วิธีใช้คำสั่ง IF ในสูตรการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel (6 วิธี)

หากคุณกำลังมองหาวิธีที่ง่ายที่สุดในการใช้ คำสั่ง IF ใน การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล สูตรใน Excel แล้วคุณจะพบว่าบทความนี้มีประโยชน์ การตรวจสอบข้อมูล อาจมีประโยชน์สำหรับการสร้างรายการแบบหล่นลงหรือการป้อนเฉพาะข้อมูลที่ระบุในช่วง
หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ คำสั่ง IF ใน การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล มาเริ่มบทความหลักของเรากันเถอะ

ดาวน์โหลดสมุดงาน

6 วิธีในการใช้คำสั่ง IF ในสูตรการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel

ที่นี่ เรามีบันทึกบางส่วนของผลิตภัณฑ์และชื่อพนักงานขายที่เกี่ยวข้องของบริษัท โดยใช้ชุดข้อมูลนี้ เราจะพยายามสาธิตวิธีการใช้ คำสั่ง IF ใน การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล สูตรใน Excel

เราใช้ Microsoft Excel 365 เวอร์ชันที่นี่ คุณสามารถใช้เวอร์ชันอื่นได้ตามสะดวก

วิธีที่-1 :การใช้คำสั่ง IF เพื่อสร้างรายการแบบมีเงื่อนไขโดยใช้สูตรการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

สำหรับการสร้างรายการแบบมีเงื่อนไข เราได้จัดเรียงชื่อเต็มของพนักงานไว้ใต้หัวข้อ ชื่อ และสำหรับชื่อพนักงาน เราได้ใช้ส่วนหัว ชื่อเต็ม . การใช้ ฟังก์ชัน IF ใน การตรวจสอบข้อมูล สูตรเราจะสร้างรายการตามเงื่อนไขในตารางด้านขวา

ขั้นตอน :
➤ เลือกช่วง E3:E12 แล้วไปที่ ข้อมูล แท็บ>> เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม>> การตรวจสอบข้อมูล เมนูแบบเลื่อนลง>> การตรวจสอบข้อมูล ตัวเลือก

จากนั้น การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
➤ เลือก รายการ ตัวเลือกใน อนุญาต กล่องและเขียนสูตรต่อไปนี้ใน ที่มา กล่องแล้วคลิก ตกลง .

ที่นี่ $E$3 เป็นเซลล์ที่เราต้องการเลือกส่วนหัวจากรายการแบบเลื่อนลง $B$3 เป็นชื่อส่วนหัวของคอลัมน์แรก เมื่อค่าทั้งสองนี้จะเท่ากับ IF จะส่งคืนรายการของช่วง $C$3:$C$12 มิฉะนั้น รายการจะประกอบด้วยค่าของช่วง $B$3:$B$12 .

➤ ดังนั้น เมื่อเราคลิกที่สัญลักษณ์แบบเลื่อนลงของเซลล์ E3 , เราจะได้ส่วนหัว ชื่อ และเลือกแล้ว

➤ เลือกชื่อจากรายการชื่อเซลล์ E4 .

ด้วยวิธีนี้ เราจะได้รับชื่อแรกของชื่อพนักงานขายพร้อมกับส่วนหัว ชื่อ .

➤ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อส่วนหัวจาก ชื่อ ถึง ชื่อเต็ม ในเซลล์ E3 .

➤ เลือกชื่อเต็มจากรายการสำหรับเซลล์ที่เหลือ

สุดท้าย คุณจะได้รับชื่อเต็มของพนักงานพร้อมส่วนหัวที่เกี่ยวข้อง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการตรวจสอบข้อมูลจากตารางใน Excel (3 วิธี)

วิธีที่ 2 :การสร้างรายการดร็อปดาวน์ขึ้นต่อกันโดยใช้คำสั่ง IF ในสูตรการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ในส่วนนี้ เราจะสร้างรายการดรอปดาวน์ที่ขึ้นต่อกันโดยที่รายการ รายการจะขึ้นอยู่กับ หมวดหมู่ รายการ

ขั้นตอน :
➤ เลือกเซลล์ E5 จากนั้นไปที่ ข้อมูล แท็บ>> เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม>> การตรวจสอบข้อมูล เมนูแบบเลื่อนลง>> การตรวจสอบข้อมูล ตัวเลือก

หลังจากนั้น การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
➤ เลือก รายการ ตัวเลือกใน อนุญาต กล่อง และเขียนสูตรต่อไปนี้ใน ที่มา กล่อง

ที่นี่ $B$3 เป็นส่วนหัว ผลไม้ และ $C$3 เป็นส่วนหัวของ ผัก .

➤ กด ตกลง .

➤ หลังจากคลิกสัญลักษณ์แบบเลื่อนลงของเซลล์ E5 คุณจะได้รับชื่อส่วนหัวในรายการ และเลือก ผลไม้ จากรายการนี้

ตอนนี้ เราจะสร้างรายการในเซลล์ F5 .
➤ เลือก รายการ ตัวเลือกใน อนุญาต กล่อง และเขียนสูตรต่อไปนี้ใน ที่มา กล่อง

เมื่อค่าของเซลล์ $E$5 จะเท่ากับ “ผลไม้” , ถ้า จะคืนค่าช่วง $B$4:$B$12 เป็นรายการ มิฉะนั้น รายการจะมีช่วง $C$4:$C$12 .

➤ กด ตกลง .

ตอนนี้สำหรับการเลือกรายการผลไม้เช่น Apple , คลิกที่รายการแบบเลื่อนลงของเซลล์ F5 แล้วเลือกรายการนี้จากรายการ

แล้วคุณจะได้ไอเทมที่ต้องการ Apple สำหรับหมวด ผลไม้ .

➤ คุณสามารถเลือก หมวดหมู่ เป็น ผัก จากรายการด้วย

จากนั้นคุณจะได้รายการผักในรายการและเลือกอันแรก (อะไรก็ได้ที่คุณชอบ) กะหล่ำปลี จากที่นี่

สุดท้ายนี้ เราได้รับ Item Cabbage สำหรับ หมวดหมู่ ผักที่เกี่ยวข้อง .

อ่านเพิ่มเติม: สร้างรายการแบบเลื่อนลงสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลพร้อมการเลือกหลายรายการใน Excel

วิธีที่-3 :การใช้คำสั่ง IF และ Named Range ในสูตรตรวจสอบข้อมูลใน Excel

ที่นี่ เราจะใช้ช่วงที่มีชื่อพร้อมกับ ฟังก์ชัน IF ใน การตรวจสอบข้อมูล สูตรการทำรายการแบบหล่นลง
เราได้ตั้งชื่อกลุ่มผลไม้เป็น ผลไม้ และช่วงของผักเป็น ผัก .

ขั้นตอน :
➤ เลือกเซลล์ E5 จากนั้นไปที่ ข้อมูล Tab>> Data Tools Group> > Data Validation Dropdown>> Data Validation Option.

Afterward, the Data Validation กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
➤ Select the List option in the Allow box, and write the following formula in the Source box

Here, $B$3 is the header Fruits and $C$3 is the header Vegetables .

➤ Press OK .

➤ Now, click on the dropdown symbol of cell E5 , you will get the header names on the list, and select Fruits from this list.

Now, it’s time to make the items list in cell F5 .
➤ Select the List option in the Allow box, and write the following formula in the Source box

When the value of the cell $E$5 will be equal to “Fruits” , IF will return the named range Fruits as a list otherwise the list will contain the named range Vegetables .

➤ Press OK .

➤ Click on the dropdown list of cell F5 , and select the item Apple from the list.

Then, you will get your desired item Apple for the category Fruits .

➤ Select the item Cabbage from the list for the category Vegetables .

Eventually, we are getting the Item Cabbage for the corresponding Category Vegetables .

อ่านเพิ่มเติม: How to Use Named Range for Data Validation List with VBA in Excel

การอ่านที่คล้ายกัน:

• การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel เฉพาะตัวเลขและตัวอักษร (โดยใช้สูตรที่กำหนดเอง)
• Excel VBA เพื่อสร้างรายการตรวจสอบข้อมูลจากอาร์เรย์
• การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel ตามค่าของเซลล์อื่น

วิธีที่-4 :Using the IF and INDIRECT Functions in Data Validation Formula in Excel

Here, we will be using the INDIRECT function along with the IF function to create a data validation สูตร. And we have the following named ranges Fruits and Vegetables for the fruits range and vegetables range respectively.

Steps :
➤ Select the cell F5 , and then, go to the Data Tab>> Data Tools Group> > Data Validation Dropdown>> Data Validation Option.

After that, the Data Validation กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
➤ Select the List option in the Allow box, and write the following formula in the Source box

When the value of the cell $E$5 will be equal to Blank , IF will return the named range Fruits as a list otherwise INDIRECT($E$5) will check the value in the cell $E$5 and then link the value as a reference to the corresponding named range.

➤ Press OK .

➤ Here, we have a blank in cell E5 , and for this blank, we are having the list of fruits in the dropdown list of cell F5 , and then select the first one Apple from the list.

For the blank as a Category , we are having the Item as a fruit Apple .

Now, you can write down the Category as Vegetables , and then you will get the list of vegetables in cell F5 .|
➤ Select Cabbage from the vegetable list of the Item คอลัมน์

Eventually, we are getting the Item Cabbage for the corresponding Category Vegetables .

อ่านเพิ่มเติม: How to Create Excel Drop Down List for Data Validation (8 Ways)

วิธีที่-5 :Using Nested IF Functions in Data Validation Formula

Here, we are going to use nested IF functions for multiple conditions in a Data Validation formula to create a dropdown list for the Fruits , Vegetables , and Fruits .

Steps :
➤ Select the cell E5 , and then, go to the Data Tab>> Data Tools Group> > Data Validation Dropdown>> Data Validation Option.

Then, the Data Validation กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
➤ Select the List option in the Allow box, and write the following formula in the Source box

Here, $B$3 is the header Fruits and $C$3 is the header Vegetables .

➤ Press OK .

➤ Now, click on the dropdown symbol of cell E5 , you will get the header names on the list, and select Fruits from this list.

We will make the items list in cell F5 ตอนนี้.
➤ Select the List option in the Allow box and write the following formula in the Source box

When the value of the cell $E$5 will be equal to “Fruits” , IF will return the range $B$4:$B$12 as a list, otherwise it will go to the next IF function which will check for the value “Vegetables” .
If the condition of this function is fulfilled, then it will return the range $C$4:$C$12 as a list otherwise $D$4:$D$12 will be used in the list.

➤ Press OK .

➤ Click on the dropdown list of cell F5 , and select the item Apple from the list.

Then, you will get your desired item Apple for the category Fruits .

➤ Select the item Cabbage from the list for the category Vegetables .

Then, you will have the Item Cabbage for the Category Vegetables .

For selecting the Category as Fish you will have the list of the fishes in cell F5 of the Item คอลัมน์.
➤ Select the first Item Salmon from the list or any other item.

Eventually, we are getting the Item Salmon for the Category Fish after selecting from the list.

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง: Apply Custom Data Validation for Multiple Criteria in Excel (4 Examples)

Method-6 :Using IF Statement in Data Validation Formula for Dates

Here, we will try to restrict the entries for the dates of the Delivery Date column in a way that the cells of this column will only accept the dates previous to today’s date (3/21/2022 as m/dd/yyyy format), and for entering dates greater than today’s date we will get an error message. For this purpose, we will be using the TODAY function along with the IF function .

Steps :
➤ Select the range E4:E12 , and then, go to the Data Tab>> Data Tools Group> > Data Validation Dropdown>> Data Validation Option.

Then, the Data Validation กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
➤ Select the Custom option in the Allow box, and write the following formula in the Source box

If the cells of the range $D$4:$D$12 contains any text string then the cells of the range $E$4:$E$12 will only allow the dates smaller than today’s date or 3/21/2022 .

➤ Press OK .

We can enter any dates without any problem except for the dates greater than today’s date as we can see from the following figure.

But when we try to enter a date 3/28/2022 which is not either less than or equal to today’s date,

we are having the following error message due to the data validation formula we had set previously.

So, we have filled the cells of the Delivery Date column with dates less than today’s date.

Related Content:How to Use Data Validation in Excel with Color (4 Ways)

ภาคปฏิบัติ

สำหรับการทำแบบฝึกหัดด้วยตัวเองเราได้จัดเตรียมแบบฝึกหัด ส่วนด้านล่างในชีตชื่อ ฝึกปฏิบัติ . Please do it by yourself.

บทสรุป

In this article, we tried to cover the ways to use the IF statement in a Data Validation formula in Excel easily. หวังว่าคุณจะพบว่ามีประโยชน์ หากคุณมีข้อเสนอแนะหรือคำถามใด ๆ โปรดแบ่งปันในส่วนความคิดเห็น

บทความที่เกี่ยวข้อง

• Excel Data Validation Drop Down List with Filter (2 Methods)
• How to Apply Multiple Data Validation in One Cell in Excel (3 Examples)
• ค่าเริ่มต้นในรายการตรวจสอบข้อมูลด้วย Excel VBA (มาโครและฟอร์มผู้ใช้)
• [แก้ไข] การตรวจสอบข้อมูลไม่ทำงานสำหรับการคัดลอกวางใน Excel (พร้อมโซลูชัน)
• วิธีใช้สูตร VLOOKUP แบบกำหนดเองในการตรวจสอบข้อมูล Excel