หากคุณกำลังมองหาวิธีที่ง่ายที่สุดในการใช้ คำสั่ง IF ใน สูตร Data Validation ใน Excel บทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อคุณ Data Validation สามารถนำไปใช้สร้างรายการแบบดรอปดาวน์ หรือจำกัดการป้อนข้อมูลเฉพาะที่ระบุในช่วงที่ต้องการ
มาเริ่มบทความหลักเพื่อทำความเข้าใจการใช้ คำสั่ง IF ใน สูตร Data Validation กันดีกว่า
ดาวน์โหลดสมุดงาน
6 วิธีใช้ IF Statement ในสูตร Data Validation ใน Excel
ที่นี่เรามีบันทึกข้อมูลของสินค้าบางชนิดและชื่อพนักงานขายที่เกี่ยวข้องของบริษัท โดยใช้ชุดข้อมูลนี้ เราจะสาธิตวิธีการใช้ คำสั่ง IF ใน สูตร Data Validation ใน Excel
เราใช้ Microsoft Excel 365 เวอร์ชันนี้ คุณสามารถใช้เวอร์ชันอื่นๆ ตามสะดวกได้
วิธีที่ 1: ใช้ IF Statement สร้างรายการมีเงื่อนไขด้วยสูตร Data Validation
สำหรับการสร้างรายการมีเงื่อนไข ที่นี่เราจัดชื่อเต็มของพนักงานภายใต้หัวข้อ First Name และสำหรับชื่อแรกของพนักงาน เราใช้หัวข้อ Full Name โดยใช้ ฟังก์ชัน IF ใน สูตร Data Validation เราจะสร้างรายการมีเงื่อนไขในตารางด้านขวา
ขั้นตอน:
➤ เลือกช่วง E3:E12 แล้วไปที่แท็บ Data >> กลุ่ม Data Tools >> Data Validation Dropdown >> ตัวเลือก Data Validation
กล่องโต้ตอบ Data Validation จะปรากฏขึ้น
➤ เลือกตัวเลือก List ในกล่อง Allow และเขียนสูตรต่อไปนี้ในกล่อง Source แล้วคลิก OK
=IF($E$3=$B$3,$C$3:$C$12,$B$3:$B$12)ที่นี่ $E$3 คือเซลล์ที่เราต้องการเลือกหัวข้อจากรายการดรอปดาวน์ $B$3 คือชื่อหัวข้อของคอลัมน์แรก เมื่อค่าทั้งสองเท่ากัน IF จะคืนค่ารายการของช่วง $C$3:$C$12 มิฉะนั้นรายการจะมีค่าของช่วง $B$3:$B$12
➤ ดังนั้นเมื่อเราคลิกสัญลักษณ์ดรอปดาวน์ของเซลล์ E3 เราจะได้หัวข้อ First Name และเลือกมัน
➤ เลือกชื่อแรกจากรายการชื่อแรกของเซลล์ E4
ด้วยวิธีนี้ เรากำลังได้ชื่อแรกของพนักงานขายพร้อมกับหัวข้อ First Name
➤ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อหัวข้อจาก First Name เป็น Full Name ในเซลล์ E3
➤ เลือกชื่อเต็มจากรายการสำหรับเซลล์ที่เหลือ
สุดท้าย คุณจะได้ชื่อเต็มของพนักงานพร้อมกับหัวข้อที่ตรงกัน
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการ Data Validation จากตารางใน Excel (3 วิธี)
วิธีที่ 2: สร้างรายการดรอปดาวน์ที่ขึ้นกันได้ (Dependent Dropdown) ด้วย IF Statement ใน Data Validation
ในส่วนนี้ เราจะสร้างรายการดรอปดาวน์ที่ขึ้นกันได้ โดยรายการ Item จะขึ้นอยู่กับรายการ Category
ขั้นตอน:
➤ เลือกเซลล์ E5 แล้วไปที่แท็บ Data >> กลุ่ม Data Tools >> Data Validation Dropdown >> ตัวเลือก Data Validation
หลังจากนั้น กล่องโต้ตอบ Data Validation จะปรากฏ
➤ เลือกตัวเลือก List ในกล่อง Allow และเขียนสูตรต่อไปนี้ในกล่อง Source
=$B$3:$C$3ที่นี่ $B$3 คือหัวข้อ Fruits และ $C$3 คือหัวข้อ Vegetables
➤ กด OK
➤ หลังจากคลิกสัญลักษณ์ดรอปดาวน์ของเซลล์ E5 คุณจะได้ชื่อหัวข้อในรายการ ให้เลือก Fruits จากรายการนี้
ตอนนี้เราจะสร้างรายการรายการ (Items) ในเซลล์ F5
➤ เลือกตัวเลือก List ในกล่อง Allow และเขียนสูตรต่อไปนี้ในกล่อง Source
=IF($E$5="Fruits",$B$4:$B$12,$C$4:$C$12)เมื่อค่าของเซลล์ $E$5 เท่ากับ "Fruits" IF จะคืนค่าช่วง $B$4:$B$12 เป็นรายการ มิฉะนั้นรายการจะมีช่วง $C$4:$C$12
➤ กด OK
ตอนนี้ สำหรับการเลือกรายการผลไม้ เช่น Apple ให้คลิกที่รายการดรอปดาวน์ของเซลล์ F5 และเลือกรายการนี้จากรายการ
จากนั้น คุณจะได้รายการที่ต้องการคือ Apple สำหรับหมวดหมู่ Fruits
➤ คุณสามารถเลือก Category เป็น Vegetables จากรายการได้เช่นกัน
จากนั้น คุณจะได้รายการผักในรายการ Item และเลือกตัวแรก (หรือรายการที่คุณต้องการ) Cabbage จากที่นี่
สุดท้าย เรากำลังได้ Item Cabbage สำหรับ Category Vegetables ที่ตรงกัน
อ่านเพิ่มเติม: สร้าง Data Validation Drop-Down List พร้อมการเลือกหลายรายการใน Excel
วิธีที่ 3: ใช้ IF Statement และ Named Range ในสูตร Data Validation ใน Excel
ที่นี่ เราจะใช้ Named Range พร้อมกับ ฟังก์ชัน IF ใน สูตร Data Validation เพื่อสร้างรายการดรอปดาวน์
เราได้ตั้งชื่อช่วงของผลไม้เป็น Fruits และช่วงของผักเป็น Vegetables
ขั้นตอน:
➤ เลือกเซลล์ E5 แล้วไปที่แท็บ Data >> กลุ่ม Data Tools >> Data Validation Dropdown >> ตัวเลือก Data Validation
หลังจากนั้น กล่องโต้ตอบ Data Validation จะปรากฏ
➤ เลือกตัวเลือก List ในกล่อง Allow และเขียนสูตรต่อไปนี้ในกล่อง Source
=$B$3:$C$3ที่นี่ $B$3 คือหัวข้อ Fruits และ $C$3 คือหัวข้อ Vegetables
➤ กด OK
➤ ตอนนี้ คลิกที่สัญลักษณ์ดรอปดาวน์ของเซลล์ E5 คุณจะได้ชื่อหัวข้อในรายการ และเลือก Fruits จากรายการนี้
ตอนนี้ถึงเวลาสร้างรายการ Items ในเซลล์ F5
➤ เลือกตัวเลือก List ในกล่อง Allow และเขียนสูตรต่อไปนี้ในกล่อง Source
=IF($E$5="Fruits",Fruits,Vegetables)เมื่อค่าของเซลล์ $E$5 เท่ากับ "Fruits" IF จะคืนค่า Named Range Fruits เป็นรายการ มิฉะนั้นรายการจะมี Named Range Vegetables
➤ กด OK
➤ คลิกที่รายการดรอปดาวน์ของเซลล์ F5 และเลือกรายการ Apple จากรายการ
จากนั้น คุณจะได้รายการที่ต้องการคือ Apple สำหรับหมวดหมู่ Fruits
➤ เลือกรายการ Cabbage จากรายการสำหรับหมวดหมู่ Vegetables
ในที่สุด เรากำลังได้ Item Cabbage สำหรับ Category Vegetables ที่ตรงกัน
อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ Named Range สำหรับ Data Validation List พร้อม VBA ใน Excel
บทความคล้ายกัน:
- Excel Data Validation Alphanumeric Only (Using Custom Formula)
- Excel VBA to Create Data Validation List from Array
- Excel Data Validation Based on Another Cell Value
วิธีที่ 4: ใช้ฟังก์ชัน IF และ INDIRECT ในสูตร Data Validation ใน Excel
ที่นี่ เราจะใช้ ฟังก์ชัน INDIRECT พร้อมกับ ฟังก์ชัน IF เพื่อสร้าง สูตร Data Validation และเรามี Named Range ดังนี้ Fruits และ Vegetables สำหรับช่วงผลไม้และช่วงผักตามลำดับ
ขั้นตอน:
➤ เลือกเซลล์ F5 แล้วไปที่แท็บ Data >> กลุ่ม Data Tools >> Data Validation Dropdown >> ตัวเลือก Data Validation
หลังจากนั้น กล่องโต้ตอบ Data Validation จะปรากฏ
➤ เลือกตัวเลือก List ในกล่อง Allow และเขียนสูตรต่อไปนี้ในกล่อง Source
=IF($E$5="",Fruits,INDIRECT($E$5))เมื่อค่าของเซลล์ $E$5 เท่ากับ ว่างเปล่า IF จะคืนค่า Named Range Fruits เป็นรายการ มิฉะนั้น INDIRECT($E$5) จะตรวจสอบค่าในเซลล์ $E$5 และเชื่อมโยงค่านั้นเป็นการอ้างอิงไปยัง Named Range ที่ตรงกัน
➤ กด OK
➤ ที่นี่ เรามีค่าว่างในเซลล์ E5 และสำหรับค่าว่างนี้ เรากำลังมีรายการผลไม้ในดรอปดาวน์ของเซลล์ F5 และเลือกตัวแรก Apple จากรายการ
สำหรับค่าว่างเป็น Category เรากำลังได้ Item เป็นผลไม้ Apple
ตอนนี้ คุณสามารถเขียน Category เป็น Vegetables และจากนั้นคุณจะได้รายการผักในเซลล์ F5|
➤ เลือก Cabbage จากรายการผักของคอลัมน์ Item
ในที่สุด เรากำลังได้ Item Cabbage สำหรับ Category Vegetables ที่ตรงกัน
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง Excel Drop Down List สำหรับ Data Validation (8 วิธี)
วิธีที่ 5: ใช้ฟังก์ชัน IF 巢狀 (Nested IF) ในสูตร Data Validation
ที่นี่ เราจะใช้ ฟังก์ชัน IF 巢狀 สำหรับเงื่อนไขหลายอย่างใน สูตร Data Validation เพื่อสร้างรายการดรอปดาวน์สำหรับ Fruits Vegetables และ Fish
ขั้นตอน:
➤ เลือกเซลล์ E5 แล้วไปที่แท็บ Data >> กลุ่ม Data Tools >> Data Validation Dropdown >> ตัวเลือก Data Validation
จากนั้น กล่องโต้ตอบ Data Validation จะปรากฏ
➤ เลือกตัวเลือก List ในกล่อง Allow และเขียนสูตรต่อไปนี้ในกล่อง Source
=$B$3:$C$3ที่นี่ $B$3 คือหัวข้อ Fruits และ $C$3 คือหัวข้อ Vegetables
➤ กด OK
➤ ตอนนี้ คลิกที่สัญลักษณ์ดรอปดาวน์ของเซลล์ E5 คุณจะได้ชื่อหัวข้อในรายการ และเลือก Fruits จากรายการนี้
เราจะสร้างรายการ Items ในเซลล์ F5 ตอนนี้
➤ เลือกตัวเลือก List ในกล่อง Allow และเขียนสูตรต่อไปนี้ในกล่อง Source
=IF($E$5="Fruits",$B$4:$B$12,IF($E$5="Vegetables",$C$4:$C$12,$D$4:$D$12))เมื่อค่าของเซลล์ $E$5 เท่ากับ "Fruits" IF จะคืนค่าช่วง $B$4:$B$12 เป็นรายการ มิฉะนั้นจะไปยัง ฟังก์ชัน IF ถัดไป ซึ่งจะตรวจสอบค่า "Vegetables"
หากเงื่อนไขของฟังก์ชันนี้เป็นจริง จะคืนค่าช่วง $C$4:$C$12 เป็นรายการ มิฉะนั้น $D$4:$D$12 จะถูกใช้ในรายการ
➤ กด OK
➤ คลิกที่รายการดรอปดาวน์ของเซลล์ F5 และเลือกรายการ Apple จากรายการ
จากนั้น คุณจะได้รายการที่ต้องการคือ Apple สำหรับหมวดหมู่ Fruits
➤ เลือกรายการ Cabbage จากรายการสำหรับหมวดหมู่ Vegetables
จากนั้น คุณจะมี Item Cabbage สำหรับ Category Vegetables
สำหรับการเลือก Category เป็น Fish คุณจะมีรายการปลาที่เซลล์ F5 ของคอลัมน์ Item
➤ เลือก Item แรก Salmon จากรายการ หรือรายการอื่นๆ
ในที่สุด เรากำลังได้ Item Salmon สำหรับ Category Fish หลังจากเลือกจากรายการ
เนื้อหาเกี่ยวข้อง: ใช้ Custom Data Validation สำหรับเกณฑ์หลายอย่างใน Excel (4 ตัวอย่าง)
วิธีที่ 6: ใช้ IF Statement ในสูตร Data Validation สำหรับวันที่
ที่นี่ เราจะพยายามจำกัดการป้อนข้อมูลสำหรับวันที่ของคอลัมน์ Delivery Date โดยที่เซลล์ของคอลัมน์นี้จะยอมรับเฉพาะวันที่ก่อนวันนี้ (3/21/2022 ในรูปแบบ m/dd/yyyy) และสำหรับการป้อนวันที่มากกว่าวันนี้ เราจะได้ข้อความผิดพลาด สำหรับวัตถุประสงค์นี้ เราจะใช้ ฟังก์ชัน TODAY พร้อมกับ ฟังก์ชัน IF
ขั้นตอน:
➤ เลือกช่วง E4:E12 แล้วไปที่แท็บ Data >> กลุ่ม Data Tools >> Data Validation Dropdown >> ตัวเลือก Data Validation
จากนั้น กล่องโต้ตอบ Data Validation จะปรากฏ
➤ เลือกตัวเลือก Custom ในกล่อง Allow และเขียนสูตรต่อไปนี้ในกล่อง Source
=IF($D$4:$D$12="*",$E$4:$E$12<=TODAY(),$E$4:$E$12="")หากเซลล์ของช่วง $D$4:$D$12 มีข้อความใดๆ เซลล์ของช่วง $E$4:$E$12 จะอนุญาตเฉพาะวันที่น้อยกว่าหรือเท่ากับวันนี้หรือ 3/21/2022
➤ กด OK
เราสามารถป้อนวันที่ได้โดยไม่มีปัญหา ยกเว้นวันที่มากกว่าวันนี้ ตามที่เห็นจากภาพต่อไปนี้
แต่เมื่อเราพยายามป้อนวันที่ 3/28/2022 ซึ่งไม่ใช่วันที่น้อยกว่าหรือเท่ากับวันนี้
เรากำลังได้ข้อความผิดพลาดต่อไปนี้ เนื่องจากสูตร Data Validation ที่เราตั้งไว้ก่อนหน้านี้
ดังนั้น เราได้กรอกเซลล์ของคอลัมน์ Delivery Date ด้วยวันที่น้อยกว่าวันนี้
เนื้อหาเกี่ยวข้อง: วิธีใช้ Data Validation ใน Excel พร้อมสี (4 วิธี)
ส่วนฝึกปฏิบัติ
สำหรับการฝึกปฏิบัติด้วยตัวเอง เราได้เตรียมส่วน Practice ไว้ด้านล่างในแผ่นชื่อ Practice โปรดลองทำด้วยตัวเอง
สรุป
ในบทความนี้ เราพยายามครอบคลุมวิธีการใช้ คำสั่ง IF ใน สูตร Data Validation ใน Excel อย่างง่ายดาย หวังว่าจะเป็นประโยชน์ หากคุณมีข้อเสนอแนะหรือคำถาม โปรดแชร์ในส่วนความคิดเห็น
บทความเกี่ยวข้อง
- Excel Data Validation Drop Down List with Filter (2 Methods)
- วิธีใช้ Multiple Data Validation ในเซลล์เดียวใน Excel (3 ตัวอย่าง)
- Default Value in Data Validation List with Excel VBA (Macro and UserForm)
- [Fixed] Data Validation Not Working for Copy Paste in Excel (with Solution)
- วิธีใช้ Custom VLOOKUP Formula ใน Excel Data Validation
