เมื่อใช้จดหมายเวียน คุณสามารถปรับแต่งอีเมลและจดหมายจำนวนมากได้โดยใช้พื้นที่ที่สำรองไว้ สิ่งที่คุณต้องมีคือฐานข้อมูลของผู้ติดต่อและเทมเพลตสำหรับอีเมลหรือจดหมายถึงพวกเขา
ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างจดหมายเวียน Microsoft Word โดยใช้ฐานข้อมูล Excel ขั้นตอนนำมาจาก Microsoft Word และ Excel 2016 แต่กระบวนการจะเหมือนกันสำหรับทุกรุ่น
วิธีทำจดหมายเวียนจาก Excel
จดหมายเวียนใช้แหล่งข้อมูลจากฐานข้อมูลและวางลงในพื้นที่ที่สำรองไว้ตามลำดับเพื่อปรับแต่งอีเมลจำนวนมากให้เป็นส่วนตัว ฐานข้อมูลเหล่านี้อาจเป็นอะไรก็ได้จากรายการด้านล่าง:
1. เปิดสเปรดชีต Microsoft Excel ของคุณ
2. สร้างรายชื่อผู้ติดต่อด้วยตนเองใน Word เมื่อใช้จดหมายเวียน
3. เลือก ข้อมูลผู้ติดต่อ จากแอป Microsoft Outlook
คุณมีตัวเลือกสองชุดให้เลือก:
- ผู้ติดต่อ Gmail ในไฟล์ที่เข้ากันได้
- Microsoft SQL Server.
ฐานข้อมูลสมุดงาน Microsoft Excel เป็นที่ต้องการมากที่สุดเมื่อคุณจำเป็นต้องใช้จดหมายเวียนใน Word สำหรับจดหมายเวียน คุณจะใช้ Excel เพื่อสร้างฐานข้อมูลที่ Word จะใช้ในภายหลัง
หากคุณไม่มีไฟล์ Excel พร้อมรายละเอียดการติดต่อ คุณสามารถใช้ไฟล์ Excel ตัวอย่างนี้เพื่อการทดลองใช้งาน
เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้องกันในอีเมลหรือจดหมายจำนวนมากของคุณ คุณต้องปรับแต่งไฟล์ Excel ของคุณตามที่กล่าวไว้ด้านล่าง:
- แถวแรกควรมีเฉพาะส่วนหัวของคอลัมน์โดยเริ่มจาก เซลล์ A1 . Word จะใช้ส่วนหัวของคอลัมน์เหล่านี้เป็น ผสานฟิลด์ เมื่อคุณใช้จดหมายเวียน Microsoft Word
- คุณควรแก้ไขส่วนหัวของคอลัมน์ให้ตรงกับชื่อตัวแทนที่คุณจะใช้ในเอกสารเทมเพลตอีเมลหรือจดหมาย
- คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์สเปรดชีตมีข้อมูลผู้ติดต่อเป็นหนึ่งระเบียนต่อรูปแบบแถว ตัวอย่างเช่น ในบทแนะนำปัจจุบัน ทุกรายละเอียดการติดต่อของลูกค้า James Butt สามารถเข้าถึงได้ระหว่าง เซลล์ A2 และ J2 .
- ข้อมูลตัวเลขสำหรับผู้ติดต่อ เช่น รหัสไปรษณีย์ เปอร์เซ็นต์ส่วนลด ไมล์ สกุลเงิน ฯลฯ ควรอยู่ในรูปแบบตัวเลขที่เหมาะสม
- หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้เลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่มีตัวเลข
- ใน แท็บหน้าแรก , ภายใน ริบบิ้น คลิก ลูกศรแบบเลื่อนลง นอกจาก ทั่วไป .
-
ทำการเพิ่มเติมทั้งหมดก่อนที่จะเชื่อมโยงเอกสาร Word ของจดหมายเวียนกับไฟล์ฐานข้อมูล Excel เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดแล้ว บันทึก ไฟล์เอ็กเซล - ไฟล์ฐานข้อมูล Excel ของผู้ติดต่อของคุณควรมีอยู่ในที่จัดเก็บในเครื่องของคอมพิวเตอร์ของคุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดอยู่ในแผ่นงานแรกของสมุดงาน Excel
วิธีการรวม Mail Merge ใน Word
หลังจากสร้างฐานข้อมูลใน Excel แล้ว คุณต้องเปิดเทมเพลตอีเมลหรือจดหมายที่คุณต้องการส่งไปยังผู้รับจำนวนมาก ทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้:
1. บน ริบบิ้น ให้คลิกที่ แท็บการส่งจดหมาย .
2. ใน เริ่มกลุ่มจดหมายเวียน คุณจะต้องคลิกที่ เริ่มจดหมายเวียน .
3. คุณจะเห็นเอกสารจดหมายเวียนหกประเภท คลิกที่ จดหมาย หรือ ข้อความอีเมล .
4. ใน เริ่มจดหมายเวียน กลุ่ม คลิกที่ เลือกผู้รับ . คุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ เช่น พิมพ์รายการใหม่ ใช้รายการที่มีอยู่ และเลือกจากรายชื่อติดต่อ Outlook
5. คุณสามารถเลือกหนึ่งในสามตัวเลือกข้างต้นได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเชื่อมโยงรายชื่อผู้ติดต่อกับจดหมายเทมเพลตอย่างไร ในบทช่วยสอนนี้ ให้เลือกใช้รายการที่มีอยู่ เพื่อใช้ฐานข้อมูล Excel ที่คุณสร้างหรือดาวน์โหลดไว้ก่อนหน้านี้
6. ใน เลือกแหล่งข้อมูล กล่องโต้ตอบ ค้นหาโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ฐานข้อมูล Excel เมื่อคุณพบไฟล์แล้ว ให้เลือกไฟล์นั้นแล้วคลิก เปิด เพื่อโหลดฐานข้อมูลลงในจดหมายเวียนของ Word
7. คุณจะเห็น เลือกตาราง กล่องโต้ตอบ ออกจากช่องโดยคลิก ตกลง โดยไม่เปลี่ยนแปลงใดๆ ในกล่องโต้ตอบ
8. เยี่ยมมาก! คุณเชื่อมโยงข้อมูลต้นทางกับโปรแกรมจดหมายเวียน Word สำเร็จแล้ว
9. Word จะจับคู่ส่วนหัวของคอลัมน์ฐานข้อมูลกับรายการเขตข้อมูลผสานโดยอัตโนมัติ เพื่อให้แน่ใจว่าการจับคู่ที่เหมาะสม ไปที่ เขียนและแทรกฟิลด์กลุ่ม บน แท็บการส่งจดหมาย ของ ริบบิ้น แล้วคลิก จับคู่ฟิลด์ .
10. จับคู่ฟิลด์ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น ที่คอลัมน์ด้านซ้าย คุณจะเห็นรายการเขตข้อมูลผสาน ทางด้านขวา คุณจะพบข้อมูลที่ตรงกันจากฐานข้อมูล Excel ที่เชื่อมโยง
11 จะเหมือนเดิมหากคุณใช้แหล่งข้อมูลอื่น เช่น ผู้ติดต่อ Outlook หรือผู้ติดต่อที่ส่งออกจาก Gmail ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีรายการที่ไม่ตรงกันโดยเลื่อนดูรายการ คลิกที่ ตกลง เพื่อปิด
12. บนตัวอักษรเทมเพลตของคุณ ให้วางเคอร์เซอร์ไว้ข้างหน้าตัวอักษรตัวแรกแล้วกด Enter สองสามครั้งเพื่อให้มีช่องว่างเหนือตัวหนังสือ
13. วางเคอร์เซอร์ที่ด้านบนของเอกสารแล้วคลิก บล็อกที่อยู่ ในกลุ่ม เขียนและแทรกฟิลด์ บน แท็บการส่งจดหมาย ของ ริบบิ้น .
14. ที่ด้านซ้ายของ แทรกช่องที่อยู่ กล่องโต้ตอบ คุณสามารถเลือกชื่อ ชื่อบริษัท ที่อยู่ ประเทศ ฯลฯ ตัวเลือกการจัดรูปแบบ ทางด้านขวา คุณจะเห็นตัวอย่างช่องที่อยู่
15. คุณสามารถใช้ ช่องการแข่งขัน ตัวเลือกในการแก้ไขข้อมูลที่ป้อนไม่ตรงกัน คลิก ตกลง เพื่อเพิ่ม AddressBlock ภายในบั้ง
16. จากนั้น คลิก สายทักทาย ใน เขียนและแทรกฟิลด์ กลุ่มหลัง AddressBlock ให้เว้นบรรทัด
17. แทรกคำทักทาย กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการแล้วคลิก ตกลง . สายอวยพร ภายในบั้งจะปรากฏในจดหมาย
18. คุณสามารถคลิกที่ ดูตัวอย่างผลลัพธ์ คำสั่งบน ริบบิ้น เพื่อดูว่าตัวอักษรมีลักษณะอย่างไร
19. คุณยังสามารถเพิ่มฟิลด์การผสานแบบกำหนดเองนอกเหนือจาก AddressBlock และ สายอวยพร . สมมติว่าคุณต้องการเพิ่มยี่ห้อและรุ่นรถ ภายในตัวหนังสือ
20. ในการทำเช่นนั้น ให้เปิดไฟล์ฐานข้อมูล Excel ที่เชื่อมโยงกับจดหมายเวียน และเพิ่ม ยี่ห้อและรุ่นของยานพาหนะ ส่วนหัวของคอลัมน์ ป้อนรายละเอียดรถและบันทึก ไฟล์ Excel
21. ไปที่เอกสาร Word ของจดหมายเวียน แล้วทำซ้ำขั้นตอนที่สี่ , ห้า และ หก .
22. ตอนนี้ เลือกคำใดๆ หรือสองสามคำภายในเนื้อหาของตัวอักษร จากนั้นคลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน ในกลุ่ม เขียนและแทรกฟิลด์ .
23. ใน แทรกฟิลด์ผสาน กล่อง เลือก ช่องฐานข้อมูล จากนั้นเลือก ยี่ห้อและรุ่นรถ . คลิกที่ แทรก เพื่อเพิ่มฟิลด์ผสานแบบกำหนดเอง
24. นี่คือวิธีที่คุณสามารถเพิ่มตัวแทนตัวแปรได้มากเท่าที่คุณต้องการเพื่อปรับแต่งจดหมายหรืออีเมลแต่ละฉบับที่คุณส่ง จดหมายเวียน Microsoft Word จะจับคู่ข้อมูลกับชื่อของผู้รับโดยอัตโนมัติ
25. บน ริบบิ้น ให้คลิกที่ เสร็จสิ้นและผสาน คำสั่ง จากนั้นเลือก พิมพ์เอกสาร หรือ ส่งข้อความอีเมล . คุณยังสามารถคลิกที่ แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล เพื่อตรวจทานอีเมลหรือจดหมายของคุณก่อนส่ง
ใช้ Mail Merge เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของอีเมล
ตอนนี้คุณรู้วิธีการทำจดหมายเวียนโดยใช้ Microsoft Word และ Excel แล้ว ใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งอีเมลที่ปรับแต่งให้เหมาะสมเร็วขึ้น และสร้างสายสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ติดต่อมืออาชีพหรือส่วนตัวของคุณ ใช้ Word ต่อไปเพื่อทำให้อาชีพและชีวิตส่วนตัวของคุณง่ายขึ้นกว่าเดิม
