Microsoft Office เป็นชุดโปรแกรมสำนักงานที่นิยมมากที่สุดวันนี้ ฟีเจอร์ที่น้อยคนรู้ของเอกสารมันคือ ทุกครั้งที่คุณสร้าง เปิด หรือบันทึกเอกสารใน Microsoft Word, Excel หรือ PowerPoint เอกสารจะจัดเก็บข้อมูลเพิ่มเติมที่เรียกว่า Metadata โดยที่คุณไม่รู้ ข้อมูลนี้มีไว้ใช้เพื่อหลายเหตุผล – เช่น ปรับปรุงการแก้ไข การดู การจัดเก็บ และการดึงค้นเอกสาร Office
การจัดการ Metadata เอกสาร Office
นี่คือรายการ Metadata ที่อาจจัดเก็บในเอกสารของคุณ:
- ชื่อของคุณ
- ตัวย่อชื่อของคุณ
- ชื่อบริษัทหรือองค์กรของคุณ
- ชื่อคอมพิวเตอร์ของคุณ
- ชื่อเซิร์ฟเวอร์เครือข่าย หรือฮาร์ดดิสก์ที่คุณบันทึกเอกสาร
- การแก้ไขเอกสาร (Document revisions)
- รุ่นเอกสาร (Document versions)
- ชื่อผู้เขียนเอกสารก่อนหน้า
- ข้อมูลเทมเพลต
- ข้อความหรือเซลล์ที่ซ่อน
- มุมมองที่ปรับแต่งเอง
- คุณสมบัติไฟล์อื่นๆ และข้อมูลสรุป
- ส่วนที่มองไม่เห็นของวัตถุ OLE ที่ฝังอยู่
- ความคิดเห็น (Comments)
Metadata ส่วนใหญ่เข้าถึงได้ง่าย เพียงเปิดโปรแกรม Office แต่มี Metadata บางอย่างที่เข้าถึงได้ก็ต่อเมื่อคุณทำขั้นตอนพิเศษ เช่น เปิดเอกสารในเอดิเตอร์ไฟล์ไบนารีระดับต่ำ
ในขณะที่ Metadata ของ Office มีประโยชน์ เพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัยในสภาพแวดล้อมการคอมพิวติ้งของคุณ ปกป้องข้อมูลตัวตนในเอกสารทางกฎหมาย หรือเหตุผลอื่นๆ คุณอาจไม่อยากบันทึก Metadata เหล่านี้ หรือหากบันทึกแล้ว อาจต้องการลบออก
เพื่อลบ Metadata แบบมืออาชีพ คุณต้องทำผ่าน Tools > Menu และ Security หรือ User Information options หรือไปที่ File > Properties และเปิดแท็บ Summary, Statistics, Contents และ Custom แต่สิ่งนี้ยุ่งยากเกินไป
Microsoft Office Document Inspector
Office 2010 และรุ่นใหม่กว่ามี Document Inspector (ตัวตรวจสอบเอกสาร) ที่ช่วยให้ผู้ใช้ดู Metadata ของเอกสารและลบได้ง่าย ทำให้เรื่องง่ายขึ้น Document Inspector ให้วิธีง่ายในการตรวจสอบเอกสารเพื่อข้อมูลส่วนตัวหรือละเอียดอ่อน วลีข้อความ หรือเนื้อหาเอกสารอื่นๆ เพื่อเปิด Document Inspector ให้คลิกแท็บ BackstageButton > Info > Check for Issues > Inspect Document
Metadata Cleaner
Document Metadata Cleaner เป็นฟรีแวร์ที่วิเคราะห์เอกสาร Word, Excel และ PowerPoint และลบข้อมูล Metadata ที่ซ่อนอยู่และละเอียดอ่อนของเอกสาร Word, Excel และ PowerPoint ได้ง่ายและรวดเร็ว! มันให้คุณทำความสะอาดเอกสารหนึ่งหรือหลายเอกสารพร้อมกัน
คุณสามารถดาวน์โหลด Metadata Cleaner จาก pointstone.com
มีเครื่องมืออีกตัวหนึ่งชื่อ Metadata Extraction Tool ที่สามารถแยก Metadata ที่เกี่ยวกับการอนุรักษ์จากไฟล์ที่รองรับได้อัตโนมัติ และส่งออก Metadata นั้นในรูปแบบมาตรฐาน (XML) เพื่อใช้ในกิจกรรมการอนุรักษ์ แต่ไม่ลบ Metadata
โพสต์ที่เกี่ยวข้อง:
- ลบ Properties และข้อมูลส่วนตัวจากรูปภาพ ไฟล์
- วิธีแก้ไข Metadata เพลงบน Windows
- MP3tag ให้คุณแก้ไข metadata และแท็กของรูปแบบเสียง
- Doc Scrubber ช่วยลบ metadata ที่ซ่อนอยู่จากไฟล์ .DOC
