็บ Home ใน Ribbon คลิกลูกศรลงด้านข้าง General
  7. ทำการเพิ่มข้อมูลทั้งหมดก่อนเชื่อมโยงเอกสาร Word Mail Merge กับไฟล์ฐานข้อมูล Excel หลังจากแก้ไขเสร็จ ให้ บันทึก ไฟล์ Excel
  8. ไฟล์ฐานข้อมูล Excel ของผู้ติดต่อควรอยู่ในที่เก็บข้อมูลท้องถิ่นของคอมพิวเตอร์
  9. ให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดอยู่ในชีทแรกของสมุดงาน Excel

วิธีทำ Mail Merge ใน Word

หลังจากสร้างฐานข้อมูลใน Excel แล้ว ให้เปิดเทมเพลตอีเมลหรือจดหมายที่ต้องการส่งให้ผู้รับจำนวนมาก ทำตามขั้นตอนดังนี้:

  1. บน Ribbon คลิกที่แท็บ Mailings
  2. ในกลุ่ม Start Mail Merge คลิก Start Mail Merge
  3. จะเห็นประเภทเอกสาร Mail Merge 6 แบบ คลิก Letters หรือ E-mail Messages
  4. ในกลุ่ม Start Mail Merge คลิก Select Recipients จะเห็นตัวเลือก: Type a New List, Use an Existing List, Choose from Outlook Contacts
  5. เลือก Use an Existing List เพื่อใช้ฐานข้อมูล Excel ที่สร้างหรือดาวน์โหลดไว้ก่อนหน้านี้
  6. ในกล่องโต้ตอบ Select Data Source ให้ไปที่โฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ฐานข้อมูล Excel เลือกไฟล์ แล้วคลิก Open เพื่อโหลดฐานข้อมูลเข้า Word
  7. จะเห็นกล่องโต้ตอบ Select Table คลิก OK โดยไม่เปลี่ยนแปลงอะไร
  8. เชื่อมโยงข้อมูลต้นทางกับโปรแกรม Mail Merge ของ Word เรียบร้อยแล้ว
  9. Word จะจับคู่หัวคอลัมน์ฐานข้อมูลกับ Merge Fields เอง เพื่อให้แน่ใจว่าจับคู่ถูกต้อง ให้ไปที่กลุ่ม Write & Insert Fields บนแท็บ Mailings คลิก Match Fields
  10. กล่องโต้ตอบ Match Fields จะแสดง Merge Fields ด้านซ้าย และข้อมูลจาก Excel ที่จับคู่ได้ทางขวา
  11. ตรวจสอบว่าไม่มีการจับคู่ผิด โดยเลื่อนดูรายการ คลิก OK เพื่อปิด
  12. ในเทมเพลตจดหมาย ให้วางเคอร์เซอร์หน้าตัวอักษรแรก กด Enter หลายครั้งเพื่อสร้างพื้นที่ด้านบน
  13. วางเคอร์เซอร์ที่ด้านบนเอกสาร คลิก Address Block ในกลุ่ม Write & Insert Fields
  14. ในกล่องโต้ตอบ Insert Address Block ด้านซ้ายเลือกตัวจัดรูปแบบชื่อ ชื่อบริษัท ที่อยู่ ประเทศ ฯลฯ ด้านขวาแสดงตัวอย่าง Address Block
  15. ใช้ตัวเลือก Match Fields แก้ไขหากข้อมูลไม่ตรง คลิก OK จะได้ AddressBlock ในเครื่องหมายคำพูด
  16. คลิก Greeting Line ในกลุ่ม Write & Insert Fields หลัง AddressBlock เว้นบรรทัด
  17. กล่องโต้ตอบ Insert Greeting Line จะปรากฏ ปรับแต่งตามต้องการ คลิก OK จะได้ GreetingLine ในเครื่องหมายคำพูด
  18. คลิกคำสั่ง Preview Results บน Ribbon เพื่อดูตัวอย่างจดหมาย
  19. สามารถเพิ่ม Merge Fields แบบกำหนดเองนอกเหนือจาก AddressBlock และ GreetingLine ได้ เช่น ต้องการเพิ่ม Vehicle Make and Model ในเนื้อหาจดหมาย
  20. เปิดไฟล์ Excel ที่เชื่อมกับ Mail Merge เพิ่มหัวคอลัมน์ Vehicle Make and Model ใส่รายละเอียดรถ บันทึก ไฟล์ Excel
  21. กลับไปที่เอกสาร Word Mail Merge ทำซ้ำ ขั้นตอน 4, 5, 6
  22. เลือกคำหรือกลุ่มคำในเนื้อหาจดหมาย คลิก Insert Merge Field ในกลุ่ม Write & Insert Fields
  23. ในกล่อง Insert Merge Field เลือก Database Fields แล้วเลือก Vehicle Make and Model คลิก Insert เพื่อเพิ่ม Merge Field แบบกำหนดเอง
  24. สามารถเพิ่มตัวแทนข้อมูลตัวแปรได้มากเท่าที่ต้องการ เพื่อปรับแต่งจดหมายหรืออีเมลแต่ละฉบับ Word จะจับคู่ข้อมูลกับชื่อผู้รับโดยอัตโนมัติ
  25. บน Ribbon คลิก Finish & Merge เลือก Print Documents หรือ Send Email Messages หรือคลิก Edit Individual Documents เพื่อตรวจสอบก่อนส่ง

ใช้ Mail Merge เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีเมล

ตอนนี้คุณรู้วิธีทำ Mail Merge ด้วย Microsoft Word และ Excel แล้ว ใช้ Mail Merge ส่งอีเมลที่ปรับแต่งส่วนตัวได้เร็วขึ้น และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ติดต่อทั้งในทางวิชาชีพและส่วนตัว ใช้ Word ต่อไปเพื่อทำให้ชีวิตทำงานและส่วนตัวง่ายขึ้น