ทุกวันนี้ในโลกของมืออาชีพ ผู้คนมีหลายวิธีในการสื่อสารระหว่างกัน เช่น บน LinkedIn หรือ Slack อย่างไรก็ตาม แม้จะเป็นวิธีการสื่อสารทางอินเทอร์เน็ตที่เก่าแก่ที่สุดวิธีหนึ่ง แต่อีเมลที่เชื่อถือได้ยังคงเป็นหนึ่งในวิธียอดนิยมสำหรับมืออาชีพในการพูดคุยเรื่องต่างๆ
หากคุณเป็นผู้ใช้ Google เอกสารตัวยง คุณอาจพบว่าตัวเองต้องการส่งเอกสาร Google เอกสารทางอีเมล แต่คุณจะทำอย่างไร?
จริงๆ แล้ว มีหลายวิธีที่คุณสามารถแบ่งปันเอกสารของคุณกับผู้อื่นได้ สิ่งที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณต้องการแชร์เอกสารกับผู้อื่นในที่สุด
ตามคำเชิญ
หากคุณต้องการเพียงแค่ส่งคำเชิญเพื่อดู Google เอกสาร ให้คลิกปุ่ม "แบ่งปัน" สีฟ้าที่ด้านบนขวา
ในกล่องโต้ตอบ "แชร์กับผู้อื่น" ให้ป้อนอีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ด้วย หากคุณมีพวกเขาในรายชื่อติดต่อ คุณสามารถทำได้โดยใช้ชื่อแทน
บนไอคอนดินสอทางด้านขวา คุณสามารถเลือกระดับการเข้าถึงที่ผู้ชมของคุณมี โดยค่าเริ่มต้น ค่านี้จะถูกตั้งค่าเป็น “แก้ไขได้”
แม้ว่าจะใช้งานได้ดีสำหรับการแชร์เอกสาร แต่ก็ไม่เหมาะสำหรับทุกสถานการณ์ เนื่องจากคุณเพียงแค่ส่งอีเมลคำเชิญไปยังผู้รับเพื่อดูเอกสารของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งประวัติย่อหรือเอกสาร คุณจะต้องมีลิงก์ไปยังเอกสารข้างจดหมายปะหน้า เพียงแค่ส่งคำเชิญอาจทำให้ผู้คนสับสน!
เป็นลิงค์
หากคุณต้องการวางลิงก์ในอีเมล คุณสามารถลิงก์โดยตรงไปยัง Google เอกสารเพื่อให้คนอื่นอ่านได้ หากต้องการรับลิงก์ ให้คลิกปุ่ม "แชร์" สีน้ำเงินด้านบน แต่คราวนี้คลิก "รับลิงก์ที่แชร์ได้" ที่ด้านบนขวาของช่องที่ปรากฏขึ้น
ตามค่าเริ่มต้น Google เอกสารจะให้ลิงก์ที่ช่วยให้บุคคลอื่นสามารถดูเอกสารของคุณได้ หากทำได้ ให้คลิกปุ่ม "คัดลอกลิงก์" แล้ววางลงในอีเมลของคุณ อย่างไรก็ตาม จากการตั้งค่านี้ คุณสามารถกำหนดให้ผู้ที่คลิกเอกสารของคุณผ่านลิงก์สามารถแสดงความคิดเห็นหรือแก้ไขเอกสารได้เช่นกัน ซึ่งมีประโยชน์มากหากคุณต้องการทำงานร่วมกับผู้อื่นในเอกสารของคุณ
ในการทำให้ลิงก์ของคุณดูเป็นมืออาชีพในอีเมล ให้ลองฝังมันไว้ในข้อความเพื่อให้ไหลลื่นเป็นธรรมชาติมากขึ้น
เป็นไฟล์แนบ
หากคุณต้องการแนบสำเนาของเอกสารในอีเมล คุณสามารถทำได้โดยตรงจาก Google เอกสาร หากคุณลงชื่อเข้าใช้ Google เอกสารด้วยบัญชีเดียวกับที่คุณต้องการส่งอีเมล คุณไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดอะไรเลย เพียงแค่ส่งทันที!
ในการดำเนินการนี้ ให้คลิก "ไฟล์" จากนั้นคลิก "อีเมลเป็นไฟล์แนบ"
หน้าต่างจะปรากฏขึ้นเพื่อขออีเมลรวมถึงหัวเรื่องและเนื้อหา โปรดสังเกตว่าคุณไม่สามารถเพิ่มอีเมลที่คุณต้องการส่งจากที่นี่ เนื่องจาก Google Docs สันนิษฐานว่าคุณต้องการส่งจากบัญชี Google ที่คุณลงชื่อเข้าใช้
นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกรูปแบบของเอกสารได้จากหน้าต่างนี้
เมื่อเสร็จแล้ว คลิก "ส่ง" และ Google เอกสารจะส่งเอกสารของคุณเป็นไฟล์แนบในอีเมลที่คุณระบุไว้โดยอัตโนมัติ
ภายในเนื้อหาอีเมล
ในทำนองเดียวกัน หากคุณต้องการส่งบทความทั้งหมดภายในเนื้อหาของอีเมล คุณสามารถทำได้ผ่าน Google เอกสารเช่นกัน เข้าสู่หน้าจอ "Email Attachment" ด้านบน แต่เมื่อคุณไปเลือกประเภทไฟล์ ให้คลิก "Paste the item self into the email" แทน เช่นเดียวกับข้างต้น สมมติว่าคุณต้องการส่งอีเมลจากบัญชีที่คุณกำลังเข้าสู่ระบบอยู่
เอกสารทำได้ง่ายขึ้น
เมื่อคุณพยายามแบ่งปัน Google เอกสารกับผู้อื่น บางครั้งคุณอาจต้องการใช้อีเมล อย่างไรก็ตาม การแนบ Google Doc กับอีเมลนั้นง่ายกว่าที่คุณคิด! ตอนนี้คุณรู้วิธีต่างๆ ในการแชร์เอกสารโดยใช้อีเมลแล้ว
คุณใช้อีเมลส่งเอกสารออนไลน์มากแค่ไหน? แจ้งให้เราทราบด้านล่าง
