เชี่ยวชาญ Drop-Down List พร้อม Filter ใน Excel: 7 วิธีที่พิสูจน์แล้ว

ใน Microsoft Excel การป้อนข้อมูลจะเร็วขึ้นเมื่อเราใช้ Drop-down list filter Filter อาจถูกใช้เพื่อกรองและซ่อนส่วนต่างๆ ของข้อมูลในชีตงานของเรา ในบทความนี้ เราจะสาธิตวิธีสร้าง Excel drop down list filter

คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานและฝึกฝนกับมันได้

7 วิธีที่แตกต่างกันในการสร้าง Drop Down List พร้อม Filter ใน Excel

การกรองแตกต่างจากการจัดกลุ่ม בכךที่มันช่วยให้เราคัดเลือกและแสดงเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรา มาดูวิธีง่ายๆ ในการสร้าง Excel drop-down list filter กัน

1. สร้าง Drop Down List

ในวิธีนี้ เราจะดูว่าสามารถสร้าง drop-down list filter ได้อย่างไร สำหรับนี้ เราจะใช้ชุดข้อมูลด้านล่าง ชุดข้อมูลมีชื่อผู้สมัครบางชื่อในคอลัมน์ B ตอนนี้ เราต้องการสร้างรายการผู้สมัครว่าผ่านคัดเลือกหรือไม่ในคอลัมน์ C เราจะสร้าง drop-down list filter เพื่อให้งานง่ายขึ้น ในการทำเช่นนี้ เราต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์ที่เราต้องการสร้าง drop-down list filter
• ที่สอง คลิกที่แท็บ Data บนริบบอน
• ที่สาม เราต้องไปที่เมนูดรอปดาวน์ Data Validation
• ที่สี่ เลือก Data Validation จากเมนูดรอปดาวน์

• สิ่งนี้จะเปิดกล่องโต้ตอบ Data Validation
• ในตัวเลือก Settings เราสามารถเห็น Validation criteria ได้
• ตอนนี้ คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ภายใต้ Allow
• โดยค่าเริ่มต้น Any value ถูกเลือก เราจะเปลี่ยนเป็น List

• สิ่งนี้จะแสดงกล่องชื่อ Source เราจะเขียน Yes, No, Not Decided Yet ในกล่อง Source
• จากนั้น คลิกปุ่ม OK

• สุดท้าย เราสามารถเห็นผลลัพธ์ เซลล์ที่เลือกของเราตอนนี้กลายเป็นกล่อง drop-down list
• ตอนนี้ เราสามารถทำรายการใครผ่านคัดเลือกได้อย่างง่ายดาย

• หากเราต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูล เราสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง Dependent Drop Down List ใน Excel

2. Excel Drop Down List Filter เพื่อดึงข้อมูล

ในวิธีนี้ เราจะดูวิธีดึงข้อมูลหรือกรองข้อมูลตามการเลือก drop-down list ใน Excel ที่นี่เรามีชุดข้อมูลที่มีรหัสสินค้าบางอย่างในคอลัมน์ B ชื่อสินค้าในคอลัมน์ C และชื่อจังหวัดในคอลัมน์ D

2.1. สร้างรายการรายการที่ไม่ซ้ำกัน

เราจะสร้างรายการจังหวัดที่ไม่ซ้ำกัน ในการทำเช่นนั้น มาดูขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือกจังหวัดที่อยู่ในคอลัมน์ D

• ที่สอง วางจังหวัดที่เลือกที่เซลล์อื่นใดในชีตงาน

• หลังจากนั้น ไปที่แท็บ Data จากริบบอน
• จากนั้น คลิกที่ Remove Duplicates

• สิ่งนี้จะปรากฏในกล่องโต้ตอบ Remove Duplicates
• ตอนนี้ ตรวจสอบว่าคอลัมน์ที่เราต้องการสร้างรายการไม่ซ้ำถูกเลือกหรือไม่
• จากนั้น คลิก OK

• หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏ ยืนยันว่าค่าซ้ำถูกลบออกจากคอลัมน์ที่เลือกแล้ว

• สุดท้าย เราเห็นว่า 2 ค่าซ้ำถูกลบ และเหลือ 4 ค่าที่ไม่ซ้ำกัน

2.2. ใส่ Drop Down Filter เพื่อแสดงรายการที่ไม่ซ้ำกัน

เพื่อแสดงค่าที่ไม่ซ้ำกันใน drop-down list filter เราต้องทำตามที่แสดงข้างต้น

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก ไปที่แท็บ Data
• หลังจากนั้น คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ Data Validation
• ตอนนี้ เลือก Data Validation

• กล่องโต้ตอบ Data Validation จะปรากฏ
• ในขณะนี้ เลือก List จากดรอปดาวน์

• ต่อไป คลิกที่ลูกศรบนในส่วน Source

• ตอนนี้ เลือกค่าที่ไม่ซ้ำกันที่เราสร้างขึ้น
• กด Enter

• ในขณะนี้ เราเห็นว่าค่าที่ไม่ซ้ำกันที่เลือกอยู่ในส่วน Source
• คลิก OK

• โดยการทำเช่นนี้ Drop-down list ตอนนี้แสดงที่ I2

2.3. ใช้ Helper Columns เพื่อดึงบันทึก

เราต้องการให้ Excel ระบุบันทึกที่สอดคล้องกับรายการที่เลือกใน I2 โดยอัตโนมัติ ทันทีที่เราเลือกจาก drop-down สำหรับสิ่งนี้ เราต้องการ 3 helper columns มาดูขั้นตอนว่าจะทำได้อย่างไร

ขั้นตอน:

• ใน helper column แรก เราต้องการหมายเลขแถวสำหรับแต่ละเซลล์เหล่านี้ ดังนั้น E5 จะเป็นหมายเลขแถว 1 ในชุดข้อมูล และ E6 จะเป็นหมายเลขแถว 2 และต่อไป เราสามารถทำได้ด้วยการ hard code ด้วยตนเอง หรือใช้สูตร ROWS
• สูตร ROWS รับอินพุตเป็นอาร์เรย์ และคืนค่าจำนวนแถวระหว่างสองอ้างอิงเซลล์ ในตัวอย่างของเรา ในเซลล์ E5 มีเพียงหนึ่งแถว
• ล็อกเซลล์แรกโดยกด F4 หรือใส่เครื่องหมาย $
• ตอนนี้ เขียนสูตร

=ROWS($D$5:D5)

• จากนั้น กด Enter

• ตอนนี้ ลาก Fill Handle เพื่อคัดลอกสูตรเพื่อแสดงแถวทั้งหมด

• เราเห็นว่าเซลล์เพิ่มขึ้นทีละหนึ่ง เพราะจาก D5 ถึง D6 เรามีสองแถว และต่อไป

• ตอนนี้ สร้าง helper column ที่สองซึ่งแสดงเฉพาะหมายเลขแถวที่ตรงกับประเทศที่เราเลือกใน I2 เราต้องการหมายเลขแถวที่มีประเทศ Bangladesh ดังนั้น helper column จะแสดง 1 และ 4 ในการทำเช่นนั้น เราจะใช้เงื่อนไข IF
• และ เงื่อนไขคือ

=IF($I$2=D5,E5,"")

• ตอนนี้ ลาก Fill Handle ลงเพื่อแสดงตัวเลข

• หากเราเปลี่ยนประเทศ เราจะเห็น helper column 2 จะแสดงหมายเลขแถวที่มีประเทศนั้น

• หลังจากนั้น เราต้องการ helper column อีกอันหนึ่งที่ตัวเลขทั้งหมดใน helper column 2 จะเรียงซ้อนกัน จริงๆ แล้วเราไม่ต้องการช่องว่างระหว่างกัน สำหรับนี้ เราใช้สูตร SMALL
• ตอนนี้ เขียนสูตรด้านล่าง

=SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5))

ที่นี่ เราใช้ ROWS($F$5:F5) เพื่อคืนค่าที่น้อยที่สุดอันดับหนึ่ง

• แต่ มีปัญหา เมื่อเราลาก Fill Handle ลง มันแสดงข้อผิดพลาด #NUM!

• เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด เราจะเขียนสูตรด้านล่าง

=IFERROR(SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5)),"")

ฟังก์ชัน IFERROR นี้จะกำจัดข้อผิดพลาด

• สุดท้าย เมื่อเราลาก Fill Handle หมายเลขแถวจะแสดงอย่างถูกต้อง

• ตอนนี้ขั้นตอนสุดท้าย คอลัมน์ใหม่สามคอลัมน์แสดงรหัสสินค้าและชื่อสินค้าของประเทศที่เลือก ในการทำเช่นนั้น เราจะใช้ INDEX function เรียบง่ายที่คืนค่ารหัสสินค้าตามประเทศที่เลือก
• ตอนนี้ ในเซลล์ K5 เขียนสูตร

=INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5))

ใน COLUMNS($H$5:H5) ให้เลือกคอลัมน์เดียวกันซึ่งอยู่ในวงเล็บซ้ายของชีตงาน

• อีกครั้ง เราเห็นว่าข้อผิดพลาด #VALUE! แสดงขึ้น

• เพื่อกำจัดข้อผิดพลาด เราใช้เหมือนเดิม คือ ฟังก์ชัน IFERROR
• แทนสูตรก่อนหน้า ตอนนี้เราจะเขียน

=IFERROR(INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5)),"")

• สุดท้าย ลาก Fill Handle ครอบคลุม K5:M10
• และ ทุกขั้นตอนเสร็จสิ้น

• หากเราเปลี่ยนประเทศจาก drop-down filter list เราจะเห็นว่าตารางด้านขวาเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง Drop Down List ใน Excel ด้วยการเลือกหลายรายการ

3. Excel Sort และ Filtering ข้อมูลจาก Drop Down List

ใน Excel มีเครื่องมือน่าสนใจมากมายที่เราสามารถใช้ในงานประจำวัน Sort and Filter toolbar เป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่เราสามารถสร้าง drop-down list filter ในข้อมูลของเราได้ง่ายๆ คล้ายกับวิธีข้างต้น เราจะใช้ชุดข้อมูลเดียวกัน พร้อมรหัสสินค้า ชื่อสินค้า และประเทศ

3.1. สร้าง Drop Down List โดยใช้ฟีเจอร์ Sort and Filter

มาดูวิธีใช้ Sort and Filter toolbar สำหรับนี้ เราต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือกหัวข้อของชุดข้อมูล
• จากแท็บ Data บนริบบอน คลิกที่ Filter ซึ่งอยู่ในส่วน Sort & Filter

• สิ่งนี้ทำให้หัวข้อทั้งหมดกลายเป็นลูกศร drop-down filter
• ตอนนี้ คลิกที่หัวข้อใดก็ตามที่เราต้องการกรองออก เราคลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ Product ID เพื่อกรองสินค้าออก
• ตอนนี้ ยกเลิกการติ๊กข้อมูลที่เราไม่ต้องการดู
• จากนั้น คลิกปุ่ม OK

• สุดท้าย เราสามารถเห็นผลลัพธ์ สินค้าที่ยกเลิกติ๊กทั้งหมดหายไปจากชุดข้อมูล ข้อมูลที่ยกเลิกติ๊กทั้งหมดถูกซ่อนชั่วคราว

3.2. เพิ่ม Filter ใหม่

เพื่อเพิ่ม filter ใหม่ในชุดข้อมูลเดียวกัน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก คลิกลูกศรดรอปดาวน์ที่เราต้องการเพิ่ม filter ใหม่ เราจะคลิกที่ประเทศ
• ในตอนที่สอง ยกเลิกติ๊กประเทศอื่นๆ ที่เราไม่ต้องการดู
• จากนั้น คลิก OK

• ตอนนี้ เราเห็นว่าเฉพาะสินค้าที่มีประเทศ Bangladesh เท่านั้นที่ออกมา อื่นๆ ถูกซ่อนชั่วคราว

3.3. ล้าง Filter ที่มีอยู่

หากเราต้องการล้าง filter ที่มีอยู่ เราสามารถล้าง filter เหล่านั้นได้ง่ายๆ โดยทำตามขั้นตอน

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ของหัวข้อที่ถูกกรอง เราต้องการล้าง filter จาก product identification
• ตอนนี้ คลิกที่ Clear Filter From "Product ID"

• และ นั่นคือเสร็จสิ้น Drop-down list filters ถูกลบแล้ว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง Dynamic Dependent Drop Down List ใน Excel

4. การกรองข้อมูลใน Excel โดยใช้ Search

เช่นเดียวกัน ตอนนี้เราจะดู drop-down data filtering โดยใช้ search สำหรับนี้ เราใช้ชุดข้อมูลเดียวกับที่แสดงในวิธีก่อนหน้า

ขั้นตอน:

• เบื้องต้น เลือกหัวข้อทั้งหมดที่เราต้องการทำ drop-down box
• หลังจากนั้น ไปที่แท็บ Data > คลิกที่ Filter

• เพื่อกรองคอลัมน์ ให้คลิกลูกศรดรอปดาวน์ในคอลัมน์นั้น เราต้องการกรองคอลัมน์ชื่อสินค้า
• ต่อไป ในกล่องค้นหาที่แสดงในภาพ ให้เขียนชื่อสินค้าที่เราต้องการดู เราต้องการดูเฉพาะชื่อสินค้า Shampoo
• จากนั้น คลิก OK

• และ ตอนนี้เราเห็นว่ามันจะแสดงเฉพาะข้อมูลที่มีชื่อสินค้า Shampoo

อ่านเพิ่มเติม: Excel Drop Down List Depending on Selection

บทความที่คล้ายกัน

• Create Excel Drop Down List from Table (5 ตัวอย่าง)
• วิธีสร้าง Excel Drop Down List พร้อมสี (2 วิธี)
• Excel Drop Down List Not Working (8 ปัญหาและวิธีแก้)
• วิธีสร้าง List จาก Range ใน Excel (3 วิธี)

5. Text Filters ใน Excel Drop Down List Filter

เพื่อดูข้อมูลอย่างเฉพาะเจาะจงมากขึ้น เราสามารถใช้ text filters ได้

ขั้นตอน:

• เพื่อสร้าง drop-down box ให้เลือกหัวข้อทั้งหมดของชุดข้อมูล
• จากนั้น ไปที่แท็บ Data และเลือก Filter

• หลังจากนั้น คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ ในคอลัมน์ของข้อความที่เราต้องการกรอง เราคลิกที่คอลัมน์ประเทศ
• จากนั้น ไปที่ Text Filters > Do Not Contain

• ในจุดนี้ กล่องโต้ตอบ Custom AutoFilter จะปรากฏ สมมติเราไม่ต้องการข้อมูลที่มีประเทศ Canada ดังนั้น เราเลือก Canada
• จากนั้น OK

• ตอนนี้ เราเห็นว่าข้อมูลทั้งหมดที่มีประเทศ Canada ถูกซ่อนแล้ว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง Drop Down List ในหลายคอลัมน์ใน Excel

6. Number Filtering ใน Excel Drop Down List Filter

เพื่อจัดการตัวเลข เราสามารถใช้ Number Filters ได้ สำหรับนี้ เราจะใช้ชุดข้อมูลด้านล่าง

ขั้นตอน:

• สอดคล้องกับวิธีก่อนหน้า เลือกหัวข้อ
• ไปที่ Data tab > คลิกที่ Filter

• คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ของคอลัมน์ที่มีตัวเลขเท่านั้น เราจะคลิกที่ product identification
• ตอนนี้ จาก Number Filters เลือก Between เพราะเราต้องการดูสินค้าระหว่าง 105 - 110

• สิ่งนี้จะเปิดกล่องโต้ตอบ Custom AutoFilter
• ตอนนี้ ใส่ตัวเลขที่เราต้องการแสดง
• จากนั้น คลิก OK

• สุดท้าย รหัสสินค้าระหว่าง 105-110 ถูกแสดงตอนนี้ และอื่นๆ ถูกซ่อนจากข้อมูล

7. Date Filters ใน Excel Drop Down List

เพื่อดูข้อมูลในช่วงเวลาที่กำหนด เราสามารถใช้ date filter ได้ ในการทำเช่นนี้ เราจะใช้ชุดข้อมูลด้านล่างซึ่งคล้ายกับก่อนหน้า แต่เพิ่มมาคอลัมน์ delivery date มาดูขั้นตอนกัน

ขั้นตอน:

• เหมือนวิธีอื่นๆ เลือกหัวข้อ
• จากแท็บ Data คลิกที่ Filter

• คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ Delivery date
• ไปที่ Date Filters เราต้องการแสดงเฉพาะสินค้าที่ส่งมอบเดือนที่แล้ว ดังนั้นเราเลือก last month

• สุดท้าย เราเห็นว่าสินค้าทั้งหมดที่ส่งมอบในเดือนที่แล้วถูกแสดงตอนนี้

สรุป

ในบทความนี้ คุณเรียนรู้เกี่ยวกับ Excel Drop Down List Filter หวังว่าจะช่วยคุณได้! หากมีคำถาม ข้อเสนอแนะ หรือ回饋 กรุณาแจ้งในส่วนความคิดเห็น หรือคุณสามารถอ่านบทความอื่นๆ ที่บล็อก ExcelDemy.com ได้!

เพิ่มเติม

• วิธีสร้าง Drop Down List จากอีกชีตใน Excel (2 วิธี)
• Edit Drop-Down List ใน Excel (4 วิธีพื้นฐาน)
• วิธีทำ Drop Down List ใน Excel (อิสระและ Dependent)
• VLOOKUP กับ Drop Down List ใน Excel