Microsoft Excel ยอดเยี่ยมสำหรับตัวเลข แน่นอนว่ามันทำหน้าที่นี้ได้ดีมาก แต่ถ้าคุณมองหาวิธีนำเสนอข้อมูลอย่างน่าสนใจที่ช่วยให้จินตนาการและวิเคราะห์ได้ง่าย เครื่องมือนี้อาจขาดฟีเจอร์บางอย่าง นี่คือที่มาของการสนับสนุน – ลองใช้ Data Visualizer add-in สำหรับ Excel
Data Visualizer add-in สำหรับ Excel เป็นส่วนขยายใหม่ที่สามารถแปลงเวิร์กชีต Excel 365 ให้เป็นแผนภาพ Visio ได้ Add-in นี้ช่วยให้ผู้ใช้สร้าง flowchart คุณภาพสูง cross-functional flowchart และ organizational chart โดยอัตโนมัติ – รวมถึงรูปร่าง การเชื่อมต่อ และการลิงก์ข้อมูล – จากข้อมูลในตาราง Excel ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องซื้อ Visio เพื่อใช้ Microsoft Visio Data Visualizer ในรูปแบบพื้นฐาน เพียงแค่ Excel 365 สำหรับ Windows/Mac หรือ Online เท่านั้น นี่คือเครื่องมือที่น่าสนใจและคุ้มค่าที่จะลอง หากคุณสร้าง flowchart หรือแผนภาพบ่อยครั้ง
สิ่งที่คุณต้องการเพื่อเริ่มต้นคือการสมัครสมาชิก Office 365 – ไม่จำเป็นต้องมีการสมัครสมาชิก Visio เพิ่มเติม
Data Visualizer Add-In สำหรับ Excel
Data Visualizer รวบรวมจุดเด่นของ Excel และ Visio คุณป้อนข้อมูลลงในสมุดงาน Excel และ Visio จะสร้างแผนภาพโดยอัตโนมัติ ทุกคนที่มีการสมัครสมาชิก Office 365 สามารถใช้ Data Visualizer add-in เพื่อสร้างแผนภาพ Visio ใช้ข้อมูล Excel ที่อยู่เบื้องหลังเพื่อแก้ไขแผนภาพ และ ดู พิมพ์ และแชร์แผนภาพได้
เครื่องมือนี้เป็นทางเลือกแทนตัวเลือกแผนภาพที่มีอยู่ใน Office แล้ว ซึ่งมีตัวเลือกจำกัดและอาจค่อนข้างรำคาญ
สร้าง Flowcharts และ Organizational Charts ใน Excel
Data Visualizer add-in สำหรับ Excel พร้อมใช้งานสำหรับ:
- Excel บน Windows
- Excel บน Mac และ
- Excel สำหรับเว็บด้วยบัญชีงานหรือโรงเรียน
เพื่อติดตั้ง Data Visualizer บนแพลตฟอร์มใดก็ตามข้างต้น คุณต้องทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
1] เปิด 'Excel' และสร้าง 'Blank' (สมุดงานว่าง) ใหม่
2] คลิก 'Insert' (แทรก) แล้วกด 'Get Add-ins' (รับส่วนเสริม)
3] ใน Office Add-ins Store ค้นหา 'Visio Data Visualizer' และกดปุ่ม 'Add' (เพิ่ม)
4] ตอนนี้ 'Sign In' (ลงชื่อเข้าใช้) ด้วยบัญชีที่เชื่อมโยงกับ การสมัครสมาชิก Office 365 / บัญชี Microsoft 365 งาน/โรงเรียน
หมายเหตุ: คุณไม่จำเป็นต้องมีการสมัครสมาชิก Visio เพื่อใช้ add-in อย่างไรก็ตาม หากคุณมีใบอนุญาต Visio ที่เหมาะสม ให้เลือก 'Sign In' มิฉะนั้น 'Sign in later' (ลงชื่อเข้าใช้ภายหลัง) ในกรณีนี้ จะมีฟังก์ชันบางส่วนที่ปลดล็อกได้หลังจากลงชื่อเข้าใช้เท่านั้น
สร้างแผนภาพ/Flowcharts จากข้อมูลใน Excel
Data Visualizer add-in สำหรับ Excel มีตัวอย่างตารางข้อมูลที่แก้ไขได้หลากหลายใน Excel ปัจจุบัน Data Visualizer มีตัวเลือกแผนภาพ 3 ประเภท ได้แก่ Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart และ Organization Chart ตัวอย่างเหล่านี้ยอดเยี่ยมสำหรับการเริ่มต้น ช่วยให้ผู้ใช้:
- เพิ่มขั้นตอนกระบวนการ
- แก้ไขตัวเชื่อมต่อ
- สร้างการอ้างอิง (dependencies)
- แทรกเจ้าของงาน (owners)
- และอีกมากมาย
เวิร์กชีตตัวอย่างนี้เป็นเพียงจุดเริ่มต้น คุณสามารถเพิ่มแถว เปลี่ยนประเภทรูปร่าง และสลับลำดับได้ มีตัวเลือกอีกมากมาย
คุณสามารถขยายเวิร์กชีทนี้โดยเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติม คอลัมน์เหล่านี้ไม่เปลี่ยนแปลงแผนภาพ Visio พื้นฐาน แต่ช่วยให้คุณรวมเวิร์กชีทเข้ากับการวิเคราะห์ที่กว้างขึ้น
ผู้ใช้สามารถแทนที่ข้อมูลตัวอย่างด้วยข้อมูลของตนเองได้ง่าย และเมื่อเสร็จแล้ว – เพียงกด 'Refresh Diagram' (รีเฟรชแผนภาพ) เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงซิงค์กับแผนภาพที่ลิงก์ข้อมูลอย่างแม่นยำในชีท Excel
ดู พิมพ์ และแชร์แผนภาพ/Flowcharts ของคุณ
เนื่องจากแผนภาพ Visio ของคุณถูกสร้างออนไลน์ (บันทึกใน OneDrive หรือ SharePoint โดยค่าเริ่มต้น) – การดู พิมพ์ และแชร์กับผู้ใช้ Office 365 คนอื่นจึงง่ายดายอย่างไม่น่าเชื่อ เมื่อใดก็ตามที่ต้องการเปิดแผนภาพใน Visio สำหรับเว็บ ให้เลือก Open in web (เปิดในเว็บ) จากสามจุด (•••) ในแถบเมนูของ add-in
หมายเหตุ: หากคุณยังไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้ ระบบจะแจ้งให้ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft 365 หรือ Office 365 งานหรือโรงเรียน เลือก Sign in แล้ว Allow หรือ Accept (อนุญาต/ยอมรับ) ข้อความแจ้งสิทธิ์ใดๆ
หลังจากสร้างไฟล์ Visio แล้ว ให้เลือก 'Open File' (เปิดไฟล์) จากที่นี่:
- เพื่อพิมพ์ – ใน Visio สำหรับเว็บ ให้เลือกสามจุด (. . .) > Print (พิมพ์) เพื่อพิมพ์แผนภาพของคุณ
- เพื่อแชร์ – เลือกปุ่ม 'Share' (แชร์) เพื่อสร้างลิงก์หรือป้อนที่อยู่อีเมลของผู้ที่ต้องการแชร์
ปรับแต่งและแก้ไขแผนภาพ/Flowcharts โดยใช้ Data Visualizer add-in
ปุ่ม 'Edit' (แก้ไข) ไม่ทำงานสำหรับผู้ที่ไม่มีใบอนุญาต Visio เต็มรูปแบบ หากไม่มีใบอนุญาต Visio คุณจะติดกับ配色 原始 (original color scheme) และการปรับแต่งจะถูกจำกัด
ด้วยใบอนุญาต Visio Online Plan 1 หรือ Visio Online Plan 2 ผู้ใช้สามารถทำได้มากมายกับแผนภาพ Data Visualizer ของพวกเขา และทำนำเสนอให้น่าสนใจมากขึ้น พวกเขาสามารถเพิ่มข้อความหรือรูปภาพ ใช้ธีมการออกแบบ และทำการแก้ไขอื่นๆ เพื่อปรับแต่งแผนภาพใน Visio หรือ Visio Online
สรุป – การเปลี่ยนแปลงแผนภาพที่เป็นไปได้มีเพียงจากเวิร์กชีทต้นทาง เว้นแต่คุณจะเข้าถึง Visio เวอร์ชันเต็มได้
ความช่วยเหลือและสนับสนุน
ผู้ใช้สามารถรับการสนับสนุนเพิ่มเติมและส่งคำติชมโดยตรงไปยัง Microsoft จาก add-in โดยการคลิกสามจุดและคลิก 'Help' (ช่วยเหลือ) หรือ 'Send feedback' (ส่งคำติชม)
Data Visualizer add-in สำหรับ Excel คุ้มค่าที่จะลอง!
คุณควรลอง Visio Data Visualizer Add-In สำหรับ Excel เปิดเวิร์กชีทตัวอย่างและเล่นกับ flowchart เพื่อดูว่าสิ่งต่างๆ ทำงานอย่างไร
แหล่งที่มา: Microsoft.com.
