ในโลกวิชาชีพทุกวันนี้ มีหลายวิธีสื่อสารกัน เช่น LinkedIn หรือ Slack อย่างไรก็ตาม ถึงแม้จะเป็นหนึ่งในวิธีสื่อสารเก่าสุดบนอินเทอร์เน็ต อีเมลที่น่าเชื่อถือยังคงเป็นหนึ่งในวิธีชั้นนำสำหรับผู้เชี่ยวชาญในการหารือเรื่องต่างๆ
หากคุณเป็นผู้ใช้ Google Docs อย่างสม่ำเสมอ คุณอาจพบว่าตัวเองต้องการส่งเอกสาร Google Docs ผ่านอีเมล แต่ทำอย่างไร?
จริงๆ แล้วมีหลายวิธีที่แตกต่างกันที่คุณสามารถแชร์เอกสารกับผู้อื่น วิธีที่คุณเลือกขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการแชร์เอกสารอย่างไร
เป็นคำเชิญ (As an Invitation)
หากคุณต้องการส่งคำเชิญให้ดู Google Doc เพียงแค่คลิกปุ่มสีน้ำเงิน "Share" มุมขวาบน
ในกล่องโต้ตอบ "Share with Others" ป้อนอีเมลของคนที่ต้องการแชร์ หากมีในรายชื่อติดต่อ สามารถทำได้ผ่านชื่อแทน
บนไอคอนดินสอด้านขวา คุณสามารถเลือกระดับการเข้าถึงของผู้รับได้ โดยค่าเริ่มต้นจะเป็น "Can edit"
แม้วิธีนี้ทำงานได้ดีสำหรับแชร์เอกสาร แตไม่เหมาะสำหรับทุกสถานการณ์ เพราะคุณส่งแค่อีเมลเชิญผู้รับดูเอกสาร ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งประวัติส่วนตัวหรือเอกสาร คุณจะต้องการลิงก์เอกสารพร้อมจดหมายประกอบ การส่งคำเชิญอย่างเดียวอาจทำให้ผู้รับสับสน!
เป็นลิงก์ (As a Link)
หากคุณต้องการวางลิงก์ในอีเมล คุณสามารถลิงก์โดยตรงไปที่ Google Doc ให้คนอ่าน เพื่อรับลิงก์ คลิกปุ่มสีน้ำเงิน "Share" เหมือนข้างต้น แต่ครั้งนี้คลิก "Get shareable link" มุมขวาบนของกล่องที่ปรากฏ
โดยค่าเริ่มต้น Google Docs จะให้ลิงก์ที่อนุญาตให้คนดูเอกสารของคุณ หากโอเค คลิก "Copy link" และวางในอีเมล อย่างไรก็ตาม จากการตั้งค่านี้ คุณยังสามารถทำให้คนที่คลิกลิงก์เอกสารของคุณสามารถแสดงความคิดเห็นหรือแก้ไขได้ด้วย นี่มีประโยชน์มากหากคุณต้องการร่วมมือกับใครบนเอกสารของคุณ
เพื่อให้ลิงก์ดูเป็นมืออาชีพในอีเมล ลองฝังมันในข้อความเพื่อให้ไหลลื่นขึ้น
เป็นไฟล์แนบ (As an Attachment)
หากคุณชอบแนบสำเนาเอกสารในอีเมล คุณสามารถทำได้โดยตรงจาก Google Docs หากคุณล็อกอิน Google Docs ภายใต้บัญชีเดียวกับที่ต้องการส่งอีเมล คุณไม่ต้องดาวน์โหลดอะไร — ส่งได้ทันที!
คลิก "File" แล้ว "Email as attachment"
หน้าต่างจะปรากฏขออีเมล หัวข้อ และเนื้อหา สังเกตว่าคุณไม่สามารถเพิ่มอีเมลที่ต้องการส่งจากที่นี่ได้ เพราะ Google Docs สมมติว่าคุณต้องการส่งจากบัญชี Google ที่ล็อกอินอยู่
นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกรูปแบบเอกสารจากหน้าต่างนี้ได้
เมื่อเสร็จแล้ว คลิก "Send" และ Google Docs จะส่งเอกสารเป็นไฟล์แนบไปยังอีเมลที่คุณระบุโดยอัตโนมัติ
ภายในเนื้อหาอีเมล (Within the Email Body)
เช่นเดียวกัน หากคุณต้องการส่งบทความทั้งหมดภายในเนื้อหาอีเมลเอง คุณสามารถทำได้ผ่าน Google Docs เข้าหน้าจอ "Email Attachment" เหมือนข้างต้น แต่เมื่อไปเลือกประเภทไฟล์ ให้คลิก "Paste the item itself into the email" อีกครั้ง เหมือนข้างต้น สมมติว่าคุณต้องการส่งอีเมลจากบัญชีที่ล็อกอินอยู่
Docs ทำให้ง่ายขึ้น (Docs Done Easier)
เมื่อคุณพยายามแชร์ Google Doc กับผู้อื่น บางครั้งคุณจะอยากใช้อีเมล อย่างไรก็ตาม การแนบ Google Docs ในอีเมลง่ายกว่าที่คิด! ตอนนี้คุณรู้ทุกวิธีแชร์เอกสารด้วยอีเมลแล้ว
คุณใช้อีเมลส่งเอกสารออนไลน์บ่อยแค่ไหน? บอกเราได้ด้านล่าง
