การตรวจสอบข้อมูลเป็นคุณลักษณะที่สำคัญใน Excel ในบทความนี้ เราจะมาดูวิธีการสร้างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel ตามเซลล์อื่น การตรวจสอบข้อมูลทำให้รายการมีความสร้างสรรค์และเป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้น แทนที่จะมีข้อมูลในเซลล์ต่างๆ ของคอลัมน์ คุณมีตัวเลือกในการเลือกข้อมูลตามรายการในเซลล์ ที่นี่ในบทความนี้ เราจะเห็นขั้นตอนการสร้างรายการที่ต้องพึ่งพาโดยใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลของ Excel เราจะเห็นกระบวนการจำกัดการป้อนข้อมูลในช่วงของเซลล์ที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel คืออะไร
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเป็นคุณลักษณะของ Excel ซึ่งคุณสามารถสร้างกฎเกณฑ์ว่าคุณต้องการใส่ข้อมูลประเภทใดลงในเซลล์ ดังนั้น โดยพื้นฐานแล้ว มันให้คุณใช้กฎเกณฑ์ใดๆ ก็ได้ในขณะที่ป้อนข้อมูลใดๆ มีกฎการตรวจสอบที่แตกต่างกันมากมาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอนุญาตเฉพาะค่าตัวเลขหรือข้อความในเซลล์ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล หรือสามารถอนุญาตค่าตัวเลขภายในช่วงที่ระบุได้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสามารถจำกัดวันที่และเวลานอกช่วงที่กำหนดได้ ช่วยให้เราตรวจสอบความถูกต้องและคุณภาพของข้อมูลก่อนใช้งาน การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมีการตรวจสอบหลายอย่างเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ป้อนเข้าหรือข้อมูลที่จัดเก็บมีความสอดคล้องกัน
วิธีการตรวจสอบข้อมูลใน Excel
ในการตรวจสอบข้อมูลใน Excel คุณต้องกำหนดกฎการตรวจสอบข้อมูล หลังจากนั้น หากคุณป้อนข้อมูลใดๆ การตรวจสอบข้อมูลจะทำงาน หากข้อมูลเป็นไปตามกฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ก็จะใส่ข้อมูลลงในเซลล์ มิฉะนั้นจะไม่แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด
ขั้นแรก ให้นำชุดข้อมูลที่มีรหัสนักศึกษา ชื่อนักเรียน และอายุ เราต้องการทำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่อายุต้องน้อยกว่า 18
จากนั้นเลือกเซลล์ D11 . หลังจากนั้น ไปที่ ข้อมูล แท็บบนริบบิ้น จากนั้นเลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลงการตรวจสอบข้อมูลจาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม
ด้วยเหตุนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น จากนั้นเลือก การตั้งค่า แท็บ จากนั้นเลือก จำนวนเต็ม จาก อนุญาต ส่วน. หลังจากนั้นตรวจสอบ ละเว้นว่าง ตัวเลือก. จากนั้นเลือก น้อยกว่า ตัวเลือกจากวันที่ . จากนั้น ตั้งค่า สูงสุด มีค่าเท่ากับ 18 . สุดท้าย คลิก ตกลง .
ต่อไป หากเราเขียนว่าอายุ 20 จะแสดงข้อผิดพลาดเนื่องจากเกินขีดจำกัดสูงสุดของเราในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล นั่นคือสิ่งที่เราได้รับจากการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
4 ตัวอย่างที่เหมาะสมในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยยึดตามเซลล์อื่นใน Excel
ในการใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยยึดตามเซลล์อื่นใน Excel เราพบตัวอย่างที่แตกต่างกัน 4 ตัวอย่างซึ่งคุณสามารถมีแนวคิดที่ชัดเจนได้ ในบทความนี้ เราจะใช้ฟังก์ชัน INDIRECT และช่วงที่ตั้งชื่อเพื่อใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เราจะใช้การอ้างอิงเซลล์และวิธีจำกัดการป้อนค่าเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล วิธีการทั้งหมดเหล่านี้ค่อนข้างใช้งานง่าย เพื่อให้เข้าใจอย่างชัดเจน ให้ปฏิบัติตามวิธีการอย่างถูกต้อง
1. การใช้ฟังก์ชันทางอ้อม
วิธีแรกของเราใช้ฟังก์ชันทางอ้อม . ในวิธีนี้ เราต้องการใช้ทางอ้อม .นี้ ฟังก์ชันในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล ฟังก์ชันนี้ช่วยให้เราเปลี่ยนตัวเลือกแบบเลื่อนลงตามเซลล์ที่ต้องการได้ เราใช้ชุดข้อมูลที่ประกอบด้วยสองรายการและประเภทที่แตกต่างกัน
เพื่อให้เข้าใจวิธีการอย่างชัดเจน ทำตามขั้นตอน
ขั้นตอน
- ขั้นแรก ให้แปลงทั้งสามคอลัมน์เป็นตารางต่างๆ
- จากนั้น เลือกช่วงของเซลล์ B5 ถึง B6 .
- ด้วยเหตุนี้ การออกแบบตาราง แท็บจะปรากฏขึ้น
- ไปที่ การออกแบบตาราง บนริบบิ้น
- จากนั้น เปลี่ยน ชื่อตาราง จาก คุณสมบัติ กลุ่ม
- จากนั้น เลือกช่วงของเซลล์ D5 ถึง D9 .
- เปลี่ยน ชื่อตาราง จาก คุณสมบัติ กลุ่ม
- สุดท้าย เลือกช่วงของเซลล์ F5 ถึง F9 .
- จากนั้น เปลี่ยนชื่อตารางจากกลุ่มคุณสมบัติเหมือนกับวิธีก่อนหน้า
- หลังจากนั้น ไปที่ สูตร บนริบบิ้น
- เลือก กำหนดชื่อ จาก กำหนดชื่อ กลุ่ม
- จากนั้น ชื่อใหม่ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ตั้งชื่อ
- ในส่วนอ้างอิงถึง ให้จดสิ่งต่อไปนี้
=Items[Item]
- คลิกที่ ตกลง .
- จากนั้น สร้างคอลัมน์ใหม่สองคอลัมน์ที่เราต้องการเพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
- หลังจากนั้น เลือกเซลล์ H5 .
- จากนั้นไปที่ ข้อมูล บนริบบิ้น
- จากนั้น เลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลงการตรวจสอบข้อมูลจาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม
- ด้วยเหตุนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ขั้นแรก เลือก การตั้งค่า แท็บด้านบน
- จากนั้น เลือก รายการ จาก อนุญาต
- หลังจากนั้น ให้ทำเครื่องหมายที่ ละเว้นช่องว่าง และ เมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์ ตัวเลือก
- จากนั้น ให้จดสิ่งต่อไปนี้ใน ที่มา ส่วน.
=Item - สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- ด้วยเหตุนี้ คุณจะได้รับตัวเลือกแบบเลื่อนลงซึ่งคุณสามารถเลือกไอศกรีมหรือน้ำผลไม้ได้
- เลือกเซลล์ I5 .
- จากนั้นไปที่ ข้อมูล บนริบบิ้น
- จากนั้น เลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลงการตรวจสอบข้อมูลจาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม
- ด้วยเหตุนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ขั้นแรก เลือก การตั้งค่า แท็บด้านบน
- จากนั้น เลือก รายการ จาก อนุญาต ส่วน.
- หลังจากนั้น ให้ทำเครื่องหมายที่ ละเว้นช่องว่าง และ เมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์ ตัวเลือก
- จากนั้น ให้จดสิ่งต่อไปนี้ใน ที่มา ส่วน.
=INDIRECT(H5) - สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- ด้วยเหตุนี้ คุณจะได้รับตัวเลือกแบบเลื่อนลงต่อไปนี้ ซึ่งคุณสามารถเลือกรสชาติใดก็ได้ เราได้รสชาติไอศกรีมดังต่อไปนี้
- ตอนนี้ หากเราเลือกน้ำผลไม้จากรายการ รสชาติก็จะเปลี่ยนไปตามนั้น
2. การใช้ Named Range
วิธีที่สองของเราขึ้นอยู่กับการใช้ช่วงที่มีชื่อ ในวิธีนี้ คุณสามารถใช้ชื่อกับช่วงในตารางได้ จากนั้น ใช้ชื่อตารางนี้ในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล เราใช้ชุดข้อมูลที่รวมการแต่งกาย สี และขนาด
เพื่อให้เข้าใจวิธีการ ให้ทำตามขั้นตอน
ขั้นตอน
- ขั้นแรก สร้างตารางโดยใช้ชุดข้อมูล
- ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกช่วงของเซลล์ B4 ถึงD9 .
- จากนั้นไปที่ แทรก บนริบบิ้น
- เลือก ตาราง จาก ตาราง กลุ่ม
- ด้วยเหตุนี้ เราจะได้ผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ ดูภาพหน้าจอ
- ต่อไป ไปที่ สูตร บนริบบิ้น
- เลือก กำหนดชื่อ จาก กำหนดชื่อ กลุ่ม
- จากนั้น ชื่อใหม่ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ตั้งชื่อ
- ในส่วนอ้างอิงถึง ให้จดสิ่งต่อไปนี้
=Table1[Dress] - จากนั้น คลิกที่ ตกลง .
- จากนั้น เลือก กำหนดชื่อ . อีกครั้ง จาก กำหนดชื่อ กลุ่ม
- จากนั้น ชื่อใหม่ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ตั้งชื่อ
- ในส่วนอ้างอิงถึง ให้จดสิ่งต่อไปนี้
=Table1[Color] - จากนั้น คลิกที่ ตกลง .
- ทำขั้นตอนเดียวกันกับขนาดด้วย
- ตอนนี้ สร้างคอลัมน์ใหม่สามคอลัมน์
- จากนั้น เลือก F5 .
- หลังจากนั้น ไปที่ ข้อมูล บนริบบิ้น
- จากนั้น เลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ตัวเลือกแบบเลื่อนลงจาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม
- ด้วยเหตุนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ขั้นแรก เลือก การตั้งค่า แท็บด้านบน
- จากนั้น เลือก รายการ จาก อนุญาต
- หลังจากนั้น ให้ทำเครื่องหมายที่ ละเว้นช่องว่าง และ เมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์ ตัวเลือก
- จากนั้น ให้จดสิ่งต่อไปนี้ในส่วนแหล่งที่มา
=Dress - สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- ด้วยเหตุนี้ เราจะได้รับตัวเลือกดรอปดาวน์สำหรับชุดเดรสดังต่อไปนี้
- จากนั้น เลือก G5 .
- หลังจากนั้น ไปที่ ข้อมูล บนริบบิ้น
- จากนั้น เลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ตัวเลือกแบบเลื่อนลงจาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม
- ด้วยเหตุนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ขั้นแรก เลือก การตั้งค่า แท็บด้านบน
- จากนั้น เลือก รายการ จาก อนุญาต ส่วน.
- หลังจากนั้น ให้ทำเครื่องหมายที่ ละเว้นช่องว่าง และ เมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์ ตัวเลือก
- จากนั้น ให้จดสิ่งต่อไปนี้ในส่วนแหล่งที่มา
=Color - สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- ด้วยเหตุนี้ เราจะได้รับตัวเลือกแบบเลื่อนลงสำหรับสีต่อไปนี้
- จากนั้น เลือก H5 .
- หลังจากนั้น ไปที่ ข้อมูล บนริบบิ้น
- จากนั้น เลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลงการตรวจสอบข้อมูลจาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม
- ด้วยเหตุนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ขั้นแรก เลือก การตั้งค่า แท็บด้านบน
- จากนั้น เลือก รายการ จาก อนุญาต ส่วน.
- หลังจากนั้น ให้ทำเครื่องหมายที่ ละเว้นช่องว่าง และ เมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์ ตัวเลือก
- จากนั้น ให้จดสิ่งต่อไปนี้ในส่วนแหล่งที่มา
=Size - สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- ด้วยเหตุนี้ เราจึงจะได้รับตัวเลือกแบบเลื่อนลงสำหรับขนาดดังต่อไปนี้
3. การใช้การอ้างอิงเซลล์ในการตรวจสอบข้อมูล
วิธีที่สามของเราใช้การอ้างอิงเซลล์โดยตรงในการตรวจสอบข้อมูล ในวิธีนี้ เราต้องการใช้การอ้างอิงเซลล์ในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ด้วยเหตุนี้ มันจึงทำให้เรามีตัวเลือกแบบดรอปดาวน์ ในที่นี้ เราใช้ชุดข้อมูลที่มีสถานะและยอดขาย
เพื่อให้เข้าใจวิธีการ ให้ทำตามขั้นตอน
ขั้นตอน
- ขั้นแรก สร้างเซลล์ใหม่ 2 เซลล์ รวมถึงสถานะและยอดขาย
- จากนั้น เลือกเซลล์ F4 .
- หลังจากนั้น ไปที่ ข้อมูล บนริบบิ้น
- จากนั้น เลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลงการตรวจสอบข้อมูลจาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม
- ด้วยเหตุนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ขั้นแรก เลือก การตั้งค่า แท็บด้านบน
- จากนั้น เลือก รายการ จาก อนุญาต ส่วน.
- หลังจากนั้น ให้ทำเครื่องหมายที่ ละเว้นช่องว่าง และ เมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์ ตัวเลือก
- จากนั้น เลือกช่วงของเซลล์ B5 ถึง B12 .
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- ด้วยเหตุนี้ คุณจะได้รับตัวเลือกแบบเลื่อนลงซึ่งคุณสามารถเลือกสถานะใดก็ได้
- เราต้องการรับยอดขายของรัฐที่เกี่ยวข้อง
- ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกเซลล์ F5 .
- จากนั้น ให้จดสูตรต่อไปนี้โดยใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP .
=VLOOKUP(F4,$B$5:$C$12,2,0)
- คลิกที่ Enter เพื่อนำสูตรไปใช้
- จากนั้น หากคุณเปลี่ยนสถานะจากตัวเลือกแบบเลื่อนลง ยอดขายจะเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ ดูภาพหน้าจอ
4. จำกัดการป้อนค่าด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
วิธีสุดท้ายของเราขึ้นอยู่กับวิธีจำกัดการป้อนค่าด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ในวิธีนี้ เราต้องการใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและใช้กฎเกณฑ์บางประการในการจำกัดการป้อนข้อมูล หากคุณป้อนข้อมูลใด ๆ ภายในช่วงที่กำหนด จะทำให้เราสามารถใส่ข้อมูลลงในเซลล์ มิฉะนั้น จะแสดงข้อผิดพลาด เราใช้ชุดข้อมูลที่มีรหัสคำสั่งซื้อ รายการ วันที่สั่งซื้อ และปริมาณ
ขั้นตอน
- ในวิธีนี้ เราต้องการจำกัดวันที่สั่งซื้อจาก 1 มกราคม 2021 ถึง 5 พฤษภาคม 2022 นอกช่วงนี้จะแสดงข้อผิดพลาด
- ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกเซลล์ D10 .
- ไปที่ ข้อมูล บนริบบิ้น
- หลังจากนั้น เลือก การตรวจสอบข้อมูล ตัวเลือกแบบเลื่อนลงจาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม
- ด้วยเหตุนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ขั้นแรก เลือก การตั้งค่า แท็บด้านบน
- จากนั้น เลือก วันที่ จาก อนุญาต ส่วน.
- หลังจากนั้น ให้ทำเครื่องหมายที่ ละเว้นช่องว่าง ตัวเลือก
- เลือก ระหว่าง ตัวเลือกจาก วันที่ ส่วน.
- จากนั้น กำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- ตอนนี้ ถ้าเราใส่วันที่ในเซลล์ D10 ซึ่งอยู่นอกช่วงนั้นจะแสดงให้เราเห็นข้อผิดพลาด ดูภาพหน้าจอ
วิธีการตรวจสอบข้อมูลตามเซลล์ที่อยู่ติดกันใน Excel
เราสามารถตรวจสอบข้อมูลตามเซลล์ที่อยู่ติดกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณกำหนดข้อความบางข้อความในเซลล์ที่อยู่ติดกัน ตอนนี้ ถ้าคุณใส่ข้อความนั้นในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และกำหนดว่าไม่มีทางที่จะเขียนในคอลัมน์ถัดไปจนกว่าเงื่อนไขจะตรงตามเงื่อนไข คุณสามารถทำได้ง่ายๆ ในเซลล์ที่อยู่ติดกัน เราใช้ชุดข้อมูลที่มีการสอบ ความคิดเห็น และเหตุผลหลายประการ เราอยากจะเขียนอะไรลงในคอลัมน์เหตุผลถ้าความคิดเห็นของข้อสอบยาก
เพื่อให้เข้าใจกระบวนการ ให้ทำตามขั้นตอน
ขั้นตอน
- ขั้นแรก ให้เลือกช่วงของเซลล์ D5 ถึง D9 .
- หลังจากนั้น ไปที่ ข้อมูล บนริบบิ้น
- จากนั้น เลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ตัวเลือกแบบเลื่อนลงจาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม
- ด้วยเหตุนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ขั้นแรก เลือก การตั้งค่า แท็บด้านบน
- จากนั้น เลือก กำหนดเอง จาก อนุญาต ส่วน.
- หลังจากนั้น ให้จดสูตรต่อไปนี้ใน สูตร ส่วน.
=$C5="Hard" - สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- จากนั้น คุณสามารถเพิ่มคำอธิบายในคอลัมน์เหตุผลเมื่อค่าของเซลล์ที่อยู่ติดกันเป็น ยาก .
- แต่หากเราพยายามเพิ่มคำอธิบายเมื่อค่าของเซลล์ที่อยู่ติดกันต่างกัน ก็จะแสดงข้อผิดพลาดให้เราทราบ
บทสรุป
ในบทความนี้ เราได้เห็นวิธีการสร้างรายการโดยใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลของ Excel เราได้สร้างรายการที่ขึ้นต่อกันโดยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลของ Excel โดยยึดตามเซลล์อื่นที่เราใช้ ทางอ้อม การทำงาน. เราเห็นว่าสามารถจำกัดการป้อนข้อมูลโดยใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลตามเซลล์อื่นได้อย่างไร บทความนี้อาจมีประโยชน์สำหรับการดำเนินการทางสถิติหลายอย่าง หวังว่าคุณจะชอบบทความนี้ สบายดีและแสดงความคิดเห็นด้านล่างหากคุณประสบปัญหาใดๆ เกี่ยวกับบทความนี้ อย่าลืมไปที่ Exceldemy . ของเรา หน้า.
บทความที่เกี่ยวข้อง
- การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel เฉพาะตัวเลขและตัวอักษร (โดยใช้สูตรที่กำหนดเอง)
