เมื่อแชร์เอกสาร Word 2007 คุณอาจต้องลบหรือซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับ คุณสามารถค้นหาข้อมูลและลบออกได้ด้วยตนเอง แต่อาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายและใช้เวลานาน หากคุณต้องการซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับใน Word 2007 บ่อยครั้ง มี Add-in ฟรีสำหรับ Word 2007 ซึ่งเรียกว่า เครื่องมือ Redaction Word 2007 ที่สามารถใช้ซ่อนข้อความในเอกสาร Word 2007 ได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ข้อความ Redacted จะปรากฏในสำเนาใหม่ของเอกสารต้นฉบับของคุณเป็นแถบทึบสีดำ ข้อความใต้แถบจะถูกแปลงเป็นเส้นแนวตั้ง (|||||) ซึ่งทำให้ไม่สามารถดึงเนื้อหาที่ถูกลบออกได้ไม่ว่าในกรณีใดๆ แม้ว่าบุคคลที่คุณกำลังแชร์เอกสารด้วยจะดูเอกสารที่แก้ไขแล้วในโปรแกรมแก้ไขข้อความ เช่น แผ่นจดบันทึก
ดาวน์โหลด เครื่องมือแก้ไข Word 2007/2010 จาก
https://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.
รายการต่อไปนี้จำเป็นสำหรับการติดตั้ง Word 2007 Redaction Tool :
- .NET Framework 3.5 Service Pack 1
- Vsto 3.0 Runtime Service Pack 1
อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งสิ่งเหล่านี้แยกต่างหาก หากรายการใดรายการหนึ่งเหล่านี้ไม่ได้ติดตั้งอยู่ในระบบของคุณ เครื่องมือ Redaction Word 2007 โปรแกรมติดตั้งจะดาวน์โหลดและติดตั้งโดยอัตโนมัติ การติดตั้งสองรายการนี้อาจทำให้รีบูตได้
ในการติดตั้ง Add-in ให้ดับเบิลคลิกที่ .exe ไฟล์ที่คุณดาวน์โหลด อ่านข้อตกลงใบอนุญาตสำหรับ .NET Framework Client Profile และคลิกปุ่ม ยอมรับ เพื่อดำเนินการต่อ
อ่านข้อตกลงใบอนุญาตสำหรับ Visual Studio Tools for Office และคลิกปุ่ม ยอมรับ เพื่อดำเนินการต่อ
WinZip Self-Extractor เปิดขึ้นและเริ่มกระบวนการติดตั้งโดยอัตโนมัติ
ดาวน์โหลดไฟล์ที่จำเป็นแล้ว
.NET Framework และ เครื่องมือ Visual Studio ติดตั้งแล้ว
ตัวติดตั้งการปรับแต่ง Microsoft Office แสดงว่าคุณแน่ใจว่าต้องการติดตั้งการปรับแต่งนี้หรือไม่ คลิก ติดตั้ง เพื่อดำเนินการต่อ
กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเมื่อการติดตั้งเสร็จสิ้น คลิก ปิด .
หมายเหตุ: หากคุณได้รับข้อผิดพลาด ณ จุดนี้ ให้เรียกใช้ไฟล์การติดตั้งที่คุณดาวน์โหลดอีกครั้ง เราได้รับข้อผิดพลาดเมื่อเราติดตั้ง Add-in เป็นครั้งแรก ดูเหมือนว่าการเรียกใช้การติดตั้งอีกครั้งจะได้ผล
เมื่อคุณได้ติดตั้ง เครื่องมือการตอบโต้ของ Word 2007 , แก้ไข เพิ่มกลุ่มใน รีวิว แท็บ
หากต้องการแก้ไขหรือปิดทับข้อความส่วนตัวในเอกสารของคุณ ก่อนอื่นคุณต้องทำเครื่องหมายข้อความที่จะแก้ไข ในการดำเนินการนี้ ให้ไฮไลต์ข้อความที่ต้องการแล้วคลิก ทำเครื่องหมาย ปุ่ม.
ถ้าคุณต้องการทำเครื่องหมายข้อความเดียวกันในหลายตำแหน่งในเอกสาร ให้คลิกลูกศรบน ทำเครื่องหมาย และเลือก ค้นหาและทำเครื่องหมาย จากเมนูแบบเลื่อนลง
ค้นหาและทำเครื่องหมาย กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น ป้อนข้อความเพื่อค้นหาใน ค้นหาอะไร กล่องแก้ไข หากต้องการดูตัวเลือกเพิ่มเติม ให้คลิก เพิ่มเติม ปุ่ม.
ตัวเลือกการค้นหา แสดงใต้ปุ่มบนกล่องโต้ตอบและ เพิ่มเติม ปุ่มกลายเป็น น้อยกว่า ปุ่ม. เลือกตัวเลือกที่ต้องการ หากต้องการซ่อนตัวเลือกเพิ่มเติมอีกครั้ง ให้คลิก น้อย ปุ่ม. คลิก ทำเครื่องหมาย เพื่อค้นหาและทำเครื่องหมายข้อความที่ป้อน
กล่องโต้ตอบจะแสดงจำนวนข้อความที่ระบุที่พบและทำเครื่องหมาย หากต้องการปิดกล่องโต้ตอบ ให้คลิกยกเลิก .
ข้อความที่ทำเครื่องหมายจะปรากฏเป็นสีเทาในเอกสารของคุณ
หากมีข้อความใดที่คุณทำเครื่องหมายว่าคุณไม่ต้องการแก้ไข คุณสามารถเลือกข้อความที่ทำเครื่องหมายนั้นอีกครั้งและเลือกยกเลิกการทำเครื่องหมาย จาก ยกเลิกการทำเครื่องหมาย เมนูแบบเลื่อนลงของปุ่มเพื่อป้องกันไม่ให้มีการเขียนข้อความนั้น
หากต้องการย้ายไปมาระหว่างเครื่องหมาย Redaction ในเอกสารของคุณสำหรับการตรวจสอบขั้นสุดท้าย ให้ใช้ปุ่ม ถัดไป และ ก่อนหน้า ปุ่ม.
เมื่อคุณแน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการแก้ไขแล้ว ให้เลือก แก้ไขเอกสาร จาก มาร์ค เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อปิดทับข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้
เอกสารเวอร์ชันปรับปรุงใหม่ของคุณถูกสร้างขึ้นโดยแทนที่ข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้ด้วยแถบสีดำ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์โดยขอให้คุณเรียกใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร เพื่อตรวจสอบและลบข้อมูลเมตาที่ซ่อนอยู่ภายในเอกสารก่อนที่จะเผยแพร่ คลิก ตรวจสอบ เพื่อเรียกใช้การตรวจสอบหรือคลิก ปิด เพื่อข้ามการตรวจสอบ
ผู้ตรวจสอบเอกสาร กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น ข้อมูลเมตาประเภทต่างๆ จะแสดงอยู่ในกล่องโต้ตอบพร้อมช่องทำเครื่องหมายข้างแต่ละรายการ เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับรายการที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลเมตา คลิก ตรวจสอบ ปุ่มเพื่อเริ่มการตรวจสอบ หากต้องการปิดกล่องโต้ตอบ ณ จุดนี้โดยไม่ต้องตรวจสอบ ให้คลิก ปิด .
ผลการตรวจสอบจะแสดงบน ตัวตรวจสอบเอกสาร กล่องโต้ตอบ หากพบข้อมูลเมตา เครื่องหมายอัศเจรีย์จะปรากฏขึ้นทางด้านซ้ายของรายการที่พบ หากต้องการลบข้อมูลเมตาออกจากเอกสาร ให้คลิกปุ่ม ลบทั้งหมด ปุ่มทางด้านขวาของรายการ
หมายเหตุ: ผู้ตรวจสอบเอกสาร หมายเหตุที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบว่าการเปลี่ยนแปลงบางอย่างไม่สามารถยกเลิกได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณต้องการลบข้อมูลเมตาก่อนที่จะคลิก ลบทั้งหมด ปุ่ม.
ผู้ตรวจสอบเอกสาร กล่องโต้ตอบจะแจ้งให้คุณทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่ทำขึ้น คลิก ปิด .
ในเอกสารใหม่ แถบสีดำจะถูกแทรกทับข้อความส่วนตัวทั้งหมดที่คุณทำเครื่องหมายไว้
จำไว้ว่าคุณไม่สามารถลบเครื่องหมายสีดำออกจากข้อความในเอกสารใหม่ได้ อย่าลืมบันทึกไฟล์ด้วยชื่อที่ต่างจากต้นฉบับและแชร์เอกสารใหม่ ไม่ใช่ต้นฉบับ คุณสามารถกลับไปที่เอกสารต้นฉบับและเลือก ลบเครื่องหมายทั้งหมด จาก ยกเลิกการทำเครื่องหมาย เมนูปุ่มเพื่อล้างข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้ หากต้องการ
หากต้องการรักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารที่แก้ไขแล้ว คุณสามารถเลือกป้องกันไม่ให้แก้ไขเมื่อบันทึกเป็นเอกสารใหม่ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถแจกจ่ายเอกสารที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
ในการดำเนินการนี้ ให้เลือก บันทึกเป็น | เอกสาร Word จาก สำนักงาน เมนู
บน บันทึกเป็น กล่องโต้ตอบ ให้ป้อนชื่อใหม่สำหรับสำเนาที่แก้ไขแล้วของเอกสารใน ชื่อไฟล์ กล่องแก้ไข คลิก เครื่องมือ ที่ด้านล่างและเลือก ตัวเลือกทั่วไป จากเมนูแบบเลื่อนลง
ใน ตัวเลือกทั่วไป กล่องโต้ตอบ ให้ป้อนรหัสผ่านใน รหัสผ่านเพื่อแก้ไข ช่องแก้ไข แล้วเลือก แนะนำให้อ่านอย่างเดียว , ถ้าต้องการ. คลิก ตกลง .
ยืนยันรหัสผ่าน กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น ป้อนรหัสผ่านของคุณอีกครั้งแล้วคลิก ตกลง .
คุณกลับไปที่ บันทึกเป็น กล่องโต้ตอบ คลิก บันทึก ปุ่มเพื่อบันทึกเอกสารที่มีการปกปิดและปลอดภัยใหม่ของคุณ
โดยใช้ เครื่องมือการตอบโต้ Word 2007 และปกป้องเอกสารจากการดัดแปลง คุณสามารถปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับของคุณ และรักษาเอกสารของคุณเมื่อคุณต้องแจกจ่าย เครื่องมือการตอบโต้ ใช้งานได้ดีใน Word 2010 ขอให้สนุก!
