home

หน้าแรก
 Computer >> บทช่วยสอนคอมพิวเตอร์ >  >> ซอฟต์แวร์ >> Office

เชี่ยวชาญการตรวจสอบข้อมูล Excel พร้อมสี: 4 เทคนิคที่พิสูจน์แล้ว

ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้วิธี ใช้ Data Validation ใน Excel ร่วมกับ สี Data Validation เป็นคุณสมบัติใน Excel ที่ใช้ควบคุมสิ่งที่ผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลลงในเซลล์ได้ พร้อมทั้งแสดงข้อความผิดพลาดเมื่อมีการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง การใช้ สี ร่วมกับ Data Validation จะช่วยให้งานง่ายขึ้นและแม่นยำมากขึ้น

ที่นี่เรามีชุดข้อมูลที่ประกอบด้วย ลำดับที่, ชื่อผู้สมัคร, คะแนนที่ได้, วันเกิด และ รหัสผู้สมัคร เราจะใช้ คอลัมน์ ต่างๆ ของชุดข้อมูลนี้สาธิตวิธีการใช้ Data Validation ใน Excel พร้อมสีต่างๆ

4 วิธีใช้ Data Validation ใน Excel พร้อมสี

วิธีที่ 1: ใช้เกณฑ์จำนวนเต็ม (Whole Number) สำหรับ Data Validation พร้อมสี

ในวิธีนี้ จะแสดงวิธีใช้คุณสมบัติ Data Validation โดยเลือกเกณฑ์ Whole Number พร้อม สี ก่อนจะแสดงวิธีใช้ Data Validation กับจำนวนเต็ม จากนั้นจึงแสดงวิธีใช้สีร่วมกันโดยใช้ Conditional Formatting

ขั้นตอน:

สมมติว่าเรามีชุดข้อมูลการสอบรับเข้าทำงาน ซึ่งมี ลำดับที่, ชื่อผู้สมัคร และ คอลัมน์คะแนนที่ได้ คอลัมน์คะแนนที่ได้ยังว่างอยู่ เราจะ กรอกข้อมูล โดยใช้ Data Validation โดยกำหนดเงื่อนไขว่าสามารถป้อนได้เฉพาะตัวเลขระหว่าง 40 และ 100 เท่านั้น

  • ขั้นแรก ให้เลือก คอลัมน์ ที่จะใช้ Data Validation ที่นี่เลือก คอลัมน์คะแนนที่ได้
  • จากนั้นไปที่แท็บ Data >> Data Tools >> Data Validation
  • แท็บ Settings จะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ คลิกที่กล่อง Allow และเลือก Whole number
  • คลิกที่กล่อง Data จะเห็นตัวเลือกมากมาย ให้เลือก Between เพื่อตรวจสอบเฉพาะข้อมูลระหว่าง 40 และ 100
  • พิมพ์ 40 ในกล่อง Minimum และ 100 ในกล่อง Maximum แล้วคลิก OK

ตอนนี้ กรอกข้อมูล ในคอลัมน์คะแนนที่ได้ จะสังเกตเห็นว่าหากพยายามป้อนตัวเลขน้อยกว่า 40 หรือมากกว่า 100 Excel จะแสดง ข้อความผิดพลาด ป้องกันไม่ให้ป้อนข้อมูลที่ไม่ตรงตามเกณฑ์

ขั้นตอนการเพิ่มสี:

สมมติว่าต้องการแสดง สี ให้กับคอลัมน์ Data Validation โดยต้องการ สีเหลือง สำหรับช่วงคะแนน 40-59 และ สีเขียว สำหรับ 60-100 เราจะใช้คุณสมบัติ Conditional Formatting

  • เลือก คอลัมน์ ที่ต้องการใส่สี (ที่นี่คือคอลัมน์คะแนนที่ได้)
  • ไปที่แท็บ Home >> Conditional Formatting >> New Rule
  • เลือก Format only cells that contain
  • ในส่วน Edit the rule description กล่องแรกจะเป็น Cell Value โดยค่าเริ่มต้น ให้เลือก between แล้วพิมพ์ 40 และ 59 ตามลำดับ
  • คลิก Format >> แท็บ Fill >> เลือก สีเหลือง >> OK
  • คลิก OK อีกครั้งในกล่องโต้ตอบแรก

ตอนนี้เซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์คะแนนที่ได้ที่มีค่าระหว่าง 40-59 จะถูกระบาย สีเหลือง ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันสำหรับช่วง 60-100 โดยเลือก สีเขียว จะได้ตารางที่แยกช่วงคะแนนด้วยสีชัดเจน

สามารถทำตามขั้นตอนเดียวกันสำหรับตัวเลือก Decimal แทน Whole number ในกล่องโต้ตอบได้เช่นกัน

วิธีที่ 2: สร้าง Drop-Down List พร้อมสีโดยใช้ Data Validation

วิธีนี้จะแสดงวิธีสร้าง Drop-Down List ด้วย Data Validation จากนั้นจึง ใส่สี ให้กับรายการใน Drop-Down

ขั้นตอน:

สมมติว่ามีชุดข้อมูลคล้ายก่อนหน้า แต่มีคอลัมน์ เกรด เพิ่มเติม เพื่อบันทึกเกรดของผู้สมัครตามช่วงคะแนน ตาราง เกรด-คะแนน หรือ Source สำหรับ Drop-Down อยู่ข้างๆ ชุดข้อมูล

  • เลือก คอลัมน์เกรด สำหรับการใช้ Data Validation
  • เปิดกล่องโต้ตอบ Data Validation ตามขั้นตอนเดิม แล้วเลือก List จาก Validation Criteria เพื่อสร้าง Drop-Down
  • คลิกที่ Source เพื่อเพิ่มแหล่งข้อมูล
  • เลือก Source ด้วยเมาส์ (ที่นี่คือค่าของคอลัมน์เกรดจากตาราง เกรด-คะแนน)
  • คลิก OK ในกล่องโต้ตอบ Data Validation

ตอนนี้ทุกเซลล์ในคอลัมน์เกรดจะมี Drop-Down menu ให้เลือกเกรดที่เหมาะสมสำหรับแต่ละเซลล์

ขั้นตอนการใส่สี:

หากต้องการให้เกรดต่างๆ มีสีต่างกัน ใช้ Conditional Formatting

  • เปิดกล่องโต้ตอบ Conditional Formatting ตามขั้นตอนเดิม
  • เลือก Specific Text >> Containing แล้วคลิกปุ่ม Source
  • คลิกเลือกเซลล์ A+ ก่อน (ต้องการสีเขียวสำหรับเกรด A+) แล้วคลิกปุ่ม Source
  • คลิก Format >> Fill >> เลือก สีเขียว >> OK
  • คลิก OK อีกครั้งในกล่องโต้ตอบแรก

ทำซ้ำสำหรับเกรดอื่นๆ จะได้ชุดข้อมูลที่สมบูรณ์พร้อมสีแยกเกรด

วิธีที่ 3: Data Validation เลือกวันที่พร้อมสี

วิธีนี้จะแสดงวิธีใช้ สี ร่วมกับ Data Validation ของวันที่

ขั้นตอน:

สมมติว่ามีชุดข้อมูล ลำดับที่, ชื่อผู้สมัคร และ คอลัมน์วันเกิด (DoB) ต้องการคัดกรองผู้สมัครตามวันเกิด โดยเฉพาะผู้ที่เกิดระหว่าง 01-01-1997 ถึง 01-01-2003 ใช้ Data Validation ประเภท Date

  • เลือก คอลัมน์ DoB ที่จะใช้ Data Validation
  • เปิดกล่องโต้ตอบ Data Validation ตามขั้นตอนเดิม
  • เลือก Date >> between >> กรอก Start date และ End date >> OK

ขั้นตอนการใส่สี:

ต้องการใส่สีคอลัมน์ DoB 2 ประเภท: ผู้เกิดระหว่าง 01-01-1997 - 31-12-1999 ใส่ สีส้ม และผู้เกิดระหว่าง 01-01-2000 - 01-01-2003 ใส่ สีเขียว

  • เลือก คอลัมน์ DoB
  • เปิดกล่องโต้ตอบ New Formatting Rule ตามวิธีเดิม
  • เลือก Cell Value >> between >> กรอกวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด >> Format เลือกสี >> OK

ทำซ้ำสำหรับช่วงวันที่อื่นๆ จะได้ผลลัพธ์ตามต้องการ สามารถใช้ขั้นตอนเดียวกันสำหรับ Data Validation ของเวลา (Time) ได้เช่นกัน

วิธีที่ 4: Data Validation เลือกความยาวข้อความ (Text Length) พร้อมสี

ที่นี่จะสาธิตวิธีใช้ สี ร่วมกับ Data Validation ของ Text Length

ขั้นตอน:

สมมติว่ามีชุดข้อมูล รหัสผู้สมัคร (Candidate's Code) ในคอลัมน์ F การพิมพ์รหัสให้ถูกต้องยาก เพราะไม่มีความหมายโดยตรง และมักพิมพ์ผิด เราจึงจำกัดความยาวรหัสด้วย Data Validation เพื่อป้องกันการพิมพ์ตัวอักษรเกิน

  • เลือก คอลัมน์รหัสผู้สมัคร
  • เปิดกล่องโต้ตอบ Data Validation เลือก Text Length >> equal to >> กรอก 4 (ความยาวตัวอักษรที่ต้องการ) >> OK

ตอนนี้หากพิมพ์ผิด เช่น เพิ่มหรือลดตัวอักษร จะแสดง ข้อความเตือน

ขั้นตอนการใส่สี:

ต้องการให้เซลล์ที่มีตัวอักษร 'A' เป็น สีน้ำเงิน และมี 'B' เป็น สีเขียว

  • เลือก คอลัมน์รหัสผู้สมัคร อีกครั้ง
  • ทำตามขั้นตอนใน วิธีที่ 3 โดยเลือก Specific Value และ containing A และ B ตามลำดับ จะได้ผลลัพธ์ตามต้องการ

แผ่นงานฝึกปฏิบัติ

นี่คือแผ่นงานฝึกปฏิบัติ โปรดลองทำดู

สรุป

ในบทความนี้เราได้เรียนรู้วิธี ใช้ Data Validation ใน Excel พร้อม สี การใช้งานนี้จะช่วยให้งานง่ายขึ้นและลดข้อผิดพลาดขณะทำงาน หวังว่าคุณจะเพลิดเพลินกับบทความนี้ หากมีข้อสงสัย กรุณาแสดงความคิดเห็น

บทความที่เกี่ยวข้อง

  • วิธีใช้ Data Validation List จากแผ่นงานอื่น (6 วิธี)
  • Excel VBA สร้าง Data Validation List จาก Array
  • วิธีใช้ Named Range สำหรับ Data Validation List ด้วย VBA ใน Excel
  • ใช้สูตร VLOOKUP แบบกำหนดเองใน Excel Data Validation
  • [แก้ไข] Data Validation ไม่ทำงานสำหรับ Copy Paste ใน Excel (พร้อมวิธีแก้)