คนส่วนใหญ่ใช้ Microsoft Excel สำหรับการบัญชี การติดตาม หรือการพยากรณ์ อย่างไรก็ตาม Excel ยังสามารถใช้เป็นซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลที่ดีเยี่ยมได้ เพราะ Excel มีพลัง 꽤 มากในฐานะซอฟต์แวร์ป้อนและจัดการข้อมูล ด้วยเครื่องมือในตัวของ Excel เราสามารถสร้างฐานข้อมูลประเภทใดก็ได้ง่ายๆ บทช่วยสอนนี้จะสาธิตวิธีสร้างฐานข้อมูลห้องสมุดใน Excel และวิธีใช้ฟอร์มเพื่อป้อนค่าในฐานข้อมูล
คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานที่ใช้สาธิตจากลิงก์ด้านล่าง
ภาพรวมของฐานข้อมูลห้องสมุด
โดยนิยาม ฐานข้อมูล (database) หมายถึงชุดข้อมูลที่จัดระเบียบแล้ว จัดเก็บและเข้าถึงทางอิเล็กทรอนิกส์ การจัดเก็บข้อมูลนี้สามารถเป็นทั้งระบบท้องถิ่นหรือระบบคลาวด์ออนไลน์
ดังนั้นจึงปลอดภัยที่จะ nóiว่า ฐานข้อมูลห้องสมุดคือชุดข้อมูลที่จัดระเบียบของหนังสือ เอกสาร หรือการตีพิมพ์ต่างๆ พร้อมข้อมูลอื่นๆ เช่น ผู้เขียน และ/หรือวันที่ตีพิมพ์ วันที่ครบกำหนด ฯลฯ อาจมีวารสารวิชาการ หนังสือพิมพ์ และนิตยสารเป็นรายการในฐานข้อมูลด้วย
ขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูลห้องสมุดใน Excel
เพื่อสร้างฐานข้อมูลห้องสมุดหรือ ฐานข้อมูลใน Excel ใดๆ เราจะใช้คุณสมบัติตาราง (Table feature) ของ Excel หลัก ซึ่งมีข้อได้เปรียบมากมาย ขั้นแรก สามารถอัปเดตรายการใหม่ในแผนภูมิโดยอัตโนมัติหากคุณป้อนด้วยตนเอง ต่อมาเป็นการใช้คุณสมบัติ "form" ใน Excel ที่ใช้ร่วมกับตารางได้ และสำคัญที่สุด คุณสามารถกรองหรือเรียงลำดับข้อมูลได้ตามต้องการ ซึ่งเป็นหนึ่งในจุดสำคัญของการใช้ฐานข้อมูล
ในส่วนต่อไป เราจะผ่านกระบวนการทีละขั้นตอนในการสร้างฐานข้อมูลและฟอร์มป้อนข้อมูล
ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้งาน Form ใน Quick Access Toolbar
Microsoft Excel มีคุณสมบัติ "form" ที่ใช้งานสะดวกช่วยป้อนข้อมูลลงในตาราง เราจะใช้คุณสมบัตินี้เป็นวิธีป้อนข้อมูลสำหรับฐานข้อมูลของเรา โดยค่าเริ่มต้น Excel ยังไม่มีคุณสมบัตินี้ในริบบอน แต่คุณสามารถเพิ่มลงใน Quick Access Toolbar ได้ง่าย และใช้งานได้ทันที
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัติ
- ไปที่ Quick Access Toolbar บนส่วนบนของแท็บ Excel คลิกลูกศรชี้ลงที่ปลาย
- คลิก More Commands จากเมนูแบบเลื่อนลง
- กล่อง Excel Options จะเปิด ด้านซ้ายเลือก Quick Access Toolbar
- เลือก All Commands ใต้ตัวเลือก Choose commands from
- เลือก Form เป็นคำสั่งจากรายการด้านล่าง ตามภาพ
- หลังเลือกแล้ว คลิก Add
- สุดท้าย คลิก OK
ตอนนี้คุณจะมีคุณสมบัติ form ใช้งานได้ใน Quick Access Toolbar
ขั้นตอนที่ 2: สร้างหัวข้อ (Headers) สำหรับชุดข้อมูล
เมื่อเปิดใช้งาน form แล้ว ตอนนี้ถึงเวลาตั้งค่าฐานข้อมูล ก่อนอื่น ต้องสร้างหัวข้อสำหรับฐานข้อมูล สิ่งนี้สำคัญมาก เพราะช่วยติดตามข้อมูลภายหลังในฐานข้อมูล
ป้อนหัวข้อที่เหมาะสมในขั้นตอนนี้เพื่อสร้างฐานข้อมูลห้องสมุดใน Excel เราเลือกหัวข้อต่อไปนี้สำหรับการสาธิต
ปรับแต่งเล็กน้อยเพื่อให้หัวข้อเด่นชัด
ขั้นตอนที่ 3: ป้อนรายการแรก
ป้อนแถวแรกเพื่อให้กลายเป็นแผนภูมิที่แปลงเป็นตารางได้ภายหลัง ใช้วิธี Thủ côngป้อนค่าเหล่านี้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งอย่างเช่น วันที่ หรือหมายเลขโทรศัพท์ อยู่ในรูปแบบที่คุณต้องการ ในขั้นตอนนี้
ขั้นตอนที่ 4: แทรกตาราง (Insert Table)
แปลงช่วงข้อมูลเป็นตาราง
- เลือกเซลล์ใดๆ ภายในชุดข้อมูล
- ไปที่แท็บ Insert บนริบบอน
- เลือก Table จากกลุ่ม Tables
- ในกล่อง Create Table ที่ปรากฏ ตรวจสอบว่า My table has headers ถูกเลือก แล้วคลิก OK
ช่วงข้อมูลจะถูกแปลงเป็นตารางพร้อมปุ่มกรอง
บทความคล้ายกัน
- วิธีสร้าง Relational Database ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- แนะนำระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (RDBMS)!
- วิธีสร้างฐานข้อมูลพร้อมฟอร์มใน Excel
- วิธีสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel (2 เทคนิคเร็ว)
ขั้นตอนที่ 5: สร้างรายการใหม่ (Create New Entries)
จนถึงจุดนี้ สามารถบอกได้ว่าฐานข้อมูลพร้อมทำงาน คุณสามารถป้อนค่าใหม่ใต้แถวก่อนหน้า หรือใช้ฟอร์มอัปเดตฐานข้อมูล หากป้อนค่าด้วยตนเอง จะอัปเดตค่าเข้าไปในตารางโดยอัตโนมัติ ช่วยให้แถวที่เพิ่งเพิ่มสามารถเรียงลำดับหรือกรองได้ภายหลัง แต่เราเลือกใช้ฟอร์มป้อนข้อมูล เพราะอินเทอร์เฟซใช้งานง่ายสำหรับผู้ไม่คุ้นเคย Excel
เพื่อสร้างรายการใหม่ด้วยฟอร์ม ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
- เลือกเซลล์ใดๆ ในตาราง
- เลือกฟอร์มที่เพิ่มใน Quick Access Toolbar ขั้นตอนที่ 1
- ในทันที กล่องจะเปิดขึ้นพร้อมชื่อแผ่นงาน เพื่อเพิ่มรายการใหม่ คลิก New
- ตอนนี้คุณสามารถเพิ่มรายการใหม่ในฟิลด์ว่าง
- กด New ต่อไปเรื่อยๆ และเพิ่มรายการใหม่เข้าตาราง ตัวอย่าง เพิ่มอีกหนึ่งรายการในภาพต่อไป
- เมื่อเสร็จสิ้นการป้อน คลิก Close จะสังเกตว่า ฐานข้อมูลจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ
หากต้องการอัปเดตฐานข้อมูลภายหลัง ทำตามขั้นตอนนี้ตั้งแต่ต้น
ขั้นตอนที่ 6: แก้ไขระเบียนที่มีอยู่ (Modify Existing Records)
คุณยังสามารถอัปเดตระเบียนที่มีอยู่ด้วยฟอร์มนี้ สมมติต้องการอัปเดตวันที่ครบกำหนดของรายการที่ 2 เป็น 8/18/2020 ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
- เลือกเซลล์ใดๆ ภายในตาราง
- คลิกฟอร์มบน Quick Access Toolbar
- เลื่อนขึ้น/ลงไปที่รายการที่ 2 ในฟอร์ม
- เปลี่ยนค่าที่ต้องการ ที่นี่เปลี่ยนวันที่ครบกำหนดเป็น 8/18/2020
- คลิก Close
ตอนนี้จะเห็นวันที่ครบกำหนดของรายการที่ 2 ในฐานข้อมูลถูกอัปเดตแล้ว
ขั้นตอนที่ 7: ลบระเบียนที่มีอยู่ (Remove Existing Records)
เช่นกัน คุณสามารถลบระเบียนที่มีอยู่จากฐานข้อมูลได้ ลบรายการที่ 2 สำหรับการสาธิต ทำตามขั้นตอน
- เลือกเซลล์ในฐานข้อมูล
- เลือกฟอร์มจาก Quick Access Toolbar
- ไปที่รายการที่ต้องการลบ เนื่องจากลบรายการที่ 2 เลือกตัวที่ 2
- คลิก Delete
- คลิก OK ในกล่องเตือน
จะเห็นรายการที่ 2 (ที่ป้อนไว้ก่อนหน้า) ไม่อยู่ในฐานข้อมูลแล้ว
ขั้นตอนที่ 8: จำกัดการป้อนข้อมูลเฉพาะ (Restrict Particular Data Entries)
คุณสามารถจำกัดคอลัมน์บางคอลัมน์ให้ไม่รับค่าผิดปกติได้ เช่น สมมติในห้องสมุดของเรา ทุกคนต้องคืนหนังสือภายใน สิงหาคม 2020 ดังนั้น ไม่มีรายการวันที่ครบกำหนดที่ถูกต้องหลัง 31 สิงหาคม
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูวิธีจำกัด
- เลือกคอลัมน์วันที่ครบกำหนด
- ไปที่แท็บ Data บนริบบอน
- เลือก Data Validation จากกลุ่ม Data Tools
- เลือกแท็บ Settings บนกล่อง Data Validation
- เลือก Date ในตัวเลือก Allow
- เลือกวันที่เริ่มต้นเก่าๆ เพราะไม่ใช่ความกังวลหลัก แต่ในกล่อง End date ป้อนค่า 8/30/2020
- คลิก OK
ตอนนี้ไม่สามารถป้อนวันที่ครบกำหนดเกิน สิงหาคม 2020 ได้ หากลองเพิ่มผ่านฟอร์มหรือด้วยตนเอง จะเห็นข้อความข้อผิดพลาด
อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ Database Functions ใน Excel (พร้อมตัวอย่าง)
สรุป
นี่คือวิธีสร้างฐานข้อมูลห้องสมุดหรือฐานข้อมูลอื่นๆ ใน Excel หวังว่าคุณจะทำตามขั้นตอนเหล่านี้ได้ง่ายขณะสร้างฐานข้อมูลของตัวเอง หวังว่าคู่มือนี้จะมีประโยชน์และให้ข้อมูล หากมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ แจ้งได้ในความคิดเห็นด้านล่าง
สำหรับคู่มือแบบนี้เพิ่มเติม โปรดเยี่ยมชม Exceldemy.com
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีสร้างฐานข้อมูลนักเรียนใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- สร้างฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- วิธีสร้างฐานข้อมูลพนักงานใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- ดูแลรักษาฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel
- วิธีสร้างฐานข้อมูลสินค้าคงคลังใน Excel (3 วิธีง่าย)
