คนส่วนใหญ่ใช้ Microsoft Excel เพื่อวัตถุประสงค์ด้านการบัญชี การติดตาม หรือการคาดการณ์ อย่างไรก็ตาม Excel สามารถใช้เป็นซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลที่ยอดเยี่ยมได้เช่นกัน เนื่องจาก Excel ค่อนข้างทรงพลังในฐานะซอฟต์แวร์การป้อนข้อมูลและการจัดการ ด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือในตัวของ Excel เราสามารถสร้างฐานข้อมูลประเภทใดก็ได้ในนั้น บทช่วยสอนนี้จะสาธิตวิธีที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลไลบรารีใน Excel และวิธีใช้แบบฟอร์มเพื่อป้อนค่าในฐานข้อมูล
คุณสามารถดาวน์โหลดเวิร์กบุคที่ใช้สำหรับการสาธิตได้จากลิงค์ด้านล่าง
ภาพรวมของฐานข้อมูลห้องสมุด
ตามคำจำกัดความ ฐานข้อมูล หมายถึงการรวบรวมข้อมูลที่จัดเก็บและเข้าถึงทางอิเล็กทรอนิกส์ การจัดเก็บข้อมูลนี้สามารถเป็นได้ทั้งในระบบภายในหรือในระบบคลาวด์ออนไลน์
จึงกล่าวได้อย่างปลอดภัยว่าฐานข้อมูลห้องสมุดเป็นการรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ เช่น หนังสือ เอกสาร หรือสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ พร้อมกับข้อมูลอื่น ๆ เช่น ผู้แต่งและ/หรือวันที่ตีพิมพ์ วันครบกำหนด ฯลฯ นอกจากนี้ยังสามารถประกอบด้วยข้อมูลวิชาการ วารสาร หนังสือพิมพ์และนิตยสารเป็นรายการด้วย
ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการสร้างฐานข้อมูลไลบรารีใน Excel
เพื่อสร้างฐานข้อมูลห้องสมุดหรือฐานข้อมูลอื่นๆ ใน Excel เราจะใช้คุณสมบัติตารางของ Excel เป็นหลัก มีข้อดีหลายประการ ประการแรก มันสามารถอัปเดตรายการใหม่ภายในแผนภูมิได้โดยอัตโนมัติ หากคุณป้อนด้วยตนเอง จากนั้นมีการใช้งานฟีเจอร์ "ฟอร์ม" ใน Excel ที่คุณสามารถใช้กับตารางได้ และที่สำคัญที่สุด คุณสามารถกรองหรือจัดเรียงข้อมูลได้ตามต้องการ ซึ่งเป็นหนึ่งในประเด็นสำคัญของการใช้ฐานข้อมูล
ต่อไปนี้ เราจะพูดถึงกระบวนการทีละขั้นตอนเพื่อสร้างฐานข้อมูลและแบบฟอร์มการสมัคร
ขั้นตอนที่ 1:เปิดใช้งานแบบฟอร์มในแถบเครื่องมือด่วน
Microsoft Excel มีคุณสมบัติ "แบบฟอร์ม" ที่มีประโยชน์มากที่ช่วยป้อนข้อมูลลงในตาราง เราจะใช้คุณสมบัตินี้เป็นวิธีการป้อนข้อมูลสำหรับฐานข้อมูลของเรา ตามค่าเริ่มต้น Excel ยังไม่มีฟีเจอร์ใน Ribbon แต่คุณสามารถเพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วนและใช้งานได้ในภายหลัง
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัติ
- ก่อนอื่น ไปที่แถบเครื่องมือด่วนที่ด้านบนของแท็บ Excel แล้วคลิกลูกศรชี้ลงที่ส่วนท้าย
- จากนั้นคลิกที่ คำสั่งเพิ่มเติม จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ด้วยเหตุนี้ ตัวเลือก Excel กล่องจะเปิดขึ้น ทางด้านซ้าย ให้เลือก แถบเครื่องมือด่วน .
- จากนั้นเลือก คำสั่งทั้งหมด ภายใต้ เลือกคำสั่งจาก ตัวเลือก
- หลังจากนั้นให้เลือก แบบฟอร์ม เป็นคำสั่งจากรายการด้านล่าง ดังรูปด้านล่าง
- เมื่อเลือกแล้ว ให้คลิกที่ เพิ่ม .
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
ตอนนี้คุณจะใช้ฟีเจอร์แบบฟอร์มได้ในแถบเครื่องมือด่วน
ขั้นตอนที่ 2:สร้างส่วนหัวสำหรับชุดข้อมูล
เมื่อคุณเปิดใช้งานแบบฟอร์มแล้ว ก็ถึงเวลาตั้งค่าฐานข้อมูล อันดับแรก เราต้องสร้างส่วนหัวสำหรับฐานข้อมูลของเรา มันสำคัญมากเพราะจะช่วยติดตามข้อมูลในฐานข้อมูลในภายหลัง
ดังนั้นให้ป้อนส่วนหัวที่เหมาะสมในขั้นตอนนี้เพื่อสร้างฐานข้อมูลไลบรารีของคุณใน Excel เราได้เลือกหัวข้อต่อไปนี้สำหรับการสาธิต
มาทำการปรับเปลี่ยนเพื่อให้ส่วนหัวโดดเด่น
ขั้นตอนที่ 3:ป้อนข้อมูลรายการแรก
มาใส่แถวแรกกันเพื่อให้กลายเป็นแผนภูมิที่สามารถแปลงเป็นตารางได้ในภายหลัง เรากำลังใช้วิธีแมนนวลเพื่อป้อนค่าเหล่านี้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลอย่างวันที่หรือหมายเลขโทรศัพท์อยู่ในรูปแบบที่คุณต้องการ หากมี ในขั้นตอนนี้
ขั้นตอนที่ 4:แทรกตาราง
ตอนนี้เรามาแปลงช่วงเป็นตารางกัน
- สำหรับสิ่งนั้น ให้เลือกเซลล์ที่ใดก็ได้ภายในชุดข้อมูล
- จากนั้นไปที่ แทรก บนริบบิ้นของคุณ
- หลังจากนั้น เลือก ตาราง จาก ตาราง กลุ่ม
- ใน สร้างตาราง กล่องที่ปรากฏขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ตารางของฉันมีส่วนหัว ได้เลือกตัวเลือก จากนั้นคลิกที่ ตกลง .
ตอนนี้ช่วงจะถูกแปลงเป็นตารางที่มีปุ่มตัวกรอง
การอ่านที่คล้ายกัน
- วิธีการสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
- แนะนำแนวคิดเกี่ยวกับระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (RDBMS)!
- วิธีการสร้างฐานข้อมูลด้วยฟอร์มใน Excel
- วิธีสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel (2 เคล็ดลับง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 5:สร้างรายการใหม่
ถึงจุดนี้ เราสามารถพูดได้อย่างปลอดภัยว่าฐานข้อมูลพร้อมที่จะทำงานด้วย ขณะนี้ คุณสามารถป้อนค่าใหม่ภายใต้แถวก่อนหน้าหรือใช้แบบฟอร์มเพื่ออัปเดตฐานข้อมูล หากคุณป้อนค่าด้วยตนเอง ระบบจะอัปเดตค่าลงในตารางโดยอัตโนมัติ จะช่วยให้แถวที่เพิ่มใหม่จัดเรียงหรือกรองออกในภายหลัง แต่เราเลือกที่จะใช้รายการแบบฟอร์ม เนื่องจากอินเทอร์เฟซใช้งานง่ายสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ Excel
หากต้องการสร้างรายการใหม่ด้วยแบบฟอร์ม ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
- ขั้นแรก เลือกเซลล์ที่ใดก็ได้ในตาราง
- จากนั้นเลือกแบบฟอร์มที่คุณเพิ่มบนแถบเครื่องมือด่วนในขั้นตอนแรก
- ในขณะนี้ กล่องจะเปิดขึ้นพร้อมกับชื่อของสเปรดชีต หากต้องการเพิ่มรายการใหม่ ให้คลิกที่ ใหม่ .
- ตอนนี้ คุณจะสามารถเพิ่มรายการใหม่ในช่องว่างได้
- คุณยังสามารถคลิกที่ ใหม่ . ได้ และเพิ่มรายการใหม่ลงในตารางต่อไป ตัวอย่างเช่น เราได้เพิ่มรายการอื่นในรูปต่อไปนี้
- เมื่อป้อนเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ ปิด . คุณจะสังเกตเห็นว่าฐานข้อมูลจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ .
หากคุณต้องการอัปเดตฐานข้อมูลในภายหลัง ให้ทำตามขั้นตอนนี้ตั้งแต่เริ่มต้น
ขั้นตอนที่ 6:แก้ไขระเบียนที่มีอยู่
คุณยังสามารถอัปเดตเรกคอร์ดที่มีอยู่ด้วยฟอร์มนี้ได้เช่นกัน สมมติว่าเราต้องการอัปเดตวันที่ครบกำหนดของรายการที่สองเป็นวันที่ 18/8/2020 ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูว่าเราจะทำได้อย่างไร
- ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ใดก็ได้ในตาราง
- จากนั้นคลิกที่แบบฟอร์มบนแถบเครื่องมือด่วน
- ตอนนี้เลื่อนขึ้นหรือลงเพื่อไปที่รายการที่สองในแบบฟอร์ม
- หลังจากนั้น ให้เปลี่ยนค่าที่คุณต้องการ เรากำลังเปลี่ยนวันที่ครบกำหนดเป็นวันที่ 18/8/2020
- สุดท้าย คลิกที่ ปิด .
ตอนนี้คุณจะเห็นวันที่ครบกำหนดของรายการที่สองของฐานข้อมูลจะได้รับการอัปเดต
ขั้นตอนที่ 7:ลบระเบียนที่มีอยู่
ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถลบระเบียนที่มีอยู่ออกจากฐานข้อมูลได้เช่นกัน เรากำลังลบรายการที่สองสำหรับการสาธิตที่นี่ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูว่าเราจะทำได้อย่างไร
- ขั้นแรก เลือกเซลล์ในฐานข้อมูล
- จากนั้นเลือกแบบฟอร์มจากแถบเครื่องมือด่วน
- ตอนนี้ นำทางไปยังรายการที่คุณต้องการลบ ในขณะที่เรากำลังลบรายการที่สองสำหรับการสาธิต เรากำลังเลือกรายการที่สอง
- หลังจากนั้น ให้คลิกที่ ลบ .
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง ในช่องคำเตือน
คุณจะเห็นรายการที่สอง (ป้อนก่อนหน้านี้) ไม่อยู่ในฐานข้อมูลอีกต่อไป
ขั้นตอนที่ 8:จำกัดการป้อนข้อมูลบางรายการ
คุณยังสามารถจำกัดบางคอลัมน์เพื่อใช้ค่าที่ไม่ปกติได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าในห้องสมุดของเรา ทุกคนต้องคืนหนังสือภายในเดือนสิงหาคม 2020 ดังนั้นวันที่ครบกำหนดจะไม่มีวันหมดอายุหลังจากวันที่ 31 สิงหาคม
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูว่าเราจะจำกัดสิ่งนั้นได้อย่างไร
- ขั้นแรก เลือกคอลัมน์วันที่ครบกำหนด
- ไปที่ ข้อมูล บนริบบิ้นของคุณ
- จากนั้นเลือก การตรวจสอบข้อมูล จาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม
- After that, select the Settings tab on the Data Validation กล่อง.
- Then select Date in the Allow ตัวเลือก
- Now select an old start date as it is not our main concern here. But in the End date box, enter the value 8/30/2020.
- Once you are done, click on OK .
Now no due date can’t be entered that is past August 2020. If you try to add one either through the form or manually, you will see the following error message.
อ่านเพิ่มเติม: How to Use Database Functions in Excel (With Examples)
บทสรุป
This is how you can create a library database or any other database in Excel. Hopefully, you were able to follow these steps with ease while creating your own database. I hope you found this guide helpful and informative. If you have any questions or suggestions, let us know in the comments below.
สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมเช่นนี้ ไปที่ Exceldemy.com .
บทความที่เกี่ยวข้อง
- How to Create Student Database in Excel (With Easy Steps)
- Create a Client Database in Excel (With Easy Steps)
- How to Create an Employee Database in Excel (with Easy Steps)
- รักษาฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel
- วิธีสร้างฐานข้อมูลสินค้าคงคลังใน Excel (วิธีง่ายๆ 3 วิธี)
