เมื่อทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ใน Excel บางครั้งข้อมูลจะแยกออกเป็นสองหน้า ซึ่งเป็นเรื่องที่พบได้บ่อยในงานประจำวัน บทความนี้จะสาธิต 5 วิธีที่แตกต่างกัน เพื่อให้คอลัมน์ทั้งหมดพอดีในหน้าเดียวใน Excel หากคุณสนใจ ให้ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกหัดของเราและติดตามอ่านต่อไป
ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกหัดนี้เพื่อฝึกปฏิบัติขณะอ่านบทความนี้
5 วิธีเร็ว ให้คอลัมน์ทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวใน Excel
เพื่อสาธิตวิธีการ เราพิจารณาชุดข้อมูลของพนักงาน 21 คน เราระบุ ID ในคอลัมน์ B ชื่อในคอลัมน์ C เพศในคอลัมน์ D พื้นที่ที่อยู่อาศัยในคอลัมน์ E จำนวนสมาชิกในครอบครัวในคอลัมน์ F รายได้รวมในคอลัมน์ G และค่าใช้จ่ายรวมในคอลัมน์ H ดังนั้น ชุดข้อมูลของเราอยู่ในช่วงเซลล์ B4:H25 ถ้าเราลองแสดงชุดข้อมูลผ่าน Page Break Preview ตารางจะแสดงผลแยกเป็นสองหน้า เราจะแสดงวิธีแก้ไข
1. เปลี่ยนตัวเลือกการปรับขนาดจากหน้าต่างพิมพ์
เราจะใช้ฟีเจอร์ Scaling ของตัวเลือก Print มาตรฐานของ Excel เพื่อให้คอลัมน์ทั้งหมดพอดีในหน้าเดียว ในเมนู Scaling เราสามารถใช้ สอง ตัวเลือกที่แตกต่างกัน ตัวเลือกแรกคือ Fit Sheet on One Page และตัวเลือกที่สองคือ Fit All Columns on One Page
1.1 Fit Sheet on One Page (พอดีกับแผ่นงานในหน้าเดียว)
ในวิธีนี้ เราจะใช้ตัวเลือก Fit Sheet on One Page จากเมนู Scaling ขั้นตอนมีดังนี้:
📌 ขั้นตอน:
- คลิก File > Print หรือกด Ctrl+P เพื่อเปิดส่วนพิมพ์
- คลิกที่ ลูกศรล่าง ของตัวเลือกปรับขนาดสุดท้าย และเลือก Fit Sheet on One Page
- คุณจะเห็นว่าจำนวนหน้าลดเหลือ 1
- เลือกเครื่องพิมพ์ที่ต้องการเพื่อพิมพ์ชุดข้อมูล
- หากไม่พิมพ์ ให้กลับไปที่แผ่นงาน Excel ผ่านปุ่ม Back
- ที่แท็บ View คลิก Page Break Preview จากกลุ่ม Workbook Views
- คุณจะเห็นว่าคอลัมน์ทั้งหมดของชุดข้อมูลพอดีในหน้าเดียวแล้ว
ดังนั้น วิธีนี้ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ เราสามารถให้คอลัมน์ทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวใน Excel ได้
1.2 Fit All Columns on One Page (ให้คอลัมน์ทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียว)
ในวิธีถัดไป เราจะใช้ตัวเลือก Fit All Columns on One Page จากเมนู Scaling ขั้นตอนมีดังนี้:
📌 ขั้นตอน:
- คลิก File > Print หรือกด Ctrl+P เพื่อเปิดส่วนพิมพ์
- คลิกที่ ลูกศรล่าง ของตัวเลือกปรับขนาดสุดท้าย และเลือก Fit All Columns on One Page
- คุณจะสังเกตว่าจำนวนหน้าลดเหลือ 1
- เลือกเครื่องพิมพ์ที่ต้องการ หากต้องการพิมพ์ชุดข้อมูล
- หากไม่พิมพ์ ให้กลับไปที่แผ่นงาน Excel ผ่านปุ่ม Back
- ที่แท็บ View คลิก Page Break Preview จากกลุ่ม Workbook Views
- คุณจะเห็นว่าคอลัมน์ทั้งหมดของชุดข้อมูลพอดีในหน้าเดียวแล้ว
วิธีนี้ทำงานสำเร็จ เราสามารถให้คอลัมน์ทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวใน Excel ได้
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเปลี่ยนมาตราส่วนการพิมพ์ ให้คอลัมน์ทั้งหมดพิมพ์ในหน้าเดียว
2. แก้ไข Page Setup (การตั้งค่าหน้า)
ในกระบวนการนี้ เราจะแก้ไขตัวเลือก Page Setup เพื่อให้คอลัมน์ทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียว ขั้นตอนมีดังนี้:
📌 ขั้นตอน:
- ที่แท็บ Page Layout คลิกที่ Page Setup dialog box launcher (ไอคอนลูกศรเล็กมุมล่างขวา)
- หน้าต่างเล็กชื่อ Page Setup จะปรากฏ
- ที่แท็บ Page เลือกตัวเลือก Fit to และตั้งค่ากล่องทั้งสองเป็น 1
- คลิก OK เพื่อปิดกล่อง
- ที่แท็บ View คลิก Page Break Preview จากกลุ่ม Workbook Views
- คุณจะเห็นว่าคอลัมน์ทั้งหมดของชุดข้อมูลพอดีในหน้าเดียวแล้ว
- หากต้องการพิมพ์ ให้กด Ctrl+P เพื่อเปิดหน้าต่าง Print จะแสดงผล như hìnhด้านล่าง
กระบวนการนี้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราสามารถให้คอลัมน์ทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวใน Excel ได้
อ่านเพิ่มเติม: วิธี Fit to Page ใน Excel (3 วิธีง่าย)
3. เปลี่ยนทิศทางหน้า (Page Orientation)
ในกรณีนี้ เราจะแก้ไขใน Page Setup เพื่อให้คอลัมน์ทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียว ขั้นตอนมีดังนี้:
📌 ขั้นตอน:
- ที่แท็บ Page Layout คลิกที่ Page Setup dialog box launcher
- หน้าต่าง Page Setup จะปรากฏ
- ที่แท็บ Page เปลี่ยน Orientation จาก Portrait เป็น Landscape
- คลิก OK เพื่อปิดกล่อง
- ที่แท็บ View คลิก Page Break Preview จากกลุ่ม Workbook Views
- คุณจะเห็นว่าคอลัมน์ทั้งหมดของชุดข้อมูลพอดีในหน้าเดียวแล้ว
- หากต้องการพิมพ์ ให้กด Ctrl+P เพื่อเปิดหน้าต่าง Print จะแสดงผล như hìnhด้านล่าง
วิธีนี้ทำงานสำเร็จ เราสามารถให้คอลัมน์ทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวใน Excel ได้
อ่านเพิ่มเติม: วิธี Fit Excel Sheet on One Page in Word (3 วิธีง่าย)
4. เปลี่ยนความกว้างหน้าในกลุ่ม Scale to Fit
ตัวเลือก Scale to Fit ในริบบิ้น Page Layout ก็ช่วยให้คอลัมน์ทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวได้ ขั้นตอนมีดังนี้:
📌 ขั้นตอน:
- ไปที่แท็บ Page Layout
- เปลี่ยนตัวเลือก Width จาก Automatic เป็น 1 page ในกลุ่ม Scale to Fit
- ที่แท็บ View คลิก Page Break Preview จากกลุ่ม Workbook Views
- คุณจะได้คอลัมน์ทั้งหมดของชุดข้อมูลพอดีในหน้าเดียว
- หากต้องการพิมพ์ ให้กด Ctrl+P เพื่อเปิดหน้าต่าง Print จะแสดงผล như hìnhด้านล่าง
วิธีนี้ทำงานได้อย่างแม่นยำ เราสามารถให้คอลัมน์ทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวใน Excel ได้
อ่านเพิ่มเติม: วิธีปรับขนาดหน้าสำหรับการพิมพ์ใน Excel (6 เทคนิคเร็ว)
5. ปรับความกว้างคอลัมน์ (Adjusting Column Width)
การปรับความกว้างคอลัมน์บางครั้งช่วยให้คอลัมน์ทั้งหมดของชุดข้อมูลอยู่ในหน้าเดียว เมื่อส่วนหัวของชุดข้อมูลยาว แต่ข้อมูลในคอลัมน์สั้น วิธีนี้เป็นวิธีแก้ที่ดีที่สุด ขั้นตอนมีดังนี้:
📌 ขั้นตอน:
- ดูที่ชุดข้อมูล เราจะเห็นส่วนหัวของคอลัมน์ G และ H ยาวกว่าค่าของเซลล์อื่นๆ
- เพื่อทำให้ส่วนหัวสั้นลง ให้เลือกช่วงเซลล์ G4:H4
- ที่แท็บ Home เลือกคำสั่ง Wrap Text จากกลุ่ม Alignment
- วางเคอร์เซอร์เมาส์ที่เส้นขอบระหว่างคอลัมน์ G และ H เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็น ไอคอนปรับขนาด
- กดปุ่ม ซ้าย ของเมาส์ ค้างแล้วลากไอคอนปรับขนาดไปทาง ซ้าย
- ความกว้างคอลัมน์จะปรับเปลี่ยน
- ทำซ้ำกระบวนการเดียวกันสำหรับคอลัมน์ H
- ที่แท็บ View คลิก Page Break Preview จากกลุ่ม Workbook Views
- คุณจะได้คอลัมน์ทั้งหมดของชุดข้อมูลพอดีในหน้าเดียว
- หากต้องการพิมพ์ ให้กด Ctrl+P เพื่อเปิดหน้าต่าง Print จะแสดงผล như hìnhด้านล่าง
กระบวนการนี้ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ เราสามารถให้คอลัมน์ทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวใน Excel ได้
อ่านเพิ่มเติม: วิธี Stretch Excel Spreadsheet ให้เต็มหน้าพิมพ์ (5 วิธีง่าย)
สรุป
จบบทความนี้แล้ว หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ และคุณจะสามารถให้คอลัมน์ทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวใน Excel ได้ โปรดแชร์คำถามหรือคำแนะนำเพิ่มเติมในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
อย่าลืมเยี่ยมชมเว็บไซต์ ExcelDemy สำหรับปัญหาและโซลูชันเกี่ยวกับ Excel อื่นๆ เรียนรู้วิธีใหม่ๆ และเติบโตต่อไป!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีเพิ่มขนาดกระดาษ Legal ใน Excel
- ทำไม Excel Sheet ของฉันพิมพ์ออกมาน้อยมาก (เหตุผลและวิธีแก้)
- Excel Fit to Page Scale/Preview Looks Small (5 วิธีแก้ที่เหมาะสม)
- วิธีเพิ่มขนาดกระดาษ A3 ใน Excel (2 วิธีเร็ว)
