Microsoft Word เป็นเครื่องมือประมวลผลคำยอดนิยม ใช้สร้าง แก้ไข และบันทึกเอกสารสำหรับธุรกิจทุกประเภท นอกจากการสร้างไฟล์เพียงอย่างเดียว หนึ่งในข้อได้เปรียบสำคัญของการใช้ Microsoft Word คือ คุณสามารถวิเคราะห์ข้อเสนอแนะสำหรับเอกสารจากผู้ตรวจสอบหลายคน และเขียนใหม่โดยการรวมเอกสารหลายไฟล์ที่ส่งมาตรวจสอบเป็นไฟล์เดียว
ทำไมต้องรวมเอกสาร Word หลายไฟล์เป็นไฟล์เดียว?
อาจมีเวลาที่คุณต้องส่งเอกสารให้บรรณาธิการหรือสมาชิกทีมเพื่อตรวจสอบ ข้อเสนอแนะ และคำแนะนำอย่างรวดเร็ว หลังตรวจสอบ คุณได้รับสำเนาข้อเสนอแนะและการแก้ไขจำนวนมากในรูปแบบ Word ที่เน้นการแก้ไขและการเปลี่ยนแปลงจากผู้ตรวจสอบหลายคน การ Copy และ Paste แบบง่ายๆ จะใช้เวลามากมาย หากคุณต้องการรวมข้อเสนอแนะและการเปลี่ยนแปลงจากหลายสำเนา ด้วยสำเนาการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขมากมายจากผู้เขียนหรือผู้ตรวจสอบหลายคน น่าจะเป็นไปได้ว่าสิ่งต่างๆ อาจสับสน
เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดข้อเสนอแนะและการแก้ไขสำคัญ คุณอาจพบว่ามีประโยชน์ที่จะรวมเอกสาร Word ทั้งหมดที่มีข้อเสนอแนะจากผู้เขียนหลายคนเป็นเอกสารต้นฉบับเดียว การรวมข้อเสนอแนะจากผู้ตรวจสอบหลายคนเป็นเอกสาร Word เดียว จะช่วยให้คุณระบุการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้ตรวจสอบแต่ละคน ทำให้การตรวจสอบความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นง่ายขึ้น
ในบทความนี้ เราอธิบายวิธีรวมเอกสารหลายไฟล์ใน Microsoft Word อย่างง่าย
รวมเอกสาร Word สองไฟล์เป็นหนึ่งไฟล์
เปิด Microsoft Word และเปิดเอกสารต้นฉบับที่คุณส่งตรวจสอบ
ในแถบเครื่องมือ ไปที่แท็บ Review และคลิก Compare
เลือกตัวเลือก Combine จากเมนูแบบเลื่อนลง จะมีหน้าต่างรองขึ้นมา ให้คุณเลือกเอกสารสองไฟล์ที่ต้องการรวม
ภายใต้ตัวเลือก Original document เลือกเอกสารหลักที่คุณส่งเพื่อขอข้อเสนอแนะและการตรวจสอบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือกเอกสารต้นฉบับที่คุณทำงาน ซึ่งไม่มีการแก้ไขและการปรับเปลี่ยนจากผู้ตรวจสอบ
ในกล่อง Label unmarked changes with พิมพ์ "original" หรือวลีใดๆ เพื่อทราบว่านี่คือเอกสารต้นฉบับที่ส่งตรวจสอบ
ภายใต้ Revised document เลือกเอกสารที่ตรวจสอบแล้วซึ่งคุณต้องการรวม
ในกล่อง Label unmarked changes with เขียนชื่อผู้เขียน เพื่อทราบว่าใครเสนอการแก้ไข
คลิก More และภายใต้ตัวเลือก Show Changes in เลือก New document
คลิก OK
Word จะเปิดเอกสารใหม่ที่จะแสดงทั้งเอกสารต้นฉบับที่คุณส่งตรวจสอบ และสำเนาจากผู้เขียนที่คุณรวม Word จะแบ่งหน้าจอเป็น 3 ส่วน โดยเอกสารที่รวมอยู่ตรงกลาง การแก้ไขระบุทางซ้าย และแสดงทั้งเอกสารต้นฉบับและแก้ไขแล้วแบ่งเป็นสองในส่วนที่สาม
หากคุณรู้สึกข้อมูลนี้สับสน คุณสามารถลดส่วนการแสดงให้เหลือสองส่วนเพื่อให้ภาพชัดเจนขึ้น ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อลดการแสดงในแถบเครื่องมือ
ไปที่ Compare
คลิก Show source Documents และเลือก Hide Source Documents
เมื่อคุณรวมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดตามที่ต้องการ Save เอกสาร
รวมสำเนา Word เพิ่มเติม
หากคุณต้องการรวมสำเนาเพิ่มจากผู้ตรวจสอบคนอื่น ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกับข้างต้น อย่างไรก็ตาม ตอนนี้เพื่อรวมสำเนาเพิ่ม คุณต้องใช้เอกสารที่แก้ไขแล้วซึ่งคุณได้จากการรวมสองเอกสารข้างต้น และเพิ่มเอกสารรองเข้าไปในไฟล์ Word ที่แก้ไขแล้ว ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อรวมสำเนาเพิ่ม
ในแถบเครื่องมือ ไปที่แท็บ Review และคลิก Compare
ภายใต้ตัวเลือก Original document เลือกเอกสารที่แก้ไขแล้วซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงรวม
ในกล่อง Label unmarked changes พิมพ์วลีใดๆ เพื่อทราบว่าเป็นเอกสารที่แก้ไขแล้วมีการเปลี่ยนแปลงรวม
ภายใต้ Revised document เลือกเอกสารใดก็หนึ่งที่ต้องการรวม
ในกล่อง Label unmarked changes เขียนชื่อผู้เขียน เพื่อทราบว่าใครเสนอการแก้ไข
คลิก More และภายใต้ Show Changes in เลือก New document
คลิก OK
Word จะเปิดเอกสารใหม่ที่จะแสดงทั้งเอกสารที่แก้ไขแล้วมีการเปลี่ยนแปลงรวม และเอกสารที่ตรวจสอบรองจากผู้เขียนที่คุณรวม
เมื่อคุณรวมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดตามที่ต้องการ Save เอกสาร
ขั้นตอนที่กล่าวมาข้างต้น ทำงานได้ดีกับ Microsoft Word สำหรับ Office 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 และ Word 2007
สรุป
การรวมเอกสารมีประโยชน์มาก หากคุณได้รับการแก้ไขมากระหว่างกระบวนการตรวจสอบ สำหรับเอกสารที่มีเนื้อหามาก การเพิ่มการเปลี่ยนแปลงมากเกินไปจะใช้เวลานาน ในสถานการณ์เช่นนี้ การรวมเอกสารใน Word ช่วยได้มาก อย่างไรก็ตาม หากเนื้อหาของคุณไม่ใหญ่นัก และคุณรู้สึกขั้นตอนข้างต้นซับซ้อน คุณสามารถคัดลอกข้อความที่ต้องการรวมในเอกสาร และวางลงในเอกสารใหม่โดยตรงได้
