ใน Microsoft Excel การป้อนข้อมูลจะเร็วขึ้นเมื่อเราใช้ตัวกรองรายการดรอปดาวน์ อาจใช้ตัวกรองเพื่อกรองและปกปิดส่วนต่างๆ ของข้อมูลในเวิร์กชีตของเรา ในบทความนี้ เราจะสาธิตวิธีสร้างตัวกรองรายการดรอปดาวน์ของ excel
คุณสามารถดาวน์โหลดเวิร์กบุ๊กและฝึกฝนกับพวกเขาได้
7 วิธีต่างๆ ในการสร้างรายการดรอปดาวน์ด้วยตัวกรองใน Excel
การกรองแตกต่างจากการจัดกลุ่มตรงที่ทำให้เรามีคุณสมบัติและแสดงเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรา มาดูวิธีง่ายๆ ในการสร้างตัวกรองรายการดรอปดาวน์ของ excel
1. สร้างรายการแบบหล่นลง
ในวิธีนี้ เราจะมาดูกันว่าเราจะสร้างตัวกรองรายการดรอปดาวน์ได้อย่างไร สำหรับสิ่งนี้ เราจะใช้ชุดข้อมูลด้านล่าง ชุดข้อมูลประกอบด้วยชื่อผู้สมัครบางส่วนในคอลัมน์ B . ตอนนี้ เราต้องการสร้างรายชื่อผู้สมัครหากพวกเขาได้รับเลือกหรือไม่อยู่ในคอลัมน์ C . เราจะสร้างตัวกรองรายการดรอปดาวน์เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงได้ง่าย ในการดำเนินการนี้ เราต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง
- ขั้นแรก เลือกเซลล์ที่เราต้องการสร้างตัวกรองรายการแบบเลื่อนลง
- ขั้นที่สอง คลิกที่ ข้อมูล บนริบบิ้น
- ประการที่สาม เราต้องไปที่ การตรวจสอบข้อมูล เมนูแบบเลื่อนลง
- ประการที่สี่ เลือก การตรวจสอบข้อมูล จากเมนูแบบเลื่อนลง
- นี่จะเป็นการเปิด การตรวจสอบข้อมูล กล่องโต้ตอบ
- ใน การตั้งค่า ตัวเลือก เราจะเห็น เกณฑ์การตรวจสอบ .
- ตอนนี้ คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงภายใต้ อนุญาต .
- โดยค่าเริ่มต้น ค่าใดๆ ถูกเลือก เราจะเปลี่ยนเป็น รายการ .
- นี่จะแสดงกล่องชื่อ แหล่งที่มา . เราจะเขียนว่า ใช่ , ไม่ , ยังไม่ได้ตัดสินใจ ในช่องต้นทาง
- จากนั้น คลิกที่ ตกลง ปุ่ม.
- สุดท้าย เราก็จะเห็นผล เซลล์ที่เราเลือกอยู่ในกล่องรายการแบบเลื่อนลง
- ตอนนี้ เราสามารถสร้างรายชื่อผู้ที่ได้รับการคัดเลือกได้อย่างง่ายดาย
- หากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงข้อมูล เราสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการสร้างรายการแบบหล่นลงที่ขึ้นต่อกันใน Excel
2. ตัวกรองรายการแบบหล่นลงของ Excel เพื่อดึงข้อมูล
ในวิธีนี้ เราจะดูวิธีการดึงข้อมูลหรือกรองข้อมูลตามการเลือกรายการดรอปดาวน์ใน excel ดังนั้น เรามีชุดข้อมูลที่มีรหัสผลิตภัณฑ์บางส่วนในคอลัมน์ B , ชื่อผลิตภัณฑ์ในคอลัมน์ C และชื่อเขตในคอลัมน์ D .
2.1. สร้างรายการไอเทมพิเศษ
เราจะจัดทำรายชื่อประเทศที่ไม่ซ้ำกัน ในการทำเช่นนั้น มาดูขั้นตอนด้านล่างกัน
ขั้นตอน:
- อันดับแรก เลือกมณฑลที่อยู่ในคอลัมน์ D .
- ประการที่สอง วางประเทศที่เลือกไว้ที่เซลล์อื่นๆ ในเวิร์กชีต
- หลังจากนั้น ไปที่ ข้อมูล จากริบบิ้น
- จากนั้น คลิกที่ ลบรายการที่ซ้ำกัน .
- สิ่งนี้จะปรากฏในส่วน ลบรายการที่ซ้ำกัน กล่องโต้ตอบ
- ตอนนี้ ตรวจสอบว่าได้เลือกคอลัมน์ที่เราต้องการสร้างรายการที่ไม่ซ้ำหรือไม่
- จากนั้น คลิก ตกลง .
- หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อยืนยันว่าค่าที่ซ้ำกันถูกลบออกจากคอลัมน์ที่เลือกแล้ว
- สุดท้ายจะเห็นว่า 2 ค่าที่ซ้ำกันจะถูกลบออกและ 4 ค่าที่ไม่ซ้ำเหลืออยู่
2.2. ใส่ตัวกรองแบบเลื่อนลงเพื่อแสดงรายการที่ไม่ซ้ำ
ในการแสดงค่าที่ไม่ซ้ำในตัวกรองรายการแบบหล่นลง เราจำเป็นต้องปฏิบัติตามดังที่แสดงไว้
ขั้นตอน:
- ในตอนแรก ไปที่ ข้อมูล แท็บ
- หลังจากนั้น คลิกที่ การตรวจสอบข้อมูล เมนูแบบเลื่อนลง
- ตอนนี้ เลือก การตรวจสอบข้อมูล .
- การตรวจสอบข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ในขณะนี้ เลือก รายการ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ถัดไป คลิกลูกศรบนในส่วนแหล่งที่มา
- ตอนนี้ เลือกค่าเฉพาะที่เราสร้างขึ้น
- กด Enter .
- ในขณะนี้ เราจะเห็นว่าค่าที่ไม่ซ้ำที่เลือกอยู่ในส่วนแหล่งที่มา
- คลิก ตกลง .
- เมื่อทำเช่นนี้ รายการแบบเลื่อนลงจะแสดงใน I2 .
2.3. ใช้คอลัมน์ตัวช่วยเพื่อแยกบันทึก
เราต้องใช้ excel เพื่อระบุเรกคอร์ดโดยอัตโนมัติที่สอดคล้องกับรายการที่เลือกทันทีที่เราทำการเลือกแบบเลื่อนลง สำหรับสิ่งนี้ เราต้องการคอลัมน์ผู้ช่วยสามคอลัมน์ มาดูขั้นตอนด้านล่างว่าเราจะทำได้อย่างไร
ขั้นตอน:
- ในคอลัมน์ตัวช่วยแรก เราต้องการหมายเลขแถวสำหรับแต่ละเซลล์เหล่านี้ ดังนั้น E5 จะเป็นเลขแถว 1 ในชุดข้อมูลและ E6 จะเป็นเลขแถว 2 และอื่นๆ ในการทำเช่นนี้ เราสามารถฮาร์ดโค้ดด้วยตนเองหรือใช้ ROWS สูตร.
- แถว สูตรจะใช้อินพุตเป็นอาร์เรย์และส่งกลับจำนวนแถวระหว่างการอ้างอิงเซลล์ทั้งสอง ในตัวอย่างของเรา ในเซลล์ E5 , มีเพียงแถวเดียวเท่านั้น
- ล็อกเซลล์แรกโดยกด F4 หรือวาง ($ ) เครื่องหมายดอลลาร์
- ตอนนี้ เขียนสูตร
=ROWS($D$5:D5)
- จากนั้น กด Enter .
- ตอนนี้ ให้ลากที่จับเติมเพื่อคัดลอกสูตรเพื่อแสดงแถวทั้งหมด
- เราจะเห็นว่าเซลล์เพิ่มขึ้นทีละเซลล์เพราะจาก D5 ถึง D6 เรามีสองแถวเป็นต้น
- ตอนนี้ มาสร้างคอลัมน์ตัวช่วย 2 ซึ่งจะแสดงเฉพาะหมายเลขแถวที่ตรงกับประเทศที่เราเลือกใน I2 . เราต้องการหมายเลขแถวที่มีบังคลาเทศ ดังนั้นคอลัมน์ตัวช่วยจะแสดง 1 และ 4 . ในการทำเช่นนั้น เราจะใช้ IF สภาพ
- เงื่อนไขคือ
=IF($I$2=D5,E5,"")
- ตอนนี้ ลากที่จับเติมลงเพื่อแสดงตัวเลข
- ถ้าเราเปลี่ยนประเทศเราจะเห็นตัวช่วย 2 คอลัมน์จะแสดงหมายเลขแถวที่มีประเทศ
- หลังจากนั้น เราต้องการคอลัมน์ตัวช่วยที่มีตัวเลขทั้งหมดในคอลัมน์ตัวช่วย 2 จะซ้อนกัน ที่จริงแล้ว เราไม่ต้องการให้มีช่องว่างระหว่างกัน สำหรับสิ่งนี้ เราใช้ เล็ก สูตร.
- ตอนนี้ ให้เขียนสูตรด้านล่าง
=SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5))
ที่นี่ เราใช้ ROWS($F$5:F5) เพื่อคืนค่าที่น้อยที่สุดครั้งแรก
- แต่มีปัญหา เมื่อเราลากที่จับเติมลง จะแสดง #NUM! ผิดพลาด
- เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด เราจะเขียนสูตรด้านล่าง
=IFERROR(SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5)),"")
IFERRORนี้ ฟังก์ชันจะลบข้อผิดพลาด
- สุดท้าย เมื่อเราลากที่จับเติม หมายเลขแถวจะแสดงอย่างถูกต้อง
- ถึงขั้นตอนสุดท้ายแล้ว คอลัมน์ใหม่สามคอลัมน์จะแสดงรหัสผลิตภัณฑ์และชื่อผลิตภัณฑ์ของประเทศที่เลือก ในการทำเช่นนั้น เราจะใช้ฟังก์ชัน INDEX . อย่างง่าย ที่ส่งคืนรหัสผลิตภัณฑ์ตามประเทศที่เลือก
- ตอนนี้ ในเซลล์ K5 ให้เขียนสูตร
=INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5))
ใน COLUMNS($H$5:H5) ให้เลือกคอลัมน์เดียวกันซึ่งอยู่ในวงเล็บด้านซ้ายของเวิร์กชีต
- อีกครั้ง เราจะเห็นว่า #VALUE! กำลังแสดงข้อผิดพลาด
- เพื่อลบข้อผิดพลาด เราใช้เหมือนเดิม ฟังก์ชัน IFERROR .
- ตอนนี้เราจะเขียนแทนสูตรก่อนหน้า
=IFERROR(INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5)),"")
- สุดท้าย ให้ลากที่จับเติมทับ K5:M10 .
- และขั้นตอนทั้งหมดเสร็จสิ้น
- หากเราเปลี่ยนประเทศจากรายการตัวกรองแบบเลื่อนลง เราจะเห็นว่าตารางด้านขวาเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel ด้วยการเลือกหลายรายการ
3. Excel จัดเรียงและกรองข้อมูลจากรายการแบบหล่นลง
ใน excel มีเครื่องมือที่น่าตื่นเต้นมากมายที่เราสามารถใช้ในการทำงานประจำวันของเราได้ จัดเรียงและกรอง แถบเครื่องมือเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่เราสามารถสร้างตัวกรองรายการดรอปดาวน์ในข้อมูลของเราได้อย่างง่ายดาย เช่นเดียวกับวิธีการข้างต้น เราจะใช้ชุดข้อมูลเดียวกันกับรหัสผลิตภัณฑ์ ชื่อผลิตภัณฑ์ และประเทศ
3.1. สร้างรายการแบบหล่นลงโดยใช้คุณสมบัติการจัดเรียงและกรอง
มาดูวิธีการใช้แถบเครื่องมือ sort and filter กัน สำหรับสิ่งนี้ เราต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้เลือกส่วนหัวของชุดข้อมูล
- จากนั้น จาก ข้อมูล บนแถบริบบิ้น คลิกที่ ตัวกรอง ซึ่งอยู่ใน จัดเรียง &กรอง ส่วน.
- สิ่งนี้จะทำให้ลูกศรตัวกรองแบบเลื่อนลงส่วนหัวทั้งหมด
- ตอนนี้ คลิกส่วนหัวใดก็ได้ที่เราต้องการกรองออก
- ดังนั้นเราจึงคลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลง Product ID เพื่อกรองผลิตภัณฑ์ออก
- ตอนนี้ ยกเลิกการเลือกข้อมูลที่เราไม่ต้องการดู
- จากนั้น คลิกที่ ตกลง ปุ่ม.
- สุดท้าย เราก็จะเห็นผล ผลิตภัณฑ์ที่ไม่ได้ตรวจสอบทั้งหมดจะหายไปจากชุดข้อมูล ข้อมูลที่ไม่ได้เลือกทั้งหมดจะถูกซ่อนไว้ชั่วคราวในขณะนี้
3.2. เพิ่มตัวกรองใหม่
หากต้องการเพิ่มตัวกรองใหม่ในชุดข้อมูลเดียวกัน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
ขั้นตอน:
- ในตอนแรก ให้คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงที่เราต้องการเพิ่มตัวกรองใหม่ เราจะกดเลือกประเทศ
- อันดับที่ 2 ให้ยกเลิกการเลือกประเทศอื่นๆ ทั้งหมดที่เราไม่ต้องการดู
- จากนั้น คลิก ตกลง .
- ตอนนี้ เราเห็นเฉพาะสินค้าที่มีประเทศ บังกลาเทศ ออกมาแล้ว อื่นๆ ถูกซ่อนไว้ชั่วคราว
3.3. ล้างตัวกรองที่มีอยู่
หากจำเป็นต้องล้างตัวกรองที่มีอยู่ เราสามารถล้างตัวกรองเหล่านั้นได้โดยทำตามขั้นตอน
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้คลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลงของส่วนหัวซึ่งถูกกรอง เราต้องการล้างตัวกรองออกจากการระบุผลิตภัณฑ์
- ตอนนี้ คลิก ล้างตัวกรองจาก "รหัสผลิตภัณฑ์" .
- และก็เท่านั้น ตัวกรองรายการแบบเลื่อนลงจะถูกลบออกในขณะนี้
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ขึ้นอยู่กับไดนามิกใน Excel
4. การกรองข้อมูลใน Excel โดยใช้การค้นหา
ในทำนองเดียวกัน ตอนนี้เราจะเห็นการกรองข้อมูลแบบเลื่อนลงโดยใช้การค้นหา สำหรับสิ่งนี้ เราใช้ชุดข้อมูลเดียวกันกับที่แสดงในวิธีการก่อนหน้านี้
ขั้นตอน:
- ในขั้นต้น ให้เลือกส่วนหัวทั้งหมดที่เราต้องการให้เป็นช่องแบบเลื่อนลง
- หลังจากนั้น ไปที่ ข้อมูล แท็บ> คลิกที่ ตัวกรอง .
- ในการกรองคอลัมน์ ให้คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงในคอลัมน์นั้น เราต้องการกรองคอลัมน์ชื่อผลิตภัณฑ์
- ถัดไป ในช่องค้นหาที่แสดงในรูปภาพ ให้เขียนชื่อผลิตภัณฑ์ที่เราต้องการดู เราอยากเห็นเฉพาะชื่อผลิตภัณฑ์ แชมพู
- จากนั้น คลิก ตกลง .
- และตอนนี้เราเห็นแล้วว่าจะแสดงเฉพาะข้อมูลที่มีชื่อผลิตภัณฑ์ แชมพู .
อ่านเพิ่มเติม: รายการแบบหล่นลงของ Excel ขึ้นอยู่กับการเลือก
การอ่านที่คล้ายกัน
- สร้างรายการแบบหล่นลงของ Excel จากตาราง (5 ตัวอย่าง)
- วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ของ Excel พร้อมสี (2 วิธี)
- รายการแบบหล่นลงของ Excel ไม่ทำงาน (8 ปัญหาและวิธีแก้ไข)
- วิธีการสร้างรายการจากช่วงใน Excel (3 วิธี)
5. ตัวกรองข้อความในตัวกรองรายการแบบหล่นลงของ Excel
หากต้องการดูข้อมูลอย่างเจาะจงมากขึ้น เราสามารถใช้ตัวกรองข้อความได้
ขั้นตอน:
- ในการสร้างกล่องดรอปดาวน์ ให้เลือกส่วนหัวทั้งหมดของชุดข้อมูล
- จากนั้นไปที่ ข้อมูล และเลือก ตัวกรอง .
- หลังจากนั้น ให้คลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลง ในคอลัมน์ของข้อความที่เราต้องการกรอง เราคลิกที่คอลัมน์ประเทศ
- จากนั้น ไปที่ ตัวกรองข้อความ > ห้ามบรรจุ .
- ณ จุดนี้ ตัวกรองอัตโนมัติที่กำหนดเอง กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น สมมติว่าเราไม่ต้องการมีข้อมูลใดๆ กับแคนาดา เราจึงเลือกแคนาดา
- จากนั้น ตกลง .
- ตอนนี้ เราจะเห็นว่าข้อมูลทั้งหมดถูกซ่อนอยู่ซึ่งมีประเทศ แคนาดา .
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงในหลายคอลัมน์ใน Excel
6. การกรองตัวเลขในตัวกรองรายการแบบหล่นลงของ Excel
ในการจัดการตัวเลข เราสามารถใช้ ตัวกรองตัวเลข . สำหรับสิ่งนี้ เราจะใช้ชุดข้อมูลด้านล่าง
ขั้นตอน:
- ตามวิธีการก่อนหน้า เลือกส่วนหัว
- ไปที่ ข้อมูล แท็บ> คลิกที่ ตัวกรอง .
- คลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลงของคอลัมน์ที่มีตัวเลขเท่านั้น เราจะคลิกที่รหัสผลิตภัณฑ์
- ตอนนี้ จาก ตัวกรองตัวเลข , เลือก ระหว่าง . เนื่องจากเราต้องการดูสินค้าระหว่าง 105 -110.
- การดำเนินการนี้จะเปิด ตัวกรองอัตโนมัติที่กำหนดเอง กล่องโต้ตอบ
- เอาตัวเลขที่เราต้องการแสดง
- จากนั้น คลิก ตกลง .
- สุดท้าย id ผลิตภัณฑ์ระหว่าง 105-110 จะปรากฏขึ้นในขณะนี้ และรายการอื่นๆ จะถูกซ่อนจากข้อมูล
7. ตัวกรองวันที่ในรายการแบบหล่นลงของ Excel
หากต้องการดูข้อมูลในช่วงเวลาหนึ่ง เราสามารถใช้ตัวกรองวันที่ได้ ในการทำเช่นนี้ เราจะใช้ชุดข้อมูลด้านล่างซึ่งคล้ายกับชุดก่อนหน้า แต่นอกจากนี้ ชุดข้อมูลนี้มีคอลัมน์วันที่จัดส่ง มาดูขั้นตอนกันเลย
ขั้นตอน:
- ในทำนองเดียวกัน วิธีอื่น เลือกส่วนหัว
- จาก ข้อมูล ให้คลิกที่ ตัวกรอง .
- คลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลงวันที่จัดส่ง
- ไปที่ ตัวกรองวันที่ . เราต้องการแสดงเฉพาะสินค้าที่จัดส่งเมื่อเดือนที่แล้ว เราจึงเลือกเดือนที่แล้ว
- สุดท้าย เราจะเห็นว่าผลิตภัณฑ์ทั้งหมดแสดงอยู่ในขณะนี้ ซึ่งเราจัดส่งไปเมื่อเดือนที่แล้ว
บทสรุป
ในบทความนี้ คุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับตัวกรองรายการดร็อปดาวน์ของ Excel หวังว่านี่จะช่วยคุณได้! หากคุณมีคำถามข้อเสนอแนะหรือข้อเสนอแนะโปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็น หรือดูบทความอื่นๆ ของเราได้ใน ExcelDemy.com บล็อก!
อ่านเพิ่มเติม
- วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงจากชีตอื่นใน Excel (2 วิธี)
- แก้ไขรายการดรอปดาวน์ใน Excel (แนวทางพื้นฐาน 4 วิธี)
- วิธีการสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel (อิสระและขึ้นอยู่กับ)
- VLOOKUP พร้อมรายการดรอปดาวน์ใน Excel
