ในการวิเคราะห์ข้อมูลและการแสดงผลข้อมูล ลำดับชั้น (Hierarchy) คือรายการคอลัมน์ที่ซ้อนกันซึ่งสามารถพิจารณาเป็นรายการเดียวได้ มันช่วยให้เห็นภาพและแสดงลำดับชั้นของโครงสร้างลำดับชั้นได้ดี ด้วยคุณสมบัติ Pivot Table ของ Microsoft Excel เราสามารถสร้างลำดับชั้นได้ง่าย ในบทช่วยสอนนี้จะแสดงวิธีละเอียดของวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถสร้างและแสดงลำดับชั้นและ แผนภูมิลำดับชั้น ใน Excel โดยใช้ Pivot Table, Power Pivot และ SmartArt
คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานที่ใช้สาธิตจากลิงก์ดาวน์โหลดด้านล่าง
ขั้นตอนการสร้างลำดับชั้นใน Excel Pivot Table
ในส่วนนี้จะสาธิตวิธี สร้างลำดับชั้น ใน Excel โดยใช้คุณสมบัติ Pivot Table เท่านั้น แนวคิดหลักคือการรวมฟิลด์ลูก (child fields) ของลำดับชั้นภายใต้ฟิลด์แม่ (parent fields) ขณะจัดเรียง Pivot Table
สำหรับตัวอย่างจะใช้ชุดข้อมูลดังนี้
จากชุดข้อมูลเห็นว่า รัฐ (State) อยู่ในลำดับชั้นของเมือง (City) ติดตามขั้นตอนรายละเอียดด้านล่างเพื่อดูวิธีการ
ขั้นตอนที่ 1: เลือกชุดข้อมูล
เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด หรือส่วนที่ต้องการแปลงเป็น Pivot Table จะต้องจำว่าเฉพาะการเลือกในขั้นตอนนี้เท่านั้นที่จะไปอยู่ในลำดับชั้น
เราเลือกชุดข้อมูลทั้งหมดสำหรับการสาธิต
ขั้นตอนที่ 2: แปลงชุดข้อมูลเป็น Pivot Table
หลังเลือกชุดข้อมูลแล้ว จะแปลงจากตารางทั่วไปเป็น Pivot Table ไปที่แท็บ Insert บนริบบอน แล้วเลือก PivotTable จากกลุ่ม Tables
จะมีกล่องปรากฏ ต่อไปเลือกว่าต้องการ Pivot Table ในแผ่นงานเดิมหรือแผ่นงานใหม่ ที่นี่เลือกแผ่นงานใหม่
สุดท้ายคลิก OK แผ่นงานใหม่จะเปิดขึ้นพร้อม Pivot Table
ขั้นตอนที่ 3: ลากฟิลด์แม่ (Parent Fields) ไปที่ Rows
ไปที่แผ่นงานใหม่ที่สร้างขึ้น และเลือกเซลล์ใดๆ ใน Pivot Table ที่คาดการณ์ไว้ ด้านขวาของแผ่นงานจะพบหน้าต่าง PivotTable Fields
ในชุดข้อมูลของเรา State เป็นฟิลด์แม่ คลิกและลากมันไปที่พื้นที่ Rows แล้วปล่อย
Pivot Table จะมีลักษณะประมาณนี้
ขั้นตอนที่ 4: ลากฟิลด์ลูก (Child Fields) ไปใต้ฟิลด์แม่
ทำเช่นเดียวกันสำหรับฟิลด์ลูก ในกรณีนี้มีฟิลด์ลูกเพียงอย่างเดียวคือคอลัมน์ City คลิกและลากฟิลด์ City ใน PivotTable Field ไปที่พื้นที่ Rows
ให้แน่ใจว่าฟิลด์ลูกอยู่ใต้ฟิลด์แม่หลังปล่อยในพื้นที่ Rows หากมีฟิลด์ลูกมากกว่าหนึ่ง ให้รักษาลำดับของลำดับชั้นไว้ที่นี่
Pivot Table จะมีลักษณะประมาณนี้
เห็นได้ว่ารายการลำดับชั้นถูกสร้างขึ้นใน Pivot Table แล้ว
ขั้นตอนที่ 5: ลากฟิลด์อื่นที่จำเป็น
เมื่อเสร็จขั้นตอนก่อนหน้าแล้ว ให้เพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมที่คุณคิดว่าจำเป็นต่อการนำเสนอข้อมูลด้วยการคลิกและลากใน PivotTable Field เช่นกัน
เช่น เราต้องการเพิ่มคอลัมน์ Population (ประชากร) ใน Pivot Table ลำดับชั้นนี้ คลิกและลากฟิลด์ Population ไปที่พื้นที่ Values แล้วปล่อย
สุดท้าย Pivot Table จะมีลักษณะแบบนี้
ด้วยวิธีนี้เราสามารถสร้างลำดับชั้นใน Excel Pivot Table ได้ง่ายๆ
อ่านเพิ่มเติม: สร้างลำดับชั้นวันที่ใน Excel Pivot Table (พร้อมขั้นตอนง่าย)
วิธีสร้างลำดับชั้นใน Excel Power Pivot
มีอีกวิธีหนึ่งในการสร้างลำดับชั้นใน Excel โดยใช้คุณสมบัติ Power Pivot คุณสมบัตินี้มีมานานแล้วใน Excel แต่คุณต้องเพิ่มด้วยตนเองเป็นส่วนขยาย ติดตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูวิธีเพิ่ม Power Pivot ใน Excel และสร้างลำดับชั้น
ขั้นตอนการเพิ่มคุณสมบัติ Power Pivot ใน Excel:
- คลิกแท็บ File บนริบบอน
- คลิก Options ด้านซ้ายของมุมมอง Backstage
- กล่อง Excel Options จะเปิด เลือก Add-ins ด้านซ้ายของกล่อง
- เลือก COM Add-ins เป็นตัวเลือก Manage
- คลิก Go
- ในกล่อง COM Add-ins ที่ขึ้นมา ติ๊กถูก Microsoft Power Pivot for Excel และคลิก OK
สุดท้ายคุณจะเห็นแท็บ Power Pivot ปรากฏบนริบบอน
ขั้นตอนการสร้างลำดับชั้นโดยใช้ Power Pivot:
- เลือกชุดข้อมูลในแผ่นงาน Excel
- ไปที่แท็บ Insert คลิก PivotTable จากกลุ่ม Tables
- ในกล่องถัดไป เลือกว่าต้องการ Pivot Table ในแผ่นงานเดิมหรือใหม่
- ติ๊กถูก Add this data to the Data Model
- คลิก OK
- ไปที่แท็บ Power Pivot บนริบบอน เลือก Manage จากกลุ่ม Data Model
- หน้าต่าง Power Pivot จะเปิดขึ้น จะมีลักษณะประมาณภาพ
- ไปที่แท็บ File บนริบบอนของหน้าต่าง Power Pivot เลือก Diagram View จากกลุ่ม View
แผ่นงานของหน้าต่าง Power Pivot จะมีลักษณะแบบนี้
- เลือกฟิลด์ที่จะใส่ในลำดับชั้น และคลิกขวา เลือก Create Hierarchy จากเมนูบริบท
- ตั้งชื่อกลุ่มลำดับชั้น เราจะตั้งว่า "Location" หลังตั้งชื่อกด Enter
- กลับไปที่แผ่นงาน Pivot Table เลือกเซลล์จากช่วง Pivot Table จะพบ PivotTable Field ด้านขวา ในนั้นจะพบกลุ่มลำดับชั้นที่สร้างใหม่ในฟิลด์
- คลิกและลาก "Location" ไปที่พื้นที่ Rows แล้วปล่อย
Pivot Table จะมีลักษณะประมาณนี้
- สุดท้าย เลือกคอลัมน์อื่นที่ต้องการ และทำเช่นเดียวกันเพื่อแสดงใน Pivot Table เช่น คลิกและลาก Population ไปที่ Values
ตอนนี้เราบอกได้ว่า Pivot Table พร้อมลำดับชั้นพร้อมใช้งานบนแผ่นงาน Excel แล้ว
เห็นได้ว่าชั้นแม่ของลำดับชั้นแสดงใน Pivot Table เริ่มต้น เพื่อดูชั้นลูก ให้คลิกไอคอนบวก (+) ที่หน้าชั้น และจะขยายเป็นชั้นที่อยู่ด้านล่าง
เพื่อดูทั้งหมด ให้คลิกขวาที่คอลัมน์ที่มีลำดับชั้น เลือก Expand/Collapse แล้ว Expand Entire Field จากเมนูบริบท
จะขยายทุกรายการของลำดับชั้น และมีลักษณะแบบนี้
ด้วยวิธีนี้คุณสามารถสร้างลำดับชั้นใน Excel โดยใช้คุณสมบัติ Power Pivot ได้
วิธีสร้างแผนภูมิลำดับชั้น (Hierarchy Chart) ใน Excel
เรายังสามารถสร้างแผนภูมิลำดับชั้นใน Excel ได้ สำหรับนั้นต้องใช้คุณสมบัติ SmartArt ของ Microsoft Excel ติดตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อดูวิธีสร้างแผนภูมิลำดับชั้นใน Excel โดยใช้ SmartArt
ขั้นตอน:
- ไปที่แท็บ Insert บนริบบอน
- เลือก SmartArt จากกลุ่ม Illustrations
- เลือก Hierarchy จากด้านซ้ายของ Choose a SmartArt Graphic แล้วเลือกประเภทแผนภูมิลำดับชั้นที่ต้องการจากด้านขวาของกล่อง
- หลังคลิก OK จะปรากฏแบบนี้บนแผ่นงาน
- ด้านซ้าย ภายใต้ส่วน Type your text here ให้พิมพ์คลาสลำดับชั้นด้วยตนเอง หากคลาสใดเป็นคลาสลูก ให้พิมพ์ใต้คลาสแม่ และกดปุ่ม Tab บนคีย์บอร์ดที่จุดใดก็ตามขณะพิมพ์
เราพิมพ์ "New York City" และ "Buffalo" ด้วย Tab หลังพิมพ์ "New York" state
- เพื่อป้อนคลาสแม่หลังจากนี้ ให้กด Shift+Tab และทำตามรูปแบบเดียวกันเพื่อป้อนคลาสแม่และลูก
- กรอกคลาสทั้งหมดด้วยตนเอง จะได้แบบนี้
- หลังปรับแต่งบ้าง สามารถทำให้ดูน่าสนใจขึ้น
ด้วยวิธีนี้คุณสามารถสร้างแผนภูมิลำดับชั้นใน Excel ได้ง่ายๆ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ SmartArt Hierarchy ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
สรุป
นี่คือขั้นตอนทั้งหมดที่คุณสามารถทำตามเพื่อสร้างลำดับชั้นและแผนภูมิลำดับชั้นใน Excel ด้วยและไม่มี Pivot Table หวังว่าคุณจะสร้างรูปแบบลำดับชั้นที่ต้องการได้ง่ายแล้ว หวังว่าคู่มือนี้จะมีประโยชน์และให้ข้อมูล ถ้ามีคำถามหรือข้อเสนอแนะ แจ้งได้ในความคิดเห็นด้านล่าง
สำหรับคู่มือแบบนี้เพิ่มเติม โปรดเยี่ยมชม ExcelDemy.com
บทความที่เกี่ยวข้อง
- สร้างลำดับชั้นหลายระดับใน Excel (2 วิธีง่าย)
- วิธีเพิ่มลำดับชั้นแถวใน Excel (2 วิธีง่าย)
