ทุกคนจะตกลงเมื่อฉันพูดว่าบางอีเมลสำคัญกว่าอื่นๆ กล่องจดเข้า (inbox) ตามเวลาเต็มไปด้วยอีเมลทุกประเภท ไม่ว่าจะมาจากเพื่อน หรือจากบอสที่ต้องการการแทรกแซงทันที ดังนั้น เมื่อกล่องจดเข้าเต็มไปหมด จะกลายเป็นเรื่องยากที่จะติดตามอีเมลจากบุคคลสำคัญ ทำไมไม่กำหนดเสียงให้กับอีเมลเหล่านั้น! ใช่ ถ้าคุณเปิดลำโพงอยู่ คุณสามารถกำหนดไฟล์เสียงเฉพาะให้กับอีเมลเข้าจากบุคคลสำคัญนั้นได้
กำหนดเสียงแจ้งเตือนอีเมล Outlook
คุณไม่จำเป็นต้องใช้เสียงเดียวกันสำหรับอีเมลสำคัญทั้งหมด ตัวเลือกนี้ทำงานได้ดีที่สุด หากลักษณะงานของคุณบังคับให้คุณนั่งนิ่งๆ หรือคุณอยู่ที่โต๊ะทำงานส่วนใหญ่ของเวลา เมื่อมีข้อความใหม่เข้ามาใน Microsoft Outlook เสียงสั้นๆ จะเล่น เสียงสามารถปิดหรือเปลี่ยนเป็นไฟล์เสียง .wav ใดๆ บนคอมพิวเตอร์ของคุณได้ สามารถทำได้ในไม่กี่นาทีผ่านฟีเจอร์ Rules ใน Microsoft Outlook นี่คือวิธีดำเนินการ
หาอีเมลที่คุณต้องการกำหนดการแจ้งเตือนแบบกำหนดเองจากรายชื่อติดต่อ คลิกขวาที่ข้อความของผู้ติดต่อ เมนูควรปรากฏพร้อมตัวเลือกต่างๆ เลือก 'Rules' ติดกับมัน อีกตัวเลือก 'Create Rule' จะปรากฏ คลิกตัวเลือกนั้น
ต่อไป ตัดสินใจว่ากฎใหม่ควรทำอะไร (เล่นเสียงสั้นหรืออย่างอื่น) กับข้อความเข้าจากบุคคลสำคัญ ติ๊กถูกตัวเลือก 'Me' และตัวเลือกที่เปิดใช้งานให้ส่งข้อความถึงคุณเท่านั้น
อ่าน: วิธียกเลิกการประชุมในปฏิทิน Outlook
ด้วยสิ่งเหล่านี้แล้ว ก็ถึงเวลาเลือกเสียงที่คุณชอบ เพราะคุณยังไม่ได้ตั้งค่าเสียง ดังนั้น ไปที่ปุ่ม 'Browse' หากเสียงเริ่มต้นไม่ใช่สิ่งที่คุณคิดไว้ และเลือกเสียงจากโฟลเดอร์สื่อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นคลิปเสียงที่คุณต้องการ นอกจากนี้ ลองทำให้เสียงสั้นเพียงไม่กี่วินาที ไม่ควรยาวจนรบกวนคุณ
โดยค่าเริ่มต้น Outlook นำคุณไปที่โฟลเดอร์เสียงของ Windows sound scheme ที่เลือกไว้บนระบบของคุณแล้ว คุณยังสามารถเบี่ยงเบนจากเส้นทางนี้และเรียกดูเสียงที่คุณต้องการเก็บไว้สำหรับแจ้งเตือนคุณได้ อย่างไรก็ตาม เสียงที่คุณต้องการใช้ควรอยู่ในรูปแบบ WAV
เมื่อเสร็จแล้ว คลิก OK ทันที คุณควรเห็นป๊อปอัพข้อความว่า 'Run this rule now on messages already in the current folder' เมื่อกดปุ่ม 'Ok' ป๊อปอัพควรหายไป ใช้กฎกับข้อความทั้งหมดที่คุณได้รับจากผู้ติดต่อที่เลือกแล้ว
หวังว่าคุณจะพบเคล็ดลับนี้มีประโยชน์
อ่านต่อ: วิธีเปิด/ปิดเอฟเฟกต์เสียงในแอป Outlook
