สร้าง General Ledger (บัญชีแยกประเภททั่วไป) ใน Excel แบบมืออาชีพ: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: ป้อนฟิลด์และเลือกช่วง (Input Fields and Choosing Range)

ในขั้นตอนนี้ ต้องเลือกว่าจะป้อนข้อมูลประเภทไหนและปริมาณเท่าไรใน General Ledger บัญชีแยกประเภททั่วไปมี 5 ฟิลด์พื้นฐาน ได้แก่ – Serial no. (ลำดับที่), Date (วันที่), Description (รายละเอียด), Debit (เดบิต), Credit (เครดิต) ดังนั้นจะวางชื่อฟิลด์เหล่านี้ในคอลัมน์ติดกัน ตามภาพด้านล่าง

จะทำให้ชื่อเหล่านี้เป็นตัวหนา (bold) และเพิ่มขนาดฟอนต์เล็กน้อย เพราะจะเป็นหัวข้อของ Ledger

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง Ledger ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)

ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Pivot Table (โครงสร้าง Ledger)

ขั้นตอนนี้คือโครงสร้างของ Ledger ก่อนอื่น ต้องทราบว่าต้องการป้อนข้อมูลเท่าไร ตัวอย่าง ในกรณีของเรา ต้องการป้อน 13 แถวข้อมูล เข้า Ledger จะทำตามลำดับคำแนะนำเหล่านี้

• เลือกเซลล์ตั้งแต่ B4 ถึง F17 แถวที่ 4 ใช้สำหรับหัวข้อ และ 13 แถวที่เหลือสำหรับข้อมูล

• ไปที่แท็บ Home ใน Ribbon เลือก Format as Table เลือกประเภทตารางที่ต้องการ

• จะเห็นกล่องยืนยันเล็กๆ เลือก My table has headers คลิก OK

• ได้ตารางแบบนี้

• เลือก Borders (ขอบ) ไปที่ Line Style (สไตล์เส้น) เลือกเส้นหนาและเด่นชัดสำหรับวาดเส้น ในกรณีนี้ใช้ขอบเส้นหนา เช่น ตัวเลือกสุดท้าย

• วาดเส้นทุกด้านและตัวคั่น เพื่อเน้นตาราง

• เลือกตารางทั้งหมด ไปที่แท็บ Table Design ใน Ribbon เลือก Total Row จะเห็นแถวปรากฏท้ายตารางชื่อ Total ขอบแถวนี้ด้วย Line Border เช่นกัน ได้ตารางแบบนี้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดการ Ledger Book ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)

ขั้นตอนที่ 3: แทรกฟังก์ชันคำนวณในตาราง

ในขั้นตอนนี้ จะเพิ่มตัวเลือกคำนวณใน Ledger ตัวอย่าง ต้องการดู Debit, Credit, และ days รวมสำหรับข้อมูลที่ป้อน แต่เห็นตัวเลือก Total สำหรับ Credit มีอยู่แล้ว จะเปิดใช้งานสำหรับอีก 2 ฟิลด์ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

• คลิกที่เซลล์สุดท้ายในคอลัมน์ Debit ในกรณีนี้คือ E18 ลูกศรเล็กจะปรากฏทาง ขวา คลิกที่นั่น
• เลือก Sum จากตัวเลือก

• สำหรับ total days เลือก C18 และในตัวเลือก เลือก Count

• สุดท้าย ได้ตารางเหมือนภาพด้านล่าง

• เนื่องจากไม่มีข้อมูลในตาราง ฟิลด์ Total แสดง 0

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง Checkbook Ledger ใน Excel (2 ตัวอย่างที่มีประโยชน์)

ขั้นตอนที่ 4: วิเคราะห์ General Ledger

ในขั้นตอนนี้ จะป้อนข้อมูลและตรวจสอบว่าตารางและการคำนวณทำงานหรือไม่ ป้อนข้อมูลตัวอย่าง นี่คือตารางพร้อมข้อมูล

ที่นี่ Debit และ Credit data type ถูกเลือกเป็น Accounting ส่วนหนึ่งของการวิเคราะห์ตารางคือดูว่า Credited หรือ Debited มากน้อยแค่ไหน สำหรับแต่ละวัน หรือรายละเอียดคล้ายกัน ที่นี่ ต้องการดูว่า Debit หรือ Credit มากน้อยสำหรับแต่ละ Description การสร้างตารางแบบนี้ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

• เลือกตารางทั้งหมด ไปที่ Insert เลือก From Table/Range ในตัวเลือก Pivot Table

• กล่องโต้ตอบจะปรากฏ ในกล่องเลือก New worksheet คลิก OK จะเปิดแผ่นงานใหม่มีแผง Pivot Table field ด้านขวา

• จากแผงเลือกฟิลด์ตามต้องการจากแผง

• ที่นี่เลือก Description ก่อน เพราะต้องการจัดกลุ่มตาม Description แล้วเพิ่ม Debit, Credit และฟิลด์อื่นๆ จะสร้างตารางแบบนี้บนแผ่นงานใหม่

• ที่นี่เห็นได้ว่า Credit หรือ Debit ขึ้นอยู่กับแต่ละ Description

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง Bank Ledger ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)

สิ่งที่ควรจำ

• การสร้าง Pivot Table เป็นส่วนหนึ่งของการวิเคราะห์ ไม่บังคับหากคุณไม่สนใจวิเคราะห์ตาราง
• Total Row (แถวรวม) ไม่จำเป็น หากทำงานกับตารางที่มีเฉพาะข้อมูลข้อความ

สรุป

หวังว่าบทความนี้ช่วยคุณสร้าง General Ledger ใน Excel ได้ หากยังมีปัญหาในขั้นตอนใด แจ้งได้ในความคิดเห็น ทีมของเราพร้อมตอบคำถามทั้งหมด สำหรับปัญหา Excel ใดๆ โปรดเยี่ยมชมเว็บไซต์ Exceldemy สำหรับวิธีแก้ปัญหา Excel-related ทุกประเภท

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีสร้าง Party Ledger Reconciliation Format ใน Excel
• สร้าง Vendor Ledger Reconciliation Format ใน Excel
• วิธีสร้าง Subsidiary Ledger ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
• Export All Ledgers from Tally in Excel