เราต้องสร้างป้ายจดหมายในชีวิตประจำวันเกือบทุกวัน การใช้ Excel ทำให้ง่ายขึ้นเพราะ Excel มีวิธีสร้างป้ายจดหมายภายในไม่กี่นาที ด้วยการเรียนรู้วิธีสร้างป้ายจดหมายใน Excel เราจะสร้างได้อย่างง่ายดาย
7 ขั้นตอนสร้างป้ายจดหมายใน Excel
ขั้นตอนที่ 01: เตรียมรายชื่อที่อยู่
สร้างชุดข้อมูลชื่อ Mailing List of Citizens มีคอลัมน์หัวข้อ: First name, Last Name, City, State, และ Profession
กรอกข้อมูลดังภาพ
ไปที่ Formulas > เลือก Define Name จากกลุ่ม Define Names
จะมีแถบ New Name ปรากฏ
ในช่อง Name ใส่ชื่อรายชื่อที่อยู่ เช่น MailingList แล้วกด OK
บันทึกสมุดงาน Excel
ขั้นตอนที่ 02: ตั้งค่าเอกสาร Mail Merge ใน Word เพื่อสร้างป้ายใน Excel
เริ่มต้นด้วยเอกสารว่างใน Microsoft Word 2007, 2010, 2013 หรือ 2016
ไปที่ Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard
แถบ Mail Merge จะปรากฏขวาจอ
เลือก Labels แล้ว Next: Starting Document
เลือก Change document layout ใน Select starting document
เลือก Label Options
ใน Label Options ตั้งค่าตามภาพ แล้วกด Details
จัดรูปแบบป้ายตามต้องการ
กด OK กลับหน้าต่าง Mail Merge แล้วกด Next: Select recipients
อ่านเพิ่ม: How to Create Labels in Word from Excel List (Step-by-Step Guideline)
ขั้นตอนที่ 03: เชื่อมโยงเวิร์กชีทกับป้าย
เลือก Use an existing list ใต้ Select recipients คลิก Browse หาไฟล์ Excel
เลือกไฟล์ Excel แล้ว Open
จะมีแถบ Select Table ปรากฏ เลือกชื่อที่ Define ไว้ (MailingList) ติ๊ก First row of data contains column headers กด OK
ขั้นตอนที่ 04: เพิ่มผู้รับสำหรับ Mail Merge
ในหน้าต่าง Mail Merge Recipients ยกเลิกติ๊กแหล่งข้อมูลที่ไม่ต้องการ แล้วกด OK
คลิก Next: Arrange your labels ในหน้าต่าง Mail Merge
ขั้นตอนที่ 05: จัดเรียงป้ายที่อยู่
เลือก Address block จากหน้าต่าง Mail Merge
ใน Insert Address Block เลือกรูปแบบชื่อผู้รับ ตรวจสอบใน Preview กด OK
กด OK แล้วใน Mail Merge คลิก Next: Preview your labels
อ่านเพิ่ม: How to Print Address Labels in Excel (2 Quick Ways)
ขั้นตอนที่ 06: ตรวจสอบป้ายจดหมาย
ใช้ปุ่ม ลูกศรขวา/ซ้าย ใน Mail Merge ดูตัวอย่าง ตัวอย่าง Word จะแสดงดังภาพ
เน้นตัวอย่าง แล้วไปแท็บ Home เพื่อปรับแบบอักษร สี ขนาด
เมื่อพอใจ เลือก Next: Complete the merge
อ่านเพิ่ม: How to Print Labels in Excel (With Easy Steps)
ขั้นตอนที่ 07: บันทึกป้ายเพื่อใช้ภายหลัง
มี 2 ทางเลือก:
- กด Save บันทึกเอกสาร Word รูปแบบ as-is ผูกกับ Excel Source การอัปเดต Excel จะสะท้อนใน Mail Merge ทันที
- เมื่อ Open เอกสาร ครั้งหน้า Word จะถามว่าต้องการรวมข้อมูลจาก Excel หรือไม่ กด Yes เพื่อ Merge ป้ายจาก Excel ไป Word
อ่านเพิ่ม: How to Mail Merge Labels from Excel to Word (With Easy Steps)
สรุป
ศึกษาบทความนี้จบ จะสร้างป้ายจดหมายทุกประเภทใน Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เยี่ยมชมแพลตฟอร์มเรียนรู้ Excel อย่างเป็นทางการ ExcelDemy สำหรับคำถามเพิ่มเติม
บทความเกี่ยวข้อง
- How to Print Avery Labels from Excel (2 Simple Methods)
- How to Create Labels Without Word in Excel (Step-by-Step Guide)
- How to Convert Excel to Word Labels (With Easy Steps)
- How to Merge Excel File to Mailing Labels (With Easy Steps)
